档案管理制度基本内容(样本)

档案管理制度基本内容

档案管理人员工作职责

一、认真学习贯彻《档案法》和《上海市档案条例》等档案工作法律、法规，制定本单位档案工作制度。

二、热爱本职工作，维护档案的完整、准确、系统、安全，保守国家机密。

三、积极参加档案部门举办的各类档案业务技能培训，按时上报有关数据和材料。

四、负责建立健全档案工作网络，组织档案工作人员学习业务、交流工作经验，提高档案业务管理水平。

五、监督和指导单位各科室兼职档案人员根据归档范围的要求对文件材料进行收集整理，保证按期完成归档工作。

六、熟练地掌握档案业务知识，定期检查、督促、指导各科室做好预立卷工作，按照分类标准组卷，减少质量差错。

七、接收、整理、保管和利用本单位形成的各种门类和载体的档案，实行集中统一管理。

八、负责开发、编研档案专题汇编，要求文字准确、条理清楚、内容真实，具有一定的参考性。

九、根据需要编制检索工具和参考资料，更好地为单位的中心工作服务。

十、负责档案的借阅和利用，严格查阅、借阅档案的登记手续，热情接待利用者查阅档案，注重档案利用信息反馈，对超期借阅未归的档案及时催还。

十一、参加档案鉴定、销毁工作，并对销毁的材料进行监销。

十二、遵守库房管理制度，保持库房整洁，按照“八防”要求定期整理、清扫、检查，并做好温湿监控记录。

文书档案管理制度

为了完整、系统地保存单位在各项工作中形成的文书材料，提高文书档案的归档质量，适应单位各项工作的需要，特制定文书档案的管理制度。

一、归档范围

文书档案归档范围包括：计划、总结、报告、重要的协议、请示、批复、重要简报、会议纪要、记录、函、通知、会议材料、组织沿革、大事记、年鉴、重要的人民来信来访处理材料，月、季、年度报表，专题材料等有查考价值资料。

二、归档要求

1、归档文件材料必须符合有关规定，做到完整、准确，即正件与附件、印件与定稿、请示与批复等前后对应。

2、归档文件材料必须符合规范要求，书写材料规范，字迹清楚，文件审核标准，签发手续齐全。

3、不同价值的文件材料分别整理，便于保管和利用。

4、按照立卷改革要求，以“件”为单位进行整理。（注意：机关单位要求）

5、按照要求，以“卷”为单位进行整理，每卷不超过200页。（注意：企事业单位要求）

三、归档时间

各部门兼职档案人员应将本年度结束后，将本部门各项活动中产生的文件材料进行整理，在规定时间内向档案室移交，档案室应在六月底前完成上一年度立卷归档工作。

四、档案借阅和保管

文书档案应按照集中统一管理要求，及时归入档案室保存，需要查阅时按规定要求办理，任何部门和个人不得将其占为己有。

科技档案管理制度

为确保科技档案完整、正确、系统和安全，提高科技档案的归档质量，实现科技档案的有效利用，特制定科技档案管理制度。

一、设备档案

（一）归档范围

1、设备购置依据文件

2、设备开箱验收文件

3、设备随机文件

4、设备运行、维护文件

（二）归档要求

凡重要设备进入单位后，应遵照设备开箱验收制度进行开箱验收。验收时，档案人员、设备部门人员应到场验收并填写设备开箱验收记录，以保证设备档案完整、齐全，验收合格后相关文件交档案室归档保存。

（三）归档时间

设备档案应在开箱后随时归档。

（四）档案借阅和保管

设备档案应按照集中统一管理要求，及时归入档案室保存，需要查阅时可按规定办理，任何部门和个人不得将其占为己有。

二、基建档案

（一）归档范围

1、工程建设依据性文件

2、工程设计文件

3、工程施工文件

4、工程竣工验收文件

（二）归档要求

基建工程项目应在项目竣工验收前进行档案验收，在项目竣工验收时，应通知档案室人员参加，确保项目档案材料的齐全、完整。

1、基建档案文件材料要收集齐全，系统整理，书写材料优良，字迹工整、图样清晰、签署完备，有利于长远保存。

2、案卷装订应在组卷、卷内文件排列和编目的基础上进行。

3、案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠成统一幅面，一般以A4图幅为标准。

4、长远保存的案卷装订必须去掉金属物。

5、案卷不装订，卷内文件按照卷内目录次序排列编号。

（三）归档时间

基建档案归档应在项目验收结束后三个月内向档案室移交。

（四）档案借阅和保管

基建档案应按照集中统一管理要求，及时归入档案室保存，需要查阅时可按规定办理，任何部门和个人不得将其占为己有。

会计档案管理制度

会计档案是单位档案的重要组成部分，是单位资金活动真实具体的反映，也是日常经济活动形成的原始资料，具有备查和保存价值，实现会计档案的安全利用，特制定会计档案管理制度。

一、归档范围

单位在财务工作中形成的凭证、账簿、报表等有关反映资金活动状况的原始材料。

二、归档要求

会计档案由会计人员按照会计档案归档要求进行整理、组卷、装订成册。会计档案移交档案室时按类别整理，凭证以资金帐户和时间顺序排列，编写归档号码。账簿以资金帐户排列编号入档。报表按内容组卷装订，移交时需填写目录和移交清册。

三、归档时间

会计档案须在每年六月底前按规定向档案室移交前一年度的会计档案，做到集中统一管理。上一年度的会计档案可暂时存放财务部门备查。

四、档案借阅和保管

会计档案应按照集中统一管理要求，及时归入档案室保存，需要查阅时可按规定办理，任何部门和个人不得将其占为己有。

声像档案管理制度

为加强单位声像档案管理，确保声像档案安全、有序，特制定声像档案管理制度。

一、归档范围

1、市、区级以上领导来单位视察、检查和指导工作所形成的声像材料

2、单位召开的各种重要会议和重要活动所形成的声像资料

3、荣获市、区级以上先进称号的集体和个人的声像材料

4、发生重大事故、重大事件的声像资料

5、单位创新和具有特定特色工作形成的声像资料

6、其他具有保存价值声像资料

二、归档要求

1、声像档案包括照片、录音和录像等，是单位档案资源的重要组成部分，必须收集齐全，规范整理。各部门应明确专人负责，按规定向档案室移交，由档案室实行集中统一管理。

2、照片由底片、照片和文字说明三部分构成，文字说明包括：事由、时间、地点、人物、背景和摄影者，整理时应按照底片和照片对应原则，按照要求填写文字内容。

3、录音带、录像带、VCD和电脑盘片等必须图像清晰、声音清楚，录音带、录像带、VCD及电脑盘片的按盒（盘）整理，粘贴标签和书写标题（内容）、作者和录制时间、地点，录音带、录像带应竖放在远离磁场的专用箱柜。

4、声像档案应由承办人按规定整理，并编写说明。

5、声像档案应定期进行检查，对已污损的声像档案及时采取补救措施。

6、各部门应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。

三、归档时间

声像档案应在活动结束，整理后向档案室移交，档案室应在六月底前完成编号归档工作。

四、档案借阅和保管

声像档案应及时归入档案室保存，需要查阅时可按规定办理，任何部门和个人不得将其占为己有。

实物档案管理制度

为了完整保存单位在各项工作活动中所荣获的各类称号，特制定实物档案管理制度。

一、归档范围

1、荣获全国、市级、区级先进集体荣誉称号的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗。

2、上级机关领导、社会知名人士来本单位视察、参观、出席重要会议等活动时具有一定价值的纪念品（物）和题词。

二、归档要求

1、实物档案必须收集齐全、规范整理，由档案室集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有。

2、实物档案必须是原件、原物，且完整无损。

3、实物档案按规定分门别类对实物档案进行整理，编制目录，移交档案室统一保管。

4、档案室应随时收集零散的具有保存价值的实物档案。

三、归档时间

各部门档案人员应在奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等获得后，及时向档案室移交，档案室应在六月底前完成编号归档工作。

四、档案借阅和保管

声像档案需要查阅时按规定要求办理，未经领导批准，任何人不得擅自出借实物档案。

档案保密制度

为了确保档案信息安全，严格遵守《中华人民共和国保密法》的规定，增强保密意识，自觉维护档案的安全与保密，特制定档案保密制度。。

一、档案应集中存放在档案室，对外借阅档案必须严格履行借阅手续，提供档案时要严格执行有关保密规定。

二、不得擅自携带案卷外出，不得在公共场所与无关人员谈论档案内容。

三、档案复制后原件应及时归还，复制本单位涉秘档案，须经分管领导同意，档案管理人员予以登记。

四、档案人员调动工作时，必须认真办理档案移交手续。

五、对违反保密规定造成失密、泄密的责任者，根据情节轻重给予教育或处理。

档案统计制度

档案统计是通过表册和数字形式反映单位档案工作情况，做好档案统计，使档案家底清楚，便于管理和利用，提高工作效率，特制定档案统计制度。。

一、准确统计各类档案的数量、档案构成和变化状况。

二、档案统计一般年度为单位进行统计。

三、统计后要加强对统计数据的综合分析，掌握各类动态，根据统计信息反馈，研究改进工作措施。

四、做好档案利用效果的统计，填写好档案利用情况登记表。

五、做好查阅、借阅登记以及各类档案的台帐登记。

档案借阅利用制度

为确保档案的安全和完整，更好地为单位各项工作提供服务，查阅档案人员必须遵守以下规定，特制定档案借阅利用制度。

一、查阅档案必须填写《档案借阅登记》，查阅内容需与工作相关，如需外借档案，借阅时间一般不得超过一周，到期必须归还或办理续借手续。

二、外单位查阅档案，须持有单位介绍信，经分管领导审查同意方可查阅。

三、借阅有保密内容的档案，须经分管领导审查同意，且须严格遵守保密制度，不得将档案内容外传。

四、查阅档案时，不得饮水、进食，严禁吸烟。

五、查阅人员必须爱护档案，不得折叠、剪贴或抽页、拆封档案，严禁在档案上勾画、涂改、添加文字等，如有发现，将根据《档案法》追究有关人员法律

责任。

档案鉴定销毁制度

为了保证档案鉴定销毁工作安全、有序、规范进行，特制定档案鉴定销毁制度。

一、鉴定组织

档案鉴定工作由单位成立档案鉴定领导小组，领导和组织相关业务部门和档案室实施。

二、鉴定基本原则

在鉴定过程中，要用历史和全面的观点进行鉴定，既要考虑全局和长远需要，又要考虑现实价值和历史价值。

三、鉴定标准

以相关规定为依据，结合本单位的实际情况，结合本单位档案保管期限表作为划分档案价值标准，对已保管期满档案进行鉴定，确定剔除与存留。

四、鉴定方法

采用直接鉴定法，鉴定人员逐卷逐件逐页审查档案，考察文件的实际内容是否还具有保存价值。

五、档案销毁

经过鉴定，对没有继续保存价值的档案，要编造销毁清册，报领导小组审批后，方可销毁。销毁时要有两个人以上在指定地点监销，并在档案目录中注明“已销毁”字样和销毁时间。

档案库房管理制度

档案库房是存放档案的重要场所，为使档案库房管理工作规范化、标准化，确保库房档案的完整与安全，特制定如下规定：

一、档案库房非档案人员原则上不得进入，如工作需要，则应事先联系征得档案人员同意，并由档案人员陪同。

二、档案人员应自觉维护库房秩序，严禁将易爆易燃物品存放在库房内，严禁在库房内吸烟、吃东西，库房无人时必须关灯、关窗、上锁。

三、库房管理应坚持“以防为主、防治结合”的方针，做好档案防护的“八防”工作，即防火、防盗、防光、防高温、防高湿、防有害气体、防尘、防有害生物。

四、保护档案尽可能延长档案寿命，严格按库房温湿度标准，控制和调节好库房温湿度，温度应控制在14℃－24℃，相对湿度应控制在45%－60%。

五、每年对库房档案进行清点检查，发现问题及时纠正，确保档案实体安全有序。

六、定期做好库房清洁，保持库房内档案及其装具、地面清洁整齐。

七、对库房内档案装具进行科学排列编号，便于准确、快捷的利用档案。

档案工作突发事件应急处置预案

为有效预防和及时处置在档案工作中出现的突发事件，确保档案资源的安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国突发事件应对法》、《档案工作突发事件应急处置管理办法》等法律、法规的精神，现结合本单位实际，制定***（单位）档案工作突发事件应急处置预案。

一、成立档案工作突发事件应急处置领导小组。为全面负责本单位档案工作突发事件的应急处置，成立以**为组长，**为副组长，***、***（可以是各部门负责人或其它认为需要成为组员的人员）和档案管理人员为成员的档案工作突发事件应急处置领导小组。

二、档案工作突发事件应急处置领导小组，须切实履行职责，坚持统一领导、综合协调、分工负责、迅速反应、果断决策、合作互助的原则，确保在突发事件发生后，应急处置工作有序进行，尽可能将损失降到最低限度。

三、对由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序的，档案工作突发事件应急处置领导小组，应在领导小组组长的统一指挥下，及时采取应对措施予以妥善处置。

四、办公室（或档案信息中心等具体负责档案工作的部门）必须依照法律、法规和本单位的相关规定，切实加强档案安全管理工作，落实有效防范措施，及时消除安全隐患，防范突发事件发生。

1、按照上级部门及本单位档案工作突发事件应急处置领导小组的部署，由办公室负责（或档案信息中心等具体负责档案工作的部门）对档案突发事件应急知识进行宣传教育，适时组织开展应急预案演练，增强和提高对档案工作突发事件的防范意识和应对能力。

2、档案管理人员要通过参加培训和日常学习，熟悉、掌握档案防灾、救灾的有关知识，掌握和使用应急救援设备和设施。

3、档案管理人员对可能发生的火灾、渗水等事件应及时报告预警，并落实

相关的排查和处理措施，消除安全隐患。

五、注意收集政府部门、气象部门等发出的预警信息，针对潜在的安全隐患以及可能发生的突发事件，及时启动预案，果断采取措施，防止危害发生，确保档案安全。

六、在档案工作发生突发事件后必须采取应急处置措施：

1、在第一时间向档案工作突发事件应急处置领导小组报告，并通知相关人员进行处置，同时根据现场条件，展开积极救治，疏散、撤离并妥善安置受到影响的人员，采取消除事故的必要行动，快速展开自救、抢救工作，依照重要程度先后转移档案资源和计算机硬盘。

2、迅速控制危险源，标明危险区域，封锁暂不能转移的档案库房现场；对出入档案库房的人员进行管理，防止档案在混乱中遗失。

3、积极配合专业救援人员进行现场处置。

4、对突发事件可能造成的危害和损失进行初步判断，对已经受损的档案，立即组织力量抢救，避免损失进一步扩大。

5、采取其他必要措施防止次生、衍生事件的发生。

6、遇人为寻衅滋事扰乱档案正常工作秩序事件，应立即向档案工作突发事件应急处置领导小组报告，并及时向公安部门报警。

7、档案突发事件发生后，应先抢救永久档案，然后是长期、短期档案。

七、在档案工作发生的突发事件后，要向**（上级主管部门）和区档案局报告，对突发事件及其造成的损失不得隐瞒、缓报、谎报，同时做好事件原因的分析，加强整改和完善安全防范制度和措施。

***（单位）

二○**年*月*日