管理文秘精讲与实务.pptx
合集下载
管理文秘ppt全套课件
领导风格
民主式、权威式、教练式等领导风格及其适 用场景。
决策能力
科学决策方法，如SWOT分析、PEST分析等 ，提高决策质量和效率。
激励机制与员工关怀策略
激励机制设计
明确奖励标准，物质激励与精神激励相结合，注重员工个人发展。
员工关怀策略
关注员工身心健康，提供良好工作环境，平衡工作与生活，增强员工归属感。
03
对比不同国家、地区文秘工作的异同，提升跨文化沟
通能力。
实战演练与经验分享
文秘工作场景模拟
通过模拟实际文秘工作场景，如会议组织、文 件归档等，提高学员应对实际工作的能力。
高效沟通技巧演示
分享文秘工作中高效沟通技巧，如邮件撰写、 电话接待等，提升学员沟通效率。
时间管理与优先级排序
演示如何进行有效的时间管理和任务排序，提高工作效率。
06
管理文秘未来发展趋势及应对策略
数字化时代下的管理文秘变革
01
信息技术对管理文 秘的影响
大数据、云计算、人工智能等新 技术在管理文秘工作中的应用与 影响。
Байду номын сангаас02
管理文秘数字化转 型的必然趋势
数字化办公、电子化文档管理、 智能化决策支持等趋势。
03
数字化时代下管理 文秘的职能转变
从传统的文秘工作向信息管理、 知识服务、决策支持等方向拓展 。
管理文秘ppt全套课件
• 管理文秘概述 • 管理文秘基础知识 • 管理文秘专业技能提升 • 管理文秘案例分析与实践 • 管理文秘团队建设与领导力培养 • 管理文秘未来发展趋势及应对策略
01
管理文秘概述
管理文秘的定义与角色
定义
管理文秘是指在企业、机构或组织中 ，负责协助管理层进行日常工作、保 障组织高效运行的专业人员。
秘书基础与实务任务课件
会议结束后，负责会议室的清理和设备归 位，同时对会议资料进行归档保存，方便 后续查阅。
03
秘书实务任务与案例分析
接待工作实务
接待准备
在接待之前，秘书需要了解来访 者的身份和需求，为公司领导或 客户提供个性化的接待方案，并
准备好相关资料和礼品。
接待流程
秘书需要在接待过程中协助安排 会议或谈判，并负责接待区域的 布置和清理工作，确保整个接待
秘书基础与实务任务课件为 标题创作一份ppt模版
• 秘书工作概述 • 秘书工作基础知识 • 秘书实务任务与案例分析 • 秘书职业发展与提升
01
秘书工作概述
秘书的定义与角色
定义
秘书是一个组织或机构中的行政人员，负责协助领导完成日常工作和管理工作。
角色
秘书是领导的重要助手，承担着信息传递、文件管理、会议组织、行程安排等 角色，是机构运转的重要枢纽。
秘书的素质与能力要求
素质 高度的责任心和敬业精神；
良好的沟通能力和协调能力；
秘书的素质与能力要求
• 细致、认真、耐心的工作态度。
秘书的素质与能力要求
能力 熟练掌握办公软件和办公设备； 具备较强的文字表达能力和口头表达能力；
秘书的素质与能力要求
具备较强的组织能力和时间管理能力；
具备独立思考和解决问题的能力。
过程的顺利进行。
后续工作
接待结束后，秘书需要及时跟进 并整理相关资料，为公司领导或
客户提供后续的服务和支持。
差旅安排实务
差旅计划 根据公司领导或客户的需求，秘书需要制定详细的差旅计 划，包括交通、住宿、餐饮等方面的安排，并提前了解目 的地的天气和交通状况。
行程调整 在差旅过程中，秘书需要根据实际情况及时调整行程，确 保行程的顺利进行，并在遇到紧急情况时及时处理。
管理文秘全套课件308p 完整版
二、秘书工作的宗旨 秘书工作“三服务”的指导思 想 在1985年1月召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会上
，中办领导同志明确指出：“中央办公厅工作的指导思想是 围绕党的总目标、总任务，做好‘三服务’，即为中央服务 ，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务 。其中直接的主要的是为党中央领导工作服务。” 但随着现 代社会公共管理的发展，“三服务”的指导思想难以涵盖一 切秘书工作，于是秘书工作的宗旨被提了出来。
（不越位）
综合性：协调和处理各种关系，沟通合作 技术性：特定的专业技能、技术知识
四、秘书工作的作用
五、秘书的角色定位
秘书人员常扮演的六种角色
领导者 替身 参 谋 助手
职责 履行人
下 级 角 色
报告人
服务员
事务 执行者
1、角色认知 秘书角色的重要意识 ——心理意识 A、主动工作意识 B、参谋助手意识 C、乐于奉献意识 ——行为意识 A、服从意识 B、服务意识 C、保密意识
（一）服务的直接性
一是秘书工作的内容与领导工作是一致的， 即领导做什么秘书也做什么;
二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直 接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;
三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结 果的成败与领导有直接的关系。
三、秘书的职业特征 （二）服务的稳定性
秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定 性，短至数月，长达几年甚至几十年。同时具备 “业缘关系”与“人情关系”。
举例：秘书的层次 1、从全国来看，秘书所在机关级别的高低：
中央：高级秘书，正部级； 省市：中级秘书，厅局级； 基层；初级秘书，处、科级 但只是相对划分。
2、从所在的部门看，秘书所在机关内部的不同级别：
秘书基础与实务7ppt课件
第七 章 协调关系
协调关系概述
协
调
协调的范围、内容和程序
关
系
协调的原则与方法
协调人际关系
秘书基础与实务
精选ppt
1
协 调 述关 系 概
协调是管理 工作的一项综合 职能，也是领导 工作的重要任务 任务。秘书部门 作为综合办事机 构，辅助领导者 协调各种关系， 已经成为一项重 要的秘书职能。
协调关系的涵义 协调活动的要素 秘书协调的意义
秘书基础与实务
精选ppt
9
协调对象是协调活动的制约要素。它不仅规 定着协调的难易，而且影响着协调的结果。因此 ，熟悉协调对象，并获得协调对象的配合，是协 调活动成功的关键。
秘书基础与实务
精选ppt
10
协 图调
意
即领导者对 协调活动的：
指示 意见 要求 用意
这是秘书协调的主观依据，也是协调能否成功的重 要保证。
秘书基础与实务
精选ppt
5
协
调
素
活 动
的
要
协调活动是 一种复杂的管理 过程，它由诸多 相互联系、相互 作用的要素构成 。秘书协调的要 素有：
协调者 协调对象 协调意图 协调目标 协调环境
秘书基础与实务
精选ppt
6
即协调主体
协 。秘书协调的协
调
调者，就是秘书 人员。由于协调
者 的内容和难易不
同，协调者可以
秘书基础与实务
精选ppt
2
协 调 义关 系 涵
任何管理工作，特别是现代管理工作 ，都需要有效的协调。
前苏联学者阿法纳西耶夫所说：“在 管理中还可以分出一项职能，即把其他一 切职能联合起来的统帅职能”。
协调关系概述
协
调
协调的范围、内容和程序
关
系
协调的原则与方法
协调人际关系
秘书基础与实务
精选ppt
1
协 调 述关 系 概
协调是管理 工作的一项综合 职能，也是领导 工作的重要任务 任务。秘书部门 作为综合办事机 构，辅助领导者 协调各种关系， 已经成为一项重 要的秘书职能。
协调关系的涵义 协调活动的要素 秘书协调的意义
秘书基础与实务
精选ppt
9
协调对象是协调活动的制约要素。它不仅规 定着协调的难易，而且影响着协调的结果。因此 ，熟悉协调对象，并获得协调对象的配合，是协 调活动成功的关键。
秘书基础与实务
精选ppt
10
协 图调
意
即领导者对 协调活动的：
指示 意见 要求 用意
这是秘书协调的主观依据，也是协调能否成功的重 要保证。
秘书基础与实务
精选ppt
5
协
调
素
活 动
的
要
协调活动是 一种复杂的管理 过程，它由诸多 相互联系、相互 作用的要素构成 。秘书协调的要 素有：
协调者 协调对象 协调意图 协调目标 协调环境
秘书基础与实务
精选ppt
6
即协调主体
协 。秘书协调的协
调
调者，就是秘书 人员。由于协调
者 的内容和难易不
同，协调者可以
秘书基础与实务
精选ppt
2
协 调 义关 系 涵
任何管理工作，特别是现代管理工作 ，都需要有效的协调。
前苏联学者阿法纳西耶夫所说：“在 管理中还可以分出一项职能，即把其他一 切职能联合起来的统帅职能”。
文秘管理ppt课件
融资租赁合同 • 借款合同；
区分易混的经济合同
• 融资租赁合同和租赁合同 • 居间合同、行纪合同、委托合同 • 建筑工程合同、加工承揽合同
融资租赁合同
• 是出租人根据承租人对出卖人、租 赁物的选择，向出卖人购买租赁物， 提供给承租人使用，承租人支付租 金的合同。
法律特征
• 租赁标的物由出租人依承担人要求购 买。 出租人必须将承租人购买的物件交付 承租人使用,但不丧失对该物的所有权。 出租人对租赁标的物无瑕疵担保责任。 承租人须向出租人支付约定的租金,其 租金通常高于租赁合同中的租金。 承租人于租赁关系终止后享有选择权。 出租人为专营融资租赁公司,而不是一 般的公民或法人。
行政公文的分类
• 按照行文方向 上行文（报告、请示） 下行文（9种） 平行文（函） • 按照秘密等级 绝密、机密、秘密、普件 • 按照紧急程度：急件、平件
SUCCESS
T眉首
• 文件名称（正中） • 发文字号（文件名称下方） • 秘密等级（右上角） • 紧急程度（右上角） • 文件份数号码（左上角） • 签发人（右下方）
刑事诉讼文书
• 刑事自诉状——刑事上诉状——刑事申诉状 • 公诉书——抗诉书—— • 自诉状与公诉书的区别 1、适用范围不同； 2、诉讼主体不同； 3、提起诉讼程序不同； 4、写作格式有所区别
刑事自诉状适用范围
根据刑事诉讼法170条规定，自诉案件包括以下三类 案件
• 告诉才处理 • 被害人有证据证明的轻微刑事案件 • 被害人有证据证明对被告人侵犯自己人身权利，
融资租赁合同与租赁合同
• 合同的性质不同 • 租赁物不同 • 期限不同 • 承担的责任和义务不同 • 结果不同
居间合同、行纪合同、委托合同
• 同为诺成合同。只要双方当事人就 委托事务达成一致,即成立合同关 系,而不以当事人的实际履行作为 合同成立 。
区分易混的经济合同
• 融资租赁合同和租赁合同 • 居间合同、行纪合同、委托合同 • 建筑工程合同、加工承揽合同
融资租赁合同
• 是出租人根据承租人对出卖人、租 赁物的选择，向出卖人购买租赁物， 提供给承租人使用，承租人支付租 金的合同。
法律特征
• 租赁标的物由出租人依承担人要求购 买。 出租人必须将承租人购买的物件交付 承租人使用,但不丧失对该物的所有权。 出租人对租赁标的物无瑕疵担保责任。 承租人须向出租人支付约定的租金,其 租金通常高于租赁合同中的租金。 承租人于租赁关系终止后享有选择权。 出租人为专营融资租赁公司,而不是一 般的公民或法人。
行政公文的分类
• 按照行文方向 上行文（报告、请示） 下行文（9种） 平行文（函） • 按照秘密等级 绝密、机密、秘密、普件 • 按照紧急程度：急件、平件
SUCCESS
T眉首
• 文件名称（正中） • 发文字号（文件名称下方） • 秘密等级（右上角） • 紧急程度（右上角） • 文件份数号码（左上角） • 签发人（右下方）
刑事诉讼文书
• 刑事自诉状——刑事上诉状——刑事申诉状 • 公诉书——抗诉书—— • 自诉状与公诉书的区别 1、适用范围不同； 2、诉讼主体不同； 3、提起诉讼程序不同； 4、写作格式有所区别
刑事自诉状适用范围
根据刑事诉讼法170条规定，自诉案件包括以下三类 案件
• 告诉才处理 • 被害人有证据证明的轻微刑事案件 • 被害人有证据证明对被告人侵犯自己人身权利，
融资租赁合同与租赁合同
• 合同的性质不同 • 租赁物不同 • 期限不同 • 承担的责任和义务不同 • 结果不同
居间合同、行纪合同、委托合同
• 同为诺成合同。只要双方当事人就 委托事务达成一致,即成立合同关 系,而不以当事人的实际履行作为 合同成立 。
秘书实务之文档管理ppt课件
寒假来临，不少的高中毕业生和大学 在校生 都选择 去打工 。准备 过一个 充实而 有意义 的寒假 。但是 ，目前 社会上 寒假招 工的陷 阱很多
第一节 文档管理概述
二、文档管理工作的内容
文书工作——核心内容是公文办理。 档案工作—— “秘书实务”中的档案工作特 指组织内部档案室的档案管理工作。
寒假来临，不少的高中毕业生和大学 在校生 都选择 去打工 。准备 过一个 充实而 有意义 的寒假 。但是 ，目前 社会上 寒假招 工的陷 阱很多
寒假来临，不少的高中毕业生和大学 在校生 都选择 去打工 。准备 过一个 充实而 有意义 的寒假 。但是 ，目前 社会上 寒假招 工的陷 阱很多
第三节 机关档案管理
三、档案的检索与利用
（二）档案的利用 档案的利用是档案工作的最终目的。 机关档案室提供服务的方式有：档案查阅、
暂时外借、档案证明、档案复制等。
第三节 机关档案管理
二、机关档案管理工作程序
（一）档案的收集 档案的收集是机关档案工作的起点，和文书
立卷工作是互相衔接。
寒假来临，不少的高中毕业生和大学 在校生 都选择 去打工 。准备 过一个 充实而 有意义 的寒假 。但是 ，目前 社会上 寒假招 工的陷 阱很多
第三节 机关档案管理
二、机关档案管理工作程序
•
2、人们走过的每一个足迹，都是自己 生命的 留言； 留给今 天翻过 的日历 ，留给 未来永 久的历 史。
第二节 文书办理与管理
二、收文办理程序 签收、登记、审核、拟办、批办、
承办、催办等。
寒假来临，不少的高中毕业生和大学 在校生 都选择 去打工 。准备 过一个 充实而 有意义 的寒假 。但是 ，目前 社会上 寒假招 工的陷 阱很多
秘书实务第三章 PPT课件
8
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成
3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较 （2）开放式缺点 ❖缺少单独办公的机会 ❖难于集中工作的注意力 ❖办公区域噪音太大 ❖难于保密
9
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成
3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较 （3）封闭式优点 ❖可满足单独办公和无噪音办公环境的理想办公要求 ❖易于集中注意力 ❖保密性强
5）文件架书籍分门别类摆放，桌子上凌乱不代表你
有较高的工作效率。
14
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理
主动清洁、整理本人参与的公用区域 1）经常清理、整理参与使用的复印机、打印机等设备 2）烟灰缸、一次性水杯及时清理，保证第二批客人到 访时，无废弃物，水渍，茶具清洁 3）经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具 4）保证安全通道畅通无阻
10
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成
3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较 （4）封闭式缺点 建筑成本和能源成本高，费用大 办公空间的浪费较大 不易于管理层监督和指导下属 影响了员工之间的交流，使其缺乏了解
11
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成
15
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理
自觉整理上司的办公区域
1）经常清洁、整理上司的办公桌，把文件放整齐，文 件柜、书架、百宝阁和各种陈设要经常清洁，地面和字 纸篓要经常打扫和清倒
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成
3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较 （2）开放式缺点 ❖缺少单独办公的机会 ❖难于集中工作的注意力 ❖办公区域噪音太大 ❖难于保密
9
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成
3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较 （3）封闭式优点 ❖可满足单独办公和无噪音办公环境的理想办公要求 ❖易于集中注意力 ❖保密性强
5）文件架书籍分门别类摆放，桌子上凌乱不代表你
有较高的工作效率。
14
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理
主动清洁、整理本人参与的公用区域 1）经常清理、整理参与使用的复印机、打印机等设备 2）烟灰缸、一次性水杯及时清理，保证第二批客人到 访时，无废弃物，水渍，茶具清洁 3）经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具 4）保证安全通道畅通无阻
10
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成
3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较 （4）封闭式缺点 建筑成本和能源成本高，费用大 办公空间的浪费较大 不易于管理层监督和指导下属 影响了员工之间的交流，使其缺乏了解
11
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成
15
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理
自觉整理上司的办公区域
1）经常清洁、整理上司的办公桌，把文件放整齐，文 件柜、书架、百宝阁和各种陈设要经常清洁，地面和字 纸篓要经常打扫和清倒
秘书学 -学好实务技能.ppt
第二，预订机、车票也有一定的讲究。要根据航班 的具体时间安排领导乘哪班比较合适，而如果是火 车，要尽量做到不换乘，因为在异地换乘很容易换 错。秘书在把日程表交给领导的时候，一定要在日 程表上注明交通工具如飞机起飞、轮船起航的时间， 以防意外发生。秘书在平时就要注意学习预订和购 买车票、机票、船票的办法以及如何兑换外币等， 这样，才能保证工作的顺利进行。
资料组负责各种会议文件的印刷、保管、 发放、回收以及文件的汇集、归档等；组 织组负责与会人员的编组、签到以及代表 选举和代表资格审理等事宜；保卫组负责 会议的安全与保密工作。
❖ 第三，会议文件的准备。会议文件包 括开幕词、闭幕词、工作报告、交流 材料以及领导人讲话等。
❖ 第四，会场布置工作。首先，要确定会 场桌椅的摆放形式，明确划分会场的区 域，落实主席台和其他与会者的座位。 其次，要保证会议室里的照明、通风、 录音、录像、麦克风、空调等设备是否 齐全和有效。最后，可以适当地摆放些 花卉装点会场。
会议通知
会议名称：临时董事会 日期：10月22日 下午2点~5点 地点：远洋天地宾馆五层502会议室 内容：商讨在京津杭设立分公司的事宜 与会者：各部门负责人 联系人：总裁办公室丁聪 电话：87652314转886 截止日期：10月21日
2、做好会议期间的服务工作
❖ 第一，接待与会人员。要事先熟悉有关与 会人员的单位、职位等情况，才能使接待 工作更加顺畅。
1、日程安排内容
领导的出差安排、会议安排、 约会安排等都是要上日程表的内 容，秘书对这些事情要做到心中 有数，才不会在安排的时候出错。 近期计划要尽量做到越细越好， 而中长期的计划只要把重要的事 情不遗漏即可。
2、日程安排的注意事项
第一，事先征得领导的意见。 第二，再次确认，及时提醒。 第三，既要做安排，还要顾体力。 秘书在为领导做安排的时候，一定要考虑劳 逸结合。 第四，做好日程安排的保密工作。 第五，不私自为领导预约。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
无垃圾，无污秽状态； 清洁：维持以上整理、整顿、清扫后的局面，
使工作人员觉得整洁、卫生； 修养：通过进行上述4S的活动，让每个员工都
自觉遵守各项规章制度，养成良好的工 作习惯。
办公室礼仪
一、办公室注意礼仪有哪些？ 2、办公室条约： （1）上班提前到，整理仪容仪表 （2）办公时间慎选话题 （3）承担风险，不推责任（孩子教育，视频） （4）讲效率不干私活（挣回分钱，竞争激励） （5）请示上级不得越级 （6）无论内外讲礼貌用语 （你好，请、谢谢。忌骂人）
高级秘书/助理/文员具备的能力
❖ 沟通能力 ❖ 协调能力 ❖ 组织能力 ❖ 观察能力 ❖ 口头表达能力 ❖ 操作能力 ❖ 领悟能力 ❖ 写作能力 ❖ 编辑校对能力 ❖ 审美能力
交际能力 分析能力 协助决策能力 阅读概况能力
借力能力 应变能力
——视频案例
角色定位与素质
2、角色定位与胜任素质
——我们的职业具有综合性和辅助性特点的职业
2、优秀秘书/行政助理人员的角色定位与胜任素质 ◇ 如何提升秘书/助理人员的素质 ◇ 优秀秘书/助理与一般秘书/助理的差异
1、岗位认知 秘书的职业是具有综合性和辅助性特点的职业
初级秘书 行政助理/文员：协助领导的工作
主要工作如下： 接听电话、上传下达； 使用办公软件:打字、制表、作幻灯； 使用各类办公用具(传真、复印、电脑)； 使用互联网； 管理档案、文件等； 接待； 其它事务性的简单工作；
角色定位与素质
常见的角色错位
1、主观态度上的问题 ——服从和服务意识淡薄 ——没有敬业精神，工作态度不佳 ——保密意识差，导致泄密事件 ——向上错位，擅作主张 2、客观能力上的问题 ——专业技能水平差 ——各类知识较浅薄 ——概念、判断、概括能力差
角色定位与素质
职业的行政文秘必备的职业素质
正 直--坚持既定政策和原则 实事求是 热 情--对人、对事积极、乐观 敬 业--以工作为荣，设定高的工作水准 守 信--不失约、不违约、不食言、不泄密 忠 诚--忠于上级 忠于事业 有 序--利落，有条不斋 高 效--追求效率和效益 可 靠--按约定完成工作，保质、保量、及时 细 心--尽可能的考虑事情周到、细心 悟 性--领悟上级或领导的真实想法 自 信--积极 向上 勤 奋--不断学习 提高能力
承受压力
二、秘书的职业生涯规划
1、什么是职业生涯规划？ 2、为何要进行个人职业生涯规划？ ◇ 分析自我，确立人生的方向 ◇ 准确评价个人特点和强项，发挥个人优势 3、职业生涯规划的简单步骤 ◇ 运用“5W提问”法进行自我分析
运用S.M.A.R.T.原则认识自我
职业生涯规划
制定职业生涯目标的原则
◆走好脚下每一步 ◆从成败中学习 ◆累积人脉
礼仪知识
形象的作用：
个人角度： 1、提供自身修养 2、增加个人魅力，美化自己，美化生活 3、促进社会交往，改善人际关系 4、衡量个人道德水准高低和有无教养的尺度
组织角度： 1、塑造组织形象 2、提高顾客的满意度和美誉度
启示： 礼举止是一个人品德修养的外在体现，不了解你的
人往往会通过你表现的礼貌举止来判断你的人格，礼仪 在人们眼中已成为判断一个人品格优势的标准。
手势
站姿挺拔
仪态礼仪
2、基本商务礼仪
办公室礼仪 接待礼仪 宴请礼仪 位次礼仪
基本商务礼仪
办公室礼仪
办公室礼仪
一、办公室注意礼仪有哪些？
1、环境好：办公室5S ——企业形象
整理：工作现场，区别要与不要的东西，只保 留有用的东西， 撤除不需要的东西；
整顿：把要用的东西，按规定位置摆放整
齐，并做好标识进行管理； 清扫：将不需要的东西清除掉，保持工作现场
S.M.A.R.T.原则
◆明确具体的（Specific） ◆可衡量的（Measurable） ◆可接受的（Acceptable） ◆现实可行的（Realistic） ◆有时间限制的（Timetable）
高瞻远瞩 脚踏实地
职业生涯规划 对个人职业生涯的建议
为成功再添砖加瓦
◆ 。。。。。。下施展才华 ◆ 构筑。。。能力 ◆ 利用公司职业发展的。。。。。。
仪容
作为职业人员，你还有 理由不化妆吗？
☆女性化妆：
——是自尊自爱的表现 是对人尊重的体现
——化妆的注意事项： A、自然 淡妆为宜 B、美化 C、避人
仪表
女人着西装的六不
不乱配鞋
过大或过小
不许不穿
女士着
衬裙 西装的六不
衣扣不到 位
不随意搭配
不内衣外穿
20
仪表
男人着西服的八忌
仪态
坐姿端庄
行姿
蹲姿优雅
中级秘书/助理/文员具备的能力
❖ 沟通及正确处理问题能力 ❖ 协调能力 ❖ 组织能力 ❖ 观察能力 ❖ 口头表达能力 ❖ 操作能力 ❖ 领悟能力 ❖ 写作能力 ❖ 编辑校对能力 ❖ 审美能力
从中级走向高级的 秘诀是什么？
…… ……
主要职责
高级秘书/助理/文员：
管理、参谋、支持上司工作
主要工作如下： 安排、管理上司的工作时间； 沟通协调各种关系 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言要求
三、秘书/助理商务礼仪规范 1、塑造良好的个人职场形象
◇ 仪容、仪表、仪态 ◇ 着装的TOP原则 ◇ “拒绝”着装败笔——着装误区 ◇ 恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人
2、基本商务礼仪 ◇ 办公室礼仪 ◇ 接待、宴请、座次礼仪
1、塑造良好的个人形象
个人形象六要素：
——仪容、仪表： ——仪态： ——表情： ——语言： ——待人接物：
管理文秘
精讲与实训
课程总览
1 2 3 4
第一部分 职业素养篇 第二部分 工作技能篇 第三部分 统筹管理篇
第一部分 职业素养篇
一、秘书/行政助理职业特性与素质要求
1、秘书/行政助理人员的岗位认知 ◇ 初级秘书/助理：事务性文员 ◇ 中级秘书/助理：事务性文员＋协助管理 ◇ 高级秘书/助理：独立管理＋事务处理
初级秘书/行政助理/文员：具备的 能力
观察能力 一定的口头表达能力 操作能力 沟通能力
从初级走向中级的 秘诀是什么？
…… …… ……
主要职责
中级秘书/助理/文员： 分担上司的工作
主要工作如下： 起草公文、文件及其它需要的文字工作； 沟通协调各种关系； 管理上司工作日程； 组织、召集相关的会议； 收集相关信息资料等 ； 公司内、外的简单事务的处理； 语言要求
使工作人员觉得整洁、卫生； 修养：通过进行上述4S的活动，让每个员工都
自觉遵守各项规章制度，养成良好的工 作习惯。
办公室礼仪
一、办公室注意礼仪有哪些？ 2、办公室条约： （1）上班提前到，整理仪容仪表 （2）办公时间慎选话题 （3）承担风险，不推责任（孩子教育，视频） （4）讲效率不干私活（挣回分钱，竞争激励） （5）请示上级不得越级 （6）无论内外讲礼貌用语 （你好，请、谢谢。忌骂人）
高级秘书/助理/文员具备的能力
❖ 沟通能力 ❖ 协调能力 ❖ 组织能力 ❖ 观察能力 ❖ 口头表达能力 ❖ 操作能力 ❖ 领悟能力 ❖ 写作能力 ❖ 编辑校对能力 ❖ 审美能力
交际能力 分析能力 协助决策能力 阅读概况能力
借力能力 应变能力
——视频案例
角色定位与素质
2、角色定位与胜任素质
——我们的职业具有综合性和辅助性特点的职业
2、优秀秘书/行政助理人员的角色定位与胜任素质 ◇ 如何提升秘书/助理人员的素质 ◇ 优秀秘书/助理与一般秘书/助理的差异
1、岗位认知 秘书的职业是具有综合性和辅助性特点的职业
初级秘书 行政助理/文员：协助领导的工作
主要工作如下： 接听电话、上传下达； 使用办公软件:打字、制表、作幻灯； 使用各类办公用具(传真、复印、电脑)； 使用互联网； 管理档案、文件等； 接待； 其它事务性的简单工作；
角色定位与素质
常见的角色错位
1、主观态度上的问题 ——服从和服务意识淡薄 ——没有敬业精神，工作态度不佳 ——保密意识差，导致泄密事件 ——向上错位，擅作主张 2、客观能力上的问题 ——专业技能水平差 ——各类知识较浅薄 ——概念、判断、概括能力差
角色定位与素质
职业的行政文秘必备的职业素质
正 直--坚持既定政策和原则 实事求是 热 情--对人、对事积极、乐观 敬 业--以工作为荣，设定高的工作水准 守 信--不失约、不违约、不食言、不泄密 忠 诚--忠于上级 忠于事业 有 序--利落，有条不斋 高 效--追求效率和效益 可 靠--按约定完成工作，保质、保量、及时 细 心--尽可能的考虑事情周到、细心 悟 性--领悟上级或领导的真实想法 自 信--积极 向上 勤 奋--不断学习 提高能力
承受压力
二、秘书的职业生涯规划
1、什么是职业生涯规划？ 2、为何要进行个人职业生涯规划？ ◇ 分析自我，确立人生的方向 ◇ 准确评价个人特点和强项，发挥个人优势 3、职业生涯规划的简单步骤 ◇ 运用“5W提问”法进行自我分析
运用S.M.A.R.T.原则认识自我
职业生涯规划
制定职业生涯目标的原则
◆走好脚下每一步 ◆从成败中学习 ◆累积人脉
礼仪知识
形象的作用：
个人角度： 1、提供自身修养 2、增加个人魅力，美化自己，美化生活 3、促进社会交往，改善人际关系 4、衡量个人道德水准高低和有无教养的尺度
组织角度： 1、塑造组织形象 2、提高顾客的满意度和美誉度
启示： 礼举止是一个人品德修养的外在体现，不了解你的
人往往会通过你表现的礼貌举止来判断你的人格，礼仪 在人们眼中已成为判断一个人品格优势的标准。
手势
站姿挺拔
仪态礼仪
2、基本商务礼仪
办公室礼仪 接待礼仪 宴请礼仪 位次礼仪
基本商务礼仪
办公室礼仪
办公室礼仪
一、办公室注意礼仪有哪些？
1、环境好：办公室5S ——企业形象
整理：工作现场，区别要与不要的东西，只保 留有用的东西， 撤除不需要的东西；
整顿：把要用的东西，按规定位置摆放整
齐，并做好标识进行管理； 清扫：将不需要的东西清除掉，保持工作现场
S.M.A.R.T.原则
◆明确具体的（Specific） ◆可衡量的（Measurable） ◆可接受的（Acceptable） ◆现实可行的（Realistic） ◆有时间限制的（Timetable）
高瞻远瞩 脚踏实地
职业生涯规划 对个人职业生涯的建议
为成功再添砖加瓦
◆ 。。。。。。下施展才华 ◆ 构筑。。。能力 ◆ 利用公司职业发展的。。。。。。
仪容
作为职业人员，你还有 理由不化妆吗？
☆女性化妆：
——是自尊自爱的表现 是对人尊重的体现
——化妆的注意事项： A、自然 淡妆为宜 B、美化 C、避人
仪表
女人着西装的六不
不乱配鞋
过大或过小
不许不穿
女士着
衬裙 西装的六不
衣扣不到 位
不随意搭配
不内衣外穿
20
仪表
男人着西服的八忌
仪态
坐姿端庄
行姿
蹲姿优雅
中级秘书/助理/文员具备的能力
❖ 沟通及正确处理问题能力 ❖ 协调能力 ❖ 组织能力 ❖ 观察能力 ❖ 口头表达能力 ❖ 操作能力 ❖ 领悟能力 ❖ 写作能力 ❖ 编辑校对能力 ❖ 审美能力
从中级走向高级的 秘诀是什么？
…… ……
主要职责
高级秘书/助理/文员：
管理、参谋、支持上司工作
主要工作如下： 安排、管理上司的工作时间； 沟通协调各种关系 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言要求
三、秘书/助理商务礼仪规范 1、塑造良好的个人职场形象
◇ 仪容、仪表、仪态 ◇ 着装的TOP原则 ◇ “拒绝”着装败笔——着装误区 ◇ 恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人
2、基本商务礼仪 ◇ 办公室礼仪 ◇ 接待、宴请、座次礼仪
1、塑造良好的个人形象
个人形象六要素：
——仪容、仪表： ——仪态： ——表情： ——语言： ——待人接物：
管理文秘
精讲与实训
课程总览
1 2 3 4
第一部分 职业素养篇 第二部分 工作技能篇 第三部分 统筹管理篇
第一部分 职业素养篇
一、秘书/行政助理职业特性与素质要求
1、秘书/行政助理人员的岗位认知 ◇ 初级秘书/助理：事务性文员 ◇ 中级秘书/助理：事务性文员＋协助管理 ◇ 高级秘书/助理：独立管理＋事务处理
初级秘书/行政助理/文员：具备的 能力
观察能力 一定的口头表达能力 操作能力 沟通能力
从初级走向中级的 秘诀是什么？
…… …… ……
主要职责
中级秘书/助理/文员： 分担上司的工作
主要工作如下： 起草公文、文件及其它需要的文字工作； 沟通协调各种关系； 管理上司工作日程； 组织、召集相关的会议； 收集相关信息资料等 ； 公司内、外的简单事务的处理； 语言要求