办公自动化的发展对文秘工作的影响
论办公自动化的发展对秘书工作的作用及影响
论办公自动化的发展对秘书工作的作用及影响办公自动化，是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各信息，提高办公效率。
它与人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段。
早在20世纪40年代，美国的部分企业就开始使用机器来处理办公业务，当时将这种手段称为办公室自动化。
随着经济和技术，特别是信息技术的飞速发展，办公自动化早就超出了狭窄的办公室范围，迅速渗透到管理的范畴。
人们将其统称为办公自动化（Office Automation,简称OA）。
办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人们的一部分办公业务活动物化到人以外的各种现代的办公设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目的的人机信息处理系统。
在当今世界范围内，秘书已成为最广泛的社会职业之一，我国目前从事秘书职业的人员就大约有2300万人。
传统的秘书概念认为：“秘书”是直接为领导机关、领导者个人处理日常事务，并做好服务的一种有一定职务的职业人员，它是一个行政职位。
秘书工作的指导思想是围绕党的总目标、总任务，做好“三服务”，即为领导服务，为各部门服务，为人民服务。
但随着我国改革开放的变相推动及加入世界贸易组织的客观要求，企业秘书活动、商务秘书活动、涉外秘书活动以及私人秘书活动日益成为秘书活动的重要组成部分。
秘书工作实现办公自动化是新技术发展的必然趋势，也是传统工作方法、手段向科学化、规范化转变，提高工作质量和效率的客观要求。
加强秘书办公自动化建设，对秘书工作产生深刻的影响，实现秘书工作办公自动化势在必行。
〕OA的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。
因此我们日常工作的所有内容都可以归入oa处理的范畴，如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，库存管理，生产计划，器材需求，技术管理，质量管理，成本、财务计算、劳资、人事管理。
办公自动化对秘书工作的影响
办公自动化对秘书工作的影响一、本文概述随着科技的飞速发展和信息技术的广泛应用，办公自动化已经成为现代办公室不可或缺的一部分。
特别是对于秘书工作而言，办公自动化不仅改变了传统的工作方式，还极大地提高了工作效率和质量。
本文旨在探讨办公自动化对秘书工作的影响，分析其在提高秘书工作效率、优化工作流程、增强信息管理能力等方面的积极作用，并展望未来的发展趋势和挑战。
通过对办公自动化在秘书工作中应用的研究，我们期望为秘书从业者提供有益的参考，以更好地适应和利用办公自动化技术，提升个人职业技能和办公效率。
二、办公自动化概述办公自动化（Office Automation，简称OA）是指利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人机信息处理系统。
其目的是尽可能充分利用信息资源，提高劳动生产率，达到管理和决策的科学化，从而为实现管理现代化打下基础。
办公自动化的发展经历了从简单的文字处理、电子表格、电子邮件等基础应用，到复杂的工作流管理、文档管理、知识管理等高级应用的过程。
随着云计算、大数据、人工智能等技术的快速发展，办公自动化正朝着智能化、移动化、平台化的方向发展。
在秘书工作中，办公自动化系统的应用主要包括文档管理、日程安排、会议管理、信息收集和整理、辅助决策等功能。
这些功能的应用，大大提高了秘书工作的效率和质量，使秘书能够更快速、准确地完成各类任务，更好地服务于领导和组织。
办公自动化是现代社会发展的必然趋势，对秘书工作的影响深远而广泛。
秘书应熟练掌握和应用办公自动化技术，不断提升自身的专业素养和工作能力，以适应新时代秘书工作的新要求。
三、秘书工作的基本职责与特点秘书工作，作为一种辅助性的职业，其基本职责和特点在办公自动化的大背景下更显突出。
秘书的基本职责主要包括信息整理、文件处理、日程安排、会议组织、沟通协调等。
在信息爆炸的时代，秘书需要高效、准确地整理、分析和传递信息，确保信息的时效性和准确性。
浅谈办公自动化发展对现代文秘工作的影响
浅谈办公自动化发展对现代文秘工作的影响【摘要】办公自动化发展对现代文秘工作产生了积极影响。
通过提高效率、减少错误、方便快捷、节省成本和加强安全，办公自动化工具已经成为文秘工作的重要助手。
现代文秘工作的特点是需要高效、准确和安全地处理大量文件和信息，而办公自动化工具正好满足了这些要求。
未来，文秘工作将更加依赖于自动化办公工具，提升效率已经成为必然趋势。
了解办公自动化发展背景意义，认识现代文秘工作的特点，以及利用自动化办公工具提升工作效率将是文秘工作者必须具备的能力。
自动化办公工具的发展将为文秘工作带来更多便利和优势，助力文秘工作更加高效地完成工作任务。
【关键词】办公自动化发展、现代文秘工作、效率、错误率、方便快捷、节省成本、安全性、积极影响、必然趋势、自动化办公工具、未来、依赖。
1. 引言1.1 了解办公自动化发展的背景意义随着科技的不断发展，办公自动化在各行各业中得到了广泛的应用。
办公自动化是利用计算机和网络技术，对办公中的各种业务进行自动化处理，大大提高了工作效率和质量。
在现代社会，办公自动化已成为企业的发展趋势，对提升工作效率和降低成本起到了至关重要的作用。
办公自动化可以帮助企业实现信息化管理，提高工作效率和减少人为错误。
自动化办公工具可以将重复繁琐的工作任务交给计算机来完成，节约了人力资源，减少了人为因素引起的错误，提高了工作的准确性和稳定性。
办公自动化可以提升企业的竞争力和核心价值。
通过自动化处理办公事务，企业可以更加高效地运转，迅速应对市场变化，提升自身的竞争力，提供更加优质的服务，赢得客户的信任和支持。
了解办公自动化发展的背景意义对于现代企业的发展至关重要。
只有紧跟科技发展的步伐，积极应用自动化工具，才能在激烈的市场竞争中立于不败之地，实现长久稳定的发展。
办公自动化不仅是企业提高效率和降低成本的有效手段，也是现代管理理念的具体体现。
办公自动化的发展将为企业带来更多的机遇和挑战，值得企业各界人士高度重视和把握。
浅谈办公自动化发展对现代文秘工作的影响
浅谈办公自动化发展对现代文秘工作的影响【摘要】现代社会办公自动化技术的普及对文秘工作产生了深远影响。
本文分析了办公自动化技术对文秘工作流程的改变，包括信息处理、文件管理等方面的革新；探讨了办公自动化对文秘工作效率和质量的提升，减少了人工操作的时间和错误率；讨论了办公自动化对文秘工作方式的转变，由传统手工操作逐渐向数字化、智能化发展；并研究了办公自动化对文秘工作岗位的需求变化，强调了技术能力、创新意识等新要求。
结论总结了办公自动化发展对文秘工作的积极影响，展望了未来办公自动化趋势对文秘工作的可能发展方向。
办公自动化的持续发展将为文秘工作提供更广阔的发展空间，也需要文秘人员不断学习适应新技术，提高自身竞争力。
【关键词】办公自动化、文秘工作、现代、影响、效率、质量、方式、岗位、发展、趋势、展望1. 引言1.1 现代文秘工作的定义现代文秘工作是指负责机构内部文件处理、信息管理、会议安排、行政支持等工作的员工。
随着科技的发展和办公自动化技术的普及，文秘工作已经从过去简单的文字处理、复印、传真等基础工作转变为更加多样化和专业化的工作。
现代文秘工作需要掌握办公软件操作、电子邮件处理、会议组织、文件管理等一系列技能，同时还需要具备较强的沟通能力、计划能力和协调能力。
文秘工作在机构中扮演着重要的支持角色，为机构的运转提供了必要的支持和保障。
随着办公自动化技术的不断普及，现代文秘工作也在发生着深刻的变化。
办公自动化技术为文秘工作提供了更为高效、快捷的工作方式，极大地提升了工作效率和质量。
办公自动化也促使文秘工作向着数字化、智能化发展，使得文秘工作更加符合时代发展的要求。
办公自动化技术的广泛应用，正在深刻影响着现代文秘工作的发展和未来。
1.2 办公自动化技术的普及办公自动化技术的普及，是指随着科技的不断发展，越来越多的办公场所和企业开始采用各种自动化工具和软件来提高工作效率和质量。
办公自动化技术包括但不限于电子表格、文档处理软件、电子邮件、工作流管理系统等，这些工具能够帮助文秘人员更快速、更准确地完成各项工作任务。
办公自动化的发展对文秘工作的影响
办公自动化的发展对文秘工作的影响办公自动化的发展对文秘工作的影响一、引言随着科技的不断发展，办公自动化在企业和机构的日常工作中扮演越来越重要的角色。
办公自动化的技术应用对文秘工作产生了深远的影响。
本文将探讨办公自动化的发展对文秘工作的影响，希望能够为文秘人员提供有价值的参考。
二、办公自动化的概念及发展1、办公自动化的定义1.1 办公自动化是指利用计算机技术和信息技术对办公工作进行自动化处理和管理的方法。
1.2 办公自动化的优势和特点2、办公自动化的发展历程2.1 第一阶段：传统文秘工作时期2.2 第二阶段：电子文档处理时期2.3 第三阶段：基于网络的办公自动化时期2.4 第四阶段：智能办公自动化时期三、办公自动化对文秘工作的影响1、文档处理1.1 电子文档的管理和存储1.2 文档的在线协作和共享2、会议管理2.1 会议日程的安排与通知2.2 会议纪要的撰写和共享3、信息管理3.1 数据的采集与整理3.2 信息的查询和分发4、任务管理4.1 任务的分派与追踪4.2 任务的监督与反馈5、电子邮件和即时通讯5.1 电子邮件的管理和处理5.2 即时通讯工具的使用四、办公自动化对文秘工作的挑战与应对1、技术更新和学习的需求1.1 保持学习和适应新技术的能力1.2 理解并应用新的办公自动化软件和工具2、信息安全与数据保护2.1 加强信息安全意识2.2 做好数据备份和灾备工作3、工作效率的提升与专业能力的提升3.1 利用办公自动化工具提升工作效率3.2 持续提升专业能力，适应新的工作要求五、附件本文档所涉及的附件包括：1、案例分析：办公自动化应用在公司的文秘工作中2、办公自动化软件推荐：常用的办公自动化软件及其功能介绍六、法律名词及注释1、法律名词1：注释12、法律名词2：注释2。
办公自动化发展对现代文秘工作的影响研究
办公自动化发展对现代文秘工作的影响研究【摘要】随着办公自动化技术的不断发展，现代文秘工作也面临着前所未有的变革和挑战。
本文通过对办公自动化发展对现代文秘工作的影响进行研究，旨在探讨办公自动化技术对文秘工作流程的影响、工具在文秘工作中的应用、对工作效率和质量的提升，以及对文秘工作者职业发展的影响。
通过分析研究背景、意义和目的，揭示办公自动化对现代文秘工作的重要性。
结论部分总结了办公自动化对文秘工作的影响并展望未来发展趋势，提出了相关建议。
办公自动化对文秘工作的影响不断深化和拓展，对于提升文秘工作效率和素质具有积极作用，同时也为文秘工作者的职业发展提供了更广阔的空间和机会。
【关键词】办公自动化、文秘工作、影响研究、技术应用、效率提升、质量影响、职业发展、总结、发展趋势、建议与展望1. 引言1.1 研究背景现代社会信息化程度不断提高，办公自动化技术在企业中得到广泛应用，对文秘工作产生了重要影响。
随着办公自动化技术的不断发展和普及，传统文秘工作方式已经不再适应当代办公环境的需求。
文秘工作作为企业管理中的重要组成部分，其工作效率和质量直接关系到企业的运转效率和形象。
研究办公自动化发展对现代文秘工作的影响，对提高文秘工作效率和质量，促进企业管理工作的现代化具有重要意义。
1.2 研究意义办公自动化技术在当代社会的广泛应用和不断发展，对文秘工作也带来了深远的影响。
探究办公自动化发展对现代文秘工作的影响，不仅有助于深入了解文秘工作的变革和发展趋势，也有利于提高文秘工作者的工作效率和质量，促进文秘行业的持续发展和进步。
研究办公自动化发展对现代文秘工作的影响具有重要的理论和实践意义。
1.3 研究目的本研究旨在探讨办公自动化发展对现代文秘工作的影响，并深入分析办公自动化技术在文秘领域的应用情况。
通过研究文秘工作流程中办公自动化工具的运用，探讨办公自动化对文秘工作效率与质量的提升效果。
本研究将重点关注办公自动化对文秘工作者的职业发展和未来发展趋势。
浅谈办公自动化发展对现代文秘工作的影响
浅谈办公自动化发展对现代文秘工作的影响办公自动化是指利用计算机和现代办公设备，通过信息技术手段实现办公活动的自动化。
它通过提供高效、快捷的办公工具和系统，大大提高了办公效率和工作质量。
在办公自动化的发展过程中，现代文秘工作也受到了极大的影响。
首先，办公自动化提高了文秘工作的效率和速度。
过去，文秘工作主要以手工操作为主，需要花费大量的时间和精力完成日常的文书处理和文件管理。
然而，随着办公自动化技术的发展，文秘工作可以利用电子邮件、办公软件、数据库等工具进行快速处理和传递信息。
例如，通过电子邮件可以实时发送和接收文件，大大缩短了文件传递的时间；办公软件如Word和Excel等可以快速编辑和处理文档和数据，提高了文秘工作的效率和准确性。
这些工具的使用使得文秘工作可以更加专注于核心任务，大大提高了工作效率。
其次，办公自动化提升了文秘工作的质量和规范性。
在过去，由于文书管理和文件整理等工作主要依赖人工，并且容易出现疏漏和错误。
然而，办公自动化技术的引入，使得文秘工作可以通过电子化手段实现，可以根据预先设定的规则和模板自动生成和管理文书和文件，极大地减少了错误和不规范的可能性。
例如，通过使用电子文档管理系统，可以实现文档的自动分类、版本控制和权限管理，大大提高了文档的管理效率和准确性；使用办公软件编写文件时，可以通过模板和样式来确保文档的格式和排版规范，提高了文件的质量和规范性。
再次，办公自动化改变了文秘工作的内容和方式。
以前，文秘工作主要集中在文档处理、文件管理和信息协调等方面。
然而，随着信息化和网络化的发展，文秘工作的内容和方式也有了较大的改变。
现代文秘工作更加注重信息处理和决策支持。
例如，通过办公自动化系统可以实时获取各类数据和信息，对信息进行整理和分析，为决策提供依据和参考；通过互联网和社交媒体等工具，可以获取并管理各类外部信息，为公司的战略决策提供支持。
此外，办公自动化还可以实现工作的异地办公和协同办公，使得文秘工作可以跨地域和跨部门进行，扩大了工作的范围和影响力。
文秘专业与办公自动化技术有何联系
文秘专业与办公自动化技术有何联系在当今数字化、信息化高速发展的时代，办公自动化技术已经成为现代办公环境中不可或缺的一部分。
而文秘专业作为与办公工作紧密相关的专业领域，与办公自动化技术之间存在着千丝万缕的联系。
首先，办公自动化技术为文秘专业提供了高效的工具和手段。
在传统的文秘工作中，大量的文件处理、资料整理、信息传递等工作都依赖于人工操作，不仅效率低下，而且容易出现错误。
而办公自动化技术的出现，如文字处理软件、电子表格软件、演示文稿软件等，极大地提高了文秘人员的工作效率。
以文字处理软件为例，文秘人员可以轻松地进行文字录入、排版、修改和校对，大大节省了时间和精力。
电子表格软件则可以帮助文秘人员快速地进行数据的整理、计算和分析，为领导决策提供有力的支持。
演示文稿软件则可以让文秘人员更加生动形象地展示工作成果和方案，提高沟通效果。
其次，办公自动化技术丰富了文秘专业的工作内容和职责。
随着办公自动化技术的不断发展和应用，文秘人员不再仅仅局限于传统的文件处理和日常行政工作，还需要承担起更多与信息技术相关的工作任务。
例如，文秘人员需要熟悉办公自动化系统的操作和维护，能够对系统进行简单的故障排除和优化设置。
同时，文秘人员还需要具备一定的信息安全意识，能够保护企业的机密信息不被泄露。
此外，随着远程办公和移动办公的兴起，文秘人员还需要掌握相关的技术和工具，如视频会议软件、云存储服务等，以保证工作的顺利进行。
再者，办公自动化技术提升了文秘专业的服务质量和水平。
在现代企业中，领导和各部门对文秘工作的要求越来越高，不仅要求工作高效准确，还要求能够提供更加优质的服务。
办公自动化技术为文秘人员提供了实现这一目标的可能。
通过使用电子邮件、即时通讯工具等，文秘人员可以更加及时地与领导和同事进行沟通和协调，提高工作的响应速度。
利用办公自动化系统的流程管理功能，文秘人员可以规范工作流程，提高工作的标准化程度，减少人为因素的干扰，从而提高工作质量。
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论办公自动化的发展对文秘工作中的影响摘要：办公自动化是有效的利用计算机网络功能与现代办公相结合推陈出新的办公方式。
最大程度实现文秘工作的效率化、成本化以及智能化。
但是，在享受一种新型办公方式的同时又会给文秘工作环节带来哪些我们没注意到的正负影响。
本文着力探究办公自动化的发展对秘书工作的正负影响，首先要了解办公自动化以及其特点；在与实际相结合阐述办公自动化的发展给文秘工作带来的冲击。
关键词：办公自动化；文秘工作；正负影响；方法引言随着计算机普及和网络的发展进步,各个领域工作中处理的信息量大增,市场经济正不断向集约化、现代化、网络化迈进,在这种背景下,传统文秘工作因存在许多弊端而无法满足现代办公的需求。
办公自动化作为一种可以有效提高工作效率和质量的科学应运而生，在当今的文秘工作中发挥了巨大作用。
当代秘书工作越来越趋向于办公自动化。
随着信息技术的发展与整个国家经济信息化的深入发展,计算机及网络等现代信息技术越来越广泛地应用于各行各业。
[7]秘书是以收集资料、研究政策、反映情况、提供咨询及草拟文件等方式开展工作的。
办公自动化的出现使秘书工作发生了前所未有的变化。
对文秘工作而言，办公自动化的内涵是办公室文秘人员利用先进的计算机技术、通信技术、信息技术和软科学技术，通过各种办公设备和人机信息系统来完成领导交办的任务和职能部门与教学部门之间的联系工作。
它的实现使高校办公室秘书人员的工作流程规范化、标准化，提高了工作效率，促进管理工作的改革，但同时它的消极影响也值得我们关注。
1.办公自动化基本内容及发展趋势1.1办公自动化基本内容办公自动化（简称OA即Office Automation）是一门综合性技术；它能不断使人们的部分办公业务活动物化与人以外的各种设备，并由这些设备与办公人员构成服务与某种目标的人机信息系统。
（1）[4]文字处理。
包括文件的输入、编辑、修改、合并、生成、存储、打印、复制和印刷等。
通常由文字处理机、智能复印机和电子照排轻印刷设备等来完成这项任务。
（2）文件管理。
包括文件的登记、存档、分类、检索、保密、制表等，一般通过建立公用的或专用的分布式关系数据库系统来实现。
（3）行政管理。
包括图表生成、日程安排、工作计划、人事管理、财务管理和物资管理等，主要依靠计算机的图形系统、数据库和各种应用软件来实现。
（4）信息交流。
OA系统主要是通过电子邮件和电子会议等方式交流信息，已从采用电话网、用户电报网、计算机网发展到采用综合业务数字网。
（5）决策支持。
OA系统可配置决策支持系统(DSS)和群体决策支持系统(GDSS)。
（6）图像处理。
包括用光学字符阅读器直接将印刷体字母和数字输入计算机，用光电扫描仪或数字化仪将图形文字输入计算机。
有的OA系统配置图像处理系统，它具有图像识别、增强、压缩和复原等功能。
因此，办公自动化在现代文秘工作中有密不可分的联系1.2办公自动化发展趋势[9]根据全国办公自动化规划会议的安排，我国办公自动化要分三个阶段进行：第一阶段（准备阶段）：同行试点，探讨我国办公自动化的基本模式；第二阶段（开创模式）：简历一批高水平的办公自动化系统，做好标准化工作；第三阶段（走向成熟阶段）：建立自上而下的办公自动化网络系统。
（1）工作环境网络化。
政府、机关内部、企事业单位等办公室要四通八达，且要与办公设备构成局域网，办公室与世界各地连成广域网，使其成为纵横南北，连贯东西的自动化网络系统，形成一个地球村，共享形形色色的资料信息。
（2）信息载体无纸化。
高新技术应用于办公用品制造，产生大量磁盘、光盘、u盘等新型信息载体，储存量大，轻便小巧，可随意放大缩小，便于阅读和复制，逐步减少或取代办公用纸，实现信息载体无纸化。
（3）办公室无人化。
办公室自动化发展的方向，是尽量用自动化设备取代手工操作。
不仅文件的撰写、印制、储存、检索、收发、传输等，可全部交给办公自动化设备处理，甚至统计、财务、协调管理等工作，都可通过办公自动化系统来调节。
当然，办公室的无人化是未来发展的趋势，现在的办公室只能达到半自动化，在工作实践中逐步实现。
（4）设备机件智能化。
设备智能化实现办公自动化的关键。
设备智能化，是指办公室的机器能模拟人脑思考的功能，安排和处理各种公务活动。
2.办公自动化发展对文秘工作的正面影响不同时代不同统治者都需要通过某种方式让被统治者了解自己想法，逐渐的积累形成文化，一个国家的法律、方针、政策。
工作载体也随之改变，由原来的原始社会的打结记事转变为文字记事，也由原来的甲骨文、竹简、布变为纸张一直到现在的虚拟文字。
办公自动化将繁杂、纠结的事物变得简单，只需手指轻轻一点一切尽在掌控之中，劳动力大大减少，效率提高，操作简单。
2.1提高文秘工作效率[1]文秘工作是以为领导决策及其实施和领导机关工作运转服务为宗旨，通过办文、办会、办事等工作为领导者提供参谋、铺助性服务的活动。
文秘工作的主要内容：撰拟公文、办理公文、办理会务、调查研究、信息工作、督察工作、协调工作、信访工作、公务接洽。
其工作对象具有复杂性和多变性的特点，办公室要收到各种不同的文件，这些文件需要文秘人员及时、准确无误地传给领导批阅，并根据领导指示向下发至各个部门及时落实文件内容或是精神。
在传统的方法中，步骤繁多，一些文件到了领导手中已经过期。
而采用办公自动化，秘书人员可以在扫描上网后，利用特定的办公软件发送给领导。
这样，即使领导离开办公室，也可以在异地对文件进行浏览、批示，不会造成时间的延误，极大地提高了工作效率，同时秘书人员可以对文件进行规范化的管理，方便查阅和最终的电子归档，提高了秘书人员的工作质量。
科学技术的迅速发展为办公管理现代化创造了物质条件，秘书可以借助各种先进的设备和技术（计算机、复印机、传真机、扫描仪、数据传输网络等）开展工作，传统的纸笔起草、修改、抄写、打字、校对、修改等繁琐的过程被键盘操作、屏幕编辑和自动打印等现代化手段取代，拥有这些现代化机器的帮助文秘人员主观能动得到提高，自然工作的效率必然提高。
2.2增加存储优化管理文秘工作是机关工作中各种信息的主要集散地，上下左右，四面八方的信息都在这聚拢，拥有[3]“信息库”和“资料库”的美称。
信息的大量集聚单单靠手工操作，远远无法达到信息的更新速度，而且各类文件的[2]立卷归档，以手工编制检索，步骤繁琐且易丢易出错，查找也不方便。
计算机虚拟内存，其微小的空间能高密度记录数以万计信息，根据你所需信息的关键字轻易检索。
你可以根据自己的需求将不同种类、性质的信息分别放置于相应的硬盘中，优化信息的管理节约时间、空间。
秘书也可以方便快捷地利用这些手段搜索到大量的有效信息,深入开展调查研究,协助做好工作活动中的分析、判断、预测,高节奏、高效率地为领导提供服务,更好地发挥助手作用。
另一方面，档案保管工作强度也将减轻。
档案信息的载体主要是纸张，字迹是采用黑色墨水，但不适的温湿度，光照，灰尘，水，虫，鼠等都会造成档案的损害，纸张都用自己的使用寿命无法满足社会各方面对档案信息长远利益的需要。
电脑中虚拟内存存储量大而且可以使用光盘、硬盘、u盘等移动存储产品导出所需信息放置库房中，存放空间小，保管方便无需繁琐的注意事项，减轻管理强度。
2.3促进办公室改革办公室的改革分为硬件，软件两方面。
硬件是指我们所能看的办公设备，用电脑、键盘、传真机、投影等逐渐取代笔纸以及距离带来的不便。
[8]办公室不在拘泥于狭小的空间，办公自动化支持移动办公和异地办公，让工作人员从桌面解放出来，不受时间和空间的限制；软件则是运用网络和计算机，铺助文秘工作尽善尽美，推进办公室管理的现代化、决策的科学化、和业务的标准化，还能节约纸张节省经费。
实现办公自动化的过程，也就是促进办公室管理工作改革的过程。
实现办公自动化后，可以实现时间管理自动化。
员工的考勤不必要浪费时间签到、点到，利用指模轻轻一点就能清楚了解每天考勤情况，方便管理且不能投机取巧。
电子日程表和电子备忘录可以在两三分钟之内安排好一个会议，还会巧妙地解决同一段时间中多人参加的多种会议，轻易地应对大量会议改期或撤消等情况；能及时地发出信号，提醒人们不要错过会议或迟到；还能科学地调配会议室、交通工具和其他服务设施。
2.4文秘人员素质和思维的转变当前社会最需要的人才是能力型非学习型。
文秘人员做好相应工作，不再是打打电话，抄抄写写就能办到的，智力方面的增多，新增加的内容对文秘人员的综合素质和业务素质有着新的要求。
服务性行业是发展最快也是覆盖地区最广的行业。
随着办公自动化信息技术的发展，文秘人员的服务方式也变得多种多样，本着三服务的精神尽心尽责的服务领导和基层、社会、雇主。
思维方式上，以前秘书工作是消极等待领导的命令，现在网络能畅游世界各地，紧随全球化的步伐，要求文秘人员积极的顺应时局，具备创新思维。
作为组织和领导的参谋智囊，思维创新是提高职业水平的必然选择，也是优化领导决策和科学管理的关键，文秘人员的工作态度要从被动向主动转变，积极、主动、热情的心态面对自己的本职工作，充分发挥主观能动性。
3.办公自动化发展对文秘工作的负面影响办公自动化化的发展对秘书工作无疑是有利的，但是计算机等现代办公技术的普及运用也会给秘书工作带来了一定的负面影响。
办公自动化是一把双刃剑，应该运用哲学的方法看待，既要了解积极的方面又不能忽视消极的方面，充分的利用积极方面，缓解、消除消极方面。
3.1保密程度低办公自动化将现代化办公设备和计算机网络结合起来，具有很高的数据共享性，这给高校的保密工作带来了隐患。
若[6]办公自动化系统在硬件或软件上缺乏保密技术防范或技术防范级别不够高，防范不够严密，就极易造成办公自动化系统被黑客攻击、侵害，导致电子文件中的信息被恶意增删或修改，办公自动化要处理、传递、存储公文等敏感信息和机密数据，一旦泄露可能会造成难以估量的后果。
此外，办公室秘书人员的一些疏忽也会造成泄密。
如，废弃的打印纸和用过的磁盘、U盘等移动存储介质上，可能留有秘密信息资料，却没有妥善处理；在对外交流过程中，向无关者展示不该公开的涉密数据和信息；计算机送去维修、报废时没有及时清除掉硬盘中的涉密数据和信息；公用计算机、复印机等设备不加密码等，都可能造成泄密。
3.2公章使用带来难题办公室每天都有大量的文件、材料需要使用公章，而每个工作单位都制定严格的管理制度来规范公章的使用，不能将公章带离办公室，必须文秘人员亲自盖章，不可由他人代劳，任何人不得私自动用公章，也不得在空白介绍信和空白信纸上盖印。
应用办公自动化后，除了继续在纸质文件上加盖公章外，也有部分文件、材料需要使用电子印章。
而电子印章是通过技术手段实现，因此也就容易通过技术手段被窃取和复制，如何保证公章使用的安全性是技术人员需要攻克的一个难题，能不能像超市的商品一样设置一个条形码，扫描仪一下就能显示代表本单位的工作，保证其安全性。