【表格】大型活动时间筹备表
展会准备工作时间表-表格版
*展位申请面积可能与分配面积不一致，以实际分配为准
*展位有限，不保证所有申请企业都能分配到展位
开展前3-6个月
展位分配
收到主办分配的展位后，陆续发送展位提案及展位位置图给企业
*分配顺序：已付定金老展商——已付定金新展商—已交报名表老展商——已交报名表新展商——（如此区域有空余展位）意向展商
开展前1-2个月
团组确认
确认随团人员最终名单和特殊行程，确认酒店房间数量，机票出票
开展前1-2个月
进馆证
企业提交进馆证申请，并按照进馆证办理流程进行提交材料
开展前7-30天
出团准备
发出团通知，准备出团用品和文件
开展期间
领队工作
做好展会期间服务工作
展会结束后1-2周
展后工作
开具发票和补贴材料
展会准备工作时间表
开始时间及截止日
关键词
工作内容（根据实际情况安排）
备注
上届展会结束后
展会筹备
与主办方确认好下届展会时间、地点、价格、展位图，更新招展函
确认好展期、全程的行程
预留机票
预留酒店
进行项目推广，如联系地方商务局、开推广会等
开展前3-6个月
展位报名
通过多种渠道联系企业，推荐展会
所有企业均可以在此期间提交报名资料，逾期或进入候补名单
开展前2-4个月
运输
确认承运公司后，发送运输资料给企业
统计需要运输的企业，发送名单给运输公司
* 具体截止日以运输公司最终文件为准
开展前3个月
邀请函
企业提交邀请函申请，并按照邀请函办理流程进行提交材料
开展前2-3个月
特装搭建
活动筹备时间节点流程表格
活动现场负责人
活动开始前 30 分钟
确认嘉宾和参与者到场情况，并进行最后一次 彩排
活动现场负责人
Hale Waihona Puke 活动开始前 15 分钟引导嘉宾和参与者入场，并安排座位
活动现场负责人
活动开始前 5 分钟
播放开场音乐或视频，宣布活动正式开始
活动主持人
活动期间
按流程进行各项活动，确保现场秩序和安全
活动现场负责人和 工作人员
活动结束前 10 分钟
播放结束音乐或视频，宣布活动圆满结束，感 谢嘉宾和参与者的参与
活动主持人
活动结束后 1 清理场地，整理设备和物资，确保场地恢复原 活动现场负责人和
小时
状
工作人员
请注意，这只是一个示例表格，您可以根据您的具体需求进行调整和修改。在筹备活动 时，确保每个时间节点都有明确的负责人和任务内容，以便及时跟进和解决问题。
活动筹备时间节点流程表格
以下是一个活动筹备时间节点流程表格的示例：
时间节点
任务内容
负责人
1 周前
确定活动主题、目的和预算
活动策划团队
3 天前
确定活动场地、设备和物资需求
活动策划团队
2 天前
制定活动流程和时间表
活动策划团队
1 天前
邀请嘉宾和参与者，并确认参加人数
活动策划团队
活动前 1 小时
检查场地布置、设备调试和物资准备情况
活动 策划 分工表
6.负责重点嘉宾司机的休息安排，停车管理组对接，引领司机在大厅休息。
Xxx
外请保安6位
财务
10月26日
1.现场支出结算；
2.饭票发放，结算找Xxx对接；
3.饮用水管理；
4.负责现场相关费用结算，包括演讲嘉宾、化妆师、摄影师、节目演员、各媒体等，均采用现金结算。
3.准备倒计时牌，及时提醒时间。
Xxx
化妆间管理
10月26日
1.提前统计化妆的人数，制定化妆间分配方案，并将化妆名单贴在化妆间门上；
2.对接化妆师，按照化妆分配方案引导至各自化妆间；
3.协助舞台监督盯人催场。
Xxx
技术组：Xxx
音频统筹
10月25日-26日
1.协助和提示音响师，按照流程播放音频、环节音乐、垫乐等；
饭店内水牌的摆放；
停车场指示牌、地贴的摆放；
赞助商及产品的对接。
Xxx
接待组Xxx
停车管理
10月26日
1.现场来宾有：领导、重要嘉宾、合作伙伴/广告客户、普通嘉宾、媒体；
2.活动停车区域有：饭店停车位40个，停车位20个；共60个。
3.配合媒介部进行停车位规划，初步规划重要嘉宾停车区域；其余停地上周边停车场和部分地下（看车证）；
7.如有座位变更，及时告知Xxx。
8.25日前跟Xxx对接抽奖所需客户名单；
9.对接Xxx参与25日调试设备和彩排；
10.来宾全部入场后与Xxx核对实际到场客户信息，并及时更新抽奖名单。
Xxx
媒体
10月26日
1.准备新闻稿、媒体名单、媒体费等；
2.Xxx、Xxx媒体现场预热、提前报道；
活动筹备工作进程表-清单
指引牌
督促酒店方提前准备
卫文婷
工作证
已与郴州营销部策划对接好
仪式背景板
原稿已发给佳美，待印刷并安装
卫文婷
会议指南
已发郴州广告公司制作
贺欣
投影仪、摄影机、照相机
佳美提供酒店投影仪，启志传媒提供摄影机、照相机
卫文婷、贺欣
舞台整体舞台系统：话筒、音响、灯光
酒店提供
讲话嘉宾胸花
花田喜事花卉坊提供
签到桌
佳美提供高铁站接待桌椅，发布会当天安排酒店提供签到桌椅
椅子
签到本
2套，郴州购买
签到笔
水性笔，8支
鲜花
花田喜事花卉坊提供
卫文婷
礼金
按已审批签呈在郴州财务领款支付
贺欣
礼品
正在备货，按合同23日到郴州
场地布置
1、确定场地布置方案
到郴州最终确认
彭部长
2、与场地方详细沟通现场操作细节
到郴州最终确认
卫文婷
3、进场布置
活动筹备工作进程表
主要目标
目标分解
完成进度责任人来自媒体推广1、活动前期广告制作发布
待领导最终确定
卫文婷
2、确定邀请与会媒体
已确定8家媒体
3、各个媒体单位记者人数到会确认
4月24日前最终确定人数
4、主持人的邀请及确认
湖南国际频道 张莎莎
5、新闻通稿确认及报道
已完成公司审批，待最终落实需登报的商家名单
商家邀请
1、重点商家邀请及邀请函的发放
刘总、彭部长
2、一般商家邀请及邀请函的发放
嘉宾邀请
政府领导
刘总
物料筹备
招商推介书（PPT格式）
刘总已看，基本确定
大型活动任务分配时间进度表Excel模板
结束时间
2021年12月20日 2021年12月22日
2021年12月23日 2021年12月29日
2021年12月28日 2021年12月29日
2021年12月27日 2021年12月30日
2021年12月27日 2021年12月31日
2021年12月22日 2021年12月31日
2021年12月29日 2021年12月31日
12/20
12/25
12/30
1/4
取招贴及横幅
布晚会台
布置晚会奖品
安排彩排
晚会总调度
晚会后勤补给
晚会主持
计算晚会损益ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
大型活动任务分配时间进度表
项目： 开始时间： 结束时间： 任务安排：
迎新年大型晚会 2021年12月31日 2022年1月2日 见下表
进度责任人 XX XX XX XX XX XX XX XX
任务描述 取招贴及横幅
布晚会台 布置晚会奖品
安排彩排 晚会总调度 晚会后勤补给 晚会主持 计算晚会损益
开始时间
2022年1月1日 2022年1月2日
已完成% 90% 90% 46% 73% 80% 82% 39% 50%
已持续 （天） 2.70 6.30 0.92 2.91 4.02 8.20 1.16 1.00
还需工作日 0.30 0.70 1.08 1.09 0.98 1.80 1.84 1.00
任务进度表
幼儿园国庆节大型活动流程表格
幼儿园国庆节大型活动流程表格
幼儿园国庆节大型活动流程表格
时间：10月1日
地点：幼儿园大礼堂
主题：庆祝祖国71周年生日
活动流程
时间：上午9点-9点半
活动名称：升旗仪式
活动内容：园长致辞、升国旗、奏唱国歌、宣读国庆贺词、献花
参与对象：全体师生和家长
时间：上午9点半-10点
活动名称：艺术演出
活动内容：文艺演出、舞蹈、合唱、诗歌朗诵等
参与对象：全体师生和家长
时间：上午10点-11点
活动名称：游园会
活动内容：各班设立不同的活动项目，如气球游戏、手工、猜灯谜、扔沙包等
参与对象：全体师生和家长
时间：下午2点-3点
活动名称：书法展览
活动内容：展示幼儿园优秀的国学书法作品、展示育儿经验书籍
参与对象：全体师生和家长
时间：下午3点-4点
活动名称：厨艺大比拼
活动内容：各班派出代表，比拼制作小蛋糕和水果沙拉，并分享经验
参与对象：全体师生和家长
时间：晚上6点-8点
活动名称：家庭晚会
活动内容：家长和幼儿园师生一起表演、互动游戏，举行家长代表发言、家长和老师代表共舞等环节
参与对象：全体家长和师生
总结
这次幼儿园国庆节大型活动，通篇贯穿爱国主题，包含了升旗仪式、艺术演出、游园会、书法展览、厨艺大比拼和家庭晚会等多个环节，将家长、师生和社区居民融为一体，共同庆贺我们伟大祖国的生日。
在这里，我们相信，通过这次爱国主题的大型活动，能够进一步激发孩子和家长的爱国热情，为祖国发展贡献自己的力量。
年会活动筹备分工明细及计划推进表
年会活动筹备分工明细及计划推进表年会活动筹备分工明细及计划推进表工作小组工作项目具体内容时间计划活动方案及执行计划敲定：11/24~11/26会务组名单确定，分导演组、节目组、奖项组、宣传组、接待组、后勤组，确认具体负责人。
确认主题内容和分工合作事宜：11/27筹备小组第一次讨论会。
活动通知拟定和下发通知拟定：11/28.拟定推进计划及工作分工明细表：11/29~11/30.启动会议活动方案告知、节目评选启动：12/1-12/3.每周一进行一次筹备进度会议：11/26~11/30.导演组：物资清单确定，主题确定。
物资清单初稿，明确年会方向，总体风格。
确定视频录制及拍摄、视频剪辑解决方案，供应商。
开场视频及节目的构思，与策划公司沟通。
制作。
确定领导致辞内容、流程，方案构思与执行。
确定现场拍摄单位：12/1-12/7.开场视频：12/15-1/27.领导致辞确定，神秘环节：2/1-2/7.主持人选定，主持人的确定及接洽沟通：12/15-1/20.主持稿确定，主持稿定稿、审核：12/1-12/7.确定抽奖方案，抽奖系统操作人员确定：12/16-2/7.抽奖奖券的发放，奖券的发放：1/1-1/18.年会嘉宾确定，奖项评选审核，节目审核，年会现场工作人员，年会整体流程审核，最终彩排。
节目构思，节目选拔，节目清单，节目试演。
确定嘉宾邀请清单，奖项评选清单的审核确定，节目清单确定，确定现场工作人员分工安排，确定年会整体流程。
主导表彰+文艺汇演整体流程彩排，节目格调、种类的确定。
内部节目申报选拔，外部节目邀约。
所有节目归类、列清单。
安排试演时间地点、评委。
构思节目视频方案，与视频剪辑人员沟通。
制作。
根据年会整体流程进行节目的流程编排。
主持人走台、节目走台、工作协调人员走台、视频。
主持人走台、节目走台、工作协调人员走台，视频，带服装。
成立小组，制定评选方案、标准、流程。
下发评选通知、启动奖项评选。
组织评委会对提交的优秀员工候选人进行最终评选审核。
大型展销会议、展销活动筹备规划表
4
最终视频确认
策划经理进行确认
5
演讲PPT
嘉宾演讲PPT收集
主策划负责整理
6
主体大会流程确认
活动总负责进行确认
7
信息收集
主策划负责整理
开始日期
/ / / / / / /
8
流程管理
嘉宾演讲PPT收集整理
敲定演讲主题和大纲，主策划负责整理，敲定截止时间
/
9 10 11 12
分会场管理 13 14
序 筹备阶段 号 关键步骤
市场经理跟进
7
提交展位特别需求表（用电、网络等）
市场经理与设计师跟进
8 赞助商展位管理 提交海报设计
对接设计师
9
主办方活动审批
对接公安消防等部门
/
/ /
开始日期 /
开始日期 / / / / / / / / /
赞助商展位管理
大型展销会议、展销活动筹备规划表
预计活动筹备开始日期为2021.5.10，活动周期共3个月，所有活动进度需按照此规划表执行，如有特殊情况及时和总负责人报备。
媒体组负责人进行确认，避免混进闲杂人员
赞助管理
序 筹备阶段 号 关键步骤
活动详细内容
注意事项
1
招商方案提交
市场经理跟进及修改调整
2
招商方案确认（包括调整后最终确认）
招商管理
3
招商进行
市场经理跟进、确认 市场经理跟进
4
招商最终确认
市场经理跟进
5
赞助方LOGO收集
市场经理与设计师跟进
6
展位工作人员名单提供
大型展销会议、展销活动筹备规划表
预计活动筹备开始日期为2021.5.10，活动周期共3个月，所有活动进度需按照此规划表执行，如有特殊情况及时和总负责人报备。
全面的团队建设活动筹备进程和分工表
全面的团队建设活动筹备进程和分工表1. 活动目标- 增强团队成员之间的沟通与合作能力- 提升团队凝聚力- 培养团队成员的团队精神- 提高团队解决问题的能力2. 活动时间- 活动日期：2022年10月15日- 活动时间：09:00 - 17:003. 活动地点- 地址：XXX活动中心- 容纳人数：200人4. 筹备进程与分工4.1 筹备阶段一：活动策划（10月1日 - 10月5日）4.1.1 工作内容- 确定活动主题- 制定活动方案- 预算活动费用- 选择活动场地4.1.2 分工- 活动策划组长：负责整体策划工作的推进，协调各组员工作- 场地调研员：负责寻找和评估活动场地- 财务专员：负责预估活动费用，制定预算表格- 主题研究员：负责研究并确定活动主题4.2 筹备阶段二：活动宣传（10月6日 - 10月10日）4.2.1 工作内容- 制定活动海报- 撰写活动宣传文案- 发布活动通知4.2.2 分工- 设计师：负责制作活动海报- 文案撰写员：负责撰写活动宣传文案- 通知发布员：负责发布活动通知4.3 筹备阶段三：活动筹备（10月11日 - 10月14日）4.3.1 工作内容- 采购活动物资- 安排活动日程- 确认参与人员4.3.2 分工- 物资采购员：负责采购活动所需的物资- 日程安排员：负责制定活动日程表- 人员确认员：负责确认参与活动的人员4.4 筹备阶段四：活动执行（10月15日）4.4.1 工作内容- 活动现场布置- 活动签到- 活动引导4.4.2 分工- 现场布置员：负责活动现场的布置- 签到员：负责活动签到工作- 活动引导员：负责活动现场的引导工作5. 总结与反馈- 活动结束后，组织团队进行总结会议，分享活动经验和不足- 收集参与活动的团队成员的反馈意见，用于改进未来的团队建设活动以上是一个全面的团队建设活动筹备进程和分工表，希望能对您的活动筹备有所帮助。
如有任何疑问，请随时与我们联系。
小学国庆节活动安排表格
小学国庆节活动安排表格小学国庆节活动安排表格活动安排表活动时间：国庆节活动日期：10月1日活动地点：学校操场活动主题：热爱祖国，共庆国庆活动内容安排：时间活动内容负责人备注8:00-8:30 升旗仪式学校领导操场上升旗台8:30-9:00 国庆歌曲联唱音乐老师学生集合唱9:00-10:00 文体比赛班主任篮球比赛、跳绳比赛等10:00-10:30 爱国故事分享语文老师分享经典爱国故事10:30-11:00 国庆风采展览美术老师学生作品展览11:00-12:00 共进午餐班级家长家长自愿提供食材12:00-13:00 放风筝体育老师操场放风筝活动13:00-14:00 国庆趣味游戏班主任袋鼠跳绳、踢毽子等14:00-15:00 校园健身活动体育老师操场上进行健身操15:00-15:30 合唱比赛音乐老师各班级合唱比拼15:30-16:00 爱国诗朗诵语文老师学生诵读准备的诗歌16:00-16:30 撤旗仪式学校领导操场上降旗台16:30-17:00 活动总结班主任对活动进行总结活动解说：1. 升旗仪式：旨在培养学生对祖国的热爱和自豪感，增强集体意识和荣誉感。
2. 国庆歌曲联唱：学生集合唱，展示对祖国的深深眷恋之情。
3. 文体比赛：为学生提供展示自己才艺和团队协作能力的机会。
4. 爱国故事分享：通过经典爱国故事的分享，启发学生的爱国情怀和道德观念。
5. 国庆风采展览：展示学生艺术作品，鼓励他们用艺术表达对祖国的热爱。
6. 共进午餐：班级家长自愿提供食材，让学生感受家庭的温暖和团圆。
7. 放风筝：放风筝是传统的国庆活动，让学生体验传统文化的乐趣。
8. 趣味游戏：增强同学们之间的友谊和合作意识，提升活动的趣味性。
9. 校园健身活动：进行集体健身操，强调身体健康对学习的重要性。
10.合唱比赛：展示学生音乐素养，体验集体合作的欢乐。
11. 爱国诗朗诵：学生诵读准备好的爱国诗歌，表达对祖国的热爱之情。
12. 撤旗仪式：结束活动的象征动作，展示学生对活动的认真态度。
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核心团队人员确定、启动 项目组内部总体分工 内外部通联表、人员分工安排 项目启动会，人员分工对接 内外部沟通群建立
主KV设计修改、确定 PPT模板设计提交 PPT模板审核确认 延展设计提交（主会场背板及LED画 面/分会场设计/签到处背板/展区设计 /胸卡/指示系统设计等） 延展设计确认 会场摆位图确认 所有场地整体平面图确认 制作物平面设计及完稿提交 制作物平面设计及完稿确认 主舞台布置方案提交 主舞台设计、舞台结构确认 分会场布置方案提交 设计结构确认 招商展台设计提交 设计结构确认 主办方展台设计提交 设计结构确认 外场搭建方案提交 外场搭建方案确认 施工文件制作
2.1.4
2.1.5 2.1.6 2.1.7 2.1.8 2.1.9 2.1.10 2.1.11 2.1.12 2.1.13 2.1.14 2.1.15 2.1.16 2.1.17 2.1.18 2.1.19 2.1.20
3 3.1 3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6
3.2.7
3.2.8 3.2.9 3.2.10
4
项目
描述
项目管理 项目策划
Brife
方案管理 项目进度管理
费用管理 活动费用管理 项目人员管理
内部 人员管理 项目团队对接 创意设计 视觉设计
2D
3D
搭建及后勤管理 AV管理
场地确认 需求确认（参会人数、时间、日程规 划等其它具体需求） 活动方案提案稿提交 活动方案提案稿反馈 活动方案修改版提交 活动方案修改版反馈 确认供应商 时间表提交 时间表确定
历、照片和演讲讲义 ) 提交演讲slides初稿 赞助商完成slides修改并最终确认所有
赞助商演讲
内容 收集所有演讲者的演讲需求（是否需
要上网，确定演讲设备及其他需求）
确认彩排时间，并给出最终的彩排时
运输
项目管理 现场执行
间计划 提前一天现场彩排 展区搭建时间 展位set-up
活动执行ndown、场地规划图、物
料清单、场地安排、采访间安排、第
执行管理
物料及印刷品 物料
三方人员管理、VIP名单、桌卡名单、 及座位排序等） 活动前TE内部会议 执行手册提交 活动前整体Check Point会议
提交样品（胸卡、礼品） 样品确认 制作完成 数码印刷小样完成并提交（胸卡，餐
印刷品 运输
5.2
6 6.1 7 7.1 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.1.4 7.2 7.2.1 7.2.2
7.2.3
7.2.4 7.2.5 7.2.6 7.2.7
7.2.8
7.2.9
7.2.10
7.2.11
7.2.12
7.2.13 7.2.14 7.2.15
8 8.1
8.1.1
8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3
场地尺寸核对
主会场与分会场AV设备布置方案确认
AV管理 搭建管理 搭建管理 内容管理
所有主舞台相关素材测试（视频
/PPT/KV/题词） AV进场布展、AV设备调试 AV技术、内容彩排 现场呈现
场地尺寸核对 主舞台及外场搭建结构终稿提供 主舞台及外场搭建结构确认 所有搭建平面输出 所有搭建平面确认 制作材质确认 制作相关小样确认（地毯，防火板，
序号
1 1.1 1.1.1
1.1.2
1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 1.1.8 1.1.9 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5
2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3
8.2.4
8.2.5 8.2.6 8.2.7 8.2.8
演讲管理
Opening Video
演讲video
keynote管理
分会场管理
VIP嘉宾管理 VIP服务 媒体管理 媒体管理
展区管理 招商管理 招商管理 展位管理
脚本提交 脚本确认 素材提供 A Copy提供 视频内容调整修改意见 最终视频确认 video收集（包括开场前循环播放 主题大会流程确认 Speakers信息收集 演讲PPT收集 确认彩排时间，并给出最终的彩排时 间计划 提前一天现场彩排 流程确认 演讲需求收集 确认彩排时间，并给出最终的彩排时 间计划 提前一天现场彩排
确认VIP名单 协助VIP服务明细（包括VIP室安排， 会议期间用餐安排等）
协助媒体采访间安排
招商方案提交 招商方案确认(包括调整最终确认) 招商进行 招商最终确认
Logo收集 展位工作人员名单提供 提交展位特别需求表（电力、网络
赞助商展位
等） 提交海报设计
主办方审批
展位结构搭建开始制作
资料、礼品运输清单 确认演讲人(收集演讲人资料，包括简
灯箱片等材质） 喷绘小样确认 搭建进场布展 安检检查，消电检
负责人
起始日期
结束日期
4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8 4.1.9 4.1.10
4.1.11
4.1.12 4.1.13 4.1.14
4.1.15
4.1.16 5 5.1
券，会议指南） 数码印刷小样确认 数码印刷成品提交 物料运输单整理 物料运输
8.3 8.3.1 8.3.2 8.3.3 8.3.4 8.3.5
项目总结 项目总结
提交活动整体报告 活动剩余物料整理、运输 活动照片整理、刻盘，提交 活动视频编辑、提交 项目总结会