公文常见错误分析及对策
公文写作常见错误及质量提升改进建议
公文写作常见错误及质量提升改进建议一、公文格式常见错误以《党政机关公文格式》为标准，常见错误归纳起来主要有：（一）单位名称简写不规范。
规范的发文标志由发文机关全称或规范简称加“文件”二字组成。
如简称不规范，会造成混淆。
如：“南大文件、南大党委文件”简写不规范，南昌大学、南京大学、南开大学等均有“南大”简称，应完整表述为“××大学文件、中共××大学党委文件”。
（二）发文字号表述不规范。
规范的发文字号应包括代字、年份、文号，年份用六角括号括起来，文号前不加“第”字，文号用阿拉伯数字表述，文号数字后加“号”字，不编虚位（如2不编为02）。
如：有的单位在印制文件或引用其他文件时，出现“××字（2020）第01号”“××字[2020]第01号”“××字【2020】第01号”等情况，应写为“××字〔2020〕1号”。
（三）紧急程度在标题内容出现。
紧急公文按“特急”“加急”在公文首页版心的左上角位置标示，顶格编排，采用三号黑体字，标题中不出现紧急、加急字样。
但有的单位在公文规定位置未标注紧急程度，公文标题中出现“紧急通知、加急通知”等错误，如：《关于防汛期间全体技术专家外出审批的紧急通知》。
（四）签发人+姓名编写不规范。
“签发人”三字采用3号仿宋字体，签发人姓名应采用使用3号楷体，但有些公文仍使用楷体字或仿宋体。
（五）标点符号使用不规范，随意性大。
1.多个书名号或引号并列时使用顿号分隔，如“我们要认真执行《××》、《××》、《××》等文件精神”，正确用法应该为“我们要认真执行《××》《××》《××》等文件精神”。
2.结构序数编号后的标点符号使用不规范。
正确的结构序数标点为：“一、”“（一）”“1．”“（1）”，但有些公文结构序数后统一使用顿号，如：“（一）、”“1、”“（1）、”。
公文写作中常见错误及对策
公文写作中常见错误及对策
在公文写作中，常见的错误多种多样，例如语法错误、用词不当、句
子结构混乱等。
这些错误会影响到公文的准确性、专业性和可读性。
为了
确保公文的质量，我们需要采取一些对策来避免这些错误的出现。
以下是
我对常见错误及对策的总结：
一、语法错误
在公文写作中，语法错误是最常见的错误之一、语法错误不仅会让读
者对公文产生质疑，还会影响到公文的可信度和权威性。
对于语法错误，
我们可以采取以下对策：
1.仔细检查语法：在编写公文时，应该仔细检查每一个句子的语法是
否正确。
可以借助相关的语法工具，如语法检查软件或在线语法检查网站，来帮助我们找出和纠正语法错误。
企业公文管理常见问题分析及对策
企业公文管理常见问题分析及对策企业公文管理是企业运作中非常重要的一环，它涉及到企业内部的信息流动、决策执行和管理效率等关键问题。
但在实际操作中，许多企业在公文管理方面存在着诸多问题，这些问题严重影响了企业的正常运作和发展。
本文将针对企业公文管理常见问题进行分析，并提出相关的对策。
一、常见问题分析1. 公文数量庞大在许多企业中，公文数量庞大，每天都会有大量的公文产生和流转。
这使得企业的公文管理变得非常复杂，有些公文甚至会被遗漏或混淆，导致企业内部信息不畅通，影响了决策执行效率。
2. 公文审批流程繁琐企业的公文审批流程通常会经过多道审批环节，这样的繁琐流程不但浪费了大量的时间和精力，还容易造成决策的延迟和失误。
审批流程中存在的繁杂问题也可能导致公文遗漏或错漏审批。
3. 公文安全性不高在企业公文管理中，公文的安全性往往是一个非常重要的问题。
但是在许多企业中，公文的安全性并没有得到足够的重视，一些机密性较高的公文可能会被泄露，从而造成企业的重大损失。
4. 公文归档管理不规范公文归档管理是公文管理的一个重要环节，但是在一些企业中，公文的归档管理并不规范，甚至出现了公文遗失或错放的情况，这就给企业的信息管理带来了很大的隐患。
二、对策建议1. 引入信息化技术企业可以引入信息化技术，建立电子公文管理系统，以提高公文管理的效率和安全性。
电子公文管理系统可以实现公文的电子化处理和流转，有效减少了纸质公文的数量，提高了公文的存储和检索效率，还可以加强对公文安全性的控制。
企业可以对公文审批流程进行简化，推行“一次审批通过”制度或者“一厅一窗”式的审批方式，减少不必要的环节，提高审批效率。
可以通过引入信息化技术，实现公文的电子化审批，从而加快审批的速度和准确性。
企业应加强对公文安全的管理，建立完善的公文安全管理制度，严格对公文进行分类、密级管理，加强对公文流转的监控和审查，防范公文泄露的风险。
可以采用加密技术、防火墙等手段，增强公文的信息安全性。
行政文书的公文写作常见错误及改进方法
行政文书的公文写作常见错误及改进方法行政文书是行政机关用于处理行政事务、传达行政意见和决定的书面文件。
在行政文书的撰写过程中，常常会出现一些错误，这些错误可能会导致文书的不准确、不清晰，甚至影响到行政机关的形象和工作效率。
本文将介绍行政文书的公文写作常见错误，并提出改进方法。
一、错误一：语言冗长、废话连篇行政文书的语言应该简练、明确，避免使用冗长的句子和废话。
然而，很多行政文书在写作过程中，常常使用过多的修饰词和从句，导致文书内容晦涩难懂，读者难以理解。
此外，一些行政文书还存在废话连篇的问题，使用大量的词语来表达一个简单的意思，使得文书显得啰嗦冗长。
改进方法：1. 简洁明了：在撰写行政文书时，应尽量使用简洁明了的语言，避免使用过多的修饰词和从句。
可以通过删减冗余的词语和句子，使得文书更加简洁明了。
2. 精确表达：在表达意思时，应尽量使用准确的词语和简洁的句子，避免使用模糊的词语和复杂的句子结构。
可以通过反复修改和精炼，使得文书的表达更加准确。
二、错误二：用词不当、术语混乱行政文书的用词应该准确、规范，避免使用不当的词语和术语。
然而，很多行政文书在撰写过程中，常常使用不当的词语和术语，导致文书的准确性受到影响。
此外，一些行政文书还存在术语混乱的问题，使用不同的术语来表达相同的意思，使得文书的逻辑性和连贯性受到影响。
改进方法：1. 准确用词：在撰写行政文书时，应尽量使用准确的词语和术语，避免使用不当的词语和术语。
可以通过查阅相关的法律法规和行政规章，了解准确的用词和术语。
2. 统一术语：在使用术语时，应尽量统一，避免使用不同的术语来表达相同的意思。
可以通过制定统一的术语表或参考相关的规范文件，使得文书的术语使用更加规范和统一。
三、错误三：格式混乱、排版不整齐行政文书的格式应该规范、整齐，避免格式混乱和排版不整齐。
然而，很多行政文书在撰写过程中，常常存在格式混乱和排版不整齐的问题，使得文书的整体形象受到影响。
企业公文管理常见问题分析及对策
企业公文管理常见问题分析及对策企业公文管理作为企业日常运营的重要组成部分，对于企业的效率和形象都有着重要的影响。
在实践中，企业常常遇到各种公文管理问题，影响了企业的运营效率和管理质量。
本文将从常见的公文管理问题入手，分析问题的原因，并提出相应的对策，帮助企业有效解决公文管理问题。
一、公文管理问题分析1. 公文传递流程缓慢企业公文在传递过程中，由于多级审批、传阅等环节，导致公文的传递流程非常缓慢，影响了企业的业务开展和决策速度。
2. 公文存档不规范很多企业在公文存档时存在问题，比如不规范的分类、存档不及时等，导致公文的查找和利用效率低下，甚至出现遗失的情况。
3. 公文审批流程繁琐企业的公文审批流程可能存在繁琐的问题，需要经过多轮的审批和核对，导致效率低下，员工工作负担加重。
4. 公文正文内容不规范一些企业的公文内容不够规范，存在语句不清晰、逻辑不严谨等问题，影响了公文的表达和传达效果。
5. 公文传递安全性差公文传递的安全性不足，可能会导致公文泄露的风险，对企业的机密性造成威胁。
二、常见问题的对策1. 公文传递流程缓慢对策：建立电子公文系统，实现公文的电子化传递与审批。
通过电子系统，可以实现公文的快速传递和实时查阅，提高传递效率。
2. 公文存档不规范对策：建立规范的公文存档管理制度，包括分类、编号、存档要求等规定，确保公文的存档规范和及时性。
3. 公文审批流程繁琐对策：优化审批流程，简化审批环节，采用多级签批或电子签批等方式，提高审批效率。
4. 公文正文内容不规范对策：加强公文写作规范培训，提高员工的公文写作水平，建立公文审定制度，规范公文的内容和格式。
5. 公文传递安全性差对策：强化公文传递安全管理，采用加密传输、权限控制等措施，保障公文传递的安全性和保密性。
三、加强公文管理的建议1. 强化管理意识企业领导和管理者要提高对公文管理重要性的认识，建立规范的公文管理制度，强化对公文管理的监督和落实。
2. 采用科技手段积极引入信息化技术，在公文管理中使用电子系统，实现公文的电子化管理和传递，提高公文管理的效率和便利性。
公文写作中的常见错误及避免方法
公文写作中的常见错误及避免方法公文作为行政机关、事业单位、企事业单位等组织机构在内外部沟通、交流中常用的文件形式，具有规范性、正式性和法律效力等特点。
然而，由于许多人缺乏对公文写作规范的了解，导致公文中经常出现各种错误。
本文将介绍公文写作中常见的错误，并提供相应的避免方法，以提高公文写作的准确性与专业性。
一、语法错误1.错误的主谓一致问题：公文中常见的主谓一致错误包括主语与谓语动词不一致，单复数不一致等。
解决方法：对于主谓一致错误，作者在书写公文时应特别留意主语与谓语的一致性，确保单数主语搭配单数谓语，复数主语搭配复数谓语。
2.错误的名词性物主代词使用问题：公文中常见的名词性物主代词错误包括使用错误的格、不正确的单复数形式、连词使用错误等。
解决方法：作者在书写公文时应确认名词性物主代词的格、单复数形式和连词的正确使用。
3.错误的动词时态和语态问题：公文中常见的动词时态和语态错误包括时态混乱、被动语态使用不当等。
解决方法：在写作公文时，应确保动词的时态和语态符合语境和写作规范。
二、格式错误1.错误的公文格式问题：公文中常见的格式错误包括居中对齐不准确、字号字体使用错误等。
解决方法：根据不同的公文类型，作者应正确设置公文的格式，例如标题居中、正文两端对齐，同时使用统一的字号和字体。
2.错误的公文编号和日期格式问题：公文中常见的编号和日期格式错误包括编号与发文单位不匹配、日期格式混乱等。
解决方法：作者在书写公文编号和日期时应根据规范要求设置，确保编号与发文单位匹配并使用统一的日期格式。
3.错误的段落缩进和换行问题：公文中常见的段落缩进和换行错误包括缩进不一致、段落之间无空行等。
解决方法：正确设置公文段落的缩进距离和段间距，使公文版式整洁、易于阅读。
三、用词错误1.大量使用复杂词汇和行话问题：公文中常见的用词错误包括过分追求复杂词汇，使用专业行话导致读者难以理解。
解决方法：作者应注意使用简洁、明确的词汇，避免使用过于复杂或专业的行话，确保读者易于理解。
行政公文的常见问题分析与解决办法
行政公文的常见问题分析与解决办法行政公文作为政府机关与公众沟通的一种重要方式，具有法律约束力和规范性。
然而，在实际运用中，我们常常会遇到各种问题。
本文将分析行政公文常见问题，并提出解决办法。
问题一：格式错误许多行政公文存在格式上的问题，如错用标题、字号不规范、错排行文等。
这些错误严重影响了公文的正式性和权威性。
为解决这一问题，行政机关应加强对工作人员的培训，提高其专业素养与规范意识。
同时，可以建立行政公文规范化的模板，让工作人员按照规定的格式进行撰写。
问题二：用词不当行政公文中常见用词不当的情况，如措辞模糊、术语使用不准确、重复使用相同词语等。
这些问题使得公文表达含义不清，造成信息传递的困扰。
解决这一问题的方法是建立行政公文用语规范，并根据具体情况提供常用术语的解释，确保公文的准确性和一致性。
问题三：语气不恰当行政公文中有时出现语气不恰当的情况，如过于正式、过于书面化或者过于随意。
这些问题造成公文与受众之间的沟通障碍。
为解决这一问题，行政机关应明确公文的受众对象，并针对不同对象采取相应的语气和写作方式，既注重庄重与规范，又与现实需求相协调。
问题四：信息不完整行政公文在信息传递方面常常不够清晰和完整，如遗漏重要内容、忽略必要细节等。
这些问题给工作人员和接收者带来了困惑，影响了工作效率。
为解决这一问题，行政机关应制定完善的公文编写流程，加强沟通与协调，确保公文信息的准确性和完整性。
问题五：审查不严格行政公文的审查环节常常存在疏漏和不严谨的情况，如错字、错别字、错误的格式等。
这些问题会导致公文的形象受损和误导。
为解决这一问题，行政机关应建立高效的审查机制，确保每份公文在发布前经过严格的审核。
同时，加强对工作人员的培训，提高其审查能力和责任心。
总结：行政公文的常见问题主要包括格式错误、用词不当、语气不恰当、信息不完整和审查不严格。
为解决这些问题，行政机关应加强对工作人员的培训和规范化管理，确保公文的准确性、规范性和权威性。
浅谈企业公文写作的常见错误和改进建议
浅谈企业公文写作的常见错误和改进建议企业公文是企业内部和外部沟通的重要方式之一，对于企业的形象、内外部沟通效率等方面有着重要的影响。
然而，由于写作人员缺乏相关的写作技巧和经验，导致公文写作中出现了一些常见的错误。
本文将对这些常见错误进行分析，并提出相应的改进建议。
首先，很多公文写作存在内容冗长、不明确的问题。
公文是进行信息交流的重要工具，应该尽量简洁明了。
然而，一些写作人员往往倾向于使用繁复的辞藻和冗长的句子来展示自己的文采，导致读者阅读难度增加，理解起来困难重重。
这不仅会浪费读者的时间和精力，还容易引发误解和理解偏差。
解决这个问题的方法是：保持简洁明了的写作风格。
在公文写作中，尽量使用简单、直接和通俗易懂的词汇和句式，避免过多的修饰和臃肿的表述。
尽量避免使用专业术语和行业黑话，如果不可避免，应该在文中加入相应的解释，以确保读者能够准确理解。
其次，许多公文写作存在逻辑混乱、结构松散的问题。
公文作为一种特殊的文体，需要遵循一定的结构和逻辑。
然而，一些写作人员在写作过程中往往缺乏条理和组织，导致公文内容杂乱无章，逻辑关系不清晰，给读者带来了阅读困扰。
要解决这个问题，需要在写作之前进行充分的规划和构思。
明确公文的中心思想和主题，合理划分段落和章节，保持内容的连贯和逻辑性。
在撰写过程中，要注意使用过渡词语和段落之间的过渡句，使得整篇公文的骨架清晰可见，逻辑紧凑合理。
再次，一些公文写作存在语法错误和拼写错误。
语法错误和拼写错误是公文写作中最为低级的错误之一，但却是最容易犯的错误。
这些错误给读者留下不专业、粗心的印象，降低了公文的可信度和可读性。
要避免语法错误和拼写错误，写作人员应该在撰写完成后进行多次的校对和修改。
使用专业的文字处理软件进行拼写和语法检查，仔细检查和修正其中的错误。
同时，写作人员应该对常见的语法规则和拼写准则有一定的了解，以避免常见的错误。
最后，不少公文写作缺乏人文关怀和情感表达。
公文作为一种正式的文体，有时候会过于正经和严肃，缺乏人文关怀和情感表达。
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公文常见错误分析及对策一、存在的问题（一）文种使用乱。
一是生造文种。
把没列为文种的公文种类作为文种使用。
《办法》所确定的公文文种共有13类14种，即：命名、令，决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。
除此之外，均不可直接行文，但可作为"印发"、"颁发"式"通知"的"附件"行文。
例如，《关于技术练兵比武的具体操作规定》、《关于使用统缴证有关问题的说明》等，这里的"操作规定"、"说明"均不应作为文种使用，可以改成《××关于印发技术练兵比武的具体操作规定的通知》、《××关于印发使用统缴证有关问题的说明的通知》，不能作为文种使用的还有"条例"、"规定"、"办法"、"总结"、"计划"等，有的甚至把"安排"、"要点"、"细则"这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。
（二）混用文种。
常见的是把相近的"请示"和"报告"两种文种冠戴。
例如：《××关于批准成立运输协会的报告》，《××关于办公自动化所需经费的报告》。
两个标题容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用"请示"而不是"报告"。
报告是"向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问"的，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复；而请示是"向上级机关请求指示、批准"的，需要回复，两者在使用上有很大的区别。
有时也存在"请示"和"函"混用。
《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。
可是有些单位当有求于对方（不相隶属单位）时却用请示。
（三）规矩格式乱。
《格式》中就公文的格式、标准都作出了明确的规定。
在具体行文中常见错误有： 1.排版规格不当。
公文标题应在红色反线下空２行，用２号小标宋体字，正文用３号仿宋体字，一般每面排２２行，每行排２８个字。
而在实际操作中往往上各行其是，严重影响了公文的严肃性。
2.发文号标注不规。
主要表现在，一是错用括号。
如，绵交发（2006）240号；二是用虚数。
如绵交发〔2006〕005号；三是字体字号不标准。
《格式》规定：发文字号，用３号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号"〔〕"括入；序号不编虚位（即１不编为００１），不加 "第"字。
特别对于字号和字体，有的小于3号；有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。
3.标题滥用符号。
《办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定"公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号"。
但是在实际中，滥用符号的例子屡见不鲜。
如"关于转发×市政府《关于做好一节一会相关工作的紧急通知》的通知"、"关于转发×局《关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知》的通知"，以上两例中的"《》"符号都不应该使用，应改为：关于转发×市政府关于做好一节一会相关工作的紧急通知的通知"、"关于转发×局关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知"， 4.结构层次序数使用不规则。
《办法》规定：结构层次序数，第一层为"一、"，第二层为"（一）"，第三层为"1."，第四层为"（1）"。
但是目前有些单位一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况，要注意《办法》规定的序数数词的写法，其中"一、"下面是顿号，"1."下面是圆号，而"（一）"和"（1）"括号外面是不带顿和点号。
5.引用文号格式不对。
《办法》规定："引用公文应当先引标题，后引发文字号。
条规定"应当抄送被越过的上级机关"等，它表示行政公文不再使用"抄报"一词。
8.附件标注不符合规定。
附件是公文的有机组成部分，《办法》对附件有明确的要求，但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小，附件顶格标识、附件序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号等毛病。
特别是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。
9.盖印不规。
印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证，必须按规定正确使用。
但不规现象常见于一些文件中：如印章歪斜、不清晰、排列不齐；印章间相交或相切，相距超过3mm；联合行文单位印章顺序混乱，或一排超过3个，或左右距公文纸边距离不合标准等。
公文写作中引以为戒的逻辑错误写作公文时总要与各种概念打交道，如果不正确抉择各种概念之间的逻辑关系，则常会在公文中出现概念方面的逻辑错误。
根据公文中常见的概念方面的逻辑错误，可概括为以下几种：1、种属混淆。
概念之间往往存在从属关系。
如A概念包括B概念，而B 概念则是A概念中的一部分。
像“水果”和“梨”两个概念，“水果”包括“梨”，而“梨”则是“水果”中的一种。
“梨”和“水果”两个概念是种属关系，在写作涉及到这两种概念时不能并列写这两个概念。
如：“今年市郊水果和梨都获得了丰收”，这样并列写法是不对的。
2、交叉并列。
两个概念有一部分相同的含义，有一部分不相同的含义，则这两个概念就有交叉关系。
如“青年”与“工人”两个概念之间有交叉关系。
在公文写作中，不能将互相之间有交叉关系的概念并列。
3、限定与概括不当。
用概念表述某个事物或意思时，所用的概念应当能准确地表示所要表示的事物或意思。
如：“城镇环境污染属煤烟型污染。
”在这句中“环境污染”的概念太大了，与煤烟型污染相配不当。
如果改为“大气环境污染“则就合适多了4、定义模糊。
定义是揭示概念涵的逻辑方法。
因此，给一个概念下定义，必须揭示概念的涵。
如果没有揭示概念的涵，则就了定义模糊的错误。
如：“生命是常青之树”这里只是作了个暗喻，并没有说明“生命”的本质属性，所以这句话不能代替定义。
5、标准不一。
在同一句子中，划分各子项的标准应该是同一的，用不同标准划分的子项，不能并列在同一句子中。
如：“国营、集体、个体及千元以上销售额的饭店要带头使用型煤。
”这里“国营、集体、个体”的划分是依据生产资料所有制，而“千元销售额”又是以销售货款为标准。
标准不一放在一个句子中就了概念混淆错误。
6、判断不准。
判断是对事物有所肯定或否定的一种思维方式。
判断常会出现错误。
如：“所有的书籍都是人类的精神粮食”。
粮食是有利人类的健康的，但书籍并不一定都有利人类的精神健康，所以这个判断是绝对的，是错误的。
7、自相矛盾。
在同一思维过程中包含两相反的自相矛盾的意见或要求。
如：“根据县体育工作成就和教练员的知识结构，特提出县业余体校教练员职业岗位设置申请……。
如有困难，也可缓设或不设。
”设置职业岗位和不设职业岗位是两个相反的概念。
这两个相反的概念同时在一个公文中加以肯定，就造成了自相矛盾的困境。
行政公文写作常见错误举要国务院于2000年8月24日发布了《国家行政机关公文处理办法》（以下简称新《办法》），同时废止了1993年国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称旧《办法》）。
新《办法》已于2001年1月1日正式施行，但有的单位在行政公文处理未严格执行新规定，特别是行政公文写作中出现了一些常见的错误，影响了公文的严肃性和权威性，影响了它的法定效力，从而影响了办文的质量和效率。
一、公文眉首常见错误公文的眉首是指公文首页红色反线（包含）以上的各个要素，它是由公文份数序号、秘密等级和期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号以及签发人等构成。
公文的眉首看起来很简单，容也不多，但由于对新《办法》不够熟悉，在实际工作中，公文眉首的格式上仍存在一些问题，其中出现问题较多的当数"秘密等级和期限"、"紧急程度"、"发文字号"三处。
旧《办法》的公文格式规定"秘密等级"、"紧急程度"标识于公文首页左上角的相应位置，"发文字号"中的"年份"要用方括号"[]"括入；而新《办法》的公文格式中则明确规定了"秘密等级和期限"、"紧急程度"要标识于公文首页右上角，"发文字号"中的"年份"必须用六角括号"〔〕"括入。
例如，现在有不少的单位由于受旧《办法》的影响，而将公文的"发文字号"写成"×××[2001]1号"，这是不规的，应改为"×××〔2001〕1号"。
二、公文主体常见错误公文的主体包括红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各个要素，它由"公文标题"、"主送机关"、"公文正文"、"附件"、"成文时间"和"附注"等构成。
这一部分是公文的主体部分，也是写作中最容易出错、错误较多的地方，主要表现在：1、由于公文文种使用不当或对公文事由表述不完整、不准确，造成公文标题中的一些常见错误。
公文标题由发文机关名称、发文事由和文种三个要素组成，每个要素都有其独特的作用，一般不得随意省略。
文种是公文标题中最重要的要素，每一个文种都体现着一种严格的权限，对文种应根据公文所涉及的容、文种的围、发文机关的权限和隶属关系以及发文的目的和要求等进行选择，切不可混淆使用。
但在实际的工作中，却出现了一些错误选择文种的现象。
首先，仍按旧《办法》的规定选用文种。
新《办法》撤消了"指示"文种，而增加了"意见"文种。
目前，有不少单位仍在使用"指示"这一文种，而未将"意见"作为一个单独的文种使用，如"××大学关于印发《关于严格教学秩序的意见》的通知"，应该改为"××大学关于严格教学秩序的意见"。