新编秘书实务课件-第8章 参谋与信息调研工作(第3版)共42页
秘书实务 课件
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• 办会
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会议是管理工作和领导活动的方式之一，会 议是民主精神的体现。如何组织好会议、如何做好 会议中的会务服务工作、如何提高开会的效率都是 秘书工作者需要考虑、研究的问题。 包括值班、电话事务、接待、为领导安排日 程、调查研究、为领导决策提供参考性方案、信息 服务、查办工作、信访工作、保密工作。
（二）秘书的职业道德规范 文明礼貌、爱岗敬业、诚实守信、办事公道、 勤劳节俭、遵纪守法、 团结互助、开拓创新。
六、秘书实务工作的规律和方法
（一）秘书实务的规律的内容 1、不同行业的秘书工作有各自的特殊规律 2、不同工作范畴有各自的特殊规律 3、经常性工作规范化、程序化的规律 4、领导授意与秘书忠实、完整、准确表达相一致 的规律 （二）秘书实务的工作方法 1、抓主要矛盾的方法 2、妥善处理各种工作的方法 3、从群众中来到群众中去的方法
• （三）秘书实务的具体内容
• 1、“参与政务”、“掌管事务”（分清楚主次）
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2、办文、办会、办事
办文包括办发文、办收文以及文件管理。办发 文是指由单位起草，发往外单位的文件，包括牛皋、 审核、发文登记、打印、校对、装订、装封、发出、 注发等一系列程序；办收文是指办理外单位发往本 单位的文件，包括签收、拆封、登记、传阅、批办 等一系列程序；文件管理即把办理完毕的收文、发 文科学地存放起来，以备领导随时查询，并定期向 档案部门移交工作。
秘书学的产生
秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史， 但秘书学作为一门科学，是80年代以后才在我国兴起。80 年代初出现秘书学理论研究的热潮，主要标志： （1）秘书教育大发展 初步形成了我国多层次，多渠道，多形式的秘书人才培养的 网络。 （2）秘书工作组织的成立 从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。 （3）秘书刊物的出版发行 中共中央办公厅《秘书工作》 上海大学：《秘书》
秘书实务与实训培训课件精品示范30张
（六）手势 1、恰当的手势 （1）指示的手势。四指并拢，拇指自然分开，手心向上，手臂适度伸出。 （2）打招呼、致意、告别的手势。双方距离近的时候，手势要小，五指自然并拢，抬起小臂挥一挥即可。双方距离较远时，可适当加大手势。 2、手势的不同表现 因各国习惯不同，同一手势表达的意思也不尽相同。与外国人交往时不可乱用。 （1）竖起大拇指。在我们国家和其他一些国家表示称赞；在欧洲一些国家，伸出手臂，拇指上挑可视作招呼出租车；而澳大利亚人认为竖起大拇指，特别是横着伸出，是一种侮辱。 （2）"OK"手势 （3）伸出手，手掌向下挥动
（三）明确提要求 明确提要求的方法 1、要求留有交流的余地 2、提问要简洁并中心突出 3、必要时使用果断手势语 （四）礼貌拒绝 礼貌拒绝方法 1、口气坚决，避免纠缠 2、使用委婉的语言与巧妙的方式说“不” 3、前提是去除自责和担心 4、避免使用借口：说明原因，争取对方理解
（二）坐姿 正确的坐姿是：腰背挺直，双肩放松。男士膝部可分开不超过肩宽。女士两膝并拢，如穿裙装入座，应将裙后摆稍稍拢一下，再慢慢坐下，切忌风风火火地一屁股坐下：坐下后不要叉开双腿，可一只脚向后收半步，而后站起。 几种常见的坐姿如下： （1）正坐 （2）侧坐 （3）开关式坐姿 （4）重叠式坐姿 （5）交叉式坐姿
（四）服饰的礼仪 1、着装的三原则、五协调 三原则（TPO） T：时间 Time P：地点 Place O：场合 Occasion 五协调 与年龄、职业、体形、色彩的搭配、首饰相协调 2、女士的着装技巧 职业女装有三种基本类型：西服套装、夹克衫或不成形的上衣、连衣裙或两件套裙 首饰尽量简单大方不要戴太多 3、男士的着装技巧 4、职业便装，女士与男士也有些不同
《秘书实务》调研工作与参谋辅佐 教案
教案完成时间： 2015年1月 11 日课题子项目三调研工作与参谋辅佐
授课日期第十七周授课类型理论、实践课学时数 2
商务沟通与协调
教学目的
及要求
教学重点商务沟通与协调
教学难点商务沟通与协调
教学方法任务法，小组讨论法
课程作业
复习；课后思考题和案例分析
或思考题
审阅意见
主讲教师或教学组长签名：系主任签名：
教学后记
教学步骤及主要内容（教学设计、教学内容、过程、方法等）备注教学内容：商务沟通与协调
教学时长：90 分钟
教学方法：任务法，小组讨论法
教学过程：
1. 复习和预习；教师检查课后练习题和案例分析完成情况，并作点评。
2. 商务沟通概述
沟通的概念：沟通是一种信息交换的过程。
沟通的重要性
⏹沟通是协调各个体、各要素，使组织成为一个整体的凝聚剂
⏹沟通是领导者激励下属，实现领导职能的基本途径
⏹沟通也是组织与外部环境之间建立联系的桥梁
影响团队沟通的主要因素：
⏹团队成员的角色分担
⏹团队内的行为规范
⏹团队领导者个人的风格
有效的沟通：有效倾听的方法
（1）倾听的层次
（2）倾听的技巧
⏹鼓励
⏹询问
⏹反映
⏹复述
3. 协调解决冲突
冲突产生的原因：
（1）信息传达障碍
（2）目标、意见、利益不一致
（3）分工、角色不明确
（4）个性不同
冲突的处理方式：
1、退缩
2、妥协
3、威胁
4、说服
5、商讨
4. 商务沟通和协调实战案例分析
5. 课后作业: 复习；完成补充思考题和案例分析。
调查研究工作
第二节 调研工作的内容、类型与方法
一、调查的内容 3.经验性调查
• 对某个单位、部门、班组、个人的工作或生产经验 进行深入地调查、总结，以便宣传、推广。 • 方法：访问单位、部门负责人，听取介绍，采访当 事人，召开群众座谈会听取意见
第二节 调研工作的内容、类型与方法
喝酒打麻将融入拾荒者群体 黄益彪来到与垃圾相邻的拾荒者聚集地。 敲开三哥的房门，一片狼藉，大量来不及处理的废品 堆积在一角，每到大雨天锅碗瓢盆就要全摆上来接水。黄 益彪知道，坐在桌旁进行深度访谈的计划泡汤了。听到三 哥带着嬉笑的江湖气，使用脏话与邻里间交谈，他立刻意 识到，如果自己再扮演一个读书人的角色一定是个异类， “别说深度访谈，就是交流怕都有隔膜”。 三哥带他和对面邻居打招呼，“这是表弟，来这附近 实习的。”简单寒暄之后，邻居各自忙活着，彼此间再无 更多接触。
第二节 调研工作的内容、类型与方法
在这片聚集地，麻将确是家家爱。三哥家有一台自动麻将机，作 为“茶室”，平时和几个走得近的拾荒者过来打牌，并从中抽点桌钱。 这里的房租加水电每月300元，一家四口租的通常是两室一厅的房子， 外间便是茶室兼吃饭的地方。 说是娱乐，但是赌资还不小，一晚上至少有300多元的输赢，有时 七八百，甚至上千元。两年来，三哥和对门的邻居八强就在这上面输 了几万元。 虽说平日里大家低头不见抬头见，但在赌桌上，却是“账目分 明”，黄益彪经常看到这些人因为一些赌桌上的事而发生一些口角。 因为钱不多，他采取的策略是，能输就输，让别人高兴，但也不能让 自己输得太过厉害，至少要把本捞回来。 渐渐地，黄益彪跟大家都混熟了，打麻将时嘘寒问暖，两根烟就 能聊到一块儿去。关系好的时候，三哥出去办事，黄益彪便直接在牌 友家一起吃饭，也不用再说客套话。
秘书实务 调查研究工作 课件PPT
第一节 调查研究概述
• 一、调查研究的含义 • 二、秘书调查研究的意义 • 三、秘书调查研究的特点 • 四、秘书调查研究的类型 • 五、秘书调查研究的一般程序
第一节 概述
一、调查研究的含义
• “调查”是运用各种方式、方法、手段 和工具掌握客观世界的各种真实情况的 一种感性认识活动。
• 归纳法有完全归纳和不完全归纳之分， 运用不完全归纳法，要注意所选取对象的 代表性，避免“以偏概全”。
【综合法】
• 综合法就是将众多零散的事物进行 横向组合或者纵向串联，看作一个整体 进行研究的方法，又叫系统研究方法。
• 坚持集合性原则。 • 坚持整体性原则。 • 坚持相关性原则。
【统计法】
• 统计法就是运用统计数字来描绘事 物状况和变化，以得到规律性认识的 研究方法。统计法是一种定量研究方 法。
【演绎法】
• 演绎法就是从一般的理论或普遍法 则出发，依据这一理论推导出一些具体 的结论，然后将他们应用于具体的现象 和事物的研究方法。最常用的演绎法是 三段论。
案例分析
• 1.秘书应把握上司的“隐性”调研需求，先行一
步
•
领导的调研需求往往是“显性”的，表现为
领导直接向秘书下达调研指令，秘书依指令开展
是服务于机关和领导，二是服从于机关和
领导意图。
• 秘书和秘书部门的调研工作有被动性的 一面，应准确领会领导意图，把领导工作 需要作为调研选题的方向，使调研工作和 调研成果切合领导工作需要。
2.调研内容广泛
•
办公室秘书的调研往往结合办公室其
他日常工作来开展，办公室日常事务及管
理的综合性特点，决定了秘书为领导的管
准备
一、准备阶段
《秘书实务电子教案》课件
《秘书实务电子教案》课件第一章：秘书实务概述1.1 秘书实务的定义与意义解释秘书实务的概念阐述秘书实务在现代企业中的重要性1.2 秘书实务的基本原则与要求介绍秘书实务的工作原则分析秘书实务工作的具体要求1.3 秘书实务的职业技能与素质探讨秘书应具备的职业技能讲解秘书实务工作中所需的素质第二章：秘书日常工作任务2.1 文件管理讲解文件管理的具体工作内容分析文件管理的重要性2.2 会议组织与协调介绍会议组织的基本步骤分析会议协调的要点与技巧2.3 电话接听与沟通技巧讲解电话接听的基本规范探讨沟通技巧在电话工作中的应用第三章：商务礼仪与沟通技巧3.1 商务礼仪的基本要求介绍商务场合中的礼仪规范分析商务礼仪在实际工作中的应用3.2 商务沟通的基本原则讲解商务沟通的重要性探讨商务沟通的有效方法与技巧3.3 商务洽谈与演讲技巧介绍商务洽谈的基本流程讲解演讲技巧在商务场合中的应用第四章：商务写作技巧4.1 商务写作的基本要求讲解商务写作的标准与规范分析商务写作的特点与要求4.2 商务信函与商务报告的写作介绍商务信函的写作技巧讲解商务报告的写作要点与结构4.3 商务提案与商务合同的写作探讨商务提案的写作方法与步骤讲解商务合同的写作要点与注意事项第五章：秘书实务案例分析5.1 秘书实务案例解析分析实际工作中的秘书实务案例讲解案例中的问题与解决方法5.2 秘书实务案例讨论组织学生对实务案例进行讨论引导学生从案例中汲取经验与教训5.3 秘书实务案例演练设计模拟场景进行实务案例演练讲解演练中的技巧与注意事项第六章：办公室管理与办公设备使用6.1 办公室环境管理讲解办公室环境布置的原则和方法分析办公室环境管理对员工工作效率的影响6.2 办公设备的使用与维护介绍常见办公设备的功能和使用方法讲解办公设备的维护保养要点6.3 办公用品的管理阐述办公用品的分类和管理流程分析办公用品管理的重要性第七章：信息收集与处理7.1 信息收集的基本方法讲解信息收集的途径和技巧分析各种信息收集方法的优缺点7.2 信息处理与分析介绍信息处理的基本流程讲解信息分析的方法和技巧7.3 信息资料的整理与归档阐述信息资料整理的意义和原则讲解信息资料归档的方法和注意事项第八章：时间管理与个人效率提升8.1 时间管理的基本原则讲解时间管理的重要性阐述时间管理的原则和方法8.2 个人效率提升的策略介绍提高个人工作效率的技巧分析个人效率提升的方法和注意事项8.3 时间管理工具的应用讲解时间管理工具的功能和优势分析时间管理工具在实际工作中的应用第九章：危机管理与应对策略9.1 危机识别与评估讲解危机识别和评估的方法分析危机识别和评估的重要性9.2 危机应对策略介绍危机应对的基本原则讲解危机应对的具体方法和步骤9.3 危机处理后的善后工作阐述危机处理后善后工作的重要性讲解危机处理后善后工作的方法和注意事项第十章：秘书实务拓展与职业发展10.1 秘书实务的拓展领域讲解秘书实务拓展的方向和途径分析秘书实务拓展的意义和价值10.2 秘书职业发展规划介绍秘书职业发展的前景和趋势讲解秘书职业发展规划的制定方法和步骤10.3 秘书职业素养与能力提升阐述秘书职业素养的重要性讲解提升秘书职业素养的方法和技巧重点和难点解析：重点环节1：文件管理文件分类与归档方法电子文件与纸质文件的管理差异重点环节2：会议组织与协调会议策划与议程设置会议室布置与设备检查重点环节3：商务礼仪与沟通技巧商务场合着装与仪态要求跨文化交流中的礼仪注意事项重点环节4：商务写作技巧商务报告的结构与内容要求商务信函的格式与措辞规范重点环节5：危机管理与应对策略危机识别与评估的方法危机应对团队的组建与分工难点环节1：信息收集与处理非结构化信息的数据分析信息处理的实时性与准确性难点环节2：时间管理与个人效率提升优先级设定与时间分配个人时间管理工具的定制化应用难点环节3：秘书实务拓展与职业发展秘书角色转变与技能更新秘书职业发展规划的个性化制定全文总结和概括：本教案涵盖了秘书实务的各个方面，从基础的文件管理到复杂的危机应对，每个章节都包含了具体的工作流程和技能要求。
新编秘书实务课件-第1章 秘书实务概述(第3版)-PPT课件
第一章
秘书实务概述
第四节 秘书工作的方法
3．按事情的相关性原则排序处理 根据事情的相关性原则，秘书在同一时间内尽可能地做相同类 型的事情，将完成这类事情成为机械运动，或者形成惯性。 这就需要秘书首先把工作划分为几个断面，分块。把同一块 内容，在相连的时间内完成。这样才能从根本上提高工作效 率。 4．按事情的工作属地原则排序处理 工作属地相同原则指将工作地点相同的业务尽量归并到一块完 成，这样可以减少因为工作地点变化造成的时间浪费。这一 点对现场工作人员犹为重要。如果这一点处理得好，可避免 在现场、自己的办公室、其他单位或部门之间频繁接触。这 样既节约了时间，又少走了路程，还提高了工作效率。
案例二：
参考答案： • （1）李自钢为发信息而采用的方法极不可取。他的主要 错误有三：一是不服从上级领导。对同一篇信息稿，发与 不发，领导之间的看法和标准不一定是很一致的，但身为 秘书人员绝不能去钻这个空子。既然秘书长已明确表态这 篇信息不发，作为下级，李自钢应执行和服从。但他却在 这一点上犯了错误。二是影响领导间的团结。李自钢绕过 主要领导同志，隐瞒真相，将稿子改头换面后送副职领导 审发，这是对领导的欺骗行为，尤其不可取。三是“自我” 意识太强。这是从事秘书工作的大忌，也是李自钢犯错误 的最根本的原因。第一、第二点错误也来源于此。 • （2）李自钢表面上想的是信息稿的价值，实质上其内心 深处想的是显示个人的才华，实现个人的价值，将个人的 成绩、荣誉置于工作之上。没有当“无名英雄”的思想准 备，是做不好秘书工作的。
秘书实务3
三、简报工作
(一)简报及简报工作 简报是各行政机关之间用来下情上 报、上情下达和互通情况、交流信 息的一个文种，是信息类公文中最 重要、最常用的一种。
秘书实务3
(二)简报的作用 传播信息。简报本身即是一种信息载体，可 以使各级机关及从事行政工作的人互相了解 情况，吸收经验、学习先进、改进工作。
秘书实务3
3．信息管理 收集、整理、分类、保管、提取。
4．信息分类 字母、地区、主题、数字、时间。 PS：分类应讲究科学性、系统性、逻 辑性、实用性。
秘书实务3
(二)秘书的信息工作
我们认识信息的目的，是为了开展秘书工作范围 内的信息工作。
1．秘书的信息工作
2．秘书信息工作的特点
(1)普遍性。
(2)紧迫性。
秘书实务3
2．研究的方法
秘书在研究中常用的主要方法。 (1)度量研究方法。 (2)系统研究方法。 (3)动态研究方法。 (4)比较研究方法。
秘书实务3
(六)秘书调查研究的过程和要求
1．准备阶段 (1)明确调研题目。 (2)选择调研对象。 (3)选配调研人员。 (4)准备相关信息资料。 (5)编制确认调研计划。 (6)设计必要的调查问卷和表格。问卷和表格，
秘书实务3
(三)秘书调查研究的内容 1．政治性调研 2．政策性调研 3．市场调研 4．专业性调研 5．舆论热点调研
秘书实务3
(四)秘书调查研究的主要形式
1．调查的一般方法 (1)个别访问。 (2)召开座谈会。 (3)现场观察。 (4)发放书面问卷或表格。 (5)实际参与。 (6)查阅档案资料信息。
（1）使上级领导及时了解发文单位学习、工 作、生产情况和问题，以便取得上级机关的 指导与帮助。
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电子教案模版配色（1）
引入案例
总经理秘书孙婷被提拔为办公室副主任
• 2019年12月24日，虽然已经立冬，但阳光隔着落地玻璃墙照射进 来，办公室内的绿色植物显得生机勃勃，呈现出春日的气息。总经 理孙婷正在专心致志地起草总经理在2019年度总结与表彰上的发 言稿。这时，电话铃响了，总经理让她到自己的办公室来一趟。孙 婷马上拿起本子和笔快步向总经理的办公室走去。
第八章 参谋与信息调研工作
主要内容
第一节 秘书的参谋工作 第二节 信息工作 第三节 调研工作
第八章 参谋与信息调研工作
学习提示
（一）学习目标
➢掌握秘书参谋的工作方法 ➢通过适当的途径获得信息 ➢选择合适的调查方式 ➢熟悉调查报告的格式
（二）学习重点
➢秘书参谋的方法与技巧
（三）学习难点
➢参谋工作的技巧
• 总经理面呈喜色，说：“小孙，你肯动脑筋，工作积 极主动，值得表扬。你担任我的秘书有两年半的时间 了，你在接待、沟通协调、会议管理、文书处理及综 合事务等方面处理得都不错，我想把你放到办公室副 主任的岗位上锻练一下，你看如何？”孙婷说：“王 总，谢谢您对我的赏识与抬举，这两年多来，虽然我 跟着您学到了很多，但我知道自己仍有许多不足之处， 这么重要的岗位我怕自己担不起来，辜负了您对我的 信任。”总经理哈哈大笑：“小孙，你完全可以的， 我已经和人事部邓经理沟通过了。这段时间，你把工 作向新秘书交接一下，春节后，直接到办公室上班就 可以了。”
第一节 秘书的参谋工作
二、秘书参谋工作的要领
1．深入调查研究 2．善于分析形势 3．加强组织领导 4．学会谋略比较 5．掌握参谋时机
小知识
实用范例 从触龙说赵太后，谈下属的参谋艺术 1．察言观色，避其锋芒 2．关心问候，缓和气氛 3．大话家常，拉近距离 4．投其所好，请君入瓮 5．晓之以理，循循善诱
课堂讨论：有一位投资者，准备投资200万，在你家 附近的一个商铺开设一个儿童服装商店。委托你设 计问卷调查可行性，你将设计哪些问题？向哪些人 进行调查？
（一）问卷的结构
1．前言 前言是对调查的目的、意义及有关事项的说明， （1）作用： 一要引起被调查者的兴趣和重视，使他们愿意回答问
卷。通过对调查的目的和意义的描述，使被调查者 认识到他们的配合，将会是多么重要； 二是打消公众的顾虑，争取他们的支持与合作。通过 保证调查资料的控制范围，消除他们的戒备心理。 （2）前言的具体内容： 包括调查的目的、意义、编号、调查者的自我介绍， 问卷的填写说明、回复问卷的时间和方法等。 为了给被调查者以良好的“第一印象”，前言的语气 要谦虚、诚恳，文字要简洁、准确、有可读性。
第八章 参谋与信息调研工作
第二节 信息工作
一、信息概述
（一）信息的主要内容
相关信息
可比信息
未来信息
社会反馈 信息
信息的 主要内容
政策法规 信息
本单位信息
指挥性Байду номын сангаас息
第八章 参谋与信息调研工作
第二节 信息工作
（二）信息的形式 1．文字形态信息。 2．声像形态信息。 3．记忆形态信息。
第八章 参谋与信息调研工作
（三）典型调查。典型调查是从众多的调查研究对象中，有 意识地选择若干个具有代表性的典型单位进行深入、周 密、系统地调查研究。
（四）抽样调查。抽样调查是从全部调查研究对象中，抽选 一部分单位进行调查，并据以对全部调查研究对象做出 估计和推断的一种调查方法。
第八章 参谋与信息调研工作
第三节 调研工作
微型案例
微型案例
一份“2019届毕业生就业状况调查表”中的前言
亲爱的学兄/学姐： 您好，我们是在校大学生，为了解各专业大学专
科毕业生的就业状况，以分析社会对各专业毕业生的 需求趋向，给以后各届毕业生提供就业参考指导，我 们利用业余时间组织了这次调查。这里要说明的是， 本次调查纯属于学术研究活动，无任何商业企图，我 们即不代表学院，也不代表某个企业单位，调查资料 仅供我们自己研究所用，不会转交透漏给任何组织机 构，故您不用担心由此可能引起的任何麻烦。
1．起草与审核文稿中的参谋。 2．调查研究和信息工作中的参谋。 3．会务工作中的参谋 4．公务活动中的参谋 5．查办、督办、催办中的参谋 6．协调工作中的参谋 7．领导思想方面的参谋 8．领导日常生活中的参谋
第八章 参谋与信息调研工作
第一节 秘书的参谋工作
二、秘书参谋工作的要领
微型案例
第八章 参谋与信息调研工作
第二节 信息工作
二、信息工作的基本程序
第八章 参谋与信息调研工作
第三节 调研工作
一、调查的方法
（一）普查。普查是普遍调查的简称，是指一个国家或一 个地区为详细地了解某项重要的国情、国力而专门组织 的一次性、大规模的全面调查。
（二）重点调查。重点调查是一种非全面调查，它是在调查 对象中，选择一部分重点单位作为样本进行调查。
第八章 参谋与信息调研工作
第三节 调研工作
二、调查的形式
1．发表调查 2．问卷调查 3．访问调查 4．电话调查 5．新闻媒介调查 6．留置调查 7．日记调查 8．文案调查
三、调查问卷的设计
问卷，就是根据研究课题的需要而编制成的一 套问题表格，由调查对象自填回答的一种收 集资料的工具，同时又可以作为测量个人行 为和态度倾向的测量手段。
• 问题：分析案例，你认为孙婷在哪些方面值得你学习?
第八章 参谋与信息调研工作
第一节 秘书的参谋工作
一、秘书参谋工作概述
（一）秘书参谋作用 1．对领导思想具有充实完善的作用 2．对领导决策具有辅助取舍的作用 3．对领导工作具有提醒的作用
第八章 参谋与信息调研工作
第一节 秘书的参谋工作
（二）秘书参谋在具体工作中的体现