文件和档案管理制度.doc
公文及档案管理制度
第一章总则第一条为加强本单位的公文及档案管理工作，确保公文和档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有公文和档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条公文及档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保公文和档案的完整性，不得遗漏、损毁或篡改。
2. 准确性原则：公文和档案的内容必须真实、准确、完整。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保公文和档案的安全，防止失密、泄密和损毁。
4. 效率性原则：提高公文和档案管理工作的效率，确保公文和档案的及时利用。
第二章公文管理第四条公文种类及格式1. 本单位公文分为上行文、平行文和下行文三种。
2. 公文格式应符合国家规定的标准，包括标题、主送机关、正文、附件、落款等。
第五条公文处理流程1. 公文起草：由公文起草人根据工作需要和实际情况起草公文。
2. 公文审核：由相关部门负责人或指定人员进行审核，确保公文内容准确、格式规范。
3. 公文签发：由单位负责人或授权人签发公文。
4. 公文印发：由办公室或指定部门负责印发公文。
5. 公文归档：公文印发后，由办公室或指定部门负责归档。
第六条公文归档要求1. 公文归档前应进行整理，确保公文分类、编号、标题、文号等信息的准确性。
2. 公文归档时应填写《公文归档登记表》，并妥善保管。
第三章档案管理第七条档案种类及分类1. 档案种类包括文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。
2. 档案分类应遵循国家档案分类标准，结合本单位实际情况进行。
第八条档案收集与整理1. 档案收集：办公室或指定部门负责收集各类档案，包括文件、照片、录音、录像等。
2. 档案整理：档案整理应遵循国家档案整理规范，包括立卷、归档、编号等。
第九条档案保管1. 档案保管应遵循防潮、防霉、防虫、防火、防盗等原则。
2. 档案库房应保持通风、干燥、清洁，并配备必要的消防、防盗设施。
文件制度档案管理制度
一、制度目的为加强公司文件档案管理，确保文件档案的完整、安全、准确和方便利用，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有文件档案的收集、整理、保管、利用、销毁等环节。
三、管理职责1. 公司设立文件档案管理专员，负责文件档案的日常管理工作。
2. 各部门负责人对本部门文件档案管理工作负总责，确保文件档案的完整、安全。
3. 档案管理员负责文件档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。
四、文件档案管理流程1. 文件档案收集（1）各部门应按照文件档案管理要求，及时将本部门形成的文件、资料、图表等收集齐全。
（2）收集的文件档案应保持原始状态，不得擅自涂改、删减、伪造。
2. 文件档案整理（1）按照文件档案的类别、时间、主题等进行分类整理。
（2）立卷归档，编制案卷目录，确保档案的完整、系统。
3. 文件档案保管（1）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防光等设施，确保档案安全。
（2）档案管理员应定期检查档案保管状况，发现问题及时处理。
4. 文件档案利用（1）查阅档案需经单位分管领导批准，填写借阅登记表。
（2）查阅档案时，应注意保密，不得泄露档案内容。
5. 文件档案销毁（1）档案销毁需经单位分管领导批准，并填写销毁清单。
（2）销毁档案时，应由两名档案管理员监督，确保档案安全销毁。
五、奖惩措施1. 对认真执行本制度，在文件档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反本制度，造成文件档案丢失、损坏、泄密等行为的单位和个人，依法依规追究责任。
六、附则1. 本制度由公司文件档案管理专员负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
文件及档案管理制度
第一章总则第一条为加强本单位的文件及档案管理工作，确保文件及档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有文件及档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条文件及档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件及档案的完整性，防止丢失、损毁或篡改。
2. 准确性原则：确保文件及档案内容的准确性，保证信息真实可靠。
3. 安全性原则：确保文件及档案的安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生。
4. 有效性原则：确保文件及档案的及时利用，提高工作效率。
5. 保密性原则：严格按照国家保密法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案进行保密。
第二章文件及档案的收集第四条文件及档案的收集范围：1. 国家法律法规、政策文件；2. 本单位规章制度、发展规划、工作计划；3. 工作总结、会议记录、报告、请示、函件等；4. 专业技术文件、科研报告、设计图纸、实验记录等；5. 会计凭证、财务报表、审计报告等；6. 其他需要归档的文件及资料。
第五条文件及档案的收集方式：1. 收集本单位各部门、各岗位产生的文件及档案；2. 收集上级机关、外部单位发送的文件及档案；3. 收集与单位业务相关的内部资料；4. 收集涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案时，应严格按照保密规定执行。
第三章文件及档案的整理第六条文件及档案的整理应遵循以下要求：1. 分类：按照文件及档案的性质、内容、时间等进行分类；2. 编号：对分类后的文件及档案进行统一编号；3. 编目：对文件及档案的基本信息进行编目，包括名称、作者、日期、密级等；4. 装订：按照规定格式对文件及档案进行装订；5. 检查：对整理后的文件及档案进行检查，确保质量。
第四章文件及档案的归档第七条文件及档案的归档时间：1. 一般文件及档案，自形成之日起满一年后归档；2. 特殊文件及档案，按照国家规定或单位实际情况确定归档时间。
公司文件和档案管理规章制度
公司文件和档案管理规章制度第一章总则第一条目的和适用范围本规章制度的目的是为确保公司文件和档案的安全、完整和高效管理，提高公司工作效率和信息管理水平。
适用于公司全体员工和相关部门。
第二条定义1.公司文件：指公司业务活动中产生的、以书面形式记录的文件或电子文档。
2.档案：指公司业务活动中长期保管的、具有法律、历史、科学等价值的文件或电子文档。
3.文件管理：指对公司文件进行组织、编制、存储、流转、使用、保密和销毁的各项活动。
4.档案管理：指对公司档案进行收集、整理、鉴定、编目、保管、利用、保密和销毁的各项活动。
第三条遵从原则公司文件和档案管理应遵从以下原则： 1. 法律合规：遵守国家相关法律法规、规章制度和政策，确保文件和档案的合法性。
2. 完整性和真实性：确保文件和档案的完整性和真实性，不得删除、窜改或隐瞒任何信息。
3. 保密性：对涉及公司商业秘密、个人隐私和公司机密的文件和档案进行严格保密。
4. 便利性和高效性：供应合理便利的文件和档案使用和查询方式，保证工作效率。
5. 统一管理：建立统一的文件和档案管理体系，确保全都性和规范性。
第二章文件管理第四条文件分类和编号规范1.将公司文件依照业务类别进行分类，并为每个文件调配唯一的编号，以便于管理和检索。
2.文件编号应包含文件类别、年份和次序号，例如：[类别]—[年份]—[次序号]。
3.文件编号应明确记录在文件主页上，并及时更新。
4.文件分类和编号规范由文件管理部门负责订立和执行。
第五条文件存储和保管1.公司文件应存放在指定的文件柜或文件架上，依照文件编号和分类有序排列，便于查找和存取。
2.文件柜或文件架应放置在安全、防火、防水的环境中，禁止将易燃、易爆物品放置在相近。
3.文件柜或文件架上方应标明相应的文件分类和编号范围，方便查找。
4.文件存放时应注意保持文件的完整性和防止受损，禁止将液体或食物放置在文件相近。
5.文件柜或文件架的使用和维护由文件管理部门负责监督和执行。
文件通知等档案管理制度
一、总则为加强单位内部文件、通知等档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我单位所有文件、通知等档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
三、档案分类1. 依据文件性质，分为：行政文件、业务文件、财务文件、人事文件、会议文件、声像文件等。
2. 依据文件形式，分为：纸质文件、电子文件、声像资料等。
四、档案收集1. 收集范围：所有与单位工作相关的文件、通知等，包括上级机关的文件、通知，单位内部产生的文件、通知等。
2. 收集方式：通过文件传递、电子邮箱、网络下载、现场收集等方式进行。
3. 收集要求：确保收集的档案完整、准确、及时，对破损、丢失的档案要及时补充。
五、档案整理1. 分类整理：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。
2. 编号排序：为每份档案编制唯一编号，并按照编号顺序排列。
3. 档案目录：编制档案目录，包括档案名称、编号、日期、页数、保管期限等信息。
4. 归档文件整理：对归档文件进行装订、折叠、压平、剪裁等处理，确保文件整洁、便于查阅。
六、档案归档1. 归档时间：按照档案保管期限，定期将整理好的档案归档。
2. 归档要求：确保归档档案的完整、准确、及时，对归档档案进行质量检查。
3. 归档手续：归档时，填写归档登记表，由档案管理员和归档人签字确认。
七、档案保管1. 保管条件：确保档案库房温度、湿度适宜，防止档案霉变、虫蛀、火灾等灾害。
2. 保管设施：配备档案柜、档案架、温湿度计、消防器材等设施，确保档案安全。
3. 保密措施：对涉密档案采取保密措施，确保档案信息安全。
八、档案利用1. 查阅制度：建立档案查阅制度，明确查阅范围、手续、期限等。
2. 查阅要求：查阅档案时，需填写查阅登记表，经档案管理员审批后方可查阅。
3. 利用方式：提供档案复制、摘抄、翻译等服务，满足单位工作需要。
文件和档案管理制度
文件和档案管理制度第一章总则第一条为加强公司文件和档案的管理，根据《企业文件和档案管理规定》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各分支机构的文件和档案管理工作。
第三条公司文件和档案管理工作遵循统一领导、分级负责、分类管理、高效利用的原则。
第四条公司设立文件和档案管理领导小组，负责对公司文件和档案管理的组织领导。
文件和档案管理领导小组由公司总经理、各部门负责人及分支机构负责人组成。
第五条公司设立文件和档案管理部门，负责公司文件和档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第二章文件和档案的收集与整理第六条公司各部门、各分支机构应按照文件和档案管理要求，明确文件和档案的收集范围、归档时间、归档要求等。
第七条文件和档案收集应遵循真实性、完整性、准确性、及时性的原则。
第八条文件和档案整理应按照国家档案局制定的《企业档案分类与代码》及相关标准进行。
第九条各部门、各分支机构应定期对文件和档案进行审查、筛选、整理，确保文件和档案的质量。
第三章文件和档案的归档与保管第十条文件和档案归档应按照归档范围、归档时间、归档要求等进行。
第十一条归档的文件和档案应进行登记，填写《文件和档案归档登记表》。
第十二条公司应设立专门的文件和档案保管场所，确保文件和档案的安全、保密、防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘等。
第十三条文件和档案的保管应实行分级负责制，明确保管责任人。
第十四条文件和档案保管期间，如有借阅、复制、销毁等需求，应按照相关规定办理手续。
第四章文件和档案的利用与销毁第十五条文件和档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则。
第十六条文件和档案利用应进行登记，填写《文件和档案利用登记表》。
第十七条文件和档案的复制、借阅、查阅等应按照相关规定办理手续。
第十八条文件和档案的销毁应遵循保密、安全、环保的原则。
第十九条文件和档案销毁前应进行审查，确保销毁的文件和档案不再具有保存价值。
文件收发及档案管理制度
第一章总则第一条为加强本单位的文件收发和档案管理工作，确保文件收发、传递、归档、保管、利用的规范化、制度化，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的文件收发和档案管理，包括但不限于公文、内部文件、合同、资料等。
第三条文件收发和档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 规范化、制度化原则；3. 及时、准确、安全原则；4. 保密原则；5. 便于利用原则。
第二章文件收发第四条文件收发工作由单位指定的部门或专人负责，其他部门和个人不得擅自收发文件。
第五条文件收发工作应做到以下几点：1. 收到文件后，应立即进行登记，包括文件名称、发文单位、文号、收件人、收到日期等；2. 文件登记后，应按照文件分类进行整理，并妥善保管；3. 文件传递过程中，应确保文件完整无损，不得擅自拆封、涂改、遗失或损坏；4. 收到紧急文件或特急文件时，应立即上报领导，并尽快处理；5. 收到需会签的文件，应及时转送相关部门或领导会签；6. 收到需回复的文件，应在规定时间内回复，并及时将回复文件送至收件人。
第六条文件传递方式：1. 电子文件：通过单位内部邮件系统或网络传输方式传递；2. 纸质文件：通过专人递送、邮寄或专人取送等方式传递。
第三章档案管理第七条档案管理包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节。
第八条档案收集：1. 收集单位应按照国家档案法规和行业标准，对各类档案进行收集；2. 收集档案时应确保档案的完整性和准确性；3. 收集档案时，应区分档案的密级，并采取相应的保密措施。
第九条档案整理：1. 档案整理应按照档案的分类、编号、排列顺序进行；2. 档案整理应确保档案的整洁、有序、便于查找；3. 档案整理过程中，应做好档案的标识、分类、编目等工作。
第十条档案保管：1. 档案保管应按照档案的密级、保管期限、载体特性等要求进行；2. 档案保管应保持档案的清洁、干燥、防潮、防虫、防火、防盗等；3. 档案保管应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。
文件及档案管理制度
一、总则为加强公司文件及档案管理，确保文件及档案的完整、安全、准确和高效利用，提高公司管理水平和竞争力，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司各部门、子公司、分支机构及其他有关单位，涉及公司内部所有文件及档案的管理。
三、管理职责1. 公司设立文件及档案管理部门，负责公司文件及档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
2. 各部门负责人为本部门文件及档案管理工作的第一责任人，负责本部门文件及档案的日常管理工作。
3. 公司员工应积极配合文件及档案管理部门的工作，按照规定提交、查阅、利用文件及档案。
四、文件及档案的分类与编号1. 文件及档案分为以下类别：行政管理文件、业务文件、技术文件、财务文件、人事文件等。
2. 文件及档案应按照国家有关标准进行编号，确保编号的唯一性和规范性。
五、文件及档案的收集与整理1. 各部门在形成文件及档案时，应按照规定进行收集、整理，确保文件及档案的完整性和准确性。
2. 文件及档案收集完成后，应按照类别进行分类，并填写《文件及档案登记表》。
3. 文件及档案整理应遵循以下原则：按时间顺序、按类别、按重要程度进行排列，确保查阅方便。
六、文件及档案的归档与保管1. 归档：文件及档案经整理后，应按照规定的时间、类别、编号进行归档。
2. 保管：文件及档案的保管应遵循以下原则：（1）确保文件及档案的安全，防止火灾、水灾、虫蛀、鼠咬等自然灾害和人为破坏。
（2）定期检查文件及档案的保存状况，发现问题及时处理。
（3）对易损、易腐、易丢失的文件及档案，应采取特殊保管措施。
七、文件及档案的利用与销毁1. 利用：公司员工需查阅文件及档案时，应填写《文件及档案查阅申请表》，经批准后方可查阅。
2. 销毁：文件及档案达到销毁期限或因其他原因需要销毁时，应按照规定程序进行销毁。
八、监督与考核1. 公司定期对各部门的文件及档案管理工作进行检查，确保本制度的有效实施。
2. 公司对违反本制度的单位和个人，将依法依规进行处理。
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4.2文件和档案管理制度1
文件和档案管理制度
1. 目的
为了加强对文件和档案管理，确保各相关部门使用的文件为有效版本，特制定本制度。
2. 适用范围
本制度适用于与安全生产标准化管理体系相关的文件和档案资料的控制。
3. 职责
3.1 总经理负责批准发布公司安全生产标准化管理体系的各项规章制度、文件。
3.2 分管安全副总经理负责组织有关人员对文件进行评审。
3.3 安全环保部负责标准化管理体系文件的管理。
3.4 集团管理部负责人事档案的管理。
3.5 集团办公室负责公司技术文件和技术档案资料的管理。
3.6 各职能部门负责与本部门职能有关的管理文件、技术文件、档案资料的管理。
3.7 各单位负责编制、修订本单位的制度、规程，负责建立受控文件清单，管理本单位文件和档案。
4. 管理内容和要求
4.1 文件分类
4.1.1 国家、省、市有关法律、法规、标准、规范。
4.1.2 安全生产标准化规章制度
按照标准、相关规定建立和发布安全生产规章制度。
至少包含下列制度：安全目标管理、安全生产责任制管理、法律法规标准规范管理、安全投入管理、文件和档案管理、风险评估和控制管理、安全教育培训管理、特种作业人员管理、设备设施安全管理、建设项目安全“三同时”管理、生产设备设施验收管理、生产设备设施报废管理、施工和检维修安全管理、危险物品及重大危
险源管理、作业安全管理、相关方及外用工（单位）管理、职业健康管理、劳动防护用品（具）和保健品管理、安全检查及隐患治理、应急管理、事故管理、安全绩效评定管理等。
4.1.3 管理方针和管理目标、指标文件；
4.1.4 其他管理文件（支持性文件）等；
4.1.5 岗位安全操作规程；
4.1.6 安全标准化体系要求的记录；
4.1.7 特种设备等技术档案；
4.1.8 员工培训教育档案；
4.1.9 员工体检等档案。
4.2 文件的编写、审核、批准
文件发布前应得到批准，以确保文件的有效性。
4.2.1 安全标准化体系文件由分管安全副总经理组织安全环保部、设备部、集团管理部等部门编写，分管安全副总经理审核，总经理批准。
安全环保部负责登记发放。
4.2.2 其它管理文件由各职能部门组织编写，各部门负责人审核，分管副总批准，由职能部门负责登记发放。
4.2.3 基于岗位生产特点中的特定风险辨识，编制齐全的岗位安全操作规程。
编制的安全规程应完善、适用，员工操作要严格按照操作规程执行。
4.2.4 应将安全生产规章制度发放到相关工作岗位，并对员工进行培训和考核。
4.2.5 应向员工下发岗位安全操作规程，并对员工进行培训和考核。
4.3 文件的受控状况
文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行，所有受控文件必须在该文件封面加盖表明其受控状态的印章，并注明分发管理号。
4.4 文件的评审、修改、换版
4.4.1 安全标准化体系文件每年定期评审，与管理评审同时进行。
每年至少一次对安全生产法律法规、标准规范、规章制度、操作规程的执行情况和适用情况进行检查、评估。
4.4.2 应根据评估情况、安全检查反馈的问题、生产安全事故案例、绩效评定结果等，对安全生产管理规章制度和操作规程进行修订，确保其有效和适
用。
4.4.3 当文件需要修改时，由原编制部门更改，填写《文件修改审批表》，经分管副总审核、批准后由编制部门负责修改，保留文件更改内容的记录。
4.4.4 技术文件的更改由申请人填写《文件修改审批表》，经原审批人审批，再指定人员进行修改、发放、处理。
4.4.5 所有被更改的管理文件必须由编制部门收回，以确保有效文件的唯一性。
4.4.6 文件修改，可在相应修改内容的序号左边空白处用一条竖线注明更改标记，在修改页上方标明修改号。
依次用1、2、3…来表示。
4.4.7 换版的审批程序与文件起草审批程序相同。
4.5 文件的发放
文件发放者应填写《文件发放登记表》，管理文件由分管副总审批方可发放。
技术文件由原编制部门负责人审批方可发放。
4.6 文件、档案的保存、作废与销毁
对下列主要安全资料进行档案管理：主要安全生产文件、事故、事件记录；风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故调查报告；检查、整改记录；职业卫生检查与监护记录；安全生产会议记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；应急演习信息；承包商和供应商信息；维护和校验记录；技术图纸等。
4.6.1 文件档案的保存
a ）与管理体系相关的文件、档案都必须分类存放在干燥通风、
避光、安全的地方。
b ）各部门文件、档案由本部门专人保管。
c ）各部门应建立本部门使用文件的《受控文件清单》。
明确责任部门/人员、流程、形式、权限及各类安全生产档案及保存要求等。
d ）任何人不得在受控文件、档案上乱涂、不准私自外借，确保文件的清晰，易于识别和检索。
4.6.2 文件、档案的作废与销毁
a ）所有失效或作废文件由发放者负责及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”章，防止作废文件的非预期使用。
b ）为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应由发放部门加盖“作废保留”印章进行标识，防止误用。
c ）对要销毁的作废文件、档案由相关部门负责人审批后，填写《文件收回、销毁记录表》，经部门负责人审批后销毁。
4.6.3 对受控文件，在未征得文件发放单位领导批准时，不得私自复制、借阅。
4.7 外来文件的控制
确保策划和运行管理体系所需的外来文件得到识别，并控制其分发。
收到外来文件的部门，需识别其适用性，并交由专业职能部门控制分发，以确保其有效。
4.8 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。
4.9 作为记录的文件应执行《记录管理程序》。
5. 记录
《受控文件清单》
《文件发放登记表》
《文件收回、销毁记录表》
《文件修改审批表》
《文件修改状况动态记录表》。