文件管理制度范文

编制人时间审核人时间批准人时间生效时间

目录

一、目的 (2)

二、范围 (2)

三、责权 (2)

四、文件的纵向分类与定义 (2)

五、文件的横向分类与定义 (3)

六、文件的分层审核管理 (4)

七、文件的编号管理 (4)

八、文件的发放、保存、更改管理 (5)

九、文件的查阅、拷贝、借阅与保密管理 (5)

十、机密文件管理 (6)

十一、文档的起草、会签、归档管理 (6)

十二、文件的作废、回收与销毁 (7)

十三、公司文件管理制度违反考核规定 (7)

十四、公司文件一般格式 (8)

十五、文件的生效与执行 (9)

一、目的

为对公司各种文件的程序、格式、起草、收发、保存等实行统一管理，提高公司

文件的可控性与标准化管理，特此制定本文件管理制度。

二、范围

1、本制度所规定的各种资料管理流程，对公司内部广泛适用，任何文件资料的初定、审核、实施、发放、保存、借阅、销毁等都必须严格按照本制度执行。

2、若本制度出现规定不完全、规定程序无法实施等情况，发现部门有权利向公司总经理以书面的形式提出修改，获得总经理批准后按照最新修改程序执行。

三、责权

1、行政人事部责权：起草、修改、报审、保存、监督与执行本制度，严格监督本制度的实施过程，保证本制度的顺利实施；对无法实施条款或新增条款进行审核。

2、其他部门责权：严格执行本制度流程；对不符合实施或无法实施的流程提出书面修改申请；提出新增内容；

3、文控员：严格按照本制度对公司文件进行保管、保存、更新、收发等。

四、文件的纵向分类与定义

1、制度：指要求公司成员共同遵守的，按一定程序办事的规程性文件；

2、办法：指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件；

3、标准：指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件；

4、通知：是批转下级、转发上级、传达事项，发布制度、任免人员时使用的文件；

5、通报：是表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的文件，是一种有较强的教育作用和指导作用的周知性下行文；

6、报告：是向上级领导汇报工作、反映情况，答复上级领导询问的文件；

7、请示：是向上级领导请求指示，批准的文件;

8、批复：是指导性的下行文，是上级领导答复下属请示事项的公文；

9、函：是不相隶属的部门之间相互商洽工作，提出和答复问题、请求批准和答复审批事项的文件；

10、工作联系单：适用于不同部门之间的正是的书面联系，用于告知需要获得相关部门的帮助或者变更；

11、会议纪要：是记载、传达会议情况和议定事项的文件；

12、计划：是部门或个人对未来一定时期内要做的工作或要完成的某项任务，提出某些设想，作出具体安排；

13、总结：部门或个人对过去一段工作的回顾和分析评价，判明得失利弊，提高理性认识，用以指导今后工作的书面材料;

14、方案：指部门或个人出台的项目性工作计划书;

15、手册：指作为指导员工开展工作的程序、方法的综合性文件

16、流程：是一组输入通过特定行动准则达到特定输出的过程

17、人事档案资料：指由行政人事部为每个员工建立的工作履历、个人信息档案；

18公司标识资料：公司营业许可证、经营许可证、组织机构代码证、营业执照、一般纳税人登记证明、法人身份证明、

19、邮件、信函、杂志：指部门或者各人之间相互传递信息的书面表达形式；

20、电子资料：指上述文件资料以电子版本（word、excel、ppt、cad、pdf、UG、电子邮件等）的形式保存传阅；

五、文件的横向分类与定义

1、客户文件：指传递一切与客户信息、客户要求相关的文档资料，如宗申产品要求等；

2、公司内部文件：指在公司内部进行信息传递、沟通的文档资料；

（1）行政体系文件：指与公司日常行政管理、行政沟通、行政审核相关方向的行文，如：一般的通知、公告、告示、请示、工作计划、工作总结、人员招聘/考核方案、人员培训资料、营业执照、组织机构代码证、一般纳税人登记证等（2）技术质量控制体系文件：与技术要求，工艺控制相关的文件，如：技术通知、技术设计、工艺设计、技术模拟、试生产通知书、工艺要求、作业指导书、PPAP、PQAP、检验检测标准、质量报表等，一般一项产品单独成册，方便及时查阅与变更；

（3）质量体系文件：质量手册、程序文件、作业文件、体系更改申请单、内审/外审计划、审核结果、不符合项、纠正预防措施、合理化建议、质量体系运行指标等；

（4）生产体系文件：生产报表、生产计划、产能分析、设备维修保养计划/记录、物资管理/计划、库房盘点、物资报废、废旧物资处理等；

（5）设备资料：与公司设备状态、设备运行相关资料，如：设备图纸、设备点检/维修记录、设备自我更改设计方案、外协件制作加工方案等；

（6）供应商资料：与公司供应各种生产原理、备品备件等商家的采购信息、资质评审等资料；

（7）财务文件：如财务报表、资金计划、财务凭证、融资计划等，财务文件一

般涉及公司内部机密因此要求保密程度较高；

（8）其他文件：如：个人工作总结/计划等

3、外来文件资料：指独立于公司内部资料从政府部门、客户等外部以任何形式传阅、下发的资料，如：政府部门的各种会议通知、政府部门的各种奖励、政府部门的各种政策补贴等文件。

六、文件的分层审核管理

1、文件根据重要程度分为：公司级文件（A级）、部门级文件（B级）、部门内部文件（C级）。文件起草部门根据文件的针对性与文件效力确定文件层级，如果不能准确把握，请示总经理后方能确定文件层级。

2、公司级文件必须由各分管副总审核后，呈报总经理批准后生效；

3、部门级文件，适用于部门之间信息沟通传递，各相关部门主管审核后签发生效；

部门内部文件，只能运用于部门内部，由部门主管签发后生效；

七、文件的编号管理

1、起草文件编号管理

文件起草者在起草文件时必须严格按照本编号原则对所起草的文件进行统一编号，以便保存、修改、查找与销毁。若文件起草者未能严格按照本编号原则编号，文件接收者或保存者有权不接收，并要求其重新编号。

图一，文件编号原则