办公室管理制度附表格模板

办公室管理制度附表格模板

一、文件资料管理制度

1、总则

为保证项目施工现场使用的文件和资料得到有效管理，特制定本制度

2、适用范围

本制度适用于对公司实施项目管理体系要求所形成的全部文件和资料，包括适当范围的外来文件和资料的管理

3、职责

⑴经理办公室负责组织贯彻实施本制度

⑵经理办公室综合档案室负责公司项目挂你文件的收发，文件和资料的贮存和管理

⑶各职能部门负责职责范围内支持性文件和资料以及作业指导书的编制、发放、更改的控制和管理

⑷项目经理部负责对接收的文件、资料和施工过程中形成记录的控制和管理

4、文件资料的编制与审批

⑴各职能部门按项目管理职责编制相应文件

⑵文件拟稿要求一律使用碳素墨水或蓝黑墨水，字迹清楚

⑶文件底稿应保留，并附在一份印制的文件后面由经理办公室综合档案室存档备查

⑷项目管理职能部门编制的支持性文件，由职能部门领导审批，必要时，由公司主管领导审批。纳入公司项目管理体系支持性文件范围的国家法律以及上级部门颁发的有关管理办法、文件等，唷各职能部门领导确定

⑸文件和资料内容需进行更改，由制定该文件的部门负责实施。文件和资料经多次或大面积内容更改后，要重新印制

⑹文件和资料更改的审批由原审批部门或人员进行。若指定其他部门或人员审批时，该部门或人员要获得原审批部门或人员所依据的有关背景资料。禁止未经授权和批准的任意更改⑺文件更改时，与更改文件有关的其他文件的相关内容必须同时修改，以保证相关文件的有效性

⑻各职能部门编制〈文件修改记录〉，记录文件的修改情况

⑼对项目管理体系有效运行起重要作用的各个工作场所，都得使用相应文件的有效版本，及

时撤出作废文件

5、文件资料登记、发放和回收

1）文件和资料登记

项目管理职能部门、项目经理部的资料员按文件编号、文件名称等项目，填写〈受控文件清单〉。项目经理部与业主、设计单位、监理单位之间涉及工程项目的来往函件也要进行登记，按本单位实际情况对文件、资料分门别类进行登记

2）文件的收发

⑴文件饿发放范围，由该文件的批准人决定。资料员按规定发放，收文人员必须在〈发放回收登记表〉上签字，以便备查

⑵项目经理部需要分发的文件和资料，如目标、指标及管理方案等，由主管领导确定发放范围，资料员负责发放，并填写〈发放回收登记表〉

⑶各职能部门下发的支持性文件应及时通知公司经理办公室综合档案室

3）文件资料的回收

⑴资料员对被替代或作废、失效文件和资料，按发放范围及时回收，并在〈发放回收登记表〉上注明回收日期

⑵资料员对调离本单位人员领取的文件和资料予以回收

⑶项目经理部解体时，各职能部门对其领用的文件和资料予以回收

6、文件和资料的存档

⑴项目管理职能部门和项目经理部的资料员每半年检查一次在用文件和资料的有效性，并将检查结果报送公司经理办公室综合档案室

⑵作为资料留存的作废文件和资料，由资料员将其及时交回公司经理办公室综合档案室，并在登记此文件的相关表格上标识出“该文件作废”字样。该文件由发放部门销毁

⑶经理办公室综合档案室保管体系管理文件和职能部门移交的全部文件和资料

⑷综合档案室于次年一季度前收回替代或作废、失效的管理文件。填写〈文件销毁（留用）申请表〉，报部门领导批准后统一销毁。

附表：

受控文件清单附表11-12

注：文件作废或换版时，在备注栏中注明。

资料管理清单附表11-13

发放回收登记表附表11-14

文件和资料现行状态清单附表11-15

文件修改记录附表11-16

文件销毁（留用）审批表附表11-17

文件和资料借阅登记表附表11-18

外来文件管制表附表11-19

二、文印管理制度

⑴文件资料的复印、打印须经所在部门负责人签字同意后才予办理。部门经理不在时，可经总经理办公室主任同意后办理（机密件除外）

⑵私人资料不得在公司打印、复印

⑶文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，文印室工作人员应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室取回，不得延误

⑷文印室工作人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或企业管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件

⑸对送来打印、复印、传真的文件资料，文印室工作人员应做好登记，并在月终统计核算。涉密文件的复印废件应及时销毁

⑹不得擅自复印绝密文件和个人资料。复印机密文件需经公司领导批准

⑺复印机由专人保管使用，其他人员非经允许不得自行开机

⑻文印室工作人员应按规程操作文印设备，定期对设备进行维护、检测、保养，下班时注意检查设备电源的关闭情况，断开电源

三、办公用品管理制度

为规范办公用品的管理，提高工作效率，特制定本制度

⑴公司办公用品采用定额预算管理制

⑵公司各部门必须将所需办公用品提前半个月报至行政办公室，行政办公室根据实际用量和库存情况制定购置计划，经总经理批准后购置

⑶每月月底前，物资部统计各部门的办公用品清单报行政办公室

⑷对于预算限额内的办公用品领用，职员须填写〈办公用品申领单〉，经部门经理根据预算审核签字后，直接到物资采购中心领取

⑸备品发放采取定期发放制度，每月的1日和15日办理，其他时间不予办理

⑹备品仓库设专人负责。备品入库需根据〈入库单〉严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否与〈进货单〉相符，按手续验收入库，登记入帐。为办入库手续，财务一律不予报销⑺备品保管要材料清、帐目清、数量清，摆放整齐、库房整齐，帐、卡、物一致，做到日清月结。

⑻做好出库管理。在日清月结的条件下，仓库负责人月末必须对所有单据按部门统计，及时