档案管理作业指导书
会计档案管理作业指导书
1目的为加强置业会计档案管理，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和财政部《会计档案管理办法》制定本规定。
2范围本规定适用于恒兴置业总部及各控股子公司的会计档案管理。
3定义会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
4职责4.1财务人员应严格遵照本作业指导书做好会计档案管理。
5内容5.1会计档案分类5.1.1会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
5.1.2会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
5.1.3财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附注及财务分析报告，验资报告、审计报告等。
5.1.4税务资料类：税审报告、纳税申报表、月份缴税情况表、税收优惠及退税表等。
5.1.5经济合同类：各类采购合同、工程施工合同、设计合同等。
5.1.6其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
5.2会计档案日常管理5.2.1当月工作结束后，须及时将记账凭证装订成册，月末结账后，须及时打印月度会计报表，并连同报表附注及文字说明等整理归档。
5.2.2年终决算后，须将会计账簿及时打印装订成册，将年度财务报告及时归档。
5.2.3每月结账后须将会计电子账套进行备份；每季度将硬盘数据作一次性全部备份并刻录光盘双重备份存放于不同地点。
5.3会计档案的装订5.3.1会计凭证装订前的准备工作：5.3.1.1分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全。
5.3.1.2按凭证汇总日期或凭证号归集确定装订成册的本数。
5.3.1.3摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的账页或附件要折叠成同记账凭证大小且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整。
5.3.1.4整理和检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。
5.3.1.5要检查附件是否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全。
档案管理分类规则
档案管理作业指导书档案分类编写组二○一○年十二月档案管理作业指导书1、目的:加强档案管理的规范化、标准化，保证档案资料完整性、系统性、正确性，有利于保存应用,更有利于公司的发展与建设。
2、适用范围:适用于总公司、各分（子）公司及其所属各部门的档案管理。
3、指导文件与参考资料1）《规章制度》第8章：《公司档案管理制度》；2）国家有关部门试行的档案分类规则及有关文书档案、科技档案管理学概要书籍。
4、名词定义与解释：暂无。
5、权责:公司行政人事部负责本文件的拟、修、废、发放及监督实施。
6、内容:6. 1档案资料的来源与管理程序： 各分 公司 设计 单位 建设 单位 相关 单位 其他档案室6.2管理范围：6.2.1文档：（1）省市各局的各种文件文函；公司的各类证件（注册及注册变更、经营、资质、资产等）与文书。
（2）凡产生于公司董事会、总公司、分公司，包括行政、人事、工程、财务、营销、工会、党办等管理过程的具有保存价值的各种文件：审核鉴定 分类立卷 编目 存档排架 服务利用 报废销毁 修改补充 收集整理资料来源 管理程序 总公司 统 计请示、报告、批示、批复、计划与总结报告、考察报告等；行政文件、命令文件：通知、通报、通告、布告、命令、任命、通令、嘉奖令等；法规文件：规定、规章、制度、办法、细则、法令、条例、职责、准则、规则等；计划文件：工作计划、发展规划、生产计划、文教卫计划、财政收支计划等；统计类文件；各部门间工作联系单等往来文件；合同文件；财务类：凭证、帐本、财务报表、往来明细表、销售收入明细表、工程合同类、销售合同等；案件纠纷类各种文件与材料；6.2.2科档：建筑工程建设与安装：具体内容见附件1《科技档案分类及登记》。
设备仪器类：随机所属图纸资料、证件、载体等，特种设备、引进设备的资料见附件1。
6.2.3参考资料：经审批的报废、闲置但仍有利用参阅价值的档案资料，中外企业、商家介绍，建筑单位资料，有关书籍（工具、文化等类）、刊物、杂志、图纸等。
写字楼设备档案建立作业指导书
1. 目的
对公司所接管的项目,设备设施进行有效管理。
2. 适用范围
所有公司接管的项目所辖设备设施。
3. 内容
3.1 设备使用说明书
3.2 设备台帐
3.3 设备卡片
3.4 维护保养计划
3.5 维护保养记录
3.6 设备运行记录
4. 步骤
4.1工程部负责建立设备档案。
4.2根据验收接管图纸资料及现场设备实际，逐台建立。
4.2.1根据设备作用的重要程度分为I类、II类
I类:对建筑物、客户的安全、正常工作有重大影响的设备
II类:对建筑物、客户的安全、正常工作有一定影响或起到一定支持作用的设备。
4.2.2对设备进行编码。
编码原则：
类别用罗码数字分为Ⅰ、Ⅱ以“—”分开后续编码
例：Ⅰ—□□□□
后续编码低、1、2位为设备属性，以汉语拼音分类（取其汉字第一字拼音，发生重复后延第二汉字拼音，以此类推。
）
例： D-电类 S- 水类 X- 消防类 NK- 暖通空调类
RD- 弱电类 YS- 运输机械类（电梯、机械车库）
第3、4位为设备名称分类，以阿拉伯数字分类
例： 1-高压进线柜 2-高压馈出柜 3-高压计量柜 4-高压母联柜
5-变压器 6-直流屏 7-低压进线柜 8-低压母联柜
9-低压电容器柜 10-低压动力出线柜
4.2.3设备台帐处建电子版外需备书面版壹分。
4.2.4设备台帐具体内容及格式见附表1
4.3 建立设备卡片
4.3.1设备卡片形式及内容见附表2。
CRWYZB-ZY05：档案管理作业指导书
1．目的
为公司各部门文件、资料归档管理提供指引，使服务中心文档既能满足各级考评要求，又适于内部管理。
2．范围
适用于公司各部门。
3．职责
4．方法和过程控制
4.1档案归档范围
4.1.1本公司的档案是指从成立以来的各项活动中形成的对本公司以及国家、社会具有利用、保存价值的各种文件材料原件。
4.1.2归档范围主要包括：
公司营运管理过程中所有文书类、电子类档案。
4.1.3档案目录清单
公司档案目录清单见后附表一
4.2档案管理
5.附表一《档案目录清单》
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共享文件\总经办文书。
TS认证 换证 档案管理作业指导书
1．目的确保公司压力管道元件制造过程的质量档案建立符合TSG D2001-2006《压力管道元件制造许可规则》的要求，对质量记录进行控制，为质量保证体系有效运行和产品质量符合要求提供证据。
2．范围本指导书规定了产品质量档案管理的基本要求，适用于本公司所有与产品质量和质量保证体系有效运行有关的记录，包括来自供方和客户的记录。
3．引用：Q/HDC-SC01-2014 压力管道元件制造质量保证手册Q/HDL-CX0301文件控制程序Q/HDL-CX0302 记录控制程序Q/HDL-GL0302 档案管理制度4．职责4.1公司设立档案室存放出厂产品的质量档案，档案室工作由公司办公室领导；4.2生产过程的质量记录存放在各有关部门；4.3公司档案管理员负责出厂产品质量档案的收集、归档、保管和管理。
5．工作程序5.1出厂产品送交客户后，档案管理员应及时收集该产品的有关记录。
产品质量档案记录有：1) 合同（或订单确认表）2) 合同评审表3) 合同更改评审表4) 减温减压（或减温或减压）装置产品总图5) 混合蒸汽管道图6) 设计计算书7) 强度计算书8) 产品质量证明书9) 减温减压装置质量记录10) 发货明细表11) 无损检测报告12) 射线检测底片13) 阀门压力试验报告14) 阀门最终检验报告15) 焊缝返修通知单16) 焊缝返修工艺及返修记录17) 焊缝第三次返修送批报告5.2 公司档案管理员应认真核对存档记录填写内容的完整性、一致性。
记录填写内容至少包括：1) 日期2) 产品名称、规格、型号、材质、数量3) 生产令号、检验批号4) 设计参数、检验（或试验）数据5) 客户单位、地址、联系人、联系电话6) 记录人、责任人、负责人签字5.3 产品质量档案应分类归档、编号唯一、便于检索。
5.4产品质量档案归档要按编号顺序填写“产品质量档案一览表”进行登记。
5.5产品质量档案保管要做到防火、防盗、防潮、防虫蛀。
5.6产品质量档案的查阅、借阅1）产品质量档案的查阅须经得办公室主任的同意，在保管部门查阅。
档案管理(保洁、工程、秩序)
档案管理(保洁、工程、秩序)档案管理作业指导书本次调整了档案存档方式，结合项目创优工作标准进行了改进。
1、制度类内容存档于项目经理办公室内。
2、梳理了各大类档案目录明细。
3、编号前两位为项目缩写，如滟澜山应编为“YL”、1912公馆应编为“GG”。
4、公司品质保障部统一制作发放制度类各类文档。
档案分类如下：1、行政管理类：包括行政、采购、会议、创优等档案以及员工入职、考勤、培训、考核等档案；2、公共管理类:包括项目移交资料、公共宣传资料、公共巡查资料等档案；3、财务管理类：包括物业费催缴、财务相关公示等档案；4、触点服务类：包括社区文化活动、业主便民服务等档案；5、客户服务类：包括业主信息登记处理回访全过程、业主意见征询、客户满意度调查、业主走访的相关资料等档案；6、保洁绿化类：包括公共部位保洁绿化养护记录、消杀记录等档案；7、工程管理类：包括设施设备台账、档案、保养和巡查记录等档案；8、秩序维护类：包括值班、交接班、巡逻反馈信息、车辆、人员出入登记管理、相关巡逻签到等档案资料；9、制度类：包括物业管理方案、公司管理制度、小区公共管理制度、各类体系文件、操作手册等档案。
（此项存放于项目经理档案室内）各大类档案明细分类、存档周期及说明如下：6、保洁、绿化类序号编号明细内容周期1 XX-BJ-001 楼道保洁记录楼道保洁记录月度2 XX-BJ-002 公共部位保洁记录公共部位保洁记录月度3 XX-BJ-003 消杀服务记录消杀服务记录月度4 XX-BJ-004 露台保洁记录露台保洁记录月度5 XX-BJ-005 玻璃雨棚清洗记录玻璃雨棚清洗记录月度6 XX-BJ-006 卫生间清洁记录卫生间清洁记录月度7 XX-LH-001 绿化养护记录绿化养护记录月度7、工程管理类序号编号明细内容周期1 XX-GC-001 设施设备台账设施设备台账交付期间2 XX-GC-002 设施设备档案（电梯）设备采购安装合同、设备说明书、设备保修卡、设备验收资料及其它交付期间设施设备巡查记录（排污泵）：本记录用于记录排污泵的巡查情况，包括巡查时间、巡查人员、设备运行情况等内容。
电子公司人事档案管理作业指导书
电子公司人事档案管理作业指导书1、目的为了规范薪水人事档案管理，以便于查找和管理。
2、适用范围适用于公司员工人事资料的管理。
3、职责和权限人事行政部负责公司员工人事档案的建立和管理。
4、作业内容4.1 员工原始档案内容应包括以下资料:1.1 《入职登记表》或附个人简历书1.2 《聘用合同书》1.3 身份证复印件1.4 学历 /技术资格证明复印件1.5 免冠照片1.6 《转正晋级调薪呈批表》1.7 《核查记录》1.8 《晋升调薪呈批表》1.9 《调动资料》1.10 表现优秀资料1.11 培训核查资料1.12 身体健康检查证明1.13 其他记录员工工作表现的资料4.2 人事档案资料的查阅和借用规定：1.1 人事档案资料（包括人事电子档资料）属保密性资料，非经人事行政部负责人级以上人员审批赞成，任何人不得盘问；1.2 必定查阅档案时，只限于部门经理级（含）以上人员查阅本部门部下的相关资料，不得查阅其他部门的档案资料。
1.3 查阅档案，必定严格遵守保密制度，严禁在档模卷内涂改，圈划及撤换档案资料，不得向没关人员泄漏被查档案内容，违者应追究责任。
1.4 查阅档案时，不得抄录或复印档案内容，如特别情况，须经人事行政部负责人赞成后方可抄录或复印，抄录或复印的资料应在不高出三个工作日内送回人事行政部办理。
1.5 档案一般不得外借，在特别情况下，经主管总监赞成可以借出，但借出时要进行借阅登记，按期归还，如严禁时归还，要及时催收，省得丢掉。
4.3 人事档案应按部门分类编号管理并保持及时更新，由相关人员专职管理；离职人员的人事档案资料保存限时为三年，期满由人事行政部一致销毁。
5.支持性文件无6.记录表格无。
项目资料归档作业指导书
项目资料归档作业指导书
一、目的
为了能使项目资料归档工作在各个业务环节的规范管理，确保项目资料归档的完整性、准确性，特制定本作业指导书。
二、适用范围
本作业指导书适用于公司全体员工。
三、项目档案的建立
1、具体要求
1)做到一个项目一个档案袋，同时，进行电子存档，一个项目一个文件包，确保资料
的清晰明了。
2)项目文档的编号：以001、002、003….的顺序依次为所有的项目编号，方便今后对
各个项目的查找。
3)每个项目档案袋的封面上，必须注明档案袋里项目资料的名称、日期、份数，方便
查阅。
4)项目文档目录里的编号、项目名称必须与档案袋、文件包上一致，避免出错，方便
查阅。
2、具体操作如下
1)将所有项目的相关资料进行扫描并存档（纸张资料建立档案袋，扫描件做电子存档）。
2)登记项目文档目录表：
A.将新的项目编号与项目名称填写在表格里。
（项目编号以顺序例下来）。
B.按编号在表格里新建工作表，将项目相关资料分别登记在《移交清单》、《采购
合同》、《项目过程文档》三张表里，将资料名称、日期、份数等信息填写清楚，
做到准确无误。
3)在项目文档目录下将项目名称超链接到对应的工作表里，方便以后快速查找，提高
工作效率。
4)已建立过的项目，新收到的项目资料只需在原有的档案里进行添加即可。
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档案管理作业指导书
1. 目的
规范文档资料的收集、编目、归档和保管。
2. 范围
适用于住宅项目服务中心文档资料的归档与管理。
3. 方法与措施
3.1文档资料目录的建立
3.1.1物业服务中心应建立〖文档资料目录〗，并建立相应的档案袋/盒/夹。
3.1.2物业服务中心文档编码规则：
A. 纸质文档编码根据国家创优考评标准条目进行。
如文档对应于考评标准第二章第一条，则其编号为
“ 2-1”，如该条目对应的文档有两卷或两卷以上，则每卷的编号为
“2-1-1、2-1-2 ……”。
B. 为便于查阅，用档案盒装的文档编号后面加A，用文件夹装的文档后面加B，用文件
袋装的文档后面加C,^口：“2-1-1A ”、“2-2-3B ”。
C. 物业服务中心其他文档编码规则为“部门/项目简称拼音缩写+x乂'，女口：金爵公寓其他文档编码方
法为“ jjO1、jj02……”。
3.1.3职能部门应根据本部门工作中产生的文件资料的种类建立相应的档案盒/夹，编码规则与3.1.2 C规定的编码规则相同；电子文档应分类建立电子文件夹。
3.2归档时间
3.2.1物业服务中心可依据部门实际情况规定文件资料的归档频次/时间，指定本部门专
人为各类文件资料收集与归档责任人、部门主管为监督检查人。
3.2.2各类文件资料归档责任人应于每月/季度（根据文件资料产生时间及数量确定）15 日前收集上月/季度生成的文件资料（含已填写完毕的记录）并进行编目、归档。
3.2.3部门资料管理员应于每季度首月对本部门文件资料的归档情况进行全面检查、梳理，完善文档管理工作。
3.2.4规划资料、产权资料、工程资料应在承接查验时核对、接收并归档，如有欠缺应建立清单并向房开公司索取，在物业交付使用后三个月内收集完整。
3.2.5业主资料应在办理房屋交付使用手续时收集并归档，如有欠缺应建立清单并进行催收，在交付使用后三个月内收集完整。
3.3归档要求
3.3.1归档时按照不同业务类别对已收集的文件资料进行排序、编目，如资料是传真件，
应复印后保存复印件。
每个档案袋/ 盒/夹内应附卷内资料目录，格式如下：
卷内资料目录
注：可增加行数，用A4纸打印。
3.3.2档案袋/盒/夹的封面或侧面应标明文档名称、文档编号、保存期限等，封面标识内容如下，格式和排版可根据实际情况调整：
3.3.3部门各类管理制度、外审报告、业主大会及业主委员会各类重大事项决议和表决结果、专项维修资金筹集与使用资料等重要资料的电子文档，应于每季度首月15日前上传到分公司以上层级服务器指定地址备份，各公司至少每年对各部门重要电子文档进
行一次永久备份。
3.3.4保利物业管理软件数据（含外包单位考勤记录）由物业总部统一委托永久保存，项目其它系统数据如收费管理系统需每月导出进行备份，项目永久保存。
3.4保管要求
3.4.1基本要求
341.1档案应尽量在统一地点保存，并做好防潮、防火、防虫蛀、防鼠害、防泄密、防未到期销毁等，确保档案安全。
3.4.1.2借阅档案须在〖借阅登记表〗上登记并经部门负责人批准，由资料管理员负责跟进、收回。
3.4.1.3如政府部门、司法机关因公需查询业主档案，在对方出示单位介绍信和工作证并经核对无误后方可提供其查询。
并登记查阅时间、单位、姓名、有效证件等内容，与被查资料一并保存。
3.4.1.4职员调（离）职或更换岗位前，须做好档案管理交接工作，完善交接手续。
3.4.2档案的保存期限
3.4.2.1根据档案的重要性和保存价值，其保存期限分为永久、长期、短期三类：
342.2物业服务中心各类档案的保存期限详见附件《物业服务中心文档资料分类表》及《记录表格一览表》。
（短期保存的运行记录表格的保存期限各项目视具体情况自行确定，通常不应低于3年）
3.5档案的报废处理
3.5.1过期档案报废应填写〖文档报废申请单〗，经部门负责人审批后方可报废。
3.5.2保密档案需要销毁时，纸质文档格式的机密和绝密档案应由保管人员予以粉碎处理；电子文档格式的应直接清除或者从物理上销毁存储媒介。
4. 任务清单：
5.附件
《物业服务中心文档资料分类表》
《记录表格一览表》6.相关记录
〖文档资料目录〗〖借阅登记表〗〖文档报废申请单〗。