办公室管理第一章教材
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四、支持部门、服务部门
➢ 西方企业和其他组织往往是将组织内专门负 责人、财、物、信息及各类辅助性工作集中 在一个部门,并将其称为“支持”、“服 务”、“便利”、“辅助”或“支援”部门, 同时将从事所有这类工作的人员包括秘书、 助理、各类专员等统称为行政支持工作者 (administrative supply professions) 与我国的“办公室”职能非常接近。
➢ (4)行政事务 一是泛指管理活动所派生出来的各种事
务性工作; 二是专指总务后勤(机关事务)工作。
办公事务与事务性工作的差异
➢ 办公事务与事务性工作的含义大致相同。 ➢ 二者细微不同:
办公事务是人们在履行工作职责时都会产 生的一系列活动,散布在每个人的工作过程 中;
事务性工作或活动是指组织和领导活动中 规律性的或经常出现的一类办公事务,并且 它的主要实施者并不是产生这类活动需要的 本人(领导),而是办公室或秘书这样的专 门人员。
办公室职能
理主
人要
政务(或业务)服务
员是 的中
工高
作级
管
事务管 理
办公室的职能
➢ 1、参谋助手职能
➢ (1)参谋职能
领导决策中起参谋作用 收集信息。方法:专题调查、平时积累。 信息加工。 参与决策。确定目标、帮助制定实施方案。
待人民群众来访等。
办公室的地位
➢ 3、枢纽地位
办公室在一个机关、单位中,是沟通上 下、协调左右、联系各方、保证机关、单位 工作正常运转的枢纽。
办公室虽然与其他职能部门同属一个序列, 但其他职能机构是管理层、执行层,办公室 是中介层。领导者要依赖办公室指挥全局, 推动各职能机构的运转。
二、办公室的职能
级职务人员的办公场所。譬如;教师办公室、 护士办公室、厂长办公室、院长办公室等。
办公室含义
➢ 3、特指的:党和政府机关、
企事业单位单位内的综合 办事机构。
如:中共中央办公厅、 山西省人民政府办公厅, 太原理工大学校长办公室等。
办公室含义
➢ 4 、专指的:某种专门的独立的工作机 构。
这类办公室实际上是一种行政管理机构, 往往对所主管的专项工作负有全面的责任。
如:机wk.baidu.com编制委员会办公室、外事办公 室、法制办公室、绿化办公室、无线电管理 办公室等。
办公室含义
我们在这里讲的办公室是:党和政 府机关、企事业单位单位内 的综合办事机构。
办公室含义
➢ 省、直辖市级以上党政机关称“办公厅” 规模较大、级别较高、日常事务繁杂、
内设部门较多 ➢ 规模较大的单位设局长办公室、总经理办
五、office
➢ Office与我国“办公室”的含义并不完全相同
➢ Office可以是办公室,可以是政府部门名 称,也可以是营业处、事务所、研究室等。
➢ 西方国家各类组织机构设置中,虽然也有总 经理办公室、总裁办公室等名称,但一般在 组织结构图中没有出现“办公室”。 我国组织结构图中有“办公室”,并且表现 出中枢机构的特性。
“我去办公室盖章” “这件事由信息化 办公室负责”
通常 “办公室”的几种主要含义
➢ 1、办公的场所
广义,泛指人们办公的 场所。它是以“白领”们为典 型代表的非体力劳动者从事 工作的主要场所。
区别于用于教学的教室, 用于生产的车间,或者是 医疗室、实验室等等。
办公室含义
➢ 2、狭义的:是指某一类职业人员或者某一
公室、校长办公室、所长办公室等 ➢ 一般单位设办公室
办公室含义
➢ 各单位具体情况不同,办公室工 作的职责也不尽相同。
➢ 在我国秘书学理论中, 又将“办公室”称为“秘书 部门”或“秘书机构”
二、办公室管理与办公管理
➢ 1、办公室管理
办公室管理是指通过计划、组织、 控制、激励和领导等环节来协调办公 室的各项资源,从而发挥出办公室为 领导及整个组织提供辅助服务的最高 效能。
下属单位3
一、办公室的地位
➢ 1、中心地位
➢ (1)办公室虽然是从属于领导层之下的辅 助层,但它代表领导处理全局性的问题,起 着辅助领导的作用,是指挥、控制整个机关、 单位的中心部门。
➢ (2)办公室又是一个单位的信息网络中心, 是各种信息的交汇点和集散地。
办公室的地位
➢ 2、窗口地位
办公室是联络上下左右、 沟通四面八方的“窗口”。 主要负责接收处理上级和 兄弟单位的来文来函,接待上级领导视察和 兄弟单位人员来访,处理各种公务往来,接
办公室资源
➢ (1)人力资源 ➢ (2)有形资产资源 ➢ (3)无形资产资源 ➢ (4)资金资源
2、办公室管理与办公管理的区别
➢ (1)研究对象不同 办公室管理----办公室 办公管理----办公活动
➢ (2)研究范围不同 办公室管理研究范围较窄 办公管理研究范围较宽
➢ 办公管理涵盖办公室管理
三、事 务
office
➢ 西方国家并不是以“办公室” 这样一个专门机构综合承担 对组织及领导的辅助支持 工作,一般是由秘书和助理 对领导提供办公事务支持, 而对整个组织提供辅助支持 的有关工作往往是由 “行政支持”部门。
第二节 办公室的地位和职能
组织结构图:
领导层
办公室
职能部门1
职能部门2
下属单位1
下属单位2
➢ 在我国的各种组织中,办公室作为指 挥、控制整个组织工作的中心部门和 联络上下左右、沟通四面八方的“窗 口”,其地位显得尤其重要,学习和 掌握如何做好办公室管理工作对同学 们今后从事行政管理工作起着十分重 要的作用。
办公室管理名言
把每一件简单的事做好就是不简单; 把每一件平凡的事做好就是不平凡。
➢ 事务:所做的或要做的事情。 ➢ (1)办公事务
泛指人们在办公场所处理业务和办公信息 时所从事的各种活动。
➢ (2)事务性工作或事务活动 人们有意识地将接打电话、收发文件等活 动视为一类共同具有事务活动特性的工作, 并指派专门的机构或人员承担起领导者们的 办公事务。
事务
➢ (3)机关事务 机关事务专指机关的后勤工作。 如:--机关事务管理局
——海尔集团 总裁 张瑞敏
第一章 概 述
➢ 第一节 办公室的含义及相关概念 ➢ 第二节 办公室的地位和职能 ➢ 第三节 办公室工作的特点和基本任
务 ➢ 第四节 办公室机构设置 ➢ 第五节 办公室管理的基本原则
第一节 办公室的含义及相关概念
➢ 一、办公室的含义
“这件事请你和我们 单位办公室联系”
“到了办公室我会 给你打电话”