微软文档管理解决方案(MDMS)白皮书

微软文档管理解决方案(MDMS)Jump Start Kit(V1)白皮书专业解决方案部微软(中国)有限公司2006年2月9日变更记录目录概述 (5)1. 文档管理系统的业务挑战与客户需求 (5)1.1业务挑战 (5)1.2 信息工作者对文档管理系统的需求 (5)1.2.1 集中的文档存储................................................................... 错误！未定义书签。

1.2.2 方便的文档分类、浏览、查询 (7)1.2.3 从自定义的文档模板中创建新文档 (6)1.2.4 文档元数据的定义和管理 (8)1.2.5 灵活的文档修订与审批流程 (6)1.2.6 完整的文档操作日志 (7)1.2.7 文档编辑锁定机制 (7)1.2.8 文档版本控制 (6)1.2.9 文档权限保护 (8)1.2.10 文档检索............................................................................. 错误！未定义书签。

1.2.11 文档归档 (8)1.3 Microsoft Document Management Solution (8)1.4 适用场景 (9)1.4.1 文控中心（Document Control Center） (9)1.4.2 档案管理（Record Management） (9)1.4.3 其他文档管理应用场景 (9)2. 基于微软平台的文档管理解决之道（MDMS） (10)2.1. 微软Office System平台的优势 (10)2.2. 系统体系架构 (10)2.2.1 Windows Server 2003基础与应用服务器 (11)2.2.2 SharePoint Portal Server 2003 门户与协作服务 (12)2.2.3 SQL Server 2005 数据库服务 (12)2.2.5 Rights Management Services 权限管理服务 (12)2.2.6 Exchange Server 2003 邮件服务 (12)2.2.7 Live Communication Server 2005 / Office Communicator 2005 即时通讯服务 122.3. MDMS系统功能描述 (12)2.3.1 SharePoint Document Library存储中心............................... 错误！未定义书签。

1.2.2 方便的文档分类、浏览、查询........................................... 错误！未定义书签。

1.2.3 从自定义的文档模板中创建新文档................................... 错误！未定义书签。

1.2.4 文档元数据的定义和管理................................................... 错误！未定义书签。

1.2.5 灵活的文档修订与审批流程............................................... 错误！未定义书签。

1.2.6 完整的文档操作日志........................................................... 错误！未定义书签。

1.2.7 文档编辑锁定机制............................................................... 错误！未定义书签。

1.2.8 文档版本控制....................................................................... 错误！未定义书签。

1.2.9 文档权限保护....................................................................... 错误！未定义书签。

1.2.10 文档检索............................................................................. 错误！未定义书签。

1.2.11 文档归档............................................................................. 错误！未定义书签。

3. MDMS解决方案包 (15)3.1. 解决方案包组成 (16)3.2. 用户 (16)3.3. 合作伙伴 (16)4. 参考 (16)概述Microsoft Document Management Solution 是微软公司提供的一个基于Microsoft Office System的文档管理解决方案。

Microsoft Document Management Solution的目的是向Office System的企业用户以及合作伙伴演示如何基于Office System构建一个强大的文档管理解决方案，并提供一个可用的基础架构及其组件，减少企业用户与合作伙伴为创建适合自己所需的文档管理系统所需要进行的工作。

本文从各个方面介绍了Microsoft Document Management Solution，包括它所解决的问题、目标和适用场景、体系架构、基础拓朴结构、包含的功能，以及组成整个Solution的各个组件包。

最后，本文还面向企业用户与合作伙伴，讲述了如何充分利用此解决方案，快速有效的满足各自的业务和扩展需求。

1.文档管理系统的业务挑战与客户需求1.1业务挑战随着计算机技术、通信技术以及互联网技术的飞速发展，社会经济的信息化进程逐渐加快，以网络经济为主要特征的新经济形态正在发展和壮大。

在这个飞速发展的大环境下，作为一个信息工作者，他每天将面对来自四面八方的大量文档，并对这些文档进行撰写，存储，审批，会签和检索。

以往，这些过程往往由手工完成，工作量非常大，并造成了办公效率低下。

如今，随着信息化的发展，越来越多的文档趋于电子化和网络传播，但是这同时也给信息工作者带来了许多的问题，每一个信息工作者在对自己电脑和企业网络中的文档进行访问、处理时，都可能面临：●如何找到和访问我需要的文档●手头的文档是不是最新的版本？●如何与同事共享我的文档（即使我的同事和我分隔两地）？●如何才能有效的保护包含了关键业务数据的文档不被未授权用户非法访问？●如何有效管理文档，使文档被合理的组织和分类？在种种问题面前，我们发现，信息工作者需要一个智能化的文档管理平台来将他们从每天繁重的文档工作中解放出来。

1.2 信息工作者对文档管理系统的需求一个完善的文档管理系统需要覆盖整个文档管理生命周期。

下图展示了一个常见的文档管理生命周期中的各个步骤，从模板的建立，到创建新文档，到文档的修订和审批，最后将文档发布到文档存储中心，同时整个生命周期中都需要将文档的所有操作记录成日志，并保护文档的权限。

1.2.1使用标准模板创建新文档在一个企业内部，通常已经存在不少标准文档模板，在创建新文档时，信息工作者会使用某个现成的文档模板来新建文档，而不是从空白文档开始。

而且，文档模板必须时刻保持更新的状态，即如果企业发布了某个文档模板的最新版本，那么在创建新文档时，需要自动使用最新版本的文档模板，以保持文档的准确性。

文档模板除了能够规范文档格式和文本样式之外，还应该能够与文档模板所代表的业务逻辑进行关联。

比如，一份商业合同文档模板，除了规范能够规范其遵循企业所规定的合同格式之外，还应该能够与后台的业务系统连接，从业务系统中自动提取客户的合同数据，填入到合同文档的相应位置。

1.2.2 灵活的文档修订与审批流程在文档被撰写完成后，通常会需要被按照企业中定义的流程，来进行文档的修订和审批。

修订和审批的流程需要能够在图形化的界面中被管理员方便的定义，并随时根据企业业务的需要来修改流程的定义。

在定义好流程后，文档会根据流程被相关的企业成员进行修订和审批。

当企业成员需要对某个文档进行相应的审批操作时，文档管理系统需要能够自动使用IM或者邮件通知他，以使他及时完成业务操作。

1.2.3 文档版本控制每一份文档在被归档之前，都必然会被修订多次，而每次修订都会以最新的文档版本将之前的文档覆盖。

为了能够让用户看到文档之前的某个旧版本的内容，同时也防止错误的修改造成正确的文档内容被错误内容覆盖，文档管理系统需要能够自动保存文档的多个版本。

当用户修改了文档内容时，文档管理系统不会将文档的旧版本永久删除，而是自动保存下来，以供以后调阅。

1.2.4 文档编辑锁定机制当企业所有文档被保存在集中的文档存储中心时，可能会发生多位用户对一篇文档的同时编辑的操作，而这样的操作可能会造成文档内容的损害和丢失。

为了保护文档管理系统中的文档的完整性，文档管理系统应该能够防止多位用户同时对一篇文档进行编辑。

当某位用户正在对文档进行编辑时，另外一位用户不能再对文档进行编辑操作，而只能以只读状态打开文档。

1.2.5 集中的文档存储在手工文档管理和半电子化文档管理时代，企业的文档都分散在企业员工各自的电脑上，既不安全，也不易寻找。

文档管理系统需要为所有企业成员提供一个集中的文档存储中心，保存企业所有用户的文档。

集中的文档存储能够避免由于个人计算机故障而导致的文档丢失，也有利于企业所有文档的统一管理，做到所有文档的统一分类、统一授权、统一备份。

1.2.6 方便的文档分类、浏览、查询在建立了集中的文档存储中心后，文档管理系统需要能够按照各种规则，比如企业组织架构、文档类型、文档受众等方式，对文档进行分类。

而信息工作者也需要有一个方便易用的界面，对企业内部所有的文档进行浏览和查看。

当企业内部存在大量文档信息时，如何让企业成员快速寻找到自己所需的文档，是使信息变得更有效的有力手段。

文档管理系统需要能够让信息工作者通过全文检索直接对各种文档（包括Office文档，和其他常见的PDF、AutoCAD、CorelDraw等各类文档）进行搜索，快速直接的得到想要的文档。

除了全文检索之外，信息工作者还需要根据某个元数据，找到对应的文档。

1.2.7 完整的文档操作日志当企业成员对文档进行任何操作时，包括阅读、下载、修订、审批、签入/签出、删除等所有操作，都需要由文档管理系统将操作记录下来。

相应的管理员能够查看到任何一篇文档完整的历史日志记录。

日志除了对粗粒度操作进行记录之外，还需要对细粒度的文档修订过程进行记录，包括修订者的每一次文本修订操作。