医疗档案管理制度
医疗档案管理制度范本
医疗档案管理制度范本第一章总则第一条为了加强医疗档案的管理，保障医疗档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《医疗机构管理条例》等法律法规，制定本制度。
第二条医疗档案是医疗机构在医疗活动中形成的、具有保存价值的文字、图表、音像等资料的总称。
医疗档案包括患者病历、医务人员工作记录、医疗机构管理资料等。
第三条医疗机构应当建立医疗档案管理制度，明确医疗档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节的管理职责和程序。
第四条医疗机构应当配备专业的医疗档案管理人员，负责医疗档案的日常管理工作。
第二章医疗档案的收集与整理第五条医疗档案的收集范围包括：（一）患者病历：包括门诊病历、住院病历、手术记录、检查检验报告、治疗记录等；（二）医务人员工作记录：包括诊断、治疗、科研、教学等活动中形成的文字、图表、音像等资料；（三）医疗机构管理资料：包括医疗机构的规章制度、工作计划、工作总结、财务报告等；（四）其他具有保存价值的医疗相关资料。
第六条医疗档案的整理要求：（一）医疗档案应当真实、完整、准确、清晰；（二）医疗档案应当分类明确，编号有序；（三）医疗档案应当采用耐久性好的材料制作，确保档案的安全保存；（四）医疗档案的整理应当符合国家和行业的相关规范和标准。
第三章医疗档案的归档与保管第七条医疗档案的归档时间：（一）患者病历应当在患者出院后及时归档；（二）医务人员工作记录应当在医疗活动结束后及时归档；（三）医疗机构管理资料应当按照年度归档。
第八条医疗档案的保管：（一）医疗档案应当存放在专用档案室或者档案柜中，确保档案的安全、保密；（二）医疗档案的存放环境应当符合防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘等要求；（三）医疗档案的保管人员应当具备专业知识，负责档案的保管、利用和销毁等工作；（四）医疗档案的保管应当建立查阅制度，明确查阅的范围、程序和责任。
第四章医疗档案的利用与销毁第九条医疗档案的利用：（一）医疗档案应当为医疗机构的医疗、教学、科研、管理等活动提供及时、准确、全面的资料支持；（二）医疗档案的利用应当遵循保密原则，保护患者隐私；（三）医疗档案的利用应当遵守国家和行业的相关法规和规定。
医疗档案综合管理制度
医疗档案综合管理制度1. 引言为了加强医疗档案管理，确保医疗档案的真实性、完整性、及时性和保密性，提高医疗服务质量，根据国家有关法律法规，制定本制度。
2. 适用范围本制度适用于本机构内所有医疗档案的管理工作，包括患者病历、病案、检查检验报告、医嘱、处方等。
3. 管理组织3.1 设立医疗档案管理委员会，负责医疗档案管理的组织和监督工作。
3.2 医疗档案管理委员会由医疗、护理、药学、信息等部门负责人组成。
3.3 医疗档案管理委员会设立医疗档案管理员，负责日常医疗档案管理工作。
4. 医疗档案的收集与整理4.1 医疗档案管理员负责医疗档案的收集、整理和归档工作。
4.2 医疗档案应包括患者基本信息、病情描述、诊断、治疗方案、检查检验报告、医嘱、处方等内容。
4.3 医疗档案应按照国家和医院的有关规定进行分类、编号、归档。
5. 医疗档案的存储与保管5.1 医疗档案应存储在安全、干燥、通风、防盗、防虫、防鼠、防高温、防火灾等环境中。
5.2 医疗档案应使用专业的档案柜进行存放，并根据档案的类型和重要性进行分类存放。
5.3 医疗档案管理员应定期对档案进行清理、检查、修复、消毒等工作，确保档案的完好无损。
6. 医疗档案的利用与查询6.1 医疗档案仅供内部查阅，未经许可，不得外借或泄露。
6.2 医疗档案管理员应建立健全档案查阅制度，对查阅人员进行登记，并保留查阅记录。
6.3 医疗档案管理员应按照申请人的要求，及时、准确地提供档案查询服务。
7. 医疗档案的销毁7.1 医疗档案管理员应按照国家和医院的有关规定，对过期、废止的医疗档案进行审查、鉴定、销毁。
7.2 医疗档案销毁应采取可靠的方式，确保档案内容不可恢复。
7.3 医疗档案销毁过程中，应有医疗档案管理员、审计、监察等部门相关人员参与，并做好销毁记录。
8. 医疗档案管理人员的职责8.1 医疗档案管理员应具备专业的档案管理知识和技能，定期接受培训和教育。
8.2 医疗档案管理员应严格遵守国家和医院的有关规定，认真履行职责，确保医疗档案的完整性、及时性和保密性。
医疗档案管理制度
一、总则第一条为加强医疗档案管理，确保医疗档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》、《医疗机构管理条例》等法律法规，结合本医疗机构实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本医疗机构所有医疗档案的管理工作。
第三条医疗档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理：严格执行国家有关档案管理的法律法规，确保医疗档案的合法性、真实性和有效性。
（二）集中统一：医疗档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和连续性。
（三）安全保密：加强医疗档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。
（四）规范有序：建立健全医疗档案管理制度，确保档案管理的规范化、科学化和标准化。
（五）充分利用：充分发挥医疗档案的作用，为医疗、教学、科研、管理提供有效服务。
二、组织机构与职责第四条成立医疗档案管理领导小组，负责医疗档案管理的全面工作。
第五条医疗档案管理领导小组职责：（一）制定和修订医疗档案管理制度，并组织实施。
（二）负责医疗档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
（三）组织对医疗档案管理人员进行培训，提高档案管理水平。
（四）监督检查医疗档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。
第六条医疗档案管理人员职责：（一）严格执行医疗档案管理制度，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。
（二）负责医疗档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
（三）定期对医疗档案进行检查，发现问题和隐患，及时报告并采取措施。
（四）参与医疗档案的鉴定、整理、归档和销毁等工作。
三、档案的收集与整理第七条医疗档案的收集范围：（一）门诊、住院、急诊等医疗活动的病历资料。
（二）医学影像、检验、病理等检查结果。
（三）手术记录、护理记录、治疗记录等医疗文书。
（四）药品、器械、设备等采购、使用、维修等资料。
（五）医疗事故、纠纷、投诉等处理记录。
第八条医疗档案的整理要求：（一）按照档案分类标准，对收集到的医疗档案进行分类整理。
（二）对医疗档案进行编号、登记，确保档案的完整性和可追溯性。
医疗档案保管制度
医疗档案保管制度第一章总则第一条为了规范医院的医疗档案管理工作，保护患者的隐私信息，提高医疗服务的质量和效率，订立本规章制度。
第二条医疗档案是指医院为患者供应医疗服务过程中所产生的相关文书和记录，包含病历、检查结果、诊断报告、治疗方案、手术记录等。
第三条全部医务人员都必需遵守医疗档案保管制度，严格遵从保密原则，依法保护患者的个人隐私。
第二章医疗档案的创建与归档第四条患者在就诊时，医院应当为其建立电子病历，并在纸质病历上做好相应的记录。
第五条医务人员应当依照规定的格式和要求填写病历，确保内容完整、准确，并及时归档。
第六条医疗档案的创建和归档，应当依照病案管理制度和相关法律法规的规定进行。
第七条医疗档案归档后，应当经过严格的质量审查，确保符合相关标准和要求。
第八条电子病历的存储和备份应当采取密钥加密等安全措施，确保数据的完整性和机密性。
第三章医疗档案的保管与查阅第九条医院应当建立健全医疗档案的保管制度，确保档案的安全、完整和易于查阅。
第十条医疗档案应当妥当保管，防止丢失、损毁和窜改，并依照规定的时限保管。
第十一条医疗档案保管区域应当设有相应的安全措施，防止非授权人员进入并取得档案信息。
第十二条医疗档案应当依照患者就诊的先后次序进行归档，确保档案的有序存放和检索。
第十三条医务人员在查阅医疗档案时应当遵守相应的权限和流程，严禁未经授权的查阅行为。
第四章医疗档案的保密与传递第十四条医务人员应当严守医疗档案的保密规定，不得将档案信息泄露给未经授权的人员。
第十五条医务人员在处理病历和其他医疗档案时，应当采取必需的安全措施，防止信息泄露和丢失。
第十六条医疗档案的传递必需经过合法授权，且应当遵从相关的程序和安全要求。
第十七条医院可以依据患者的要求供应病历副本，但副本仅限于医学科研、法律调查、医疗质量评价等合法需要。
第十八条医院应当定期进行医疗档案的备份和存档，确保档案的安全和可靠。
第五章医疗档案管理的监督与评估第十九条医院应当建立健全医疗档案管理的监督机制，加强对医疗档案工作的监督和检查。
医疗卫生材料的档案管理制度(5篇)
医疗卫生材料的档案管理制度一、全院所有医疗卫生材料的档案由设备科统一存档和相关使用科室分级保存管理。
所有档案应指定专人负责，严禁丢失或损毁。
二、设备科在采购时，应首先索取并审查相关合法性证件存档。
存档资料应包括:(一)、生产企业资料:营业执照、生产许可证、各种批文；(二)、经销公司资料:营业执照、经营许可证、经办人身份证复印件、法人授权书、配送货物清单；(三)、产品资料:注册证及生产制造认可表、检验报告、产品合格证、灭菌合格证等相关资料。
三、在验收货物时，库管人员应索取的资料:批检报告、批检合格证、灭菌合格证件等。
收取的资料按月装订成册，自行存档备案。
更新资料时，必须报科长审核认可，交档案员存档。
四、设备科应妥善保管好所有档案资料。
一次性使用卫生材料的资料保存期，按例行规定五年后处理，若继续使用的，则继续存档；Ⅲ类、植入性材料和介入材料的档案按卫生部《医疗器械临床使用安全管理规范(试行)》要求保存。
医疗卫生材料的档案管理制度（2）是指医疗机构对医疗卫生材料的采购、存储、使用、报废等环节进行管理的一套规范和流程。
1. 采购管理: 医疗机构应根据需求确定医疗卫生材料的种类、规格、数量等，并按照规定的采购流程进行采购。
在采购过程中，要求提供供应商的资质和产品合格证明，并签订合同。
2. 入库管理: 医疗卫生材料到达医疗机构后，需要进行入库管理。
入库时，要对材料进行验收和登记，包括检查货物的数量、规格、质量和有效期等信息，并与采购合同进行核对。
3. 存储管理: 医疗卫生材料应按照规定的要求进行分类、整理和存储。
不同类型的材料应分开存放，避免交叉污染和损坏。
同时要注意材料的有效期，及时进行检查和维护。
4. 领用管理: 医疗机构内部人员需要使用医疗卫生材料时，需按程序进行领用。
领用时要核对材料的种类、规格和数量，并在领用单上进行签字确认。
5. 使用管理: 医疗卫生材料在使用过程中要按照规定的方法和操作规程进行使用，确保材料的有效性和安全性。
医疗局档案管理制度
第一章总则第一条为了规范医疗局档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我局实际，制定本制度。
第二条本制度适用于医疗局及其所属单位、部门档案的管理工作。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用；（二）统一领导，分级负责，归档范围明确；（三）科学分类，合理编目，便于检索和利用；（四）严格保密，确保档案信息安全。
第二章档案管理组织与职责第四条医疗局设立档案管理机构，负责全局档案管理工作。
档案管理机构的主要职责：（一）贯彻执行国家档案管理的法律法规和方针政策；（二）制定和组织实施档案管理制度；（三）组织开展档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用等工作；（四）指导、监督、检查全局档案管理工作；（五）负责档案信息化建设。
第五条各单位、部门应设立档案管理员，负责本单位的档案管理工作。
档案管理员的主要职责：（一）负责本单位档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用等工作；（二）按照档案管理制度，对本单位档案进行分类、编目、归档；（三）负责档案的保密工作；（四）定期向上级档案管理机构汇报档案管理工作情况。
第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：（一）医疗政策、法规、规章、规范性文件；（二）医疗业务活动文件；（三）医疗技术文件；（四）医疗设备、药品、耗材等采购文件；（五）医疗财务文件；（六）医疗人事、劳资文件；（七）医疗安全管理文件；（八）其他应当归档的文件。
第七条档案整理要求：（一）按照档案分类、编目、归档等要求，对收集到的档案进行整理；（二）档案分类应按照国家档案分类标准进行；（三）档案编目应采用统一格式，填写完整；（四）档案归档应按照档案分类、编目要求，逐卷（件）归档。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防霉、防尘、防鼠、防光、防盗等；（二）档案柜架应保持整洁、有序；（三）档案应按照分类、编目要求，整齐摆放；（四）档案查阅、借阅应按照规定办理手续。
医院医疗档案管理制度
第一章总则第一条为加强医院医疗档案管理工作，确保医疗档案的完整、准确、安全，提高医疗档案管理水平，依据《中华人民共和国档案法》、《医疗机构管理条例》等法律法规，结合医院实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于医院内所有医疗档案的管理，包括病历、影像、检验、病理、手术记录、医嘱、处方等。
第三条医疗档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家有关法律法规，确保医疗档案的合法性和有效性。
（二）集中管理：医疗档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和安全性。
（三）分级管理：根据档案的重要性、密级和保管期限，实行分级管理。
（四）科学管理：运用现代管理方法，提高医疗档案管理效率。
（五）便民服务：简化档案查询手续，为临床、科研、教学和患者提供优质服务。
第二章管理机构与职责第四条医院设立医疗档案管理办公室，负责全院医疗档案的统一管理工作。
第五条医疗档案管理办公室的主要职责：（一）贯彻执行国家有关医疗档案管理的法律法规和方针政策。
（二）制定医疗档案管理制度和操作规程。
（三）组织、指导、监督全院医疗档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁工作。
（四）负责医疗档案的鉴定、整理、编目、检索和统计工作。
（五）开展医疗档案的宣传教育工作。
（六）处理医疗档案的投诉和纠纷。
第六条各临床、医技科室设立医疗档案管理员，负责本科室医疗档案的日常管理工作。
第七条医疗档案管理员的主要职责：（一）负责本科室医疗档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁工作。
（二）执行医疗档案管理制度和操作规程。
（三）定期向医疗档案管理办公室报告本科室医疗档案管理工作情况。
（四）协助医疗档案管理办公室开展医疗档案的宣传教育工作。
第三章收集与整理第八条医疗档案的收集应做到全面、准确、及时。
第九条医疗档案的收集范围：（一）患者病历、影像、检验、病理、手术记录等。
（二）医嘱、处方、药物过敏史等。
（三）病历讨论、病例分析、病历评审等资料。
（四）医疗事故、医疗纠纷等处理记录。
医院档案管理制度范文（5篇）
医院档案管理制度范文第一章总则第一条为了规范医院档案管理工作，提高医院档案管理水平，保障医学信息的安全性、准确性和完整性，制定本制度。
第二条医院档案管理制度适用于本医院内所有与档案相关的工作人员。
第三条医院档案的管理原则为公开、规范、便捷、安全、完整。
第四条医院档案按照文件属性和保存期限分为：中心档案、科室档案、特殊档案。
第五条医院档案管理机构是医院档案管理委员会，其成员由医院领导和相关部门负责人组成。
负责制定医院档案管理的政策、规定和制度。
第二章中心档案管理第六条中心档案包括医院全院性的文件、文件案卷、职工档案等。
中心档案由医院档案管理机构负责。
第七条中心档案包括纸质档案和电子档案，二者都需要进行及时、完整、准确的归档和维护。
第八条中心档案的归档采取立卷立卡制度，每一个文件案卷均需编制卷内目录，明确文件的内容和保存期限。
第九条中心档案的存放要求：纸质档案应存放在专门的档案柜中，电子档案应存放在服务器和备份服务器中。
第十条中心档案的借阅需填写借阅申请表，并经过上级领导审核批准后方可借阅，借阅期限一般不超过30天。
第十一条中心档案的销毁必须经过医院档案管理委员会的审核并签字同意，同时制定销毁计划和销毁手续。
第十二条中心档案的管理人员应具备档案管理相关知识和技能，并定期进行培训和考核。
第三章科室档案管理第十三条科室档案包括科室的文件、病历、检验报告等。
科室档案由各个科室的档案管理员负责。
第十四条科室档案的归档要求：文件以文件分类号进行归档，每个文件需编制卷内目录，明确文件的内容和保存期限。
第十五条科室档案的存放要求：纸质档案应存放在专门的档案柜中，电子档案应存放在科室电脑和备份服务器中。
第十六条科室档案的借阅需填写借阅申请表，并经过上级科室负责人审核批准后方可借阅，借阅期限一般不超过7天。
第十七条科室档案的销毁必须经过医院档案管理委员会的审核并签字同意，同时制定销毁计划和销毁手续。
第十八条科室档案的管理人员应具备档案管理相关知识和技能，并定期进行培训和考核。
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一、档案保管制度
1、综合档案室负责全院档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。
2、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。
档案排列整齐美观、条理系统，编号科学规范、查找方便。
3、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。
4、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。
二、档案借阅制度
1、凡因机关工作需要，均可查阅与本部门工作有关的档案。
2、为了保证档案的完整与安全，利用者一般应在档案室阅览，少数特殊需要者，经批准可暂时借出使用。
3、借党委会议记录、院长办公会等会议记录、绝密档案材料，有秘密级的上级文
件以及超越原文件规定的阅读范围的档案，应由分管领导审批，必要时报请党委书记或院长审批后，方可借阅，不得摘抄。
4、凡借阅有关人员的处分、处理材料，属于一般干部、职工的，须经院办主任或档案形成部门负责人批准，属科级干部的要经党委书记批准。
5、借阅非公开的科研课题档案，本研究课题人员可直接借阅。
本院其他人员和外单位查阅，须经课题组负责人签署意
见，科研处负责人或档案室负责人同意，必要时报请分管院长审批。
6、查阅和归还档案时，应严格履行签字、登记、注销等手续，档案人员对查阅归还的档案，应仔细清点，核查无误后方可签字注销，如发现有损坏、丢失情况，应立即追究责任。
7、利用者在同一时间内，借出的案卷不宜过多，借出时间一般为一周，如要延长使用时间，需办理续借手续。
8、对档案进行摘录、翻拍和复制，要经过批准，摘录的材料仔细校对，审查后方能带去。
复制品如系秘密材料，应加盖档号章，注明此材料的出处和根据。
9、上级机关和院外有关单位需要借阅档案，须持该单位介绍信，经审批同意方可查阅。
如有特殊原因需要借出者，须经院办公室负责人或院领导批准。
10、档案归还时，工作人员应对案卷的数量和卷内文件情况仔细进行清点，检查无误后方予注销
11、借阅者应承担所借阅档案材料的安全，保密责任；不得撕卷或撕去其中文件；不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、写眉批；不得随意摘抄无关的档案资料；未经同意不得摄制、复制、转借档案材料。
违者则根据有关规定给予当事人严肃处理或经济处罚。
三、档案室安全保密制度
1、档案室是机要部门，非本室人员未经许可不得入内。
2、未经批准，不得将档案带出档案室，档案内容不得私自摘抄、复印和随意传播。
3、经常检查库房和档案的安全，发现问题及时向领导报告，认真处理。
4、档案管理人员要模范遵守党和国家的保密规定，严守机密。
在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。
四、档案的鉴定与销毁制度
1、根据《中华人民共和国档案法》，编制本院各类档案的保管期限表，认真贯彻执行。
2、档案的鉴定工作，由分管院长、办公室主任、档案员和有关人员组成鉴定小组，对保管期限届满的档案，逐卷进行鉴定，对仍有继续保存价值的档案，适当提高档次，继续保存。
确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。
3、经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁清册，经分管领导批准后，方可销毁。
4、销毁档案时，必须由二人以上在指定地点监销，监销人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。
5、销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。
五、档案立卷归档制度
1、凡记录反映本院职能活动情况具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。
2、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按立卷要求整理组卷。
交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。
3、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。
4、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。
禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。
对不符合要求的要返工重制。
5、每年六月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。
六、文书立卷归档暂行规定
1、公文必须实行由文书部门或业务部门立卷的制度，这是提高案卷质量的一个重要措施，文书立卷归档工作，是文书处理工作的重要环节。
立卷归档工作的好坏，直接影响到案卷的质量，文书人员必须认真做好。
2、本院党、政、工团各职能科室均为立卷单位。
3、各立卷单位必须指定专人（兼职）负责本科室的立卷工作，各科室领导要加强对立卷工作的领导，将其纳入本部门工作范围。
4、凡本院在工作活动中形成的，具有保存价值的文件材料，均由立卷单位进行整理、立卷。
各级领导人和承办人员办理
完毕的文件材料，均应及时交有关部门整理立卷，不得私自保存应立卷的文件材料。
立卷人员应及时收集整理，防止文件材料的散失。
如遇到文件材料短缺或承办手续不完备及其他不符合要求等情况，应补办齐全，以保证文件材料准确、完整。
5、各部门立卷归档的文件材料以本部门形成的为主，与本部门工作有直接关系的上下级来文也需立卷，以保证归档材料的齐全、完整。
本院党委和行政形成的文件及上级来文由综合档案室立卷。
6、文书立卷归档的具体要求：
①立卷前把本部门一年内形成的全部文件材料统一收集整理，核对清楚，以保证归档的文件材料齐全、完整。
②立卷归档的文件材料，应保持它们之间的内在联系，区分保存价值，分类整理立卷。
③把文件按年度分开，不同年度的文件，不能混在一起立卷，但一些特殊性文件，分年度时可采取以下做法：前一年形成的本年度工作计划和下一年形成的本年度总结,放在本年度文件内，长远规划放在所针对的开头一年;连续几年的工作总结放在所针对的最后一年；跨年度的文件归于结束之年代。
④把文件按级别分开立卷，但上级对本院的批复、批转和本院对下级的批复、批转文件应在本院卷内，本院的文件材料
在前，上、下级的文件材料在后；其余按上、下级文件分开立卷。
⑤按内容分开立卷，把一个问题或一项工作、一次会议、一个案件所形成的文件材料作为有联系的一个整体立卷。
⑥把文件按永久、长期、短期三种保管期限分开立卷。
⑦卷内文件按一定的规律进行排列。
其目的是保持文件之间的联系，使卷内文件系统化的反映问题。
单一问题的文件按时间顺序排列。
几个问题的文件按问题结合的时间顺序排列。
一份文件正本在前，定稿在后；转发文件在前，来文在后；批复在前，请示在后；有请示虽无正式批复件，但用其他形式答复或有处理结果的，要承办人员或有关人员在请示件上加以注明。
排列完毕的文件材料要拆去金属订物，在右上角用铅笔编写页号，如正反两面都有文字或图表的文件材料，两面都编页号，反面编在左上角。
并填写好卷内目录。
⑧案卷标题要简明确切，正确地反映卷内文件主要内容，各立卷单位负责草拟所立案卷的标题，划定保管期限，由综合档案室统一填写。
⑨各立卷单位应按各类档案的具体要求定期向综合档案室移交。
文书档案在下一年的六月底以前移交完毕，并履行移交手续。
7、为了保证案卷质量，综合档案室负责督促、检查和业务指导，协助各部门做好文书立卷工作。
七、声像档案管理规定
1、凡是反映本院召开重要会议的照片、外事活动的照片、科研成果及开展的新技术新项目照片及DV带，在本事项结束半月内连同底片送交综合档案室统一管理
2、认真进行声像归档交接手续，照片形成单位应对照片附以简要文字说明，包括照片题目及人员排列顺序、时间、地点等。
3、宣传处送交的声像档案由综合档案室进行分类、编号，填写目录，按照片规格大小分别采用“簿、册、袋、盒”相结合，辅以文字说明放置防磁柜进行保存。
4、借阅声像档案应履行借阅手续，声像档案不经允许不得翻拍，更不准涂抹损坏。
档案归还时，档案管理人员要认真检查，发现以上问题，视情节轻重给予经济处罚。
5、声像档案要分级进行管理，对珍贵的历史照片列为重要保护范围，原则上不外借，工作特别需要，需经院办公室主任批准。