活动操作流程

活动操作流程举办一场活动涉及到的事情大同小异，一般来说，包括以下几个部分：一、活动的策划、主题以及议程确定二、时间、地点以及相关物料的准备三、确定活动预算四、演讲嘉宾或者重要嘉宾的邀请落实五、参会人员以及新闻媒体的邀请六、场地布展方案及实施单位的确认七、人员分工八、活动现场的控制九、后续工作一场活动就是一个系统工程，需要方方面面的配合与协调，任何一个环节出现问题都会造成活动进行中的不顺利，下面就以上几个阶段需要完成的事情以及注意事项分别进行阐述：一、活动的策划、主题以及议程确定1、设定活动主题；2、确定拟邀请的合作伙伴，确定合作伙伴在本次活动中扮演的角色；3、初步拟定活动举行的时间、城市；4、确定此次活动举行的基本规模；5、罗列出拟邀请的重要嘉宾名单，名单数量至少为目标邀请人数的三倍；6、设立此次活动的筹备组，明确人员及各自分工。

7、制作时间进度表（倒计时）的方式来表现。

注意在安排的时间上要合理,同时要留有余地，一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时间来调整、完善。

注意事项：如不涉及招商，至少需预留20个工作日筹备此活动，如涉及招商，至少需预留30个工作日。

二、时间、地点以及相关物料的准备1、寻找合适的活动场地A、考虑品位与风格。

酒店有不同的星级，也有不同的风格，不同的定位，选择酒店的风格要注意与活动的内容相统一。

B、是实用性与经济性。

C、是方便性。

离主要媒体、重要人物的远近，交通是否便利，泊车是否方便？D、活动当天该酒店举行的其他活动是否与本活动相违背考察场地时需了解的问题：（1）场地按照课桌式、剧院式分别可以容纳多少人？（2）场地的长、宽、高？主席台的大小？演讲台尺寸，数量？（3）会场整体颜色？椅套、桌布、地毯的颜色种类？（4）灯光可否调节？（5）是否有投影设备，费用多少？投影仪为多少流明？投影幕的尺寸？投影幕的固定方式？（6）是否有音响设备，费用如何计算？鹅颈麦克风、胸部麦克风、有线麦克风、无线麦克风各可以提供数量？（7）会场可以免费提供几盆鲜花？绿植？可以提供的签到银盘为几个？（8）签到台、茶歇的摆放位置？（9）会场是否有背景板的架子？尺寸？租借费用？会场还有何处可以悬挂宣传物？（10）可以提前多久来布展？如果提前一天布展是否需要额外的费用？（11）是否有VIP room？VIP room的摆放方式？（12）如果涉及茶歇，需确定茶歇的种类，报价是否包含服务费？最后确认茶歇数量的时间？茶歇按照何种方式结算？（13）会场的付款方式？2、确定准确的活动时间活动有时要避开重大的事件、会议，比如“两会期间”版面较紧张，记者也大多有安排，时间上不能保证；但有时又要趋近于某些事件，这样可以起到借势的效果。

另外，在时间上，一般选择人们容易记起的日子，如节日，一月之月初、月末，也要避开一些禁忌日。

如果是星期六、星期天或其他节假日，可以考虑在下午进行。

3、在相关媒体上刊登此次活动的预告（网站、报纸、杂志等）4、准备活动邀请函及招商方案，邀请函需包括活动目的、意义、时间、地点、流程、拟邀请嘉宾及其背景资料、拟邀请报道媒体），需要撰写三种邀请函，即针对重要来宾的邀请函、针对媒体的邀请函、针对参会嘉宾的邀请函。

招商方案除包含邀请函内容外，还需包括几种赞助回报方案5、制作并印刷请柬、纸袋、宣传资料、工作证6、制作或者购买纪念品7、寻找合适的布展公司，进行比价8、确认相关的辅助设备、服务提供商（速记、摄像、摄影等）三、确定活动预算1、场地租赁费用2、设备租赁费用（白板、激光笔、A V设备、同传设备、投影仪、笔记本、摄像机、照相机等）在租赁设备时要对各类功效参数作出具体要求，否则可能影响会议的进行。

另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

设备本身的租赁费用，通常按天计算3、礼品设计制作费用4、资料、文宣品设计制作费（请柬、宣传资料、纸袋等）5、场地布置费用（背景板、签到板、主席台搭建、易拉宝、讲台布置、吊旗、条幅等）6、媒体车马费7、运输费用8、茶歇费用此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。

酒店者告知的茶歇价格通常不包含服务费用，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

9、如会议为异地举办还涉及交通、住宿费用10、杂费杂费是指活动过程中出现的一些临时性产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、汇兑等等。

杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

四、演讲嘉宾或者重要嘉宾的邀请落实邀请函撰写好后，就要马上开始着手邀请重要嘉宾，可以通过电话、传真、mail等各种方式进行邀请。

邀请嘉宾有以下几点需要注意：1、每个嘉宾都应该有专人负责邀请，并且要设定专人监督整个嘉宾邀请工作，随时跟进沟通。

2、要至少提前15个工作日开始嘉宾的邀请工作，每天都要对嘉宾邀请工作进行跟踪，随时调整邀请目标。

3、拟邀请的嘉宾数量至少应为目标邀请人数的三倍4、嘉宾的邀请范围不应局限于曾经采访或者接触过的人，应先设定要邀请到的嘉宾，再通过各种渠道关系完成邀请工作。

五、参会人员以及新闻媒体的邀请邀请参会人员时需注意以下几点：1、拓宽参会人员的来源，邀请人员的过程也是宣传推广扩大活动影响的过程。

目前的请人渠道为：报纸及网络广告；合作伙伴邀请；现有会员邀请。

2、大范围的邀请来宾，是为了扩大活动影响，但是为了保证活动效果，将活动/杂志理念送达到目标人群中，就需要对人员进行控制3、报名信息处理流程：(1)收到报名申请表后，首先鉴别此人是否为目标邀请对象，如果答案是肯定的，则要通过电话、传真、mail对进行信息进行进一步确认，并确认其参会意愿。

(2)如其可以来参会，则要寄送请柬告知具体的时间、地点以及会场地图(3)对于重要的嘉宾，会前还需电话确认其是否已经收到请柬，时间是否有变化等。

媒体邀请需注意以下几点：1、媒体的邀请范围要广泛，大众媒体、专业媒体、网络媒体都要邀请。

但是要注意根据不同活动，邀请媒体不同版块的记者编辑到会，以利于后期的宣传报道。

2、设立专人负责媒体邀请，进行媒体邀请时要将此次活动的详细资料提供给媒体，以便其可以准确的把握活动内容，提前预留宣传报道版面。

3、寄送请柬并告知具体的时间、地点以及会场地图4、活动开始前一天还应电话确认其是否收到请柬，能否到会等5、有专人撰写此次活动的新闻稿，新闻通稿要求如下：1、消息稿。

字数较短，一般在1000字以内，发布起来快，有的媒体在发布会结束不到一小时就已经出版。

2、通讯稿。

篇幅较长，内容充实，一般是深度分析，重点报道。

消息不能讲清楚的背景等问题可以进行详细阐述。

消息一般是一篇即可，通讯稿则可以从不同角度提供多篇，也可以以答记者问的形式表现。

3、背景材料（参会重要人物、知名人士材料）4、图片资料。

以上资料一般以书面形式提供，也可以另外附电脑光盘、软盘的形式。

5、企业新闻负责人名片（以便进一步采访、新闻发表后寄达联络）六、场地布展方案及实施单位的确认根据场地的长、宽、高以及本次活动的规模，确定活动的布置方案。

根据布置方案挑选实施单位。

挑选实施单位时，除对价格进行比较外，还需了解布展单位报价中所使用各种物料的材质、品牌、规格，不同的材质、品牌、规格价格相差很多，并且会对活动效果产生影响。

与布展单位要签订正式合同，活动明细报价一定要附后。

1、背景布置。

主题背景板，内容含主题、会议日期，有的会写上召开城市，颜色、字体注意美观大方，颜色可以企业VI为基准。

2、酒店外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等，各个酒店有所不同，有的允许，有的不允许。

3、席位摆放。

摆放方式：一般是主席台加下面的课桌式摆放，有的非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。

注意确定主席台人员。

不过，现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席，贵宾坐于下面的第一排的方式。

摆放原则：“职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后”。

注意席位的预留，一般在后面会准备一些无桌子的坐席。

4、相关设备在发布会前要反复调试，保证不出故障。

5、签到与迎接：一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌，一般酒店有这项服务。

事先可请好礼仪小姐迎宾。

一般会议会要求与会者留下名片，准备好“请赐名片”盒。

七、人员分工人员分工分为会前、会中、会后的分工，会前又分为筹备期、预备期、启动期。

筹备期工作主要包括：设计制作文宣品、选购礼品、寻找场地、发布活动广告（文案及广告创意）、寻找恰当的合作伙伴、寻找赞助商、寄送请柬、重要嘉宾邀请并确认、报名参会人员资料整理、参会人员资料核实确认、邀请媒体、准备新闻稿、活动媒体宣传资料更新、与赞助商沟通等预备期工作主要包括：重要来宾的最后确认、装资料袋、支取会议备用金、会场布置、设备调试、相关配合单位的最后确认、与酒店确定最后的参会人数，确定会场桌椅摆放方式、制作签到表、桌签、签到牌等启动期工作主要包括：来宾签到、设备调试、相关人员彩排会议进行中工作主要包括：与主持人进行沟通、协助布展公司控制现场灯光音响、与酒店沟通增减桌椅等会议结束后的工作主要包括：与相关单位结算、撤展、将相关物品运至指定地点备注：每个阶段都应指定一个人作为该阶段或者该活动的总负责。

八、活动现场的控制活动现场的控制要坚持两个原则，一是“扁平原则”，在活动中层级不要太多，以保证灵活机动，人员也不要太多，精干、高效为要；二是“制度原则”，尽管是临时性组织，但一旦加入组织机构，人人员都应受规章制度的约束。

活动的现场的每个工作人员都应有一份工作流程分工表，以便每个人及时了解会议进行的状况，应比较详细，具体到每一个人每一步，时间上具体到分钟。

现场控制是对总协调人应变能力的一个考验，为保证现场效果，很多工作需要做在前面，首先要预防变数的发生。

比如平时做一些培训，事前做一些排练。

从实践来看，现场的突变往往是因为沟通不畅，考虑不周，以及礼节上的疏忽，应该重点重视这些方面；其次，要在事前准备好备选方案；再次，注意积累现场的灵活应变的处理技巧。

对于前来的官员、重要嘉宾要有人陪同和沟通，对于前来的记者，应该一视同仁，不能对A媒体公开某些情况而对B媒体则保密。

对于记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人。

另外一个重要因素是主持人，需要提前安排好一些事情，事先要与主持充分沟通，让他(她)对整个会议的风格有个大致的了解与把握。

在产品的演示讲解过程中，可以用一些现代科技手段，结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等，以助与会者的理解。

九、后续工作监控媒体发布情况，整理发布会音像资料、收集会议剪报，制作发布会成果资料集（包括来宾名单、联系方式整理，发布会各媒体报导资料集，发布会总结报告等），作为资料保存，并可在此基础上制作相应的宣传资料。