员工档案管理办法64192
1.目的
为规范公司人事档案管理工作,维护人事档案材料完整性和安全性,结合公
司实际情况,制定本制度。
2.范围
本制度适用于**物业管理有限责任公司总部(以下简称总部)及各分/子公
司的人事档案管理工作。
3.职责
3.1总部人力资源部:负责人事档案管理制度的拟定与执行;负责总部的人事档
案收集、归档与整理工作,并确保档案的完整、安全及保密性;负责指导、
监督各分/子公司人事档案管理工作,并定期进行检查。
3.2分/子公司人事行政部:负责根据制度的要求,建立健全人事档案资料,并确
保档案的完整、安全及保密性;负责定期检查档案资料,对遗失、缺漏项及
时进行补充。
4.方法和过程控制
4.1人事档案资料归档范围
4.1.1公司全体员工的个人档案(基本信息、入职档案、培训档案、绩效管理档案、
晋升档案、异动档案、离职档案、薪酬档案等相关档案)及通知、协议书、
任命书、合同、委托书等资料都应该进行归档,以便查找使用。
4.2人事档案管理的内容及操作要求
4.2.1员工基本信息
1) 内容包括:员工个人身份证复印件、学历证书复印件、4张1寸白底免冠照、
个人简历表、银行卡复印件、与原单位解除劳动合同的证明、岗位技能证书
及各类资格证书复印件;
2) 操作要求:
⑴员工个人身份证、学历证书应在相关网站查询辨别真伪,打印归档;
⑵员工入职后,其岗位技能证书和职称资格证书原件应无条件给公司使用;
⑶员工必须在工资卡复印件签署:“请将个人工资发放该卡”并署名;
⑷财务岗、技术岗员工必须具备上岗证或从业资格证书入职。
4.2.2员工入职档案
1)内容包括:员工入职登记表、规章制度学习回执书、廉洁承诺书、员工体检
证明、面试评价表、录用审批表、薪资核定表、劳动合同书/实习协议书、
聘用协议书、保密协议、背景调查证明等个人入职基本信息资料;
2)操作要求:
⑴员工入职登记表中紧急联系人及其联系方式、员工详细的家庭地址或通讯地
址必须清晰完善;
⑵劳动合同主管级以上员工首签3年以上,续签5年以上;
⑶财务岗、项目经理、部门负责人及以上员工必须进行背景调查;
⑷入职资料应齐全并及时收集归档,定期检查;
⑸针对接触公司或员工涉及信息人员必须签订《保密协议》。
4.2.3员工培训档案
1)内容包括:员工在职期间参与的培训签到表、培训效果评估表、培训成绩、
委外培训时签订的培训服务协议书以及培训所得证书等;
2)操作要求:
⑴员工参加公司出资组织的外部培训,若与公司有签订《培训服务协议》的,
《培训服务协议》应一周内收集归档;
⑵员工参加公司出资培训且单项金额超过2000元以上的,若有取得相关资格
证书,其证书复印件应交由人力资源部一周内收集归档;
⑶公司全额出资帮助员工培训并取得上岗证或技能职称证书的,原件和复印件
须存放公司。
4.2.4员工晋升档案
1)内容包括:员工异动审批表、员工任命书、薪资调薪表;
2)操作要求:员工任命审批表、薪资调薪表审批结束后即进行归档。
4.2.5员工调动档案
1)内容包括:员工调动函、调动审批表;
2)操作要求:审批结点结束后即进行归档。
4.2.6员工离职档案
1)内容包括:离职手续会签单、物品资料工作交接清单、离职面谈表、离职申
请表、离职证明存根单、(补偿金协议);
2)操作要求:
⑴资料必须齐备;
⑵员工办理离职手续完善后即收集资料并归档。
4.2.7薪酬考核档案
1)内容包括:试用期考核表、员工试用期转正表;季度/年度考核记录表、考
核成绩、考核面谈表;调薪申请单、调薪/降薪记录单;
2)操作要求:及时存档,资料应保密。
4.2.8其他档案
1) 各类奖励、处罚记录,等其他补充协议。
4.3人事档案的借阅管理
4.3.1员工个人档案原则上不允许私人借阅,如因工作需要借阅员工档案的,应事
先征得部门负责人、分管领导、人力资源分管领导同意,并填写《档案借阅申请表》报批。
4.3.2人事档案管理员应针对档案的借阅严格填写《档案借阅登记表》,建立借阅登
记台帐,及时更新并接受检查。
4.3.3所有借阅档案不得超过一周,并保持档案的完整,不得遗失或造成损坏。4.3.4员工借阅档案时,不得对档案进行涂改、不得私自泄露档案的内容,如需对
档案进行复制取证时,应事先征得人力资源部同意。
4.3.5人事档案的借阅权限
1)本人可查阅个人档案;
2)人力资源部负责人及人事档案管理员可查阅本公司全体员工档案;
3)各部门经理可查阅本部门员工档案,分管领导可查询所分管的人员的档案;
4)人力资源分管领导及总经理可查阅本公司全体员工档案;
5)总部人力资源负责人、人力资源分管领导、总经理、董事长可查阅资产公司
全体员工档案;
6)员工申请调入或因工作需要拟将其调入其他部门时,调入部门经理或分管领
导可申请查阅该员工档案。
4.4档案的保存管理
4.4.1在职员工个人档案,应当永久保存,并确保档案完整。
4.4.2员工离职后,其档案应至少保存两年以上备查。
4.4.3员工离职两年后,必须在征得公司领导、人力资源分管领导或总经理同意后
进行档案销毁,人力资源部负责人、人事档案管理员不得擅自决定档案销毁。
4.4.4经批准销毁的档案,档案管理人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督
销毁。
4.5人事档案的存放管理
4.5.1档案管理原则:归档及时、排列有序、整理规范、保存完整。
4.5.2档案基础管理
1)新员工报到一周内,由档案管理人员严格根据以上款要求收集相关资料,统
一装入新建的档案袋内,并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓
名、性别等基本信息;
2)人力资源部档案管理人员,应及时更新员工信息,包括但不限于员工基本信
息、教育信息、晋升信息、调动信息、劳动合同信息等,应定期检查公司人
事档案建立健全性,对发现遗失或资料缺失的档案及时予以补足;同时,确
保档案保管的安全性。原则上,员工档案1年内至少进行一次大清理;
3)员工档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存,纸质档案统一归入每位
员工的个人档案袋,电子档案在HR管理信息系统平台建立前以电子表格形
式进行统一管理;
4)档案应编号入列,方便查找;
5)档案的存放应注意防火、防潮等,避免档案的损坏和缺失;