理化技术研究所 ARP 系统科研项目管理办法 (试行)

理化技术研究所ARP系统科研项目管理办法
（试行）
科理化发业字〔2008〕74号
为保证理化所ARP系统科研项目管理模块正常、规范运行，根据ARP 系统科研项目管理模块的业务流程并结合理化所实际情况，特制定本办法。

第一章 科研项目编码规则
第一条ARP系统WBS（项目分解结构）编码包括：项目编码、课题编码、子课题编码、产出物编码、院统一项目编码，所有编码规则应符合ARP 系统总的编码规则要求。

WBS包括三层结构，分别为项目、课题和子课题，其中项目层主要记录项目任务书中的静态信息；课题层是科研管理的主要对象，记录课题实际执行的动态信息；子课题为财务明细核算的对象，体现财务核算信息。

第二条 业务处制定理化所ARP系统WBS所级编码规则，以下简称“编码规则”（见附件1），并对编码实行动态管理、实时更新。

业务处负责科研项目WBS编码的建立和ARP系统维护等工作。

第三条 项目主管部门根据项目来源及类型增加等需要，实时向业务处提出对编码规则的修改建议。

第四条在ARP系统其它模块中，与项目或课题有关的业务操作必须按照项目的WBS编码规则进行划分。

第二章 项目开题管理
第五条 ARP系统科研项目开题之前，以下纸质文件必须齐全有效： 1．项目任务书或合同书
（1）属于国家及地方政府财政拨款、理化所为依托单位的项目，其任
务书或合同书要求有原件。

（2）属于国家及地方政府财政拨款、理化所作为合作单位的项目，其任务书或合同书要求有复印件（需盖出具单位科研管理部门公章）。

（3）国家及地方政府财政拨款项目以外的合作研究或加工项目，要求签订规范的技术合同，而且须按照《技术合同认定登记管理办法》经技术市场认定登记。

技术合同的登记工作由项目主管部门向财务办提供相应合同原件及其所需材料，财务办定期到技术市场统一办理。

2．项目负责人需向项目主管提供合同书和合同书中未确定的子课题划分情况以及项目经费详细分配协议，并向财务办提供《项目概算申报书》、《课题预算申报书》和《课题预算书》及相关合同。

第六条 项目主管部门向业务处递交开题申请，根据编码规则建立项目、课题和子课题编码，并录入其相关信息和数据，在系统内发送请求，生成核算账号（即最底层子课题编号），建立起完整项目或课题的ARP管理链接。

第三章 项目日常维护管理
第七条 项目或课题在执行状态中，项目主管应对其管理的项目或课题的相关信息、数据进行实时监控，但无权更改ARP系统执行课题的电子信息。

第八条 凡项目或课题负责人根据需要提出增加新子课题或者修改子课题信息，可随时与项目主管沟通，项目主管向业务处提交维护更新数据的请求，业务处负责实施更改和录入等操作。

第九条业务处可以授权项目或课题负责人管理其负责的部分内容，负责人只能对自己拥有权限的项目或课题进行操作。

第十条 项目主管在新录入项目信息前，须根据ARP人事模块中的人员信息提前确认课题相关人员信息的完整性和有效性。

在项目执行期间，如果发生人员变动，项目或课题负责人须及时通知业务处，业务处应及时维护相关科研项目的人员信息。

第十一条项目或课题的暂停和恢复由项目主管部门根据项目、课题预算及当前账号开支情况，及时与项目或课题负责人沟通后向业务处提出处理建议。

业务处审核后，报送主管所领导批准后执行，并书面通知项目或课题负责人及相关部门。

第四章 项目结题管理
第十二条 科研项目结题之前，项目主管首先确认项目属于正常结题，课题负责人需提供项目结题的相关材料以及结题批复纸质文件，这是在ARP系统中结题的必须依据。

第十三条项目结题时如果出现某些费用的分摊与初始记账时不一致的状况，要在项目结题之前进行调整。

项目主管与项目或课题负责人及财务办进行沟通，达成一致调整方案。

第十四条项目结题流程：
1．项目主管根据项目或课题进展情况及上级项目主管部门的工作安排，向项目或课题负责人提出结题要求。

项目或课题负责人准备课题结题材料，包括结题报告、相关归档材料及财务决算材料等，并提交给项目主管，同时将财务决算材料提交财务办。

2．项目主管对结题项目进行技术审核，财务办负责财务审核。

3．如需审计，则由上级主管部门或审计部门进行审计。

4．结题后ARP课题账号的撤销，遵照本管理办法第二十七条执行。

第五章 产出物管理
第十五条研究单元负责所承担课题的论文、论著、会议报告主办会议等产出物信息录入，同时需提供产出物的书面证明材料，包括论文抽印本、论著样本（或首页、简介页、版权页）、会议邀请报告或会议论文集等。

产出物录入程序可参照《理化技术研究所ARP系统科研项目管理模块操作流程》（附件2）。

第十六条 业务处负责专利、软件、成果鉴定、国际会议等产出物基本信息录入，研究单元负责维护相应的“产出物支持课题信息”。

第十七条业务处根据相应书面证明材料，审核录入信息的准确性和有效性，完成产出物审批工作。

审批获得通过的产出物才能计入科研绩效。

第十八条业务处最后还要进行该产出物的成果确认工作。

对于通过中国科学院登记的产出成果，目前ARP系统不做详细记录，只是对相关产出物进行状态标志。

第六章 项目预算管理和财务核算管理
第十九条项目主管组织项目组填报《项目（课题）申请书》、项目组协助财务办共同进行《项目概算申报书》、《课题预算申报书》和《课题预算书》的编制。

项目（课题）预算通过相关立项部门审核正式生效后，项目组应严格按照该预算执行，财务办对其进行成本核算，所有的成本都必须归集到最底层子课题。

第二十条项目主管负责在系统中录入已批准生效的项目（课题）预算信息，并在项目（课题）预算发生变更时，完成系统内预算信息的更改。

第七章 经费调拨
第二十一条 科研经费划拨由财务办与业务处共同完成。

外部经费下拨到理化所后，财务办书面通知业务处；业务处根据ARP系统课题信息，填写经费下拨单报送财务办；财务办完成经费下拨课题的系统操作等事宜。

第二十二条 向外单位拨出经费，严格按项目任务书或合同书划拨。

拨款时项目或课题负责人要填写借款单，并需写明收款单位银行账户名称、开户行、银行账号及数额，经业务处负责人核实签字后，财务办实施拨款。

第二十三条 所内合作研究经费调拨，需向业务处提出书面报告，由转出课题负责人和依托的研究单元负责人双签字。

业务处依据项目任务书审批并书面通知财务办执行。

第二十四条 所内协作（转委托课题）经费调拨，须签订所内技术合同，由合作方和业务处三方分别保存。

该合同将作为项目经费核算的重要依据，不必经技术市场认定登记。

经费划拨程序按本管理办法第二十三条执行。

第八章 ARP系统课题帐号管理
第二十五条 新建ARP课题帐号管理：
1．研究单元需要建立新的ARP课题帐号时，根据对应的项目性质，可以随时向相关项目主管部门咨询。

2．项目主管部门在新立项项目任务书签署后一周内对研究单元提出的新建ARP帐号进行审定，审定通过后，完成项目ARP帐号的建立和相关信息输入，并将项目和课题状态设置为“开题”。

同时，向业务处提交“理化所新建ARP课题帐号通知单（见附表1）”。

3．业务处对各项目主管提交的“理化所新建ARP课题帐号通知单”进行审核，经费到位时将项目和课题状态设置为“执行”，项目主管无权修改执行状态下的ARP课题信息。

4．项目已签署正式合同，经费没有到位，但必须提前执行时，项目负责人提出执行的申请，经业务处领导批准，课题方可执行。

5．课题负责人根据需要可随时与项目主管沟通，提出增加或修改子课题信息，项目主管向业务处提交“理化所ARP课题信息修改通知单” (见附表2)，业务处审核后负责实施更改和录入等操作。

第二十六条 撤销ARP课题帐号管理：
1．已完成结题的项目或课题，应及时在ARP系统中撤销帐号。

项目主管部门应在月底前向业务处下发“理化所撤销ARP课题帐号通知单”（见附表3），业务处同时在ARP系统将该课题状态设为“停顿”。

2．业务处向财务办转递“理化所撤销ARP课题帐号通知单”，财务办对拟撤销的ARP课题账号进行财务审定，对该帐号是否存在已经发生借款未报销的情况及总帐结余或超支情况等进行审核和催报。

对于课题组由于特殊原因无法在一月内完成借款核销的拟撤销课题，财务办向业务处下达《理化所暂缓撤销ARP课题帐号通知单》（见附表4），业务处通知项目主管，项目主管根据财务办拟定的撤销时间安排下次撤销程序启动。

3．对于可以撤销的课题，财务办每月18日之前向业务处回复已填写了课题经费余额的《理化所撤销ARP课题帐号通知单》。

3日内业务处向
财务办下达《撤销ARP课题帐号结余经费转拨通知单》（见附表5）。

4. 财务办在接到《撤销ARP课题帐号结余经费转拨通知单》10日内完成经费划拨。

业务处随后完成ARP系统的项目结题数据更新。

具体操作参见附件2。

第九章 课题经费查询的权限设置
第二十七条 课题负责人（包括子课题负责人）可以通过所ARP门户网站的信息查询模块查询到课题基本情况和课题经费使用情况。

研究单元负责人可以查询到本研究单元下所有课题的经费使用情况，普通课题负责人只能查询到本人负责的课题经费使用情况。

研究单元负责人查询课题的范围由业务处统一在系统上授权。

第十章 附 则
第二十八条 本办法由业务处负责解释。

本办法自公布之日起实施。

发文时间：2008.12.23。