档案工作规范标准
档案整理工作规范
档案整理工作规范随着科技的发展，电子档案逐渐取代了纸质档案成为主流的档案存储方式。
然而，无论是电子档案还是纸质档案，其整理工作都至关重要。
档案整理工作的规范性不仅能够提高工作效率，还能确保档案的准确性和可持续性。
在这篇文章中，将探讨档案整理工作的规范，并提供一些实用的建议。
一、档案分类与归档1.分类标准档案应根据其内容和性质进行分类。
常见的分类标准包括部门、时间、主题等。
根据具体需求，也可以结合多个分类标准进行档案的细分。
2.档案编号为每个档案文件赋予唯一的编号是必要的。
编号可以按照一定的规则进行，比如按照时间顺序、部门序号等。
档案编号的作用是方便检索和管理，避免文件重复和混乱。
3.归档位置归档位置应当明确，方便后续的查找和使用。
可以建立档案库或者电子档案系统，将归档的档案按照一定的顺序组织起来。
确保每个档案都有明确的位置记录，避免档案丢失或混乱。
二、档案整理与保管1.档案整理流程档案整理应遵循一定的流程，以确保工作的规范性和连贯性。
一般的档案整理流程包括收集、审核、排序、整理、归档等环节。
每个环节都有具体的要求和工作方式，必须按照流程依次进行。
2.档案保管条件档案的保管条件至关重要，决定了档案的保存期限和有效性。
纸质档案需要存放在干燥、通风、光线较弱的环境中，避免受潮、受热和日晒。
电子档案需要定期备份，并在安全可靠的服务器上保存，以防数据丢失或损坏。
3.档案安全性档案是机构或个人的重要资产，必须保证其安全性。
制定档案安全管理制度，规定档案的查阅和借阅权限，避免档案被非法篡改或泄露。
定期检查档案的安全性，确保其完整和完好无损。
三、档案检索与借阅1.档案检索体系建立一套完善的档案检索体系，方便快速地查找所需的档案文件。
可以根据档案分类标准和编号规则来设计检索体系，确保准确性和高效性。
2.记录档案借阅对于需要借阅档案文件的人员，应有相应的登记和记录制度。
包括借阅人员的姓名、借阅时间、档案文件的名称等信息。
档案工作的国家标准
档案工作的国家标准档案工作是指对各类档案进行管理、保存、利用和服务的工作。
为了规范和提高档案工作的质量，国家制定了一系列的标准，以确保档案工作的科学性、规范性和高效性。
本文将介绍档案工作的国家标准，以便对档案工作者进行指导和规范。
首先，档案工作的国家标准包括档案的分类与编目标准、档案的保存标准、档案的利用标准等。
其中，档案的分类与编目标准是指对档案进行分类和编目时应遵循的规范，以确保档案的有序管理和检索。
档案的保存标准是指对档案的保存环境、保存设施、保存设备等方面的要求，以保证档案的长期保存和完整性。
档案的利用标准是指对档案利用过程中的规范和要求，以确保档案的安全利用和服务质量。
其次，档案工作的国家标准还包括档案管理制度标准、档案数字化标准等。
档案管理制度标准是指对档案管理组织机构、管理人员、管理制度等方面的规范和要求，以确保档案管理工作的科学性和规范性。
档案数字化标准是指对档案数字化过程中的技术标准、数据标准、安全标准等方面的规范和要求，以确保档案数字化工作的质量和可靠性。
此外，档案工作的国家标准还包括档案工作质量评价标准、档案工作人员素质标准等。
档案工作质量评价标准是指对档案工作质量进行评价时所应遵循的标准和方法，以确保评价结果的客观和准确。
档案工作人员素质标准是指对档案工作人员的专业知识、工作能力、职业道德等方面的要求，以确保档案工作人员的素质和水平。
总之，档案工作的国家标准是档案工作的基本依据和规范，对于提高档案工作的科学性、规范性和效益性具有重要意义。
档案工作者应当严格遵守国家标准，不断提高自身素质，不断完善档案工作制度，以推动档案工作的健康发展，为社会经济发展和文化建设提供有力支撑。
档案管理工作规范
档案管理工作规范引言概述：档案管理工作规范是指在组织内对档案的收集、整理、保存和利用过程中，制定的一系列规定和标准。
它旨在确保档案的安全、完整和可用性，提高档案管理的效率和质量。
本文将从四个方面详细阐述档案管理工作规范。
一、档案收集规范1.1 确定收集范围：明确档案收集的对象、类型和时间范围，避免收集过多或不必要的档案。
1.2 规范收集流程：建立档案收集的流程和标准，明确责任人和时间节点，确保档案的及时收集和准确性。
1.3 完善档案登记：对收集到的档案进行登记，包括档案名称、编号、来源、存放位置等信息，便于后续管理和利用。
二、档案整理规范2.1 分类整理：根据档案的性质、用途和形式等特点，进行分类整理，确保档案的有序性和易查性。
2.2 文件编目：对档案进行编目，包括文件题名、日期、责任者等要素，便于快速定位和检索。
2.3 质量检查：对整理后的档案进行质量检查，确保文件的完整性、准确性和可读性，防止遗漏或错误。
三、档案保存规范3.1 确定保存期限：根据法律法规和组织内部规定，确定不同档案的保存期限，避免过长或过短的保存时间。
3.2 选择合适的保存环境：根据档案的特性选择合适的保存环境，包括温度、湿度、光照等因素，确保档案的长期保存和安全性。
3.3 定期检查和维护：定期检查档案的保存状况，防止损坏和丢失，及时进行维护和修复，保证档案的完整性和可用性。
四、档案利用规范4.1 制定利用规则：建立档案利用的规则和程序，明确档案利用的目的、权限和流程，确保档案的合法利用和保密性。
4.2 提供便捷的检索服务：建立完善的档案检索系统，提供便捷的检索服务，满足用户的需求。
4.3 加强档案宣传和培训：加强对档案利用的宣传和培训，提高用户对档案利用规范的认知和遵守程度，促进档案的有效利用。
总结：档案管理工作规范对于组织内的档案管理至关重要。
通过规范档案收集、整理、保存和利用等环节，可以提高档案管理的效率和质量，确保档案的安全和可用性。
档案工作规范化标准化
档案工作规范化标准化汇报人：2024-01-07•档案工作概述•档案规范化管理•档案标准化操作目录•档案工作现代化•档案工作法规与制度•档案工作人才培养与交流01档案工作概述档案工作是对档案信息进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
档案工作是维护历史真实面貌、保障单位正常运转、服务社会大众和推动档案事业发展的重要基础。
档案工作的定义与重要性重要性定义以手工操作为主，档案载体多为纸质，管理方式较为简单。
古代档案工作随着信息技术的发展，档案载体逐渐多样化，档案管理方式也日趋复杂。
近代档案工作强调规范化、标准化和数字化，注重档案信息的共享和利用。
现代档案工作档案工作的历史与发展各级各类档案机构应接受同级档案行政管理部门的监督指导。
统一领导、分级管理确保档案实体安全和信息安全。
维护档案的完整与安全档案工作应以服务社会和满足用户需求为宗旨。
便于利用运用信息技术提高档案管理效率和水平。
推进档案信息化建设档案工作的基本原则02档案规范化管理档案分类与编号根据档案的内容、性质、时间等因素，将档案进行分类，以便于管理和检索。
档案编号对每一份档案进行编号，以便于识别和定位档案，同时也有助于对档案进行有序管理。
档案整理与归档档案整理对散乱的档案进行整理，使其有序化，便于管理和检索。
档案归档将整理好的档案按照一定的规则和方法进行归档，以便于长期保存和利用。
采取有效的措施和方法，确保档案的安全和完整，防止档案损坏、丢失等现象的发生。
档案保管定期对档案进行检查、修复、保养等，以确保档案的长期保存和利用。
档案维护档案保管与维护档案鉴定对档案的价值进行评估，确定其保管期限，以便于对档案进行有针对性的管理和利用。
档案销毁对于保管期满或者无保存价值的档案进行销毁，以避免对其他档案造成影响和损失。
档案鉴定与销毁03档案标准化操作确保档案数字化的格式统一，以便于存储、传输和展示。
数字化格式统一分辨率要求存储介质与备份根据档案类型和利用需求，设定合适的分辨率，以保持档案清晰度和完整性。
档案管理制度及标准
一、总则1.1 为规范档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
1.2 本制度适用于本单位所有档案的收集、整理、保管、利用、销毁等各个环节。
二、档案管理组织与职责2.1 成立档案管理领导小组，负责档案管理工作的组织、协调和监督。
2.2 设立档案管理部门，负责档案的日常管理工作。
2.3 各部门、单位应设立档案管理人员，负责本部门、单位档案的收集、整理、保管和利用工作。
2.4 档案管理人员的职责：（1）负责档案的收集、整理、归档工作；（2）负责档案的保管、维护和修复工作；（3）负责档案的查阅、复制和提供利用工作；（4）负责档案的销毁工作；（5）负责档案的保密工作。
三、档案收集与整理3.1 档案收集（1）档案收集范围：包括本单位在业务活动中形成的各类档案，如文书档案、科技档案、声像档案、实物档案等。
（2）档案收集原则：遵循真实性、完整性、连续性、系统性的原则。
（3）档案收集方法：通过以下途径收集档案：- 收集本单位的各类文件、资料、报表等；- 收集上级机关、其他单位颁发的文件、资料；- 收集与本单位业务活动有关的各类档案；- 收集其他需要归档的资料。
3.2 档案整理（1）档案整理原则：遵循档案的自然属性、分类原则和便于利用的原则。
（2）档案整理方法：- 文书档案：按照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，按照年度、保管期限、文件类型等进行分类、排列、编目。
- 科技档案：按照《科学技术档案管理规定》的规定，按照项目、专题、类别等进行分类、排列、编目。
- 声像档案：按照时间、内容、载体等进行分类、排列、编目。
- 实物档案：按照种类、规格、型号等进行分类、排列、编目。
四、档案保管与维护4.1 档案保管（1）档案库房：档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光、防电磁干扰等条件。
（2）档案存放：档案应按照分类、排列顺序存放，便于查阅和保管。
企业档案工作规范(国家标准)【精选文档】
企业档案工作规范DA／T 42—2009（国家档案局2009年11月2日发布，2010年1月1日实施)1 范围本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。
本标准适用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准,然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准.GB／T 9705 文书档案案卷格式GB／T 11821 照片档案管理规范GB／T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求GB／T 17678.1 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB／T 18894 电子文件归档与管理规范DA／T 1 档案工作基本术语DA／T 12 全宗卷规范DA／T 13 档号编制规则DA／T 15 磁性载体档案管理与保护规范DA／T 22 归档文件整理规则DA/ T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA/T 31 纸质档案数字化技术规范DA/T 32 公务电子邮件归档与管理规则DA/T 43 缩微胶片档案数字化技术规范JGJ 25 档案馆建筑设计规范ISO 15489.1 信息与文献一文件管理：通则IS0 15489.2 信息与文献一文件管理：指南3 术语和定义DA／T 1—2000 确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
3。
1企业档案business records企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。
3。
2企业档案工作business records management 企业履行档案管理职责的行为和活动。
3。
3电子档案electronic records具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件.3。
档案管理标准规范
档案管理标准规范档案是组织中重要的资产，管理好档案能够为组织提供有效的信息支持和决策依据。
为了保证档案管理的质量和效率，制定了一套档案管理标准规范。
本文将对档案管理标准规范进行详细介绍。
一、档案管理的目标和原则1. 目标：档案管理的目标是保证档案的完整性、可靠性、可访问性和持久性，确保档案的保存和利用能够符合法律法规的要求，同时满足组织内部和外部的信息需求。
2. 原则：档案管理需要遵循以下原则：- 法律合规性：遵守国家和地方有关档案管理的法律法规，确保档案管理活动的合法性。
- 信息安全性：采取必要的措施保护档案的机密性、完整性和可用性，防止非授权的访问、篡改或丢失。
- 管理全过程性：从档案的产生到销毁，全程跟踪和管理档案的生命周期，确保档案管理的连续性和一致性。
- 信息利用性：合理组织和利用档案信息，满足各级决策者和利益相关方的信息需求。
- 服务导向性：为组织和利益相关方提供高质量、高效率的档案管理服务。
二、档案管理的组织和职责1. 组织：每个组织应当设立档案管理机构或委派专人负责档案管理工作。
档案管理机构可以直接隶属于组织的行政部门，也可以独立设置。
2. 职责：档案管理机构或专人的职责包括：- 制定和修订档案管理制度和相关规范，确保档案管理工作的规范性和一致性。
- 组织并监督档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作，确保档案的安全性和完整性。
- 提供档案查询、复制等服务，满足内外部用户的需求。
- 开展档案管理培训和宣传，提升组织成员的档案管理意识和能力。
- 定期进行档案管理工作的监督和评估，及时发现和解决存在的问题。
三、档案管理的技术要求1. 档案著录和编制：对档案进行规范的著录和编制，包括档案名称、档案编号、档案分类、档案形式、档案日期等信息。
2. 档案存储和保护：选择合适的存储介质和设备，确保档案的安全保存。
采取必要的措施，如备份、防火、防潮等，保护档案免受损坏和灾害。
3. 档案检索和利用：建立档案检索系统，提供便捷的检索和利用服务。
档案管理要求和规范
档案管理要求和规范档案管理是组织内部运行的重要环节。
为了保证档案的完整性、可靠性和安全性，需要制定一系列的要求和规范。
以下是档案管理的一些要求和规范。
一、档案管理的目标要求1.完整性：要求所有档案都应完整无缺地保留，不得删除和篡改档案信息。
2.可靠性：要求档案信息的真实可信，不得有任何虚假和失实的记录。
3.可检索性：要求档案能够方便地被检索和查询，以提高工作效率和准确性。
4.安全性：要求档案信息的安全得到保障，不受非法侵入和损坏的威胁。
二、档案管理的标准规范1.档案的分类和归档：按照文件的性质、用途和重要性进行分类，统一设立档案室，采取归档、封存的方式进行管理。
2.档案的登记和编号：对于每一个档案进行详细的登记和编号工作，包括档案的名称、编号、保存期限等信息，便于检索和跟踪。
3.档案的整理和修整：对于已经收集的档案进行整理和修整工作，包括整理档案的纸质和电子文件，修整文件的破损和缺失。
4.档案的存储和保管：采取适当的存储介质和环境对档案进行保管，避免因湿气、阳光和灰尘等因素对档案的损坏。
5.档案的利用和借阅：对于需要利用档案的人员，要进行严格的借阅手续，确保档案的安全和完整性。
6.档案的销毁和转移：对于已经过期或无用的档案，按照规定的程序和要求进行销毁或转移，避免占用不必要的存储空间。
7.档案管理的责任和制度：明确档案管理人员的责任和权限，制定档案管理的相关制度和规定，确保档案管理工作的效果和规范。
三、档案管理的相关措施1.建立档案管理团队：组建专业的档案管理团队，负责档案的收集、整理、保管和利用工作。
2.进行档案管理培训：对档案管理人员进行培训，提高其档案管理的专业知识和操作能力。
3.使用档案管理系统：建立和使用档案管理系统，对档案进行全面和系统的管理，方便查询和操作。
4.做好档案管理的标识和备份：对档案进行合适的标识，确保易于辨认和查找；同时对档案进行定期的备份，防止文件丢失和损坏。
5.定期进行档案审查和整改：定期对档案进行检查和审查，及时发现和纠正档案管理中的问题和不规范行为。
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XX
序
号
内容
分
数
测评细则
年度 工作 情况
自评得分
测评得分
备
注
1
管理工作
25
1.1
学习、宣传、贯 彻《档案法》及 其实施办法、《X X省档案管理条 例》等档案法律 法规
3
1、组织学习《档案法》、《XX省档案管理 条例》和《XX市档案管理办法》，积极开 展有关宣传活动。及时向档案行政管理部
门进行档案登记，并报送档案工作情况和 信息。2分；
序
号
内容
分
数
测评细则
年度 工作 情况
自评得分
测评得分
备
注
1.6
档案工作标准
3
档案工作达省三星级以上标准等次（四星 级加1分，五星级加2分）。的 监督指导职责
20
1、对所属机构和单位档案工作的监督指导 纳入本单位工作目标考核和档案人员职责 范围。2分；
2、对所属单位进行监督指导每年不少于两 次，成效好的4分，一般2分，差的不得 分；
2、档案人员经过档案专业培训并获得职业 资格证书。1分。
1.5
实行档案综合管 理
10
1、根据国家档案局8号令、10号令要求， 及时制定、完善本单位《文件材料归档范围、 分类方案及保管期限》。2分；
2、根据归档范围，单位职能活动中形成的
业务档案、专门档案、科技档案、声像实 物电子档案均已实行综合管理。8分。
3、完成室藏永久长期（含30年）等重要 档案的全文数字化。10分；（不足部分按 比例扣分）；
4、 开展了电子文件的收集、整理、归档等 工作。4分。其中年度收发文没有电子文 档的扣2分，照片、录音、录像档案未米 用光盘等方式脱机备份保存的扣2分。
序
号
内容
分
数
测评细则
年度 工作 情况
自评得分
测评得分
备
注
扣分原因
备
注
自评得分
测评得分
附件3
档案工作情况登记表
单位名称
全 宗 号
单位类别代码
单位法人
填报年度
组织机构代码
XX市档案局印制
机构情况
单位名称
成立时间
单位性质
档案机构 名称
隶属部门
主管领导
单位地址
邮政编码
联系电话
档案人员情况
姓名
年 龄
性 别
文化 程度
职 务
职 称
获得职 称时间
^专
兼
L.
只
取得职业资格 证书时间
依据文件或规疋
\门
\类 数\旦\
N\
单沁
已移交年度：年〜年
到期尚未移交年度：年〜年
文书档案
其他门类档案
文书档案
其他门类档案
永
久
长
期
30
年
永
久
长
期
30
年
卷
件
下属 单位 情况
下属单位或 机构数量
专兼职档案 人员数量
已规范化 建档单位数量
规范化建档率
星级规范达标 单位数量及比例
上年度 归档文 件整理 情况
2、按照规定及时向同级档案行政管理部门 报送各类档案统计报表，档案工作情况登记表 数据完整准确。2分。
注：标“*”的条款仅适用于有下属单位的行业、条块主管部门和乡、镇、 场及城市街道办事处等，无下属单位的不测评此项，亦不计分。
附件2
档案工作规范标准打分表
单位：
序号
标
准
分
自 评 扣 分
扣分原因
测 评 扣 分
完成到期应进馆的其它门类档案。3分；
2、按规定向当地档案馆报送已公开行政规
范性文件及政府公开信息的纸质和电子文 本，应报送文件资料齐全、完整。4分；
3、及时向当地国家档案馆移交本单位承办
或协办的重大活动档案资料。2分。
3.4
统计台帐、报表 准确、规范
4
1、室藏各类档案均建立统计台帐，且数据 准确、帐物相符。2分；
行政规 范性文 件报送 情况
档案装 具标准 化情况
测 评 意 见
测评小组：年 月曰
被评单位意见
负责人：年 月曰
3、所属机构和单位均已配备专兼职档案人 员并规范化建档。6分（按单位数和规范化 建档比例计分）；
4、所属机构和单位60%以上档案工作达省 二星级或年度测评良好标准以上。8分。
2
业务建设
45
2.1
文书处理程序规 范
4
收发文程序规范。1分；撰稿、核稿、签 发手续齐全完备。1分；文件质量符合归 档要求。1分；无不耐久字迹材料。1分。
1.3
配备了适应档案 安全保存的专用 库房
5
1、有档案专用库房，库房整洁、安全、适 用，做到“三分开”3分，“二分开”2分， 没有独立专用库房的，本项不得分；
2、档案库房符合“八防”要求，档案无霉 变、破损、褪变、尘污、虫蛀、鼠咬等现 象。2分。
1.4
配备了适应档案 工作需要的专、 兼职档案人员
2
1、 档案人员配备适应工作需要，并按规定 每年接受档案新知识、 新技术培训。1分；
3
利用服务
30
3.1
开展了有效的编 研和提供利用工 作
9
1、编写了机构沿革、大事记、基础数据汇编、 全宗介绍、发文汇集（以上每项1分）。5分； 编研材料符合规范要求。1分；
2、建立了符合规范的全宗卷且全宗卷内主要 材料齐全、编制规范。2分；
3、有利用档案典型事例汇编。1分。
3.2
编制了符合要求 的检索工具
2.2
归档文件整理
22
1、按照归档要求及时完成上年度各类档案的 整理工作。2分；
2、应归档的文件材料齐全、完整。8分（其 中文书档案3分，其匕门类载体的档案5分）；
3、各类档案整理规范，符合国家和行业有关标 准。8分。其中文书、业务、专门、科技、声像 实物和电子档案整理符合规范各1分;保管期限 划分准确，1分;档案编号符合规范要求1分；
5
各类档案均有与机读目录数据库相对应的 纸质检索目录。4分；纸质检索目录规范、美 观。1分。
3.3
依法向档案馆移 交档案和行政规 范性文件及政府 公开信息文本
12
1、根据国家档案局9号令要求，做好各类应
移交档案的规范化管理和进馆前的各项准备 工作，进馆档案质里付合进馆要求。6分；
其中完成到期应进馆的文书档案。3分；
4、归档文件或案卷排列有序，方法统一，装订 符合要求。2分；
5、档案包装材料的式样、 规格、质量符合 有关规定。1分；使用无酸卷皮、卷盒。1分。
2.3
信息化建设
19
1、使用专用档案管理软件辅助档案进行文 档一体化管理。2分；
2、已建立室藏全部档案机读目录数据库， 数据库结构和格式符合XX省地方标准要 求。3分；
2、档案工作纳入单位或部门年度工作计划 和专兼职档案人员岗位职责。0.5分；
3、重视档案工作，有领导分管并有效地解 决档案工作中的实际冋题，有事例说明。
0.5分。
1.2
制定并落实档案 管理制度
2
1、建立健全了档案归档、保管、保密、利 用、统计、鉴定、销毁等制度，借阅登记 手续齐全。1分；
2、 各项制度执行情况良好。1分。
目标 管理 及 测评 情况
初次评定 时间及等级
升级或复查 时间及等级
上年度测评 等次及分数
时间
时间
等次
等级
等级
得分
室 藏 档 案 情 况
\门
类
单位、
乙
文书档案
会计档案
其他门类档案
合
计
永
久
长
期
30
年
短
期
10
年
凭 凭
证
帐
簿
报
表
苴
丿、
它
卷
件
其中上 年度辛斤
卷
年度新 增加
件
档案管理软件名称
档案移交情况
档案移交去向