单位档案室建设及提升方案(2019年)

2019 档案室建设及提升方案

XXXXXXX公司

XXX单位档案室建设方案

一、项目需求

贵单位现存档案尚未进行集中的规范管理，使得档案查找困难，且有档案资料流失损毁的风险，不能很好地为日常业务提供支撑服务。通过本项目的实施，将为贵单位建立一套标准的档案室体系：

1.建立档案工作组织网络；

2.建立档案管理制度体系；

3.建设满足要求的档案库房。

二、工作内容

1.建立档案工作组织网络和制度体系；

2.提供符合要求的档案管理系统；

3.建设符合要求的标准档案库房；

4.各类公文、业务档案的系统规范整理、著录、扫描。

三、工作目标

根据贵单位要求，档案必须进行规范化整理、安全保管。通过本项目的实施，以满足以下三方面的需求：

1.满足贵单位档案日常保管需求，为档案的长久保存提供保障。

2. 满足各部门在进行业务办理过程中的查询利用需求。

3. 满足贵单位档案管理水平提升需要，为提高档案的管理水平、效率和质量提供保障。

四、档案室建设方案

（一）档案工作组织网络和制度体系

1.建立档案工作组织体系

设置综合档案室，配备专职档管理员，并明确档案工作负责人，档案工作纳入单位年度工作计划，纳入单位及相应人员的业绩考核。

档案室主要职责有：全面负责单位档案工作，制定本单位档案工作制度和规范，并监督、指导、检查执行情况；收集、整理、分类、鉴定、保管、统计本单位所有档案，为业务部门的利用档案提供服务。

2.建立档案工作制度体系

制定完善本单位档案管理制度，形成完善的档案制度体系：

?档案工作管理制度

?档案归档范围及保管期限

?档案分类细则

?文件材料归档细则

?档案库房管理细则

?档案信息保密细则

?档案借阅利用细则

?档案鉴定细则

在日常的档案管理活动中，严格按照制度的要求，做好各项工作的记录，如档案交接登记表，档案利用审批表，档案借阅利用登记表，档案利用效果反馈表，档案统计表等。

（二）档案整理方案

根据档案管理规定，遵循专业档案由业务部门立卷的原则。单位各部门要及时收集本部门产生的档案、移交档案部门归档；档案部门应及时按

照公司档案管理的规章及档案整理标准，有规律、有步骤的对档案进行专业化整理，并进行电脑编目、录入、上架（如条件许可，将整理的档案进行档案数字化扫描），达到档案标准整理规范的要求。

（三）档案室建设

我司将按照档案行业标准，结合贵单位的现状及多年的档案室建设经验，建设满足“八防”条件的标准档案库房（平面布置图见附件1）：

1.档案室分为档案库房、档案阅览室、办公室三个区域，一般不安排在顶楼或楼两侧，远离卫生间、热水房，以满足库房的防盗、防潮功能。

2.配备专门的不锈钢防盗门及指纹密码锁，库房内放置钢制防火档案柜，每一档案柜单独上锁、双重保险，钥匙专人保管，保证档案的安全。

3.配备空调、抽湿机等设备，保证库房的恒温恒湿：温度控制在14℃~24℃，日变化幅度不超过±2℃；湿度控制在45%-60%，且日变化幅度不超过±5%。

4.配备干粉灭火器，以满足消防要求，以备不时之需。

5.选用不锈钢防盗窗，并配备双层遮光、隔热窗帘，防尘、防阳光直射，为档案保管创造良好环境。

6.每一档案柜内放置防虫药（中药），既保证档案免于虫鼠侵害，也最大程度保护库管员的健康。

7.在办公区、阅览区及库房内醒目位置，悬挂档案查阅利用、库房管理等相应制度；不仅如此，还将在阅览区悬挂图文并茂的档案宣传画报，提升单位员工档案意识。

（四）档案管理系统的配置

为满足单位信息化的要求，提升档案利用效率和档案管理水平，将为贵单位选用一套符合要求的档案管理系统及相应的服务器，所有的档案目录数据、电子文件数据上系统，满足单位内部的电子查询、利用需求。

五、项目工期预计

项目工期预计三个月，完成档案库房建设、档案系统选用、档案整理扫描、档案制度体系建立及设施设备采购配备等工作：

六、培训及售后服务

（一）培训

我司将免费为贵单位档案及相关人员提供培训，培训内容：

1.档案系统的操作、日常维护及简单问题处理；

2.档案的收集、整理、著录、扫描、查询等操作；

3.档案实体、档案数据的日常管理；

4.各种硬件设备及工具的使用指导；

5.库房管理注意事项、档案装具、耗材的规范及选用。

6.甲方提出的与本项目直接相关的其他档案业务问题。

（二）售后

我们以“客户第一、服务第一”为宗旨，进行系统的售后服务工作：

1.为甲方提供电话、传真、邮件、qq、上门服务等多种方式技术支持服务，全方位响应客户需求。

2.若咨询电话不能解决问题，将保证2小时内到达客户方现场，现场解决问题。

3.提供一年365天不间断技术支持服务，为甲方提供电话、传真、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求；凡接到客户的报修电话后，2小时内到达现场， 12小时解决问题。

4、三年免费服务期后，我司依然提供专业的售后服务，只收取服务中所用的材料成本费。

七、费用预算

附件：

1.档案库房布置平面示意图

2.档案管理综合提升项目案例

附件1：档案库房布置平面示意图

2.档案管理综合提升项目案例

项目成果展示（1）

项目成果展示（2）