物业档案管理制度
物业档案管理和管理制度
物业档案管理和管理制度一、引言物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类文件、资料进行规范化、系统化的管理工作。
物业管理制度是指为了规范物业管理行为，保障物业管理工作的顺利进行而制定的一系列规章制度。
本文将详细介绍物业档案管理和管理制度的相关内容。
二、物业档案管理1. 档案分类根据物业管理的不同需求，将档案分为基础档案、业务档案和管理档案三类。
基础档案包括物业项目的基本信息、权属证明、建筑图纸等；业务档案包括物业管理合同、租赁合同、维修记录等；管理档案包括物业管理规章制度、会议记录、投诉处理记录等。
2. 档案存储建立统一的档案室，对档案进行分类、编号和归档。
采用电子化管理系统，将档案进行数字化存储，方便检索和管理。
同时，要确保档案的安全性和保密性，设置权限控制，限制档案的访问范围。
3. 档案整理与归档定期对档案进行整理和归档，确保档案的完整性和准确性。
制定档案整理和归档的流程，明确责任人和时间节点。
对于过期或无效的档案，及时进行淘汰和销毁，避免占用空间和资源。
4. 档案检索与利用建立档案检索系统，方便用户查询和利用档案信息。
制定档案借阅和归还的规定，确保档案的安全和完整。
同时，要加强档案利用的宣传和培训，提高员工对档案管理的重视和认识。
三、物业管理制度1. 建立管理制度体系制定物业管理制度体系，包括组织架构、岗位职责、工作流程等。
明确各级管理人员的职责和权限，确保管理工作的顺利进行。
制定制度执行的考核和奖惩机制，激励员工积极履行职责。
2. 物业服务规范制定物业服务规范，明确物业服务的内容和标准。
包括物业维修、保洁、安全等方面的规定。
建立服务投诉处理制度，及时解决业主的投诉和问题，提高物业服务质量。
3. 财务管理制度建立财务管理制度，包括收支管理、资金监管、财务报表等方面的规定。
确保物业费用的合理使用和透明度。
制定财务审计制度，定期对物业财务进行审计，确保财务的准确性和合规性。
4. 安全管理制度制定安全管理制度，包括消防安全、物业安全、人员安全等方面的规定。
物业公司档案管理制度
物业公司档案管理制度第一章总则第一条为规范和加强物业公司档案管理，提高档案管理水平，保证档案的安全性和保密性，制定本制度。
第二条本制度适用于物业公司内各类档案的管理和保管工作。
第三条物业公司的档案管理工作，应当依法、合规、安全、高效，确保档案的真实性、完整性、可靠性。
第四条物业公司应当建立档案管理机构，明确档案管理的责任部门和人员。
第五条物业公司应当加强档案管理制度的宣传和培训，保障全员知晓并严格执行。
第二章档案管理的基本原则第六条档案管理应当遵循以下基本原则：（一）依法合规：遵循相关法律法规和政策规定，合法合规管理档案。
（二）分类处理：按照规定分类建档、存档、归档和销毁档案。
（三）保密安全：严格保护档案的保密性和安全性，防止档案泄露、丢失或损坏。
（四）规范管理：建立规范的档案管理流程和制度，保证档案管理的规范性和可控性。
第七条物业公司的档案管理工作应当由专人负责，设立档案管理员，负责具体档案管理工作。
第八条物业公司的档案管理部门应当建立档案档案目录和档案查询系统，方便档案的检索和利用。
第九条物业公司的档案管理工作应当进行定期检查和评估，确保档案管理工作的质量和效果。
第三章档案管理的具体要求第十条物业公司的档案管理工作应当按照以下要求开展：（一）档案的归档要按照相关规定分类编号、整理、装订、封存。
（二）档案的借阅要按照流程进行申请，接待处确认后方可借阅，借阅归还时须登记。
（三）档案的销毁要按照规定的销毁程序进行，销毁后需做好相应的记录和报告。
（四）重要档案要定期复印或备份，确保重要信息不会遗失。
第十一条物业公司的档案管理部门应当建立定期的档案检查制度，对档案的安全性和完整性进行检查和评估。
第十二条物业公司的档案管理工作应当强化档案保密制度，规范档案的查阅和使用权限。
第十三条物业公司的档案管理工作应当建立健全的档案安全防护措施，确保档案信息的安全性。
第十四条物业公司应当加强对档案管理人员的培训和教育，提高其档案管理水平和意识。
物业公司档案管理制度(六篇)
物业公司档案管理制度(六篇)物业公司档案治理制度篇一加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。
供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。
1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。
1、行政部：1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。
2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的治理。
4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案治理的监视检查。
5、各公司总监/副总1）负责对档案治理监视检查报告的审批。
1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》，每季度向行政部移交。
物业各类档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业管理档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业范围内的各类档案，包括但不限于物业管理档案、业主档案、合同档案、财务档案、维修档案、投诉档案等。
第三条物业管理档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得遗漏或损毁；2. 准确性原则：档案内容应真实、准确，不得伪造、篡改；3. 系统性原则：档案分类科学，便于查询和利用；4. 安全性原则：采取有效措施，确保档案安全。
第二章档案分类与归档第四条物业管理档案分为以下类别：1. 业主档案：包括业主个人信息、入住登记、产权证明、租赁合同等；2. 合同档案：包括物业服务合同、工程承包合同、采购合同等；3. 财务档案：包括财务报表、收付款凭证、发票、税务申报等；4. 维修档案：包括维修记录、维修报告、维修费用等；5. 投诉档案：包括投诉记录、处理结果、反馈意见等；6. 其他档案：包括物业管理规章制度、员工档案、培训资料等。
第五条档案归档应按照以下程序进行：1. 归档前的整理：对档案进行分类、整理、编号，确保档案的整洁和有序；2. 归档申请：档案整理完毕后，填写归档申请表，报档案管理员审核；3. 审核与批准：档案管理员对归档申请进行审核，符合要求后报部门负责人批准；4. 归档：经批准的档案，由档案管理员进行归档，并填写归档登记表；5. 归档后的检查：档案归档后，档案管理员应定期进行检查，确保档案的完整和安全。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵循以下要求：1. 室内环境：档案室应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠；2. 设备配置：档案室应配备必要的档案柜、档案架、灭火器等设备；3. 安全措施：档案室应设置安全门锁，禁止无关人员进入；4. 保密措施：对涉及保密的档案，应采取加密、封存等措施。
第七条档案利用应遵循以下规定：1. 任何人查阅档案，必须填写查阅申请表，经档案管理员审核批准；2. 查阅档案时，应遵守档案室内的各项规章制度，爱护档案，不得擅自涂改、损毁；3. 查阅档案时，应填写查阅记录，包括查阅人、查阅时间、查阅内容等；4. 查阅档案后，应将档案归还原位，确保档案的完整和安全。
物业中心档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业中心档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合物业中心实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于物业中心所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条物业中心档案管理工作遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：物业中心档案由档案管理部门统一管理，确保档案的集中、完整和有序。
（二）依法管理原则：严格按照国家有关档案管理的法律法规，规范档案管理工作。
（三）安全保密原则：加强档案安全防护，确保档案信息不泄露。
（四）利用服务原则：提高档案利用效率，为物业中心各项工作提供有力支持。
第二章档案分类及收集第四条物业中心档案分为以下类别：（一）文书档案：包括物业管理合同、业主大会决议、会议记录、文件材料等。
（二）工程档案：包括建设项目设计、施工、验收、维护等资料。
（三）财务档案：包括财务报表、收支凭证、税费缴纳证明等。
（四）人事档案：包括员工入职、离职、培训、考核等资料。
（五）其他档案：包括荣誉证书、奖惩决定、应急预案等。
第五条档案收集范围：（一）物业管理活动产生的各类文件、资料。
（二）物业设施设备的相关资料。
（三）物业维修、保养、更新等活动的记录。
（四）物业管理服务合同、协议等。
（五）物业中心内部管理规章制度。
第三章档案整理与保管第六条档案整理：（一）按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编目。
（二）编制档案目录，确保档案的有序存放。
（三）对档案进行立卷、装订，确保档案的整洁、美观。
第七条档案保管：（一）档案存放地点应干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗。
（二）档案柜应上锁，未经允许不得随意打开。
（三）定期对档案进行清理、检查，确保档案完好。
（四）对破损、缺失的档案进行修复、补充。
第四章档案利用与销毁第八条档案利用：（一）档案管理部门负责档案的查阅、复制、摘抄等工作。
（二）查阅档案应遵守相关规定，确保档案信息安全。
物业部门档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业部门档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我物业部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我物业部门所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条物业部门档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性、准确性、安全性原则；3. 效率性、实用性原则；4. 依法依规、规范有序原则。
第二章档案分类与归档第四条物业部门档案分为以下类别：1. 产权档案：包括物业项目权属证明、土地使用权证、建筑工程规划许可证等；2. 管理档案：包括物业管理规章制度、业主大会及业主委员会会议记录、物业服务合同、物业维修基金使用记录等；3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、银行对账单等；4. 人事档案：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、奖惩等记录；5. 技术档案：包括物业设备设施维护保养记录、工程图纸、施工验收报告等；6. 安全档案：包括消防安全、治安保卫、安全生产等方面的记录；7. 业主档案：包括业主基本信息、业主大会及业主委员会会议记录、业主投诉处理记录等；8. 其他档案：包括物业部门各类活动记录、宣传资料、客户服务记录等。
第五条档案归档应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行分类；2. 档案编号应当清晰、规范；3. 档案归档应当及时、准确；4. 档案归档前应当进行整理、鉴定、剔除；5. 档案归档应当进行备份，确保档案安全。
第三章档案保管与维护第六条物业部门应当设立档案室，负责档案的保管工作。
第七条档案室应当具备以下条件：1. 满足档案存放要求，具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等设施；2. 设有专职或兼职档案管理人员；3. 档案室环境整洁、安全、便于查找；4. 档案室应当配备档案柜、档案架等设施。
第八条档案保管应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行存放；2. 定期检查档案的保管条件，确保档案安全；3. 对破损、霉变、虫蛀的档案进行修复、消毒；4. 对重要档案进行加密保护；5. 对档案进行定期盘点，确保档案的完整、准确。
物业处档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业处档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业处所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条物业处档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）完整、准确、系统、安全；（四）便于查阅，提高效率。
第二章档案分类与编号第四条物业处档案分为以下类别：（一）综合档案；（二）物业档案；（三）业主档案；（四）合同档案；（五）财务档案；（六）工程档案；（七）人力资源档案；（八）其他档案。
第五条档案编号采用统一编号制度，编号格式为：类别代码+年份+序号。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下原则：（二）全面收集，不遗漏重要档案；（三）及时收集，保证档案的时效性。
第七条档案整理应遵循以下原则：（一）按照档案类别、形成时间、内容等特征进行分类；（二）对档案进行编号、编目、编制目录；（三）对破损、褪色、霉变的档案进行修复和保护；（四）对电子档案进行备份和存储。
第八条档案收集与整理工作由物业处档案管理员负责。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下原则：（一）安全保管，确保档案实体和信息安全；（二）分类存放，便于查阅和利用；（三）定期检查，及时发现和消除安全隐患；（四）维护档案实体，延长档案使用寿命。
第十条档案利用应遵循以下原则：（一）依法利用，确保档案的合法性和真实性；（二）公开利用，提高档案的利用率；（三）保护档案，不得损坏、遗失、篡改档案；（四）保密档案，严格按照国家保密规定进行管理。
第十一条档案利用实行预约制度，需查阅档案的单位和个人应提前向物业处档案管理员预约。
第五章档案鉴定与销毁第十二条档案鉴定应遵循以下原则：（二）全面鉴定，不遗漏重要档案；（三）科学鉴定，保证档案鉴定结果的准确性。
第十三条档案销毁应遵循以下原则：（一）依法销毁，确保档案的合法性；（二）分类销毁，按照档案类别进行销毁；（三）登记销毁，做好档案销毁登记工作。
物业公司小区档案管理制度
第一章总则第一条为加强小区档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业公司所辖小区的档案管理工作。
第三条小区档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）归档及时，整理规范；（四）保密安全，服务高效。
第二章档案分类与归档第四条小区档案分为以下类别：（一）小区基本情况档案：包括小区规划、设计、建设、验收等资料；（二）物业管理档案：包括物业管理规章制度、合同、财务、人力资源、设备设施等资料；（三）业主资料档案：包括业主入住、变更、退房等资料；（四）社区活动档案：包括小区文化活动、志愿服务等资料；（五）应急事件档案：包括小区突发事件、安全隐患排查等资料；（六）其他档案：包括小区荣誉、媒体报道、法规政策等资料。
第五条小区档案归档应按照以下程序进行：（一）档案形成部门或个人在档案形成过程中，应确保档案的完整性、准确性；（二）档案形成后，由档案管理员进行审核、整理、分类；（三）档案整理完毕后，填写《档案归档登记表》，由档案管理员负责归档；（四）档案归档后，由档案管理员填写《档案目录》。
第三章档案保管与利用第六条小区档案保管应遵循以下要求：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；（二）档案柜应上锁，档案管理员负责钥匙保管；（三）档案应按照类别、时间、编号等进行分类存放；（四）档案管理员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。
第七条小区档案利用应遵循以下规定：（一）档案利用者需出示有效证件，填写《档案借阅登记表》；（二）档案利用者应按照档案利用规定，妥善保管档案；（三）档案利用者不得擅自复制、翻印、传播档案内容；（四）档案管理员应根据档案利用者需求，提供便捷的档案查询服务。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵循以下程序：（一）档案管理员根据档案保管期限，提出档案销毁意见；（二）档案销毁意见经公司领导批准后，由档案管理员负责组织实施；（三）档案销毁前，应进行核对，确保销毁档案的准确性；（四）档案销毁后，由档案管理员填写《档案销毁登记表》。
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物业档案管理制度
总则根据物业实际情况制定本办法。
二、档案归档原则按国家档案馆的整理规则，公司归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。
（件：归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件）。
三、档案编号细则
1、档案基本编号由年度编号、一级类目编号、二级类目编号、三级类目编号和流水号共5 部分组成。
2、一级类目是指将公司档案进行第一次分类，比如分为行政、质量、项目、人事、财会、声像、电子、实物共七大类，大类编号用类别档案名称拼音的声母大写组合表示，比如行政档案为XZ人事档案为RS财务档案为CK电子档案为DZ等（详见档案编号图）。
3、二级类目是指在是对一级类目的细分，比如行政档案分为外部文件类、内部文件类，二级类目档案用两位数字表示，比如11.12 ，依次类推不能用带0的编号。
4、三级类目是指最后在二级类档案内部进行的第三次分类，采用顺序号进行编号比如会计凭证类档案分为原始凭证、记账凭证和科目汇总表等小类，小类档案用一到多位数字表示。
4、全宗号：七星海棠项目（LS）；
5、年度编号由年份号和一个“（）”组成，如2010 年的档案的年度编号为“（2010）”。
6、流水号按档案资料形成的规律性从 1 开始编制。
7、将各类编号如下依次排列：全宗号（2010）ZX11- 1-12，则某一档案资料的编号就完成了。
其中，“（2010”为年度编号，“ZX'为一级类目编号，“ 1T二级类目编号，
“1”为三级类目编号，“12”为流水号。
全宗号（七星海棠项目——LS；）
附图：
四、行政类档案内容
1 •公司重要会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、全公司的规章制度）。
2•上级单位发来的与公司有关的文件材料。
3.公司对外的发文与有关单位来往的文书。
4.公司的请示与上级单位的批复。
5.各部门的报告、总结。
6.公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复。
7.公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
8.其它行政类文件材料。
五、人事类档案内容
1 .公司人事档案、任免文件及职工奖励、处罚等文件。
2.公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
3.公司职工培训学习、考核等文件材料。
六、项目档案内容
1、各个项目工程前期介入、工程图纸等文件材料。
2、各个项目创优档案文件。
七、档案收集、归档流程
1、外部来文的收集
办公室接收后，由专人填写收文登记簿，需要办理分文、传递、报送等工作
的，由专人负责办理完毕后，每天下班前，把文件按类别、顺序编号输入电子
《档案清单》表格后将文件原稿收集至文件盒内备查。
2、内部文件的收集
1）各部门需要上报公司存档的文件（主要包括报表、计划、总结、考核表等）资料由办公室专人收集后，每周星期天之前把文件按类别、顺序编号输入电子
《档案清单》表格后将文件原稿收集至文件盒内归卷管理。
2）2）以公司缮印发出的公文（含定稿、打印的正件、附件、批复、请示、转发
文件）一律由办公室专人填写发文登记簿，办理完毕分文、传送、报送等工作后每天下班前，把文件按类别、顺序编号输入电子《档案清单》表格后将文件原
稿、正件收集至文件盒内归卷管理。
3）业主档案（业主信息、装修、投拆记录、登记来访等）由客户服务部负责收集、整理、归卷管理。
4）财会类档案（会计凭证、会计账簿、会计报表等）由财务部负责收集、整理、归卷管理。
5）工程类、技术类档案（包括前期介入资料、竣工图纸、竣工资料等）由工程部负责日常收集、整理、归卷，如属于项目迎优资料的，应移送办公室
进行归卷管理。
七、办公室负责定期检查各部门档案形成情况，指导各部门档案管理人员资料整理、归卷工作。
八、档案归档保存期限
1、永久保存：包括公司章程、股东名册、组织规程及管理制度、实施细则、董事会及股东会纪录、财务报表、不动产所有权证及其他债权凭证资料；工程设计图、其他经核定须永久保存的文书。
2、10年：包括预算、决算书类、会计凭证、项目销售、项目建设管理类档案资料、其他经核定须保存10年的文书。
3、5年：期满或已解除的合同、协议等、其他经核定保存5年的文书。
4、1年：当年使用后无长期保存必要的。
5、财务档案管理期限应符合财政部下发的《企业财务档案管理制度》的规
^定。
6需要长期保存的，由办公室专人负责扫描制作光盘并按类别标明档案编号后留存。
九、档案归档时限要求：
1、归档时间：分上半年和下半年两次归档。
一般为每年12月份和次年的6 月份为公司档案归档时间，办公室应在6月份完成公司上年档案的归卷、清理和登记造册工作。
2、工程类、财会类、业主信息等档案资料，由相关职能部门负责进行日常归卷，
如需移交办公室管理的，应在每年6月前整理完毕统一交办公室归档。
4、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。
凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。
十、密级划分（密级查阅权限参考）
公司文件资料按保密程度分为A（绝密）、B（机密）、C（秘密）、D（普通）。
1.A级文件（绝密）:指最重要的公司秘密，包括：
财务分析报告；对高层管理人员的考核报告、评议等；对薪酬分配方案及所
属文件；
2.B级文件（机密）:指重要的公司文件，包括：
公司注册及相关文件；各种末正式批复或采取的计划、方案；公司尚未公开或不宜公开的来往文书，以及合同、协议文本等；
3.C级文件（秘密），包括：
各种证明材料；如给领导的函件、竣工图、竣工资料等。
4.D级文件（普通）：指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料，
包括：
规章制度；一般业务工作来往文件；各类一般性的请示、通知、会议纪要，简报、情况反映等；行政管理工作的计划、总结、报告；一般性的月、季工作计划与总结报告；有关人员任免、调配、定级等的文件；财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证，其它。
附件JTicrosoft Escel ...
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