秘书学简答题要点

㈠ 秘书概念：（1）秘书在我国现代社会中主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校中的一种行政职务，她是领导的助手。（2）古代公众迷藏之书，指物而不指人。（3）辅臣与书记。（4）在世界范围内已成为最广泛的社会职业之一，属于第三产业体系。
㈡ 秘书学：是研究秘书工作和秘书活动规律的科学，是一门综合性的应用科学。
㈢ （1）新时期秘书工作的四个转变：①从偏重办事办文转变为既办文办事，又出谋划策；
②从单纯首发传递信息转变为综合处理信息；③从单凭经验办事转变为科学化管理；
④从被动服务转变为主动服务。
（2）就世界范围而言，秘书工作具有以下发展趋势：①秘书职业日益普通化和社会化。
②秘书工作性质由事务性向智能型发展。③秘书工作的专业化和永业化。
㈣ 书学的兴起、发展和现状
（1） 兴起：在我国兴起于20世纪80年代初期。
（2） 现状：①秘书学教学理论：研究秘书人才的培养目标，研究经过三个阶段。最初视秘书为“秀才”然后是通才，最后是管理人才。②秘书工作理论：主要研究秘书工作的性质、特点、作用。方法、程序和改革方向措施等。③秘书学相关学科研究：研究秘书学所部分包容得文书学。档案学。信访学、调研学、写作学等，以后扩展到更多的领域。④秘书学基础理论：以上三方面的研究为秘书学基础理论的建立提供了素材，也创造了理论条件。
㈤秘书职能环境：指秘书在履行社会职能时必须与之发生职能关系的相对稳定的职能对象。㈥职能环境的优化
目的：同作用对象建立起一种信任和谐的职能关系。
优化标志：（1）环境信任度：秘书学活动对象对秘书人员的信任程度。
“形象”特征：①鲜明的视觉形态印象；②稳定而简略的认识；③与印象、认识相对应的情感和行为。
形象作用：①以简洁形势留存于人们心中。②是一笔巨大无形财富，是企业。单位的无形资产，产生巨大的物质效应。
（3） 环境谐振度：指秘书人员在履行具体任务过程中所得到的其职能活动对象的支持及配合程度。
㈦（1）综合辅助特点：①辅助决策中的综合优化②职能管理的综合协调③机构运转中的综合沟通（2）系统中介特点①既参与决策，又参与执行②既辅佐领导，又联系群众③即把握内情，又洞察环境。
㈧秘书工作能力的构成：（1）表达能力：是通过语言、文字和身势等形式沟通信息，相互交流，合作共事的本领。（2）办事能力：即秘书人员有效处理各种事务的能力，既办事的才干如何。(3)管理能力：决策与管理是领导者的基本职能。（4）应变能力即

适应变化着的环境和事务完成原定计划的能力。（5）社交能力：即与他人进行社会交往的能力。（6）是秘书工作技能的概称。
㈧秘书政治思想素质内容：（1）政治理论修养：如哲学、政治经济学、科学社会主义学说。（2）思想作风修养：①全心全意为人民服务，②对党和人民负责③密切联系群众④谦虚谨慎⑤实事求是⑥踏实细致，一丝不苟⑦敏捷干练。讲究实效⑧富于创造，勇于开拓。
㈨秘书道德素质内容：主要指职业道德，也包括作为一个社会人所起码具备的社会道德。（1）忠于职守（2）严守机密（3）善于合作（4）恪守信用（5）文明礼貌（6）廉洁奉公
㈩秘书参谋咨询的方法：（1）预测性参谋咨询，要由已知探求未知，由定性分析到定量分析，把握变化层次。（2）跟踪性参谋咨询（3）进谏性参谋咨询，包括类比式，论辩探讨式，漫谈交流式，比较式，补充完整式（4）提供资料性参谋咨询，要注意准确、全面、发展。有效性。
⑾秘书辅佐决策的特点：（1）全面系统和随机辅佐相结合；（2）决策辅佐与实施辅佐相结合（3）超脱性辅佐与参与性辅佐相结合。
⑿秘书辅佐决策的方式：（1）决策前，服务式辅佐。收集政策法规，收集各种信息，收集各种建议。（2）决策行程中，协助式辅佐。收集各种方案；对初选方案，进行论证补充；对于修正案，组织专家实验或验证；对于已确立方案，撰写公文发布。（3）决策执行中，协调式辅佐。在领导和群众，上下级之间协调；在平行部门间协调；维系组织合为，确保顺利实施。（4）决策效果评估中，鉴诫式辅佐。配合领导和组织中其他人员，对照计划，为制定新一轮计划提供依据。
（13）目标管理法：是现代实现高效管理的有效途径之一。内容：（1）建立合理的目标体系，事务性工作专人负责，突击性工作群众配合，对参谋咨询，综合协调工作。（2）确立目标指挥系统（3）建立目标考核评价系统，实事求是，严格考核。
（14）秘书工作调度法的内容（1）工作行为调度法：①分类有序②一鼓作气③统筹兼顾（2）工作时间调度法：①时间安排的从属性②时间安排的动机性③时间安排的自主性
（15）秘书工作的总规律：秘书工作必须尽一切可能去追随、适应不断发展变化的领导工作的需要。
（16）公文撰拟的原则：（1）符合党和国家的方针政策。秘书要有责任感，要体现党的方针政策；遵循、围绕政策去思索、充实、发挥；发现有违背政策处应及时纠错。（2）忠实于机关制文的基本意图。把握实质，紧扣制文意图；把好“交拟”关，领导交待清晰，秘书领会清楚；重视拟

议程序，深入理解，梳理思路；不照搬照录，力求创新。
（17）公文撰拟的文风：简、朴、晓、畅。即篇幅简短，文笔朴实，内涵明晓，行文通畅。
（18）档案：是由机关工作中形成的各种文件、材料转化而来的历史文件，是具有查考价值，并综合保存起来的文件。
（19）公文形成的核心程序：公文撰拟。公文处理的核心程序：承办。
（20）会议种类：（1）大型会议，一千人以上（2）中性会议，一百人以上，一千人以下；（3）小型会议：一百人以下。
（21）会议作用（1）从管理环节来看：①收集和分析信息②方案选择和决策③下达决策指令，采取管理行动④反馈控制（2）从会议性质来看：①立法作用②行政手段作用③上传下达，部署任务的作用④宣传教育的作用⑤理论研究作用
（22）会议性质：①立法性会议②党务性会议③行政性会议④业务性会议⑤群众性会议⑥交际性会议
（23）会务文书种类①指导性文书：如上级有关指示和会议起因的文件②主题内容文书，如开幕词，主题报告，专题报告等③进程文书：会议程序表，日程表，会议记录等④参考文书：有关调查报告，典型材料等⑤提案信访文书：代表提案等⑥成果文书：选举结果，会议纪要，新闻公报等⑦管理文书：会议通知，须知，议事规则等。
（24）会见：指双方会晤。身份高的会见身份低的，叫接见或召见；身份低的会见身份高的称晋见；外交场合叫拜见或拜会。
（25）会谈：指双方或多方就某些重大问题正式交换意见或磋商。
（26）会见、会谈的一般原则：（1）礼宾工作要以我国对外政策和策略为指导（2）坚持平等互利的原则（3）热情周到而不铺张。
（27）信息：是客观事物（自然的或人类创造的）的特征和变化的最新反映。
（28）信息工作的基本要求：（1）及时：指信息新颖性和时效性。（2）准确：信息内容真实（3）对路：信息要有针对性。（4）适用：适应不同层次领导的需要，信息要精练。
（29）调查的方式：现场察看，个别访问，召开座谈会，查阅资料，书面问卷，综合统计。（30）研究方法：（1）系统研究方法：要坚持集合法、整体性、相关性原则。（2）度量研究方法；概率研究方法。
（31）信访：是来信来访的简称，是人民群众通过写信或直接上访，向社会组织的管理者反映分人或集体志愿的一种社会活动。信访工作：是社会组织管理者管理来信来访的活动，这种活动，可直接获取最基层的信息。
（32）信访工作的原则：（1）调查研究，实事求是的原则（2）按政策和法规办事的原则（3）坚持做好思想工作的原则（4）分级负责，归口

办理的原则（5）对典型案件直接查办的原则。
（33）处理信访的工作方法与要求：（1）处理来信：基本要求：及时拆封，详细阅读，认真登记，准确交办，妥善处理，件件有着落，事事有结果。基本程序：拆封到阅读，再到登记，再到办理，再到立案，再到复信。（2）接待来访：基本要求：热情接待，认真听记，恰当处理，耐心教育，维护秩序。基本程序：接待到登记，再到接谈，再到处理，再到立案，再到回访。（3）办理案件：要求：立案手续完备，案情清楚，定性准确，处理恰当，善后工作落实。程序：立案交办到直接查处，再到结案上报，再到督促检查。（4）综合反映：抓政策性、苗头性、倾向性、问题反映。
（34）秘书日常事务与管理内容：来客接待，安排约见，处理来信，接打电话，值班工作，印证管理和社会交往等。
（35）秘书机关事务管理内容：基建与房产管理，物资管理，车辆管理，食堂、宾馆、招待所管理。
（36）秘书接待来客原则：遵循礼貌、负责、方便、有效地原则。
（37）机关事务管理原则：服务原则、按政策办事原则、节俭原则、效能原则。
（38）新时期保密工作的特点：（1）保密范围和内容日趋扩大，涉外活动大量增加；（2）泄密渠道日趋增多（3）窃密手段变化多端（4）境外各种势力活动频繁。
（39）新时期保密工作的方针：《中华人民共和国保守国家秘密法》规定：“保守国家秘密的工作，实行积极防范、突出重点、既确保国家秘密又便利各项工作的方针。”
（40）保密工作的范围：（1）文件保密，这是最主要的保密。包括秘密文件、资料、图表等的保密和密码电报以及文件传真的保密。（2）会议保密。（3）新闻报道和出版的保密（4）科技和涉外活动的保密。（5）电讯设备及同学的保密（6）经济、军事情报的保密（7）现代办公用具的保密。
（41）秘书部门保密工作的重点：（1）拟稿（2）打印（3）复制（4）递送（5）收发（6）阅办（7）保管（8）清退（9）归档（10）销毁