高校办公室管理实务培训课件
三、5S管理具体含义及要求
三、办公人员的职业素质
高校办公人员素质的重要性:
高校办公室工作人员能力的强弱，不仅直接关
系到办公室的服务质量，而且关系到整个部门乃至
整个学校作用的发挥，办公室是学校的窗口，是学 校的脸面，因此，办公室工作人员要注重完善自身 素质，加强理论修养，提高自身能力。
的工作作风。
办公室管理工作的要求
定好位
综合协调 行政枢纽
参谋助手（急领导所急，想领导所想；
“高参”和“勤务兵”）
窗口服务
办公室管理工作应处理的关系
1、管理与服务的关系 2、主动与被动的关系 3、重点与一般的关系 4、超前与滞后的关系
办公人员的职业素质
综合素质
法律 法规 政策 理论 业务 知识 语言 文字 组织 协调
信息工作无小事 主动融入中心工作 为本单位领导服务 及时准确质量为本
信 息 管 理
信息的基本要求
基本要求：新、实、准、快、精、深
新：一是反映的情况必须是新近发生的；二是反映的事情虽然时过
已久，但上级领导并不知道或知之不详，且又是接受者所需的信息；三 是反映的事物目前尚未出现，具有一定的前瞻性预测。
（六）签定仪式的位次：
双方主签面门坐， 客居右来主居左， 其他分别站两边。
（七）宴会的位次
多桌：中央高于外侧 右侧高于左侧 内侧高于外侧 同桌：面对房门是主位 主宾一般坐右手 高低远近依次坐
3.建章立制
“立规矩”
1. 制度有和无不一样 举轻若重 建 章 立 制 举重若轻
2. 制度应具体可操作
3. 制度需要不断完善 4. 制度的关键在执行
2. 办公室的含义
（1）广义：泛指一切办公场所，区别于教室、车 间、等。 （2）狭义：指某一类职业人员或某一级职务人员 的办公场所，如校长办公室等。 （3）特指：党和政府机关、企事业单位内的综合 办事机构，级别高的又称办公厅。
办公室
（4）专指：某种专门的独立的工作机构，如国务 院台湾事务办公室。
办公室的一般含义
事故分析
事件处理 12· 29清华附中工地脚手架倒塌事故进行调查 市政府成立了事故调查组，对事故的详细情况进行调查。 2014年12月30日，事发工地周围拉起多道警戒线，进入工地的两 扇大门紧闭，并有专人把守。工地已停工，3名民警在勘察现场，不 时地测量、记录。 北京市住建委要求各单位要按照建设工程安全质量标准规范及有 关要求，全面开展施工现场安全质量隐患排查工作，发现隐患应立即 整改，整改合格并由相关负责人及企业法人签字确认后方可复工。北 京市建设工程安全质量监督总站成立专门检查组对施工现场进行全面 督查，切实保证整改落实到位。
事故分析
案件宣判
北京建工一建工程建设有限公司和创分公司清华附中项目商务经 理杨泽中等15人因重大责任事故罪被公诉至法院。海淀法院对此案进 行了宣判。15名责任人分获3至6年不等有期徒刑。 法院理查明，北京建工一建工程建设有限公司和创分公司于2014 年6月承建清华附中体育馆及宿舍楼建筑工程过程中，于同年12月29 日，因施工方安阳诚成建筑劳务有限责任公司施工人员违规施工，致 使施工基坑内基础底板上层钢筋网坍塌。 杨泽中及施工方法定代表人张换丰、施工队长张焕良等15人因在 生产、作业中违反有关安全管理的规定，被法院以重大责任事故罪， 分别判处15人3年至6年不等有期徒刑。
接待管理——位次的秘密
领导开车接领 导，副驾为上 座，叫平起平 坐。 带着太太（先 生）接领导， 后座为上座。
司机身后为上 座，政客喜欢 座。
（一） 轿车位次
公务接待副驾 之后为上座
方向盘在右， 后排左座为上 座。
接待管理——位次的秘密
2.居中 为上 3.前排 为上 4.以右 为上
1.面门 为上
（二） 会议位次
5.以远 为上
接待管理——位次的秘密
（三）行进中的位次：
走动中，内侧高于外侧，中央高于两侧，前方高于后方。
（四）会客时的位次：
谈正事面对面就坐（面门为上，背门为下）。 非正式并排就坐。
（五）谈判时的位次：
客方面对门，主人背对门； 居中是主谈，右侧是二把手，左侧是三把手。
接待管理——位次的秘密
信 息 管 理
信息的来源
文件堆里挖信息；翻阅材料筛信息； 讲话稿中捡信息；领导口中理信息； 联系上下摸信息；会议之中捕信息； 参与活动追信息；重大事件抢信息； 深入基层拾信息；关注新闻抓信息； 跟踪问效知信息；情况反馈传信息； 利用网络选信息；与外联系通信息。
信 息 管 理
信息的报送
一是紧紧围绕工作中心 二是全力提高信息报送意识 三是注重沟通联系 四是加强信息指导
基本要求：新、实、准、快、精、深
快：一是思想敏锐，反应灵敏；二是信息素材收集后，要立即进行
筛选、鉴别，提炼信息的精华；三是对经过加工的信息要快速传递，报 送上级有关部门。 精：一是信息的内容要精，一则信息要集中反映一个主题，观点突 出，目标明确；二是信息的文字要精，即需对大量的原始信息资料，进 行加工提炼；三是向上级提供的信息篇幅数量要精。 深：一是要根据决策需求和重点工作，深入进行调查研究，信息要 有分析、有观点、有建议；二是从各类信息载体提供的大量一般信息资 料中，分析、挖掘能够正确地阐述事物发展变化趋势的典型素材，进而 进行逻辑推理、高度综合、归纳、整理，力求实现信息从较低层次到较 高层次的升华和增值。
2. 政务管理：
办 好 文 办 好 会 办 好 事
办文——会办文——办好文
办会——会办会——办好会
办事——会办事——办好事
办 好 文——文书管理
（一） 文件管理制度 （二） 文书管理制度 （三） 档案管理制度
办好文——文书书写
一、文章标题要简要 二、文章内容要详实 三、文章标点要准确 四、文章字体要选好
二、办公室管理的主要内容
信息
M1 M4 M2
政务
服务
M3
品质
制度
1. 信息管理：
上行信息 上行信息
平行信息
办公室
平行信息
下行信息
下行信息
信 息 管 理
信息工作的定位
下情上达、上情下达 宣传工作，展现单位面貌，建树单位形象 争取上级领导关注支持，推动难点问题解决
信息管理
信息工作的理念
培养队伍 提高素质
职业道德
良好的品格 忠于职守
职业意识
幕后意识
公道正派
严守机密 讲求效率 恪守信用 善于合作 文明礼貌
保密意识
时间意识
合作意识 信息意识 多能意识
学 习 积 累
分 析
升 华
提升办公人员素质的途径
强化责任意识
强化效率意识 强化奉献意识 强化服务意识
事故分析
工地整改 在这份下发给各区县住建委、各建设集团、总公司的 通知中，市住建委要求各单位要高度重视安全生产工作， 深刻吸取事故教训。 同时，全市所有工地从即日起全面停工整改，各单位 要全面开展施工现场安全质量隐患的排查，发现隐患应立 即整改，整改合格、填写《安全质量隐患整改情况记录表 》并由相关负责人及企业法人签字确认后方可复工。这份 表格同时还要报工程所在地区县住建委备案。 除了要写明检查情况及存在问题和整改情况外，签字 一栏中，技术负责人、安全负责人、项目经理、总监理工 程师、主管安全副总、法人等层层都要签字确认。这意味 着这些人员都要对此负责。
办公室职能的内在要求
提高办公室工作质效的主要途径
实现业务管理和行政管理“两翼齐 飞”的必然要求
7.全面推进办公室管理科学化
（一）更新观念，提高认识 （二）明确职责，细化流程 （三）完善制度，强化考核
8.案 例 分 析
案例分析目的： 通过具体案例分析，明确办公室管
理的重要性。
一 12· 29清华附中工地脚手架倒塌事故
中国高校师资培训交流中心主办
高校办公室管理实务培训
目 录 课件内容
一
高校办公室管理的内涵及重要性 高校办公室管理的主要内容 高校办公室人员职业素质
高校办公室人员专业能力
二
三 四
一、办公室管理的内涵及重要性
1.办公室
2.办公室含义 3.办公室的功能 4.办公室管理的重要性
1.办公室的由来
西方古代的办公室通常是宫殿或大型庙宇中的一部分。通常是一
实：一是反映的事物必须真实，确有其事，确有其人；二是事物发
生的程度，必须实事求是地予以表达，不能”拔高”和”掩饰”。 准：收集反馈各类工作、活动的信息，包括时间、地点、事情经过， 活动主体以及活动变化的环境条件、因果关系、变化制约和影响程度等 都要真实可靠，恰到好处，忠于事实。
信息管理
信息的基本要求
办 好 会
会议规范管理(组织会议的一般流程）
会议报批、会议内容、参加人员、
会议议程、会议文件、会议记录、
会议纪要、会议服务
办
好
事
日常事务管理
（一） 接待管理 （二） 报刊收发整理（门卫） （三） 后勤管理（食堂、车辆、环境卫生）
（四）办公用品管理制度
（五） 文化宣传管理（公司宣传栏）
（六） 其他事务
第五，一切从实际出发的原则
第六，协调配合原则
5. 办公室管理的重要性
学校的办公室作为学校的行政中枢，处在承上启下、 联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。 加强办公室管理，是优化办公流程、明晰办公职责、
提高办公绩效、增强办公科学化、制度化的有效手段。
很重要哦 加 油 吧！
6.办公室管理的必要性
办公室是提供工作办公的场所，由办公设备，办 公人员及其它辅助设备组成。（此处采纳广义）
办公设备
办公人员 辅助设备
3.办公室的四大功能
参谋与 助手 枢纽与
合集下载
高校办公室管理实务培训课件
支付、归档
报销范围：办公 用品、差旅费、
培训费等
报销标准：按照 学校规定和预算
执行
报销审核：确保 报销申请的真实
性和合规性
报销支付：及时 支付报销费用，
避免延误
报销归档：保存 报销记录，便于
查询和管理
内部审计和风险管理
内部审计：对高 校办公室财务活 动的监督和检查
风险管理：识别、 评估和控制财务 风险
提高服务质量：通过培训，提高办公室人员的服务质量和服务水平，提升学校的形象和声 誉。
高校办公室的行政管理
03
文件和档案管理
文件分类：按照文件性质、内容、时间等进行分类 文件归档：将文件按照分类进行归档，便于查找和管理 文件保存：确保文件安全，防止丢失、损坏或泄露 文件检索：建立文件检索系统，提高文件检索效率
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高校办公室管理实务培训课件
汇报人：PPT
汇报时间：20XX/01/01
目录
01.
添加标题
02.
高校办公 室管理概 述
03.
高校办公 室的行政 管理
04.
高校办公 室的人事 管理
05.
高校办公 室的财务 管理
添加标题
添加标题
添加标题
添加标题
作用：高校办公室管理是学校行 政管理的重要组成部分，对学校 的教学、科研、学生管理等方面 起着重要的支持和保障作用。
意义：高校办公室管理的有效实 施，有助于提高学校的管理水平， 促进学校的发展。
高校办公室管理的基本原则和要求
原则：高效、 有序、规范、
保密
要求：明确职 责、分工协作、 提高效率、保
报销范围：办公 用品、差旅费、
培训费等
报销标准：按照 学校规定和预算
执行
报销审核：确保 报销申请的真实
性和合规性
报销支付：及时 支付报销费用，
避免延误
报销归档：保存 报销记录，便于
查询和管理
内部审计和风险管理
内部审计：对高 校办公室财务活 动的监督和检查
风险管理：识别、 评估和控制财务 风险
提高服务质量：通过培训，提高办公室人员的服务质量和服务水平，提升学校的形象和声 誉。
高校办公室的行政管理
03
文件和档案管理
文件分类：按照文件性质、内容、时间等进行分类 文件归档：将文件按照分类进行归档，便于查找和管理 文件保存：确保文件安全，防止丢失、损坏或泄露 文件检索：建立文件检索系统，提高文件检索效率
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高校办公室管理实务培训课件
汇报人：PPT
汇报时间：20XX/01/01
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01.
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02.
高校办公 室管理概 述
03.
高校办公 室的行政 管理
04.
高校办公 室的人事 管理
05.
高校办公 室的财务 管理
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作用：高校办公室管理是学校行 政管理的重要组成部分，对学校 的教学、科研、学生管理等方面 起着重要的支持和保障作用。
意义：高校办公室管理的有效实 施，有助于提高学校的管理水平， 促进学校的发展。
高校办公室管理的基本原则和要求
原则：高效、 有序、规范、
保密
要求：明确职 责、分工协作、 提高效率、保
办公室工作实务培训课程
2
行业领域的业务 知识
3
4
5
6
相关知识
1 经济学知识 2 法学知识 3 心理学知识 4 社会学知识 5 行政学知识 6 领导科学
办公室秘书区别于其他专 边缘学科知识的掌握有助于办
业人才的重要标志
公室秘书整体素质的提高
会说 会写 会做事 会做人
办公室秘书的知识素养
相关知识
行业知识
专业知识
大一学生每天下午到校内各办公室见习
会说 会写 会做事 会做人
办公室秘书的职业道德
职业道德是人们从事职业活动所应遵守的行 为规范。各行各业都有自己的职业道德，秘书相 对于其他职业而言，职业道德尤其重要，因为秘 书这个职业最接近领导核心层，知密多，知密早， 知密深。如果一旦道德沦丧，将会给单位带来无 法估量的损失；另外，由于秘书工作的事务性、 从属性、服务性等特点，也决定了办公室秘书必 须具备较高的职业道德素养。
会说 会写 会做事 会做人
项目任务
如果你是文秘专业学生，你打算怎样培养自 己的职业素养以适应现代化企业管理对秘书人才 的要求 ？
会说 会写 会做事 会做人
任务分析
随着我国市场经济的迅速发展，秘书人员以 惊人的速度增长，秘书已成为市场经济条件下兴 起的社会职业群体，是社会活动中重要的不可缺 少的辅助力量。随着我国改革开放特别是加入世 贸组织，对秘书从业人员的要求越来越高，围绕 我国企业转换经营机制，建立现代企业制度，秘 书工作必须适应新的形势，秘书人员也必须努力 提高自身的素质，更好地为完善市场经济体制服 务，这就要求面向二十一世纪的秘书具有较高的 素质。
△某首饰厂聘秘书，大专以上学历，有良好英语能力和熟悉电脑者，有较强的文 字表达能力，有独立处事能力，有吃苦耐劳的精神，能与人融洽相处。……
办公室事务管理_1课件(共48张PPT)《管理秘书实务(二版)》(人民大学版)
们来回走动等干扰 ③很难进行机密性工作 ④开放式办公体系设计粗糙
3.1 办公环境管理
②封闭式布局 封闭式布局是一种较为传统的办公室布
局，是把组织内部各职能部门独立安排在一 个个小房间内，组成一个个小办公室。
每个房间给一个或几个人使用，带有办 公桌等相应设备。
我国的企事业单位大多采用这种布局模 式。
管理秘书实务
（第二版）
第3章： 办公室事务管理
第3章办公室事务管理
3.1办公环境管理 3.2办公室日常事务管理 3.3文件管理
教学目的
本教学模块重点介绍办公室事务中 的办公环境管理、日程安排与管理、电 话管理、印信管理等内容，帮助你尽手。
独
3.1 办公环境管理
2.办公室环境布置
（1）布置要点
◇ 营造一个安静的工作环境； ◇ 保证良好的采光、照明条件；
◇ 合理安排座位； ◇ 力求整齐、清洁。
3.1 办公环境管理
（2）布置的原则
采用一个大间办公室。 使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 采用直线对称的布置。 主管的办公区域需保留适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制
⑦房间里的办公桌等物件要合乎规律地 放置，不要在通向老板办公室的路上设置不 便行走的障碍。
⑧办公桌、椅子、特别是客人坐的椅子， 不应该放在灯下，以免他们的脸直接对着光 源。
3.1 办公环境管理
3.办公室的美化
（1）办公室的视觉环境管 1）办公家具的选用 在办公用具的选用上，除了注意其实用和安
全外，应尽可能使其规格、颜色、款式等的和谐 统一，风格一致、整齐划一的系列产品，可以增 强办公室的美观效果。
3.1 办公环境管理
②封闭式布局 封闭式布局是一种较为传统的办公室布
局，是把组织内部各职能部门独立安排在一 个个小房间内，组成一个个小办公室。
每个房间给一个或几个人使用，带有办 公桌等相应设备。
我国的企事业单位大多采用这种布局模 式。
管理秘书实务
（第二版）
第3章： 办公室事务管理
第3章办公室事务管理
3.1办公环境管理 3.2办公室日常事务管理 3.3文件管理
教学目的
本教学模块重点介绍办公室事务中 的办公环境管理、日程安排与管理、电 话管理、印信管理等内容，帮助你尽手。
独
3.1 办公环境管理
2.办公室环境布置
（1）布置要点
◇ 营造一个安静的工作环境； ◇ 保证良好的采光、照明条件；
◇ 合理安排座位； ◇ 力求整齐、清洁。
3.1 办公环境管理
（2）布置的原则
采用一个大间办公室。 使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 采用直线对称的布置。 主管的办公区域需保留适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制
⑦房间里的办公桌等物件要合乎规律地 放置，不要在通向老板办公室的路上设置不 便行走的障碍。
⑧办公桌、椅子、特别是客人坐的椅子， 不应该放在灯下，以免他们的脸直接对着光 源。
3.1 办公环境管理
3.办公室的美化
（1）办公室的视觉环境管 1）办公家具的选用 在办公用具的选用上，除了注意其实用和安
全外，应尽可能使其规格、颜色、款式等的和谐 统一，风格一致、整齐划一的系列产品，可以增 强办公室的美观效果。
高校办公室管理实务培训
精品课件
事故分析
事件处理 12·29清华附中工地脚手架倒塌事故进行调查 市政府成立了事故调查组，对事故的详细情况进行调查。 2014年12月30日，事发工地周围拉起多道警戒线，进入工地的两扇
大门紧闭，并有专人把守。工地已停工，3名民警在勘察现场，不时 地测量、记录。
北京市住建委要求各单位要按照建设工程安全质量标准规范及有 关要求，全面开展施工现场安全质量隐患排查工作，发现隐患应立即 整改，整改合格并由相关负责人及企业法人签字确认后方可复工。北 京市建设工程安全质量监督总站成立专门检查组对施工现场进行全面 督查，切实保证整改落实到位。
除了要写明检查情况及存在问题和整改情况外，签字 一栏中，技术负责人、安全负责人、项目经理、总监理工 程师、主管安全副总、法人等层层都要签字确认。这意味 着这些人员都要对此负责。
精品课件
事故分析
案件宣判 北京建工一建工程建设有限公司和创分公司清华附中项目商务经
理杨泽中等15人因重大责任事故罪被公诉至法院。海淀法院对此案进 行了宣判。15名责任人分获3至6年不等有期徒刑。
❖第一， 准确原则 ❖ 第二，迅速原则 ❖ 第三，保密原则 ❖ 第四，密切联系群众原则 ❖ 第五，一切从实际出发的原则 ❖ 第六，协调配合原则
精品课件
5. 办公室管理的重要性
学校的办公室作为学校的行政中枢，处在承上启下、 联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。
加强办公室管理，是优化办公流程、明晰办公职责、 提高办公绩效、增强办公科学化、制度化的有效手段。
精品课件
办公室管理的五大性质
辅助性 机要性
事务性
中枢性
综合性
精品课件
办公室管理的指导思想
❖(1) 为领导服务 ❖(2) 为相关的各级部门服务 ❖(3) 为同事服务
事故分析
事件处理 12·29清华附中工地脚手架倒塌事故进行调查 市政府成立了事故调查组，对事故的详细情况进行调查。 2014年12月30日，事发工地周围拉起多道警戒线，进入工地的两扇
大门紧闭，并有专人把守。工地已停工，3名民警在勘察现场，不时 地测量、记录。
北京市住建委要求各单位要按照建设工程安全质量标准规范及有 关要求，全面开展施工现场安全质量隐患排查工作，发现隐患应立即 整改，整改合格并由相关负责人及企业法人签字确认后方可复工。北 京市建设工程安全质量监督总站成立专门检查组对施工现场进行全面 督查，切实保证整改落实到位。
除了要写明检查情况及存在问题和整改情况外，签字 一栏中，技术负责人、安全负责人、项目经理、总监理工 程师、主管安全副总、法人等层层都要签字确认。这意味 着这些人员都要对此负责。
精品课件
事故分析
案件宣判 北京建工一建工程建设有限公司和创分公司清华附中项目商务经
理杨泽中等15人因重大责任事故罪被公诉至法院。海淀法院对此案进 行了宣判。15名责任人分获3至6年不等有期徒刑。
❖第一， 准确原则 ❖ 第二，迅速原则 ❖ 第三，保密原则 ❖ 第四，密切联系群众原则 ❖ 第五，一切从实际出发的原则 ❖ 第六，协调配合原则
精品课件
5. 办公室管理的重要性
学校的办公室作为学校的行政中枢，处在承上启下、 联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。
加强办公室管理，是优化办公流程、明晰办公职责、 提高办公绩效、增强办公科学化、制度化的有效手段。
精品课件
办公室管理的五大性质
辅助性 机要性
事务性
中枢性
综合性
精品课件
办公室管理的指导思想
❖(1) 为领导服务 ❖(2) 为相关的各级部门服务 ❖(3) 为同事服务
《办公室管理讲座》PPT课件【2024版】
（一）基本内容
——撰制公文
就是根据公务活动的基本需要，由法 定作者的代表一撰稿人通过领会意图并收 集整理有关的信息撰拟成文稿，再经审核 签发以及整理印制盖印等工作过程，形成 具有正式效力的公文。
整理ppt
5
一、基本概念
（一）基本内容
——办理传递文件
根据法定的职责权利规定，进行收文和发 文的处理。发文处理是指以本机关的名义制发 公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、 缮印、用印、登记、分发等程序。收文程序指 对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审 核、拟办、批办、承办、催办等程序。传递文 件是将撰制完毕的文件，根据有关规则递送给 收文单位的过程。
整理ppt
30
二、公文种类
（三）请示
4、请示类公文应在成文日期后的 附注位置注明联系人及电话，以便主 办部门及时联系，以便了解情况，及 时办复。
整理ppt
31
二、公文种类
（三）请示
5、请示类公文一般不越级请示。如遇 事情紧急、情况重大，不越级将贻误工 作，或已报上级机关但未得到批复、事 情急于处理时，可作特殊情况处理，在 越级行文的同时，必须同时抄送给直接 上级机关。
整理ppt
21
一、公文种类
（一）通知
1、通知一般是下行文，或者是平行文。 不能对上级单位发通知。
2、作为平行文，主要是指发文单位 （一般指综合部门）管理事项需要平级 部门知晓或执行的事项。
整理ppt
22
二、公文种类
（一）通知
注意事项：日常工作中，批转转发印发 性通知均有附带文件，位于正文后的附件位 置，但他们仍然属于“正文”，而不是“附 件”，因此在正文下行文不必标注“附件” 及“附件名称”。 如：关于下发《池州海螺道路交通管理》的通知
——撰制公文
就是根据公务活动的基本需要，由法 定作者的代表一撰稿人通过领会意图并收 集整理有关的信息撰拟成文稿，再经审核 签发以及整理印制盖印等工作过程，形成 具有正式效力的公文。
整理ppt
5
一、基本概念
（一）基本内容
——办理传递文件
根据法定的职责权利规定，进行收文和发 文的处理。发文处理是指以本机关的名义制发 公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、 缮印、用印、登记、分发等程序。收文程序指 对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审 核、拟办、批办、承办、催办等程序。传递文 件是将撰制完毕的文件，根据有关规则递送给 收文单位的过程。
整理ppt
30
二、公文种类
（三）请示
4、请示类公文应在成文日期后的 附注位置注明联系人及电话，以便主 办部门及时联系，以便了解情况，及 时办复。
整理ppt
31
二、公文种类
（三）请示
5、请示类公文一般不越级请示。如遇 事情紧急、情况重大，不越级将贻误工 作，或已报上级机关但未得到批复、事 情急于处理时，可作特殊情况处理，在 越级行文的同时，必须同时抄送给直接 上级机关。
整理ppt
21
一、公文种类
（一）通知
1、通知一般是下行文，或者是平行文。 不能对上级单位发通知。
2、作为平行文，主要是指发文单位 （一般指综合部门）管理事项需要平级 部门知晓或执行的事项。
整理ppt
22
二、公文种类
（一）通知
注意事项：日常工作中，批转转发印发 性通知均有附带文件，位于正文后的附件位 置，但他们仍然属于“正文”，而不是“附 件”，因此在正文下行文不必标注“附件” 及“附件名称”。 如：关于下发《池州海螺道路交通管理》的通知
办公室工作务实培训课件ppt(69张)
你是属于什么样的人才？
S（技能）才
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
A（态度）德
18
办公室工作务实培训课件(PPT69页) 办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页) 办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
❖定义：
收文是收进外来发送本企业 的文件，即：凡是公司收进的 一切以文字作为表达工具的关 于商务的材料，都是收文。
怎样利用了解之窗？
相互尊重 共同交流
自己 别人
知道
不知道
知道
开放区 盲目区
不知道 隐藏区 未知区
开诚布公 实话实说
美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如 何提高人际交往成功的效率,提出了一个名 为“约哈瑞窗户”的理论
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
虚心听取 认真回应
相互尊重 共同探讨
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办---办复 ❖ 3、公文管理： ❖ 制定立卷类目表 --- 归卷---调用---立卷---归档--- 销
毁
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
文档管理与处理
文档的归档原则：
一、是在本企业活动中直接形成的；
二、是在当前或一定时期内具有依 据凭证作用的；
三、是对企业具有长远的历史查考 价值的。
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页) 办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
应当开什么样会议？
低投入 高效能 A
高投入 高效能 B
S（技能）才
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
A（态度）德
18
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❖定义：
收文是收进外来发送本企业 的文件，即：凡是公司收进的 一切以文字作为表达工具的关 于商务的材料，都是收文。
怎样利用了解之窗？
相互尊重 共同交流
自己 别人
知道
不知道
知道
开放区 盲目区
不知道 隐藏区 未知区
开诚布公 实话实说
美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如 何提高人际交往成功的效率,提出了一个名 为“约哈瑞窗户”的理论
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
虚心听取 认真回应
相互尊重 共同探讨
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办---办复 ❖ 3、公文管理： ❖ 制定立卷类目表 --- 归卷---调用---立卷---归档--- 销
毁
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文档管理与处理
文档的归档原则：
一、是在本企业活动中直接形成的；
二、是在当前或一定时期内具有依 据凭证作用的；
三、是对企业具有长远的历史查考 价值的。
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应当开什么样会议？
低投入 高效能 A
高投入 高效能 B
办公室工作实务培训课件PPT(33张)
会说 会写 会做事 会做人
Logo
Company Logo
第三节 办公室秘书的职业素养
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会说 会写 会做事 会做人
Company Logo
情景案例
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刘丽丽是一位刚满19岁的漂亮姑娘，高中毕业后因高考落榜，便到省城来求职。 她再三思量，觉得自己长得不错，口齿伶俐，适合去做秘书工作。于是，她翻阅大报 小报，几乎每张报纸都能看到各种企业招聘秘书人才的广告，她喜出望外。便津津有 味地阅读起来：
△某国际投资有限公司聘英文秘书一名，女性，25岁以下；中英文说写流利，良 好的人际关系；熟练中英文电脑处理；英语大专毕业；有两年以上外资企业工作经验 者优先。
△某公司招聘办公室秘书兼总务，女性，大专毕业，两年相关工作经验，工作耐 心、细致，办事谨慎，有承受工作压力的心理素质，具有较强的英语听、说、写能力 以及一定的财务经验。
会2说007年会长写沙民会政做职事业技术会学做院人ISAS竞赛素养
1、基础知识 2、专业知识 3、相关知识
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会说 会写 会做事 会做人
Company Logo
办公室秘书的知识素养
秘书知识素养
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基础知识
1 汉语知识 2 科学知识 3 外语知识 4 5 6
△某首饰厂聘秘书，大专以上学历，有良好英语能力和熟悉电脑者，有较强的文 字表达能力，有独立处事能力，有吃苦耐劳的精神，能与人融洽相处。……
刘丽丽把一则又一则的招聘广告从头看到尾，越看越泄气。各种招聘秘书的广告， 对应聘秘书的要求很具体，既有知识技能方面的条件，也有思想品质方面的要求，她 仅有年龄和容貌是远远不够的。经过几天的认真考虑，刘丽丽决定报考秘书职业培训 学校，继续学习，提高自己的素质。
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第三节 办公室秘书的职业素养
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会说 会写 会做事 会做人
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情景案例
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刘丽丽是一位刚满19岁的漂亮姑娘，高中毕业后因高考落榜，便到省城来求职。 她再三思量，觉得自己长得不错，口齿伶俐，适合去做秘书工作。于是，她翻阅大报 小报，几乎每张报纸都能看到各种企业招聘秘书人才的广告，她喜出望外。便津津有 味地阅读起来：
△某国际投资有限公司聘英文秘书一名，女性，25岁以下；中英文说写流利，良 好的人际关系；熟练中英文电脑处理；英语大专毕业；有两年以上外资企业工作经验 者优先。
△某公司招聘办公室秘书兼总务，女性，大专毕业，两年相关工作经验，工作耐 心、细致，办事谨慎，有承受工作压力的心理素质，具有较强的英语听、说、写能力 以及一定的财务经验。
会2说007年会长写沙民会政做职事业技术会学做院人ISAS竞赛素养
1、基础知识 2、专业知识 3、相关知识
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会说 会写 会做事 会做人
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办公室秘书的知识素养
秘书知识素养
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基础知识
1 汉语知识 2 科学知识 3 外语知识 4 5 6
△某首饰厂聘秘书，大专以上学历，有良好英语能力和熟悉电脑者，有较强的文 字表达能力，有独立处事能力，有吃苦耐劳的精神，能与人融洽相处。……
刘丽丽把一则又一则的招聘广告从头看到尾，越看越泄气。各种招聘秘书的广告， 对应聘秘书的要求很具体，既有知识技能方面的条件，也有思想品质方面的要求，她 仅有年龄和容貌是远远不够的。经过几天的认真考虑，刘丽丽决定报考秘书职业培训 学校，继续学习，提高自己的素质。
办公室事务管理培训教材PPT(共 33张)
一 办公室环境格局设计
任务情境
某公司准备在上海开办一个销售分公司，租用了某写字楼其 中的一层大厅，秘书小张接到了布置办公室的任务。对于一层大 厅的格局需要重点考虑的是该公司的产品需要一块两百平米的展 区，同时还要合理布置正副经理的办公区、接待区、销售部、财 务部。小张将整个一层大厅设计为当今很流行的全开放式办公室 和半开放式办公室，大厅的前半部区域用作产品展厅，大厅后半 区域作为销售分公司的办公区，每个区域都使用能站立并能够移 动的间隔物来分隔，没有门，所有人的工作都能清楚可见。
•
17、人生没有笔直路，当你感到迷茫、失落时，找几部这种充满正能量的电影，坐下来静静欣赏，去发现生命中真正重要的东西。
•
18、在人生的舞台上，当有人愿意在台下陪你度过无数个没有未来的夜时，你就更想展现精彩绝伦的自己。但愿每个被努力支撑的灵魂能吸引更多的人同行。
•
19、积极的人在每一次忧患中都看到一个机会，而消极的人则在每个机会中看到了某种忧患。莫找借口失败，只找理由成功。
一 办公室环境格局设计
2.封闭式办公室
一 办公室环境格局设计
(1)封闭式办公室的优点 ① 比较安全，便于锁门。 ② 可以保证工作的机密性。 ③ 易于员工集中注意力，专心致志于细致和专业的工作。 ④ 保护私人空间，易于保护隐私。
(2)封闭式办公室的缺点 ① 建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间多并要装修。 ② 难以监督员工的活动。 ③ 难以进行沟通。员工被分隔开，易感觉孤独。
隐患记录及处理表序号时间隐患情况造成隐患原因隐患危害处理人采取的措施111月4日电脑线交叉错乱地表裸线多无人处理绊倒人工程部王亮整理埋在地毯下211月11日标识牌掉落固定的钉子脱落牌子掉下砸伤人工程部王亮重新固定好311月18日机器卡纸使用设备操作不当机器损坏电脑部李华检修复印机411月19日靠窗一排电脑屏幕晃眼无窗帘遮挡有损眼睛行政主管张强安排窗帘511月25日周末5号文件资料柜未锁负责研发的人员外出开会失密隐患研发部经理王立同周一开会强调课后训练一案例分析题1
《办公室工作实务》PPT课件
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精选课件ppt
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实践训练
（一）课堂讨论
1、办公空间的设计和布局需要考虑哪些主要因素？ 2、开放式或封闭式空间设计各有何优缺点？ 3、办公室内布置的一般要求是什么？
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实践训练
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2、 因为要赶经理下午开会要的一份材料，一上班，秘书孙琴就急急 忙忙坐到放在办公室角落里的电脑前，专心致志地准备起材料来。忙 碌了一会，她感觉有些异味，扭头一看才发现办公室窗户没开，她刚 打开窗户，电话响了，孙琴三步并作两步跑到了自己的办公桌前，拿 起电话，是一个客户找经理的电话，孙琴告之经理不在，对方要求留 言，孙琴赶忙去找可以用来记录的纸笔，在抽屉里翻找没有，又在堆 满文件、报刊及各种物什的办公室桌上寻找，终于在一堆零食下面找 到了纸笔。记录完毕，孙琴将其放到了临窗的经理的办公桌面上，然 后又回到电脑前。刚坐下来，营销科的一位员工来请孙琴帮他找一份 文件资料并要求复印，孙琴起身走到靠门的文件柜前找资料，可发现 光线太暗，看不清楚，又走到另一侧开灯，再回来找资料。文件找到， 孙琴利索地走到办公桌旁的复印机旁，很快就印好了。回到电脑前在 键盘上敲了没几下，突然，沙沙一阵响声，孙琴一抬头，发现天好像 要下雷阵雨的样子，眼看着自己放在经理桌面上的电话留言被风吹到 窗台上了，孙琴赶紧过来“抢救”，可一着急，不知道被什么绊了一 脚，“呯”的一声，她和风扇一起摔了个大跟斗，原来，前两天办公 室的空调坏了，还没修，因为天气热，孙琴用插板连接电插座，在电 脑旁边放了台风扇，孙琴就是被电线绊倒的。
是指若干工作人员同在一间办公室工作，根据办公室 工作流程将各个工作单元组合在一起。它没有固定的分隔 独立的空间，工作间的位置是根据需要利用可移动物体 （如屏风、隔板等）随机确定的。每个工作单a会lle做ry.c事om 会做人
《办公室实务管理》课件
《办公室实务管理》PPT 课件
简介：《办公室实务管理》PPT课件介绍现代办公管理的基本原则、管理手段、 常用工具和应用技巧，以及对企业和职场人士的意义和启示。
一、背景介绍
定义
办公室实务管理是指有效组织和管理办公室工作的一系列行为和措施。
作用
办公室实务管理可以提高办公效率、保障工作安全、节省时间和资源，促进协作和沟通。
办公用品
如笔、纸、文件夹等，提供日常办公所需的各 种用品。
通讯设备
如电话、传真机、复印机等，促进内外部沟通 和协作。
会议设备
如投影仪、音响设备、白板等，支持有效的会 议和演示。
四、办公室实务管理的重要管理手段
文件管理
建立科学的文件管 理制度，确保文件 的安全、完整和易 于查找。
信息管理
有效组织和处理各 种信息，保护信息 安全和隐私。
二、办公室实务管理的基本原则
1 效率原则
2 安全原则
通过合理规划、组织和控制，提高工作效 率和质量。
确保办公环境安全，预防事故和意外发生。
3 简洁原则
4 灵活原则
简化工作程序，减少冗余和不必要的环节。
根据实际情况灵活调整管理方法和流程， 适应变化的需求。
三、办公室实务管理的常用工具
电子设备
如电脑、打印机、扫描仪等，提高办公效率和 信息处理能力。
时间管理技巧
4
如制定优先级、避免拖延和合理规划 工作时间。
六、结语
办公室实务管理对现代企业的意义
提升组织效果和工作效率，促进创新和协作。
对职场人士的启示
重视综合素质和专业技能培养，不断学习和适应变化。
时间管理
合理安排和利用时 间，提高工作效率 和个人效能。
简介：《办公室实务管理》PPT课件介绍现代办公管理的基本原则、管理手段、 常用工具和应用技巧，以及对企业和职场人士的意义和启示。
一、背景介绍
定义
办公室实务管理是指有效组织和管理办公室工作的一系列行为和措施。
作用
办公室实务管理可以提高办公效率、保障工作安全、节省时间和资源，促进协作和沟通。
办公用品
如笔、纸、文件夹等，提供日常办公所需的各 种用品。
通讯设备
如电话、传真机、复印机等，促进内外部沟通 和协作。
会议设备
如投影仪、音响设备、白板等，支持有效的会 议和演示。
四、办公室实务管理的重要管理手段
文件管理
建立科学的文件管 理制度，确保文件 的安全、完整和易 于查找。
信息管理
有效组织和处理各 种信息，保护信息 安全和隐私。
二、办公室实务管理的基本原则
1 效率原则
2 安全原则
通过合理规划、组织和控制，提高工作效 率和质量。
确保办公环境安全，预防事故和意外发生。
3 简洁原则
4 灵活原则
简化工作程序，减少冗余和不必要的环节。
根据实际情况灵活调整管理方法和流程， 适应变化的需求。
三、办公室实务管理的常用工具
电子设备
如电脑、打印机、扫描仪等，提高办公效率和 信息处理能力。
时间管理技巧
4
如制定优先级、避免拖延和合理规划 工作时间。
六、结语
办公室实务管理对现代企业的意义
提升组织效果和工作效率，促进创新和协作。
对职场人士的启示
重视综合素质和专业技能培养，不断学习和适应变化。
时间管理
合理安排和利用时 间，提高工作效率 和个人效能。