员工入职档案管理制度
公司人力资源部员工档案管理制度
公司人力资源部员工档案管理制度1. 引言本文档旨在规范公司人力资源部对员工档案的管理和维护，以保证员工档案的完整性、准确性和保密性。
本制度适用于公司所有员工档案的管理，包括入职前、在职期间和离职后的相关记录。
2. 档案管理责任2.1 人力资源部负责员工档案的总体管理，并指定专人负责具体操作和维护。
2.2 各部门负责按要求及时提供员工相关信息，并确保所提供信息的准确性和完整性。
2.3 部门负责人应确保员工档案的机密性，不得将档案信息泄露给未经授权的个人或机构。
3. 档案管理程序3.1 档案建立- 人力资源部在员工入职时，应尽快建立员工档案，并及时归档入库。
档案包括但不限于员工个人信息、合同、培训记录等。
- 必要时，人力资源部应向员工了解并记录员工的特殊需求或限制，如健康状况、宗教等。
3.2 档案维护- 人力资源部应根据公司要求，及时更新员工档案信息，如薪资调整、晋升等。
- 档案维护人员应妥善保管员工档案，确保档案的完整性和安全性。
3.3 档案使用- 人力资源部应根据相关规定审批和提供员工档案信息。
未经授权，不得向无关人员提供或传递员工档案信息。
- 员工本人有权查阅自己的档案信息，但需要提前书面申请。
3.4 档案归档- 根据员工的离职、退休等情况，人力资源部应及时将档案归档存档，并确保存档的安全性和完整性。
4. 档案保密4.1 公司员工档案属于敏感信息，必须严格保密。
- 任何人员在处理员工档案时，应注意保密并遵守相关法律法规。
- 对于非关联工作人员的工作场所，应采取物理措施和电子措施来保障员工档案的安全。
4.2 人力资源部应建立相应的安全管理制度，包括保密意识教育、权限管理、访问控制等。
5. 处理违规情况对于违反本制度的行为，根据公司相关规定，人力资源部有权采取相应的处理措施，包括但不限于警告、记录扣分、调整薪资等。
6. 附则本制度自发布之日起生效，人力资源部应确保员工知晓本制度的内容，并加以执行。
人事档案管理制度
人事档案管理制度一、制度目的为规范公司人事档案管理，保障员工权益，使公司人事档案管理工作科学有序、质量高效。
二、适用范围本制度适用于所有进入公司劳动合同的工人、职员、管理人员，以及临时工，不包括兼职人员。
三、制度内容1. 建档原则1.身份真实：要求所有员工提供真实有效的身份证件。
2.完备准确：确保档案资料齐全、准确、不遗漏。
3.按时录入：在入职日起十个工作日内将资料完整录入电子系统。
2. 档案保管1.电子档案存储：使用公司提供的电子档案管理系统，将员工档案信息录入电子档案库中。
2.纸质档案存储：纸质档案按月份分类存储，置于专用文件柜中，并进行全面保密。
3. 档案查询使用1.需求范围：员工可以随时向人事部申请查阅个人档案，管理层可以向人事部申请查阅员工档案。
2.使用方式：员工可以书面或者口头申请，管理层可以采用口头或者书面申请，人事部查阅后向申请人提供答复。
4. 档案审核1.档案审核：在员工离职时，人事部门必须对员工档案进行归档审核。
2.审核结果：审核结果应在三个工作日内反馈员工，并将离职员工档案进行归档处理。
5. 档案合规性1.内部审查：公司人力资源部门需要定期对员工档案进行内部审查，确保每位员工档案信息合规。
2.外部审查：定期进行公司的外部审查，避免违规情况的发生。
四、档案保密1.档案保密原则：人事部门要加强保密工作，确保员工档案信息不泄露，员工的个人隐私得到充分保护。
2.保密措施：所有工作人员必须签署保密协议，并接受保密培训，严格遵守保密规定，防止档案信息被泄露。
五、制度执行1.人事部门负责制定本制度并定期进行检查和修订；2.全体工作人员应严格遵守本制度，凡违反本制度者，人力资源部门将依法按规定进行处理。
六、制度解释1.解释权：本制度由公司人事部门负责解释。
2.修改权：公司人事部门有权修改、调整、完善本制度。
所有修改的内容，将在工作人员范围内通知公告。
修改后的内容自发布之日起即可执行。
以上是公司的人事档案管理制度，希望大家能够认真遵守，确保公司的人事档案管理工作正常进行。
员工入职文件归档制度模板
员工入职文件归档制度模板一、目的和意义为了加强员工入职文件的管理，确保文件的真实性、完整性、及时性和保密性，维护企业和员工的合法权益，根据《企业档案工作规范》等相关规定，制定本制度。
本制度适用于公司各部门员工入职文件的收集、整理、归档和查询等工作。
二、入职文件的收集1. 员工提供的文件：员工入职时应向公司提供以下证件和材料的原件及复印件：（1）身份证；（2）学历证书、学位证书、专业资格证书等相关证件；（3）劳动合同、保密协议、竞业限制协议等相关协议；（4）其他公司要求提供的文件。
2. 公司形成的文件：公司应形成的以下文件：（1）入职登记表；（2）劳动合同、保密协议、竞业限制协议等相关协议的签订记录；（3）入职培训记录；（4）薪资福利政策；（5）其他与员工入职相关的文件。
三、入职文件的整理1. 员工提供的文件：（1）将员工提供的证件和材料的原件及复印件分别整理，注明证件名称、号码及有效期等信息；（2）将员工提供的其他文件整理，注明文件名称及内容。
2. 公司形成的文件：（1）将公司形成的文件整理，注明文件名称及内容；（2）将入职登记表、劳动合同、保密协议、竞业限制协议等相关协议的签订记录整理，注明签订日期、双方签字等信息；（3）将入职培训记录整理，注明培训时间、地点、内容等信息；（4）将薪资福利政策整理，注明政策名称、内容等信息；（5）将其他与员工入职相关的文件整理，注明文件名称及内容。
四、入职文件的归档1. 归档方式：员工入职文件采用电子档案和纸质档案两种方式归档。
电子档案存储在公司指定的电子档案管理系统中，纸质档案存储在公司指定的档案柜中。
2. 归档时间：员工入职文件应在员工入职后一个月内归档。
3. 归档责任人：各部门负责人为本部门员工入职文件归档的第一责任人，负责督促和协调本部门员工入职文件的归档工作。
公司档案管理部门负责对各部门员工入职文件归档情况进行检查和指导。
五、入职文件的查询1. 查询范围：员工入职文件的查询范围包括员工姓名、入职时间、劳动合同、保密协议、竞业限制协议等相关信息。
员工建档管理制度
第一章总则第一条为规范公司员工管理，确保员工信息准确、完整，提高人力资源管理水平，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用员工和临时员工。
第三条员工档案管理应遵循真实性、完整性、保密性和规范性原则。
第二章档案内容第四条员工档案主要包括以下内容：1. 基本信息档案：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、身份证号码、婚姻状况、政治面貌、学历、学位、职称、联系电话等。
2. 入职档案：包括入职时间、入职部门、入职岗位、劳动合同、试用期证明、入职培训记录等。
3. 考勤档案：包括考勤记录、请假记录、加班记录、出差记录等。
4. 绩效档案：包括年度绩效考核、月度绩效考核、专项绩效考核等。
5. 奖惩档案：包括奖励记录、处罚记录、处分记录等。
6. 培训档案：包括培训记录、培训证书、培训评估等。
7. 职业生涯规划档案：包括职业发展目标、培训需求、晋升机会等。
第三章档案管理第五条员工档案由人力资源部统一管理，各部门协助提供相关信息。
第六条新员工入职时，人力资源部负责建立档案，并定期更新档案信息。
第七条员工档案应分类存放，确保档案的完整性和安全性。
第八条人力资源部对员工档案进行定期检查，发现档案缺失、错误等情况，应及时补齐或更正。
第九条员工档案的查阅、借阅、复制等，需经部门负责人或人力资源部负责人批准。
第十条员工档案的保密工作由人力资源部负责，确保员工隐私不受侵犯。
第四章档案使用第十一条员工档案主要用于以下方面：1. 人力资源规划：为制定公司人力资源规划提供依据。
2. 招聘与配置：为招聘、选拔、配置员工提供参考。
3. 绩效考核：为绩效考核提供依据。
4. 培训与发展：为员工培训和发展提供依据。
5. 奖惩与激励：为员工奖惩与激励提供依据。
6. 职业生涯规划：为员工职业生涯规划提供参考。
第五章附则第十二条本制度由人力资源部负责解释。
第十三条本制度自发布之日起实施。
第十四条本制度如有未尽事宜，由人力资源部根据实际情况予以补充和修订。
建立员工档案管理制度
一、总则为加强公司员工管理，规范员工档案管理，确保档案资料的真实性、完整性、保密性和安全性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有员工的档案管理，包括但不限于人事档案、培训档案、考核档案、奖惩档案等。
三、管理职责1. 人力资源部：负责员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和更新工作。
2. 各部门：负责对本部门员工的档案资料进行初审，确保其真实性、准确性和完整性。
3. 员工本人：负责提供真实、准确的个人信息，并对档案内容进行监督。
四、档案收集1. 入职时：员工需提交身份证、学历证明、资格证书、劳动合同等相关资料。
2. 工作期间：根据工作需要，及时更新员工的个人信息、培训记录、考核结果等。
3. 离职时：员工需归还所有公司发放的物品，并提交离职证明等相关资料。
五、档案整理1. 分类：按照员工档案的性质、内容进行分类，如人事档案、培训档案、考核档案等。
2. 编码：为每份档案设置唯一的编码，方便查找和管理。
3. 归档：按照档案分类和编码，将档案整理归档。
六、档案保管1. 场所：档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等设施。
2. 温度和湿度：档案保管场所的温度和湿度应控制在适宜范围内。
3. 安全：档案保管场所应设置安全监控系统，确保档案安全。
七、档案利用1. 查阅：员工本人或授权人可查阅本人档案。
2. 查询：公司各部门因工作需要，可向人力资源部查询相关员工档案。
3. 保密：未经本人同意，任何人不得查阅、复制、传播员工档案。
八、档案更新1. 定期更新：人力资源部应定期对员工档案进行更新，确保档案信息的准确性。
2. 变动更新：员工个人信息、工作变动等情况发生时，应及时更新档案。
九、档案销毁1. 过期档案：根据国家相关规定和公司实际情况，对过期档案进行销毁。
2. 销毁程序：销毁档案前，应进行严格审查，确保不涉及保密内容。
销毁过程应有两人以上在场监督，并做好记录。
十、奖惩1. 表彰：对在档案管理工作中表现突出的个人或部门给予表彰。
工厂员工登记档案管理制度
工厂员工登记档案管理制度一、总则为了规范和规范工厂员工的登记档案管理工作，保障员工的合法权益，提高员工档案管理的效率和质量，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于所有工厂员工的登记档案管理工作，包括招聘登记档案、个人信息档案、劳动合同档案、工资证明档案等。
三、登记档案管理程序1. 招聘登记档案管理在员工被录用之后，工厂人力资源部门要及时将其个人信息、身份证复印件、社保证明等登记档案进行备案。
并建立员工档案，包括入职登记表、照片、身份证、学历证明、职业资格证书等。
2. 个人信息档案管理员工个人信息档案管理包括个人基本信息、家庭住址、联系电话、家庭成员等。
工厂要建立科学完善的个人信息档案管理制度，保证员工个人信息的安全性和保密性。
3. 劳动合同档案管理工厂与员工签订的劳动合同是员工的法定权益保障，工厂要建立健全的合同档案管理制度，及时归档、保管员工的劳动合同。
4. 员工培训档案管理员工培训是工厂提升员工技能和素质的重要途径，工厂要建立培训档案管理制度，包括培训记录、培训证书等档案的归档和保管。
5. 工资证明档案管理工资是员工劳动的报酬，工厂要建立工资证明档案管理制度，及时归档和保存员工的工资证明。
6. 档案查询和利用员工对自己的登记档案有权查询和利用，但必须经过工厂人力资源部门的书面申请和审核。
7. 档案借阅和调阅工厂要建立档案借阅和调阅制度，严格控制档案的借阅和调阅权限，提高档案管理效率和安全性。
8. 档案销毁管理员工离岗后，工厂要对其登记档案进行及时的销毁处理，严格按照规定程序进行销毁，以保障员工信息的安全性和保密性。
四、监督和检查工厂要建立档案管理的监督和检查制度，定期对各项档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时进行整改和处理。
五、违纪处理对于违反本制度规定的员工，工厂要根据情节轻重进行相应的处理，包括警告、记过、罚款、停职、解雇等。
六、制度的实施与修改本制度自颁布之日起正式实施。
工厂可根据实际情况对本制度进行调整和修改，但必须经过相关部门的审批。
公司员工入职档案管理制度
一、总则第一条为了规范公司员工入职档案管理，确保员工个人信息和档案资料的完整、准确、安全，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工的入职档案管理，包括但不限于劳动合同、个人简历、学历证明、资格证书、体检报告等。
第三条员工入职档案管理应遵循真实性、完整性、保密性、便捷性的原则。
二、档案收集与整理第四条员工入职时，需提交以下材料：1. 填写完整的《员工入职登记表》；2. 身份证、户口本、学历证明、资格证书等原件及复印件；3. 与原单位解除或终止劳动合同的证明；4. 体检合格证明；5. 合同签订相关材料。
第五条人力资源部门负责收集、整理上述材料，并按照档案管理要求进行归档。
第六条档案整理应遵循以下要求：1. 按照员工入职时间顺序排列；2. 每份档案应包括封面、目录、文件材料；3. 文件材料应分类存放，便于查阅；4. 档案材料应清晰、整洁。
三、档案保管与使用第七条档案保管应遵守以下规定：1. 档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫害等设施；2. 档案资料应按照类别、时间顺序存放，并定期检查；3. 未经批准，任何人不得擅自翻阅、复制、销毁档案资料；4. 档案资料损坏、丢失，应及时上报并采取措施。
第八条档案使用应遵循以下原则：1. 严格限制档案查阅范围，仅限于公司内部相关部门和负责人；2. 查阅档案需经档案管理员同意，并填写查阅登记表；3. 查阅档案应尊重员工隐私，不得泄露员工个人信息；4. 查阅档案后应及时归还，不得擅自带走或复制。
四、档案销毁第九条员工离职或档案资料过时，需进行档案销毁。
第十条档案销毁应遵循以下程序：1. 由人力资源部门提出销毁申请；2. 经公司领导批准后，由档案管理员组织实施；3. 档案销毁前，应将销毁清单报备有关部门；4. 档案销毁后，应做好销毁记录，并存档备查。
五、附则第十一条本制度由公司人力资源部门负责解释。
第十二条本制度自发布之日起实施。
员工档案管理制度_员工档案管理制度办法
员工档案管理制度_员工档案管理制度办法员工档案管理制度篇1第一章总则第一条为加强企业职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，制定本规定。
第二条企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。
是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。
第三条企业职工档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
第四条企业职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。
第二章机构和职责第五条职工档案由所在企业的劳动(组织人事)职能机构管理。
实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。
第六条职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管。
第七条职工死亡后，其档案由原管理部门保存五年后，移交企业综合档案部门保存。
对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由企业综合档案部门按规定向有关档案馆移交。
第八条企业职工档案管理部门的职责：(一)保管职工档案;(二)收集、鉴别和整理职工档案材料;(三)办理职工档案的查阅、借阅和转递手续;(四)登记职工工作变动情况;(五)为有关部门提供职工情况;(六)做好职工档案的安全、保密、保护工作;(七)定期向企业档案室(馆)移交档案。
(八)办理其它有关事项。
第三章档案的内容第九条企业职工档案的内容和分类：(一)履历材料;(二)自传材料;(三)鉴定、考核、考察材料;(四)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料);(五)政审材料;(六)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;(七)奖励材料;(八)处分材料;(九)招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料;(十)其他可供组织参考的材料。
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3、放置员工入职档案的档案柜钥匙需人事专员保管，员工入职档案需人事专员签字后方可借出，并备注用途与归还日期。如无正当理由到期不归还者，停发借档案人员的工资直至归还档案后可补发。
4、人事专员应保证员工入职档案保存环境的清洁、整洁。
本规定根据执行中出现的新情况，可以随时提出修改，由人事专员负责，在征求部门领导和部分员工意见后，提交修订稿上报总经理批准通过。
员工入职档案管理制度
P1：结果定义：这个制度要什么结果？
为规范公司员工入职档案的管理工作，高效、有序的利用档案与资料，有效保守人事机密。确保公司员工入职档案的完整，无损坏与丢失等情况的发生，特制定本制度。
P2：责任一对一：这个制度谁来执行？
人事专员
P3:方法得当：如何才能够达到制度的目的，什么方法，什么流程？
5、人事专员应妥善保存员工入职档案，不得丢失，随意带出，或利用他人档案或档案中重要信息做出违反公司规定的行为。
6、任何单位不得跨部门查、借阅员工入职档案，下级员工不得查、借阅上级员工的入职档案。
7、公司领导、综合部可直接查、借阅员工入职档案。
8、查、借阅员工入职档案需注意事项：查、借阅档案者不得擅自泄露档案内容，若有违反者视情结轻重，给与处罚。不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏员工入职档案中的资料。不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要档案中获取资料须经人事专员同意。
P4：过程检查：如何监督制度的执行？谁负责监督，怎么监督？
由部门经理监督、检查本制度的执行。
P5：即时奖罚：违返制度有几种情况，如何处罚，遵守制度，做的优秀，如何奖励？
在执行此制度过程中，如出现员工入职档案资料不全、档案丢失、档案中员工个人信息外泄，档P6：改进复制：制度谁负责平时修改与完善？程序是什么？谁负责解释？
1、员工入职档案包含：
应聘登记表、试用期审批单、试用期评估表、转正审批单、个人简历、员工照片、身份证明资料、员工学历、职称证书资料、聘用与劳动合同资料、内部考评、奖惩资料、职位与薪酬变更资料、离职交接资料等。
二、员工入职档案管理办法：
1、员工入职前由人事专员收齐员工所有入职资料，人事专员对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假可不予录用或解聘处理。