文书档案的 方法和步骤
文书档案整理的步骤和方法
十·装盒
备考表 盒内文件情况说明： 盒内文件情况说明：
整理人 检查人 年 月 日
黔江区档案局
297mm×210m（长×宽)图F 备考表式样
说明
根据中华人民共和国档案行业标准《归档文 件整理规则》（DA/T22—2000）、《重庆市 机关归档文件整理实施细则》（渝档发 [2009]34号）和《机关文件材料归档范围和 文书档案保管期限规定》（国家档案局令第 8号）规定要求，结合全区实际拟定，仅供 参考。 二0一0年五月一日
黔江区档案局
五·划定保管期限
凡是反映本机关一般工作活动，在30年内对 本机关工作有查考利用价值的档案，列为30 年保管；凡是在10年内对本机关有参考利用 价值的档案，列为10年保管。在某一大类文 件材料中，不一定三种保管期限的文件材料 都有，大多数情况可能有30年、10年两种或 一种保管期限的文件材料。就是说，在划定 保管期限时，根据保管期限表规定，该划定 什么保管期限，就划定什么保管期限，不能 去硬凑三种保管期限。
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六·排列
对划分好大类和保管期限且装订好的文件材料要 进行排列。对同一大类、同一保管期限的文件材 料排列时，应将问题相同或相近的文件材料集中 排放在一起。在排列顺序上，一般是重要程度高 的文件、上级机关的文件排在前面；对同一问题 或同等重要或同一级别的文件材料，应按文号或 文件形成的时间先后顺序排列。在一年内按单位 内部组织机构平时的排列顺序或问题（大类：行 政类、党群类、业务类等）排列成永久、30年和 10年三大部分。将零散文件排列在相应保管期限 最后。
黔江区档案局
五·划定保管期限
根据今后可能产生的不同作用，主要是确定 档案的“生存期”，对文件价值作进一步判 定而制定文件材料保管期限表。将每一个大 类文件材料按保管期限表规定，划定为永久、 30年、10年三种保管期限。凡是反映本机关 主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关 工作、国家建设和历史研究以及在维护国家、 集体和公民权益等方面具有长远利用价值的 档案，列为永久保管；
文书档案整理方法步骤ppt课件
2、办文件、批示件、其他件可以相近问题相对
集中，然后按文件时间的先后顺序或者处理文件的
先后顺序排列。
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第六步 编号（编页）
盖归档章 在文件首页上端的居中位置、或 空白处盖规范的归档章并填写相关 内容。 盖章要清晰端正，填写齐全准确。
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1、编号：根据文件的排列顺 序给文件编制“室编件号”即： 从“1”开始编制流水号。
办公室
永久
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7
直角装订法
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8
7、归档文件目录由7列增加到了9列，并且须横向打 印
归档文件目录
序号
档号
文号 责任者
题名
日期 密级 页数 备注
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9
二、云南省档案局文书档案 整理新思路
文书档案统一分为四大类： 发文件、办文件、批示件和其 他，且保管期限均为永久。
※（2）年度—期限法
2001年：永久（发、办、批、其）+30年 （发、办、批、其）+10年（发、办、批、其）；
2002年：永久+30年+10年；
2003年：永久+30年+10年；
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……
1、收集
归 2、鉴定
档
文 件
3、装 订
整
理
步 4、分类
骤
5、排列
齐全完整：平时收 集、年终收集、帐 外文件收集
电报、有编号的简报、信息等）形
成的材料。其正本文件+发文审批单
+文稿+附件（如：拟办意见、依据
材料、背景材料、有关材料等）为
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案管理归档整理是确保文书档案能够有序、高效地保存和检索的关键环节。
下
面是一些操作方法和技巧：
1. 建立分类系统：根据文书档案的性质、用途和关联性，建立一个清晰的分类系统。
可以根据部门、日期、主题等来进行分类。
2. 标签和标记：使用标签和标记来标识文书档案的重要信息，如文件类型、日期、文
件编号等。
这样可以方便快速地找到需要的文书档案。
3. 统一命名规则：制定一个统一的命名规则，使每个文书档案都有一个清晰易懂的文
件名。
可以包括日期、文件编号、主题等信息。
4. 文件整理：定期对文件进行整理，将过期或不再需要的文件进行归档或销毁。
同时，及时更新文件夹或盒子上的标签和标记。
5. 电子归档管理：对于电子文书档案，也要进行归档管理。
可以建立一个统一的文件
夹结构，将不同类型的电子文书档案分类存放。
6. 保护措施：对于重要的文书档案，要采取适当的保护措施，如备份、加密等。
同时，要定期检查文书档案的完整性和安全性。
7. 培训和沟通：为所有相关人员提供培训，确保他们理解和遵守文书档案管理的规定
和流程。
同时，加强沟通，及时解决问题和分享管理经验。
8. 持续改进：根据实际情况，不断总结经验并进行改进。
定期评估文书档案管理的效果，并根据评估结果进行优化和改进。
以上是文书档案管理归档整理的一些常用方法和技巧，可以根据具体情况进行调整和应用。
最重要的是要保持一贯的规范性和可持续性，确保文书档案管理的高效和可靠性。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案管理归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进展装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原那么：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联络，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的详细操作方法〔一〕搜集搜集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料搜集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完好、内容真实准确〔二〕确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进展文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”确实定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
详细情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单〔办文单〕为一件；10、来文与复文〔指请示与批复、报告与批示、函与复函〕为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册〔本〕为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位〔如部门或时间等〕组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，假设单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成假设干件；〔三〕件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进展字迹加固处理。
2024年浅析文书档案的整理与保管方法
2024年浅析文书档案的整理与保管方法随着社会的快速发展和信息技术的不断进步，文书档案的管理与利用成为机关、企事业单位日常工作中不可或缺的一部分。
文书档案不仅记录了组织的发展历程，也是各项工作顺利开展的重要依据。
因此，对文书档案进行科学合理的整理与保管，具有十分重要的意义。
一、文书档案整理的基本要求文书档案的整理，是对档案进行分类、编目、排列和组合的过程，旨在确保档案信息的清晰、完整和易于查找。
在整理过程中，应遵循以下基本要求：系统性：档案整理应遵循一定的系统原则，将不同类型、不同载体的档案材料按照一定的逻辑关系进行组织，形成一个完整的档案体系。
规范性：档案整理应遵循相关法规和标准，确保档案分类、编目、排列等工作的规范性和一致性。
便于利用：档案整理应充分考虑用户的利用需求，确保档案能够快速、准确地被检索和利用。
二、文书档案整理的具体步骤文书档案的整理工作一般包括以下几个步骤：收集：收集是档案整理的第一步，要确保所有相关的文书材料都被完整收集，包括文件、信函、报告、会议纪要等。
分类：根据档案的内容和性质，将其分为不同的类别，如按年度、按部门、按项目等分类。
编目：为每个档案编制详细的目录，包括档案的名称、作者、日期、页数等信息，便于后续的检索和利用。
排列与编号：按照一定的顺序将档案进行排列，并为每份档案编制唯一的编号，确保档案的唯一性和可追溯性。
装订与装盒：将整理好的档案按照一定的方式进行装订和装盒，确保档案的完整性和安全性。
三、文书档案保管的方法与措施文书档案的保管是确保档案长期保存和有效利用的关键环节。
在保管过程中，应采取以下措施：建立档案保管制度：制定档案保管的相关制度，明确档案保管的责任、流程和要求，确保档案保管工作的规范性和有效性。
加强档案设施建设：投入必要的资金和设备，建设符合要求的档案库房和保管设施，确保档案的安全存放。
做好档案防火、防盗、防潮、防尘等工作：定期对档案库房进行检查和维护，确保档案库房的安全和整洁。
文书档案整理的步骤(新)
港口区文书档案整理步骤和方法本标准规定了文书档案整理的步骤和方法，适用于我区各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会团体。
一、文书档案整理的步骤1、收集---2、分年度---3、确定归档范围----4、分类（归档方法）----5 、立卷（整理成件）---6、分保管期限---7、文件排列---8、装订---9、编号---10、数页码---11、装盒---12、编目---13、放置备考表---14、上架。
二、文书档案整理的具体方法1、收集。
文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。
第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，通常又叫收文。
第二类：对外文件，指的是本机关(或本部门)对外发出的文件，通常又叫发文。
第三类：内部文件，指的是本机关拟制的，并且是在本机关内部使用的文件。
如：“白头文件”：（1）、会议文件，包括本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。
（2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。
（3）、合同、协议、出版物原稿（附原本）（4）、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。
（5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)（6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。
2、分年度。
按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。
3、确定归档范围。
（1）、文件材料归档范围（2）、不归档的文件材料的范围不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。
文书档案整理归档流程与方法
文书档案整理归档流程与方法文书档案整理归档流程与方法1. 为何需要文书档案整理归档流程•提高工作效率：通过有序的整理和归档，可以快速准确地找到所需文书档案，节省时间和精力。
•保护信息安全：妥善的整理归档可以降低文书档案的遗失风险，并保护重要信息的安全性。
•便于知识共享：整理归档过程中的分类和标签化，有助于知识和经验的共享和传承。
2. 文书档案整理归档流程收集与筛选•收集文书档案：将需要整理归档的文书档案分门别类，包括报告、合同、备忘录等。
可以通过电子邮件、共享文件夹等方式进行收集。
•筛选并评估文书档案：根据文件的重要性和紧急程度，对收集到的文书档案进行筛选和评估，确定是否需要进行整理归档。
分类与标记•分类：按照文件的性质和用途，将文书档案进行分类，例如分为合同类、报告类、会议纪要类等，方便后续查找和归档。
•标记：为每个文书档案添加标签或关键词，便于快速查找和检索。
可以采用统一的标签规范，或者根据具体内容进行个性化的标记。
编目与整理•编目：为每个文书档案编写简要的目录或索引，包括文件名、摘要、分类等信息，方便查阅和管理。
•整理：根据分类和标记，将文书档案整理归档到相应的文件夹或数据库中，可采用数字化管理工具，或者传统的文件柜和标签方式。
存储与备份•存储：选择合适的存储介质和设备，如云存储、硬盘、U盘等，将整理归档的文书档案妥善保存。
同时，设定规范的存储路径和文件命名规则。
•备份：定期备份文书档案，以防止意外丢失或损坏。
可以设置自动备份系统，或者手动进行定期的外部备份。
3. 文书档案整理归档方法数字化管理•借助专业的文档管理软件，对文书档案进行数字化管理和归档。
可以设置权限和版本控制，方便多人协同操作和查阅。
文件柜式管理•使用传统的文件柜和文件夹，将文书档案按照分类和标记的方式整理归档，可以采用颜色标签或字母编号等方法。
分区式管理•将文书档案按照不同部门、项目或时间段进行分区管理，方便查找和归档。
可以使用专门的文件夹或标签来划定不同区域。
文书档案整理程序及方法
文书档案整理程序及方法档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。
借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。
档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作。
档案事业是党和国家事业发展一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。
文书档案应以年度整理，其程序: 1、收集；2、区分年度；3、清理归档文件；4、分类；5调整各问题类别文件的顺序；6、组卷；7、卷内文件排列；8、编页号；9、填写（打印）卷内文件目录；10、装订；11、拟写案卷标题，填写案卷封面；12、填写案卷卷脊；13、案卷排列与编号；14、编制案卷目录。
其方法:1、收集：将本机关的所有待整理的文件材料全部收集集中，一定要做到齐全完整不遗漏。
这是保证立卷质量的前提。
2、区分年度：就是将所有文件按年度区分开来。
3、清理归档文件：按本机关立卷归档范围和保管期限表将各年度的文件进行清理，剔除不需立卷归档的文件材料，将需要立卷归档的文件材料留下。
被剔除的文件材料的处理办法有两种：一是将重复文件组成多套，将不需归档的文件列为资料；二是将应清退的文件退回，将应销毁的销毁或交换。
4、分类：将各个年度的文件材料进行分类，就是将不同问题的文件材料分门别类，将问题相同的文件材料分门别归类进行集中。
分类方法有多种，常用的是年度分类法、问题分类法和保管期限分类法。
年度分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同年度的文件分开。
问题分类法就是按照档案所记录的主题内容对档案分门别类。
保管期限分类法就是按照档案的保管年限区分开。
5、调整各问题类别文件的顺序：一般是：先上级后本级再下级，时间早在先晚在后，批复在前请示在后，正本在前底稿副本在后。
6、组卷：即组成案卷。
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复式分类法
2、年度—问题—保管期限分类法
2009年：党群类……永久、30年、10年
业务类……永久、30年、10年
行政类……永久、30年、10年
2010年：党群类……永久、30年、10年
业务类……永久、30年、10年
行政类……永久、30年、10年
2011年：……
复式分类法
3、保管期限—年度—问题分类法
永久：2009年……党群类、业务类、行政类
2010年……党群类、业务类、行政类
2011年……
30年：2009年……党群类、业务类、行政类
2010年……党群类、业务类、行政类
2011年……
10年：2009年……党群类、业务类、行政类
2010年……党群类、业务类、行政类
2011年……
复式分类法
4、保管期限—年度—机构分类法
2010年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年
2011年：……
复式分类法
年度—机构—保管期限分类法永久30年10年
2009年：办公室…… 1-10 11-20 21-30业务处……31-40 41-50 51-60指导处……同上
2010年：办公室……业务处……同上排列指导处……
案卷目录建议以Excel横版格式制表。
见图示
十一、档案装盒
1.将档案按室编卷号顺序装入档案盒。
2.档案盒盒脊设置全宗号、目录号、年度、起止卷号等项目，需用红色印章标明。
3.装盒应松紧适度
第三部分
文书档案的整理方法和步骤
文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法
立卷整理的方法和步骤
一、确定分类方案
分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。
根据本单位的实际情况，设置分类方案。
复式分类法
1、年度—机构—保管期限分类法
2009年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年
复制字迹模糊或易褪变的文件
超大纸张折叠
去除易锈蚀的金属物(见图示)
五、编页
编页
（1）归档文件中有图文的页面为一页，页码用铅笔编写。
（2）页码用阿拉伯数字，每卷从“1”开始流水编制。
（3）文件正面页码编写在右下角，文件反面页码编写在左下角。见图示
（4）案卷中如有领导批示的便条，便条上端应粘贴在卷页中，并需另编页码。见图示
永久：2009年办公室、业务处、指导处……
2010年办公室、业务处、指导处……
2011年……
30年：2009年办公室、业务处、指导处……
2010年办公室、业务处、指导处……
2011年……
10年：2009年办公室、业务处、指导处……
2010年办公室、业务处、指导处……
2011年……
保管期限—年度—机构分类法
案卷目录的重要作用
第一，固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序，最后完成档案整理工作；
第二，概括地介绍全宗内案卷的内容和成分，是查找和利用档案最基本的检索工具，也是编制其他检索工具的基础；
第三，它是档案登记的基本形式也是统计和检查档案的重要依据。
案卷目录格式：卷号、题名、日期、页数、保管期限、部门、备注项目。
（5）文书档案内与文件密切联系且不易装订的票证、照片、贺卡等特殊相关材料，应装入信封后与其他文件装订在一起，在信封上标注内容、数量和页号。
（图示）
填写卷内文件目录
卷内文件目录放在卷首，填写时应使用墨汁、蓝黑墨水或碳素墨水。
六、编制案卷封皮和备考表
案卷封皮：
立档单位名称
机构（部门）名称
题名
文件形成时间
保管期限
卷内件数、页数
案卷顺序号
如何正确拟写案卷题名
题名
文件标题。是表达档案中心内容、形式特征的名称，一个完整的题名应由责任者、受文者、事由、文种、时间、地点组成，统称六要素。一份文件的标题可以由责任者、事由、文种组成。
一般情况下，文件的题名只有一个，填写题名项时应照实抄录。
有的文件还有副题名和并列题名，副题名即文件标题中破折号或冒号后面的部分，是对正题名进行解释说明，在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。
管。
立卷方法：
按公文的主要特征组卷：
问题、时间、责任者、名称
按公文类型组卷
会议、பைடு நூலகம்件、信访、简报
避免出现以下情况：
归档的文件不齐全完整
归档过细、重复归档
杂卷
卷内文件排列：
卷内文件要求排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。卷内文件可按问题、文件的重要程度、时间等方法排列。
无论采用那种方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序为：发文稿纸（文件批办单）、正文、附件、定稿、草稿。即：
页面过满时，则需在页面左侧贴上纸条以增加装订线。见图式
八、案卷排列
案卷的排列
对这些整理完毕的档案实体进行系统的排列，确定在本部门内案卷的前后顺序和排放的位置，保持案卷与案卷之间的联系。
一般来讲按照问题的重要程度排列，相同问题的案卷排在一起。
保管期限—年度—机构分类法
十、编制案卷目录
编制案卷目录
是案卷的名册，是着录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。
题名案例分析（一）
没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的，应根据文件的内容重新拟写或补充标题。
没有题名的，如信。见图示
虽有题名但无实质内容的如通知、函等。见图示
题名案例分析（二）
批办单上的内容视重要程度加以反映，一般在批办单上会有领导的批示，标题中尽量把它揭示出来。
对于文件的不同稿本要揭示，如：草稿、定稿等最好在题名内加以标注。
正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，复印件在后；
转发文在前，被转发文在后，批复在前，请示在后；
有文件处理单的，放在最前面；
方针政策性公文在前、业务性公文在后；
上级机关公文在前、本机关和下级机关公文在后；
案件的结论及判决性公文在前、依据性材料在后等。
四、文件修整
修裱破损文件
不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，归类准确。
二、鉴定
确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料
确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年
三、立卷及卷内文件排列
根据一定的主题等内部特征和外部特
征把具有密切联系的若干文件组合成一个案
卷，立卷的原则就是便于查找、利用和保
若文件中附有照片也要在题名项中加以说明。
两份或两份以上文件组合在一起，在拟写题目时需要将两份文件的内容分别揭示出来。见图式
卷内备考表
卷内备考表放在案卷最后，用以登记卷内文件的基本状况，监督和保护文件，并便于管理人员和利用者
了解案卷的有关情况。
七、案卷装订
归档文件材料整理完毕后，需要使用符合档案保护要求的装订材料加以装订，可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。