文书档案案卷格式
按《文书档案案卷格式》立卷的优越性
按《文书档案案卷格式》立卷的优越性
耿士芳;赵建国
【期刊名称】《档案工作》
【年(卷),期】1989(000)003
【摘要】国家档案局1988年正式印发了国家技术监督局批准的《文书档案案卷格式》。
这无疑是在文书档案案卷格式上的一次改革,同时标志着档案工作朝标准化方向迈出了新的一步。
我省文书档案案卷格式标准化的试点工作是从1988年开始的。
当我们接到《文书档案案卷格式(报批稿)》(以下简称《格式》)后,根据《格式》的要求,并结合我省的实际情况,在省人民银行进行了《格式》
【总页数】2页(P24-25)
【作者】耿士芳;赵建国
【作者单位】不详;不详
【正文语种】中文
【中图分类】G272
【相关文献】
1.『文书档案案卷格式』的问题与建议 [J], 张玉英;祝振宇
2.有关《文书档案案卷格式》的几个问题 [J], 朱煜
3.中华人民共和国国家标准文书档案案卷格式 [J],
4.《文书档案案卷格式》有关问题答疑 [J], 李炬
5.谈谈在推行文书档案案卷格式中应亟待解决的问题 [J], 杨义琳
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各门类档案档号格式定义
各门类档案档号格式定义为规范档案目录数据库的建设工作，现将各门类档案的档号格式统一如下：1、文书档案：传统组卷方法：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)简化整理方法：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4)2、会计档案：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)3、设备档案:全宗号(4)+年度(4) +分类号(4)+案卷号(4)+件号(4)4、基建档案：全宗号(4)+目录号(3)+案卷号(4) +页号(4)5、声像档案：全宗号(4) +期限（代号）(3)+分类号(4)+案卷号(4)+件号(4)6、实物档案：全宗号(4)+年度(4)+期限（代号）(4)+分类号(4)+件号(4)7、电子档案：全宗号(4)+年度(4)+期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4)8、婚姻档案（传统）：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)婚姻档案（简化）：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4) 说明：1、凡编“目录号”的档案，档号格式均应参照：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)2、凡编“分类号”的档案，档号格式均应参照：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+[案卷号（4）]+件号(4)[页号（4）]3、“[]”内字段为对应可选项，即：若选用“案卷号”，则将“件号”改为“页号”。
婚姻登记档案按照年度—婚姻登记性质分为四类：1、结婚登记类2、撤销婚姻类3、离婚登记类4、补发婚姻登记证类注：1、人民法院宣告婚姻无效或者撤销婚姻的判决书副本归入撤销婚姻类档案。
2、婚姻无效或者撤销婚姻的，应当在当事人原婚姻登记档案的《结婚登记审查处理表》的“备注”栏中注明有关情况及相应的撤销婚姻类档案的档号。
档案装具标准
一、档案装具标准（档案装具国家行业标准DA/T6-92）1、本标准（档案装具国家行业标准DA/T6-9）适用于钢类、木类、纸类等材料的档案装具，其他材料的档案装具亦应参照执行。
2、固定架、密集架、案卷柜每层搁板承重应≥40KG。
3、常用柜类的顶板、正面板、侧面板、底板钢板厚度≥1.0mm，隔板、背板厚度≥0.8，轨道厚度≥1.5mm。
6、钢板的剪裁、弯折、机加件加工后均应打毛刺，并无裂纹和伤痕。
7、所有焊接件，应焊接牢固，焊接部位光滑、平整，露出的结合面必须磨平。
8、表面处理及深装底面必须用脱脂剂或其他方法将油脂和污物除净。
9、面板、侧板等重要零件应施以表面磷化处理，磷化后不应有油、锈斑和积水。
10、装具表面应平滑且不得有凹凸现象。
11、漆膜厚薄应均匀，无起毛、垂流、划伤、疙瘩、皱纹等影响外观的缺陷。
二、文书档案案卷格式（GB/T9705-88国家标准）硬卷皮格式：硬卷皮封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。
卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。
用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。
本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。
软卷皮格式：使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。
软卷皮外形尺寸：软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm(供A4型纸用)或260mm×185mm(供16开型纸用)的规格。
卷盒格式：卷盒外形尺寸采用300mm×220mm，其高度可设置30、40或50mm 的规格。
盒盖翻口处中部设置绳带，便于系紧卷盒。
卷内文件目录格式：目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型(260mm×185mm)或国际标准A4型(297mm×210mm)。
卷内目录用纸上白边宽20±0.5mm，卷内目录用纸下白边宽15±0.5mm，卷内目录用纸左白边宽25±0.5mm，卷内目录用纸右白边宽15±0.5mm。
文书档案整理主要标准规范
档案见证历史。
近年来，国家档案局为规范档案工作，加快了档案标准制定步伐，截至2020年3月，已颁布的档案行业标准已达85项。
这些标准涉及档案工作的各个方面，对文书档案整理来说，档案整理主要会用到以下两项标准规范。
1、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）《归档文件整理规则》适用于按“件”归档的文书档案整理。
它于2000年12月6日首次发布，国家档案局对其进行了修改完善后，2015年10月25日再次发布，新标准于2016年6月1日开始实施。
新发布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000，相比于原有标准主要有以下变化：（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改；（2）将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；（3）调整归档文件分类方法；（4）增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；（5）增加归档文件档号结构和编制要求；（6）将室编件号、馆编件号统一为件号；（6）在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）主要从组件、分类、排列、编号、编目、修整、装订、编页、装盒、排架等档案整理工作环节规范档案管理。
它是目前整理机关、事业单位等社会组织整理文书档案的主要标准之一。
2、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）《文书档案案卷格式》适用于按“卷”归档的文书档案整理。
它于1988年9月5日首次发布，2008年11月13日修改完善后再次发布，新标准于2009年5月1日开始实施。
新发布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988，相比于原有标准主要有以下变化：（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2000 进行了修改；（2）增加了前言；（3）修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸；（4）增加“归档号”为硬卷脊项目；（5）调整档号章项目，并增加档号章的填写要求。
{档案管理制度}档案管理与案卷格式规范王燕英
• 会计凭证：是各单位经费收支 的原始记录，是明确经济责任 的书面证明，是会计记账的依 据。
• 会计账本：是以会计凭证为依 据，全面地、连续地、科学地 记录和反映各项经济业务的簿 册。
• 2、文书档案的定义
• 文书档案的责任部门是公司行政人事部。
• 其大概可以分成二大类
• 立卷人：由负责立卷者签名 。
五、档案的保管与移交（按照公司档案管理制度执行）
总原则：
各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷 和归档，行政人事部档案管理员有责任向二级档案 管理工作进行监督和指导，并且每年对二级档案管 理工作进行一次系统的检查和验收。
• 1、文件资料移交
• （1）工程资料每季度向行政人事部档案室移交
{档案管理制度}档案管理与案卷格式规范王燕英
房地产档案管理与案卷格式规范
• 三、归档范围 • （重点） • （重点）
• 一、概述
•档案的概念
•是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事 政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直 接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、 声像等不同形式的历史纪录。
六、案卷的整理和组织
（一）会计档案 1、会计档案的案卷整理要求 1）会计凭证----
A 折叠整齐； B 原凭证封面各项目填写齐全，装订牢固， C 在凭证右上方盖上档号章，并按要求将各栏目填写清楚，凭证起止张数 是指记账凭证数。
2）会计账簿—— A 会计账簿以自然形成的一本作为一个案卷； B 固定账薄不能拆去原封面，如现金和银行存款帐； C 活页账薄应拆去原封面和空白页，用“三孔一线”的方法将活页账簿装
•2、文件资料保管
•归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些 重要资料复印件等由各部门按二级档案管理指 定专人保管。
案卷文书格式(完整)
卷宗封面是烟草专卖局在查处案件结案后将案件材料立卷时所做的封皮。
这份文书是根据办案的实际需要制定的，反映了案件的主要情况。
制作时，应注意以下问题：1、“卷宗编号”是指该份卷宗在办案单位所办案件中的顺序号。
如安徽省烟草专卖局2009年度处理的第9起行政处罚案件，则编号为“2009年度皖烟第9号”。
安徽省合肥市烟草专卖局２００9年度处理的第９起行政处罚案件，则编号为“２００9年度合烟第９号”。
2、“案由”是指查处案件的违法行为名称。
3、“当事人”应写明所有当事人的姓名或名称。
4、“立案日期”应填写卷宗“立案报告表”中领导批准立案的日期。
5、“结案日期”应填写卷宗“结案报告表”中领导批准结案的日期。
6、“审批人”应填写卷宗中“行政处罚决定书”的批准人。
本卷宗连面带底共计页，附证物袋。
卷宗目录是烟草专卖局处理案件完毕后将案件材料装订成卷时所作的有关卷宗内材料顺序的提示检索文书。
卷宗的装订顺序为：(1)卷宗封面（2）卷宗目录（3）行政措施通知书或者行政处罚决定书（4）送达回证（5）其余文书按照办案时间顺序排列。
制作时，应注意以下问题：1、“文件名称”栏应填写清楚具体文件的名称。
2、“页次”栏是指该份文书在整个卷宗中的页码或起止页码。
如《行政处罚决定书》的起止页码为“第1～2页”。
卷内文书采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右上角、反页在左上角编写，页码之间应盖骑缝章。
烟草专卖局责令整顿通知书（）烟整[ ]第号：经查，你（单位）于年月日因，违反了的规定，依据的规定，责令你（单位）自收到本通知之日起至年月日暂停烟草专卖业务，进行整顿，并于年月日前将整顿情况书面报告我局。
烟草专卖局（印章）年月日责令整顿通知书是烟草专卖局依法责令当事人对违法行为进行整顿的通知性文书。
制作时，应注意以下问题：1、应填写清楚自然人的姓名、法人及其他组织的全称。
2、违法事实要填清具体违法时间、内容，写清依据的法律、法规或规章名称、条款项目序数。
文书档案案卷格式
文书档案案卷格式（国家标准）文书档案案卷格式(GB/T 9705-88)1 、适用范围本标准适用于我国各级档案馆( 室) 和文书处理部门。
2 、案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。
2.1 硬卷皮格式2.1.1硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm ( 长×宽) 。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三边( 上、下、翻口处) 要另有70mm宽的折叠纸舌。
卷脊可根据需要分别设10 、15 、20mm三种厚度。
用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。
本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。
2.1.2案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。
各项目具体位置、尺寸。
2.1.3封面项目的填写方法2.1.3 .1 全宗名称：全宗名称相同于立档单位的名称。
填写全宗名称必须用全称或通用简称。
如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。
不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。
2.1.3 .2 类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。
在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
2.1.3 .3 案卷题名：案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。
案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。
文字应力求简炼、明确。
2.1.3 .4 时间：卷内文件所属的起止年月。
2.1.3 .5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。
2.1.3 .6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。
2.1.3 .7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。
2.1.3.8 档号的编制：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。
各种档案盒主要装具的国家行业标准
各种档案盒主要装具的国家行业标准（DA/T6-92DA/T22-2000 DB37/T181-93 GB/T9705-88）时间： 2013年05月02日(浏览：1631)各种档案盒主要装具的国家行业标准一、档案装具标准（档案装具国家行业标准DA/T6-92）本标准（档案装具国家行业标准DA/T6-9）适用于钢类木类纸类等材料的档案装具，其他材料的档案装具亦应参照执行2固定架密集架案卷柜每层搁板承重应40KG3常用柜类的顶板正面板侧面板底板钢板厚度1.0mm，隔板背板厚度0.8，轨道厚度1.5mm6钢板的剪裁弯折机加件加工后均应打毛刺，并无裂纹和伤痕7所有焊接件，应焊接牢固，焊接部位光滑平整，露出的结合面必须磨平8表面处理及深装底面必须用脱脂剂或其他方法将油脂和污物除净9面板侧板等重要零件应施以表面磷化处理，磷化后不应有油锈斑和积水10装具表面应平滑且不得有凹凸现象11漆膜厚薄应均匀，无起毛垂流划伤疙瘩皱纹等影响外观的缺陷二、文书档案案卷格式（GB/T9705-88国家标准）硬卷皮格式：硬卷皮封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm封底尺寸同封面尺寸封底三边(上下翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌卷脊可根据需要分别设101520mm三种厚度用于成卷装订的卷皮，上下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮软卷皮格式：使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存软卷皮外形尺寸：软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm(供A4型纸用)或260mm×185mm(供16开型纸用)的规格卷盒格式：卷盒外形尺寸采用300mm×220mm，其高度可设置3040或50mm的规格盒盖翻口处中部设置绳带，便于系紧卷盒卷内文件目录格式：目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型(260mm×185mm)或国际标准A4型(297mm×210mm)卷内目录用纸上白边宽20±0.5mm，卷内目录用纸下白边宽15±0.5mm，卷内目录用纸左白边宽25±0.5mm，卷内目录用纸右白边宽15±0.5mm卷内备考表外形尺寸均同卷内目录文书档案案卷格式监制：在卷皮封底下部应印上由×××档案局监制字样三、归档文件整理规则（归档文件整理规则DA/T22-2000，中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准2001-01-01实施）档案盒封面应标明全宗名称档案盒的外形尺寸为310mm×220mm，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm30mm40mm等四、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000，发布时间19920720，公布形式：中华人民共和国国家标准）科技档案卷皮规格和制成材料：卷盒的外表面规格为：305mm×220mm，厚度分别为102030405060mm六种卷夹的外表面规格为：305mm×220mm，厚度为20mm卷皮宜采用牛皮纸板双裱压制，或黄板纸制作，外裱牛皮纸本标准推荐使用无酸卷皮卷内表格的规格和制成材料质量：卷内目录卷内备考表规格为：297mm×210mm或260mm×185mm卷内目录卷内备考表宜采用70g以上白色书写纸制作案卷脊背标签的规格和质量：案卷脊背标签与卷盒的长度和厚度相同，即305mm×10（2030405060）mm案卷脊背标签宜采用150g白色书写纸制作，案卷脊背格式也可以直接印在卷盒脊背上五、工业企业档案案卷格式（DB37/T181-93，发布时间19920720公布形式：山东省地方标准）卷皮可采用硬卷皮软卷皮卷盒卷夹四种形式硬卷皮格式：前封面封底尺寸采用280mm×210mm封底三边要有70mm宽的折叠纸舌脊背厚度尺寸为101520mm三种前封面封底左侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌硬卷皮使用250克牛皮纸制作软卷皮格式：前封面封底尺寸采用270mm×195mm封底翻口处有70mm宽的折叠纸舌软卷皮使用150克牛皮纸制作卷盒格式：卷盒上下表面尺寸采用305mm×220mm厚度尺寸为122030405060mm六种卷盒使用250克牛皮纸双裱压制案卷封面印制在卷皮卷盒的正表面上，尺寸与卷皮卷盒的前封面相同案卷脊背式样及制成材料：硬卷皮卷夹案卷脊背项目印制在卷皮脊背上卷盒案卷脊背规格与卷盒的长度和厚度相同，尺寸为305mm×12（2030405060）mm卷盒脊背使用150克白色书写纸制作卷内文件目录格式：目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型（260mm×185mm）或国际标准A4型（297mm×210mm）卷内文件目录使用70克以上白色书写纸制作软卷皮备考表印制在封三上，其外形尺寸及制成材料均同卷内文件目录六、会计档案案卷格式会计档案案卷格式，包括案卷盒卷内备考表会计档案案卷目录会计档案移交清单会计档案销毁清单格式卷盒外形尺寸：封面尺寸采用230mm×125mm，其厚度可根据需要设置为30mm40mm或50mm 的规格硬卷皮封面和封底其封面和封底采用280mm×210mm的规格报表卷内文件目录备考表格式项目同文书档案卷内文件目录备考表，其纸幅面尺寸采用265mm×190mm的规格脊卷标签同卷盒卷脊标签会计账簿的案卷格式：订本账簿维持原装原封，须在原硬账簿夹封面上加贴规定封面，活页账应加装成册，再加贴规定封面，其纸幅面尺寸采用120mm×80mm的规格卷脊标签同硬卷皮卷脊标签,在离卷脊底边20mm处粘贴会计档案案卷目录形式：会计档案案卷目录封面用纸幅面尺寸用265mm×190mm的规格会计档案案卷目录用纸幅尺寸与会计档案案卷目录封面尺寸相同会计档案移交清单格式：会计档案移交清单用纸幅面尺寸采用265mm×190mm的规格七、DA/T24-2000无酸档案盒卷皮卷盒用纸及纸板无酸档案盒卷皮卷盒用纸及纸板为卷筒纸，卷筒宽度为1600mm或按订货合同；宽度偏差不超过±5mm卷筒直径为850mm±50mm无酸档案卷皮纸卷盒纸的技术指标及试验方法应符合规定外观：纸及纸板表面应平整光洁纤维组织均匀，不允许有褶子裂口洞眼透帘分层起毛等影响使用的纸病挂面的无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板尘埃或斑痕指标应符合规定卷筒两端面应平整，弓形不超过15mm，锯齿形不超过5mm每卷筒断头不允许超过3个，断头处用胶带对接粘牢并做明显标记。
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文书档案案卷格式
1范围
本标准规定了文书档案案卷格式的基本内容，并对其构成和填写方法提出要求。
本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。
2 术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
2.1
文书档案
反映党务、行政管理等活动的档案。
3 案卷卷皮格式
文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。
3.1硬卷皮格式
3.1.1硬卷皮外形尺寸
封面尺寸规格采用310mm×220mm。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。
卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。
用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌（见附录A）。
本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。
3.1.2案卷封面项目
封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。
各项目具体位置、尺寸（见附录B）。
3.1.3封面项目的填写方法
3.1.3.1全宗名称
全宗名称相同于立档单位的名称。
填写全宗名称必须用全称或通用简称。
如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。
不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。
3.1.3.2类目名称
类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。
在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
3.1.3.3案卷题名
案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。
案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。
文字应力求简练、明确。
3.1.3.4时间：卷内文件所属的起止年月。
3.1.3.5保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。
3.1.3.6件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。
3.1.3.7归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。
3.1.3.8档号的编制
封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。
全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。
目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。
案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。
3.1.4卷脊项目
卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号、归档号，其排列格式尺寸（见附录C）。
3.2软卷皮格式
使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。
3.2.1软卷皮外形尺寸
软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为310mm×220mm的规格（见附录D）。
3.2.2软卷皮封面项目
软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。
封面项目尺寸、位置（见附录D）。
3.2.3软卷皮封二项目
软卷皮封二印制项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。
各项目具体位置、尺寸（见附录E）。
软卷皮封二项目的填写方法同4.4卷内文件目录填写方法。
3.2.4软卷皮封三项目
软卷皮封三项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置（见附录J）。
软卷皮封三项目的填写方法同5.3卷内备考表填写方法。
3.3卷盒格式
3.3.1卷盒外形尺寸
采用310mm×220mm(长×宽)，其高度可根据需要分别设置30、40或50mm的规格。
在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒（见附录F 图F.1、图F.2、图F.3）。
3.3.2卷盒封面和卷脊格式
卷盒封面为空白面。
卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。
其中起止卷号填写××-×卷，其余项目的填写方法同硬卷皮革是。
各项目具体位置、尺寸（见附录G）
3.4填写要求
填写案卷封面及卷脊时一律使用碳素墨水或蓝黑墨水字迹材料，字迹要求工整。
4.卷内文件目录格式
4.1目录用纸幅面尺寸
采用国际标准A4型(即长×宽为297mm×210mm)。
4.2页边与文字区尺寸
卷内目录用纸上白边(天头)宽20±0.5mm
卷内目录用纸下白边(地脚)宽15±0.5mm
卷内目录用纸左白边(订口)宽25±0.5mm
卷内目录用纸右白边(翻口)宽15±0.5mm（见附录H）
4.3卷内文件目录项目
包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。
各项目具体位置、尺寸（见附录H）。
4.4卷内文件目录填写方法
4.4.1顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。
4.4.2文号：文件制发机关的发文字号。
4.4.3责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。
机关团体责任者一般要著录全称，在全称字数太多的情况下可以著录统一规范的通用简称，不得著录“本市”“本局”。
个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，并用“（）”表示。
联合行文的责任者，应著录列于首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，被省略的责任者用“［等］”表示，两个责任者之间的间隔用“；”。
4.4.4题名：即文件的标题，一般应照实抄录。
没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号。
4.4.5日期：文件的形成时间。
填写时可省略“年”、“月”、“日”字。
时间以8位数字表示，其中前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月日不足两位的，前面补“0”。
4.4.6页号：卷内文件所在之页的编号。
4.4.7单份装订的案卷应逐件加盖档号章。
档号章的位置在每件文件首页上端空白处，归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见附录I）。
4.4.8备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。
5.卷内备考表格式
5.1卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸
均同卷内目录（见附录J）。
5.2卷内备考表项目
包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。
各项目具体位置、尺寸（见附录J）。
5.3卷内备考表填写方法
5.3.1本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。
5.3.2立卷人：由责任立卷者签名。
5.3.3检查人：由案卷质量审核者签名。
5.3.4立卷时间：立卷完成的日期。
6 案卷各部分的排列格式
6.1使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是：
案卷封面—卷内文件目录—文件—备考表—封底。
6.2使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：软卷封面(含卷内文件目录)—文件—封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒保存。
7.文书档案案卷格式监制
7.1文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。
7.2在卷皮封底的下部应印上“由××档案局监制”的字样。
附录A
（规范性附录） 硬卷皮外形尺寸
220
40
40
220
70±d
70 + d
310
d
d
d
d
单 位：mm 比 例：1:2 d = 10
= 15 = 20
附录B
（规范性附录）
硬卷皮封面项目
2mm
单位：mm
比例：1:2
附录C
（规范性附录）
硬卷皮卷脊项目
2mm
2mm
单位：mm
比例：1:2
d = 10
= 15
= 20
附录D
（规范性附录）
软卷皮封面项目
2mm
单位：mm
比例：1:2
附录E
（规范性附录）
软卷皮封二项目
单位：mm
比例：1:2
附录F （规范性附录）卷盒格式
图F.1 卷盒外形尺寸布绳
布绳
单位：mm
比例：1:2
图F.2 卷盒打开形态
图F.3卷盒关闭形态
附录G
（规范性附录）
卷盒卷脊格式
2mm
单位：mm
比例：1:2
d = 50
= 40
附录H
（规范性附录）
卷内文件目录格式
单位：mm
比例：1:2
附录I
（规范性附录）
档号章格式
注：标有“*”号的为选择项。
单位：mm
比例：1:1
附录J
（规范性附录）
卷内备考表格式
单位：mm
比例：1:2。