六大步骤——确定企业最合适的视频会议方案
五个步骤教你成功策划一场专业会议
五个步骤教你成功策划一场专业会议策划一场专业会议是一项复杂而重要的任务，需要细致的计划和组织。
下面将介绍五个步骤，帮助你成功策划一场专业会议。
第一步：确定会议目标和主题在策划会议之前，首先需要明确会议的目标和主题。
会议目标可以是推广产品、分享最新行业动态、促进业务合作等。
主题应与目标相一致，能够吸引目标受众的兴趣。
确定目标和主题后，就可以进入下一步。
第二步：制定详细计划制定详细的计划是确保会议顺利进行的关键。
计划应包括以下内容：1.确定会议日期、时间和地点：根据参会人员的日程安排，选择一个合适的日期和时间。
同时，选择一个方便的地点，确保参会人员能够方便到达。
2.确定会议议程：根据会议目标和主题，制定详细的议程安排。
包括演讲嘉宾、主题演讲、小组讨论等环节。
3.确定参会人员：根据会议目标和主题，确定参会人员的范围和数量。
发送邀请函，并确保参会人员能够及时回复。
4.确定会议预算：制定详细的预算，包括场地租赁、餐饮费用、演讲嘉宾费用等。
确保预算充足，并合理分配各项费用。
5.确定会议宣传方式：根据目标受众的特点，选择合适的宣传方式。
可以通过电子邮件、社交媒体、行业网站等渠道进行宣传。
第三步：组织会议筹备工作在会议筹备阶段，需要组织各项工作，确保会议的顺利进行。
具体工作包括：1.场地布置：根据会议的规模和主题，合理布置会议场地。
确保会议室的座位、音响设备、投影仪等设备齐全，并进行测试。
2.餐饮安排：根据参会人员的需求，安排合适的餐饮服务。
可以选择提供午餐、茶歇等服务，确保参会人员的体验。
3.演讲嘉宾安排：与演讲嘉宾进行沟通，确认演讲内容和时间安排。
提供必要的支持，确保演讲嘉宾能够顺利进行演讲。
4.参会人员注册：设置参会人员注册台，提供注册服务。
确保参会人员的信息准确记录，并发放参会证等相关资料。
第四步：会议执行和管理在会议执行阶段，需要做好会议的执行和管理工作。
具体工作包括：1.会议签到：设置签到台，确保参会人员按时签到。
视屏会议方案
视屏会议方案视频会议方案随着科技的不断发展和全球化的趋势，视频会议在商务领域得到了广泛应用。
视频会议的出现不仅大大提高了沟通和协作的效率，也为企业节约了时间和成本。
为了更好地利用视频会议的优势，制定一个完善的视频会议方案显得尤为重要。
本文将详细介绍一个综合性的视频会议方案，以满足企业的需求。
1. 硬件设备准备1.1 视频会议设备在视频会议方案中，选择适合企业需求的视频会议设备是重要的一步。
设备应能够支持高清视频和音频传输，具备稳定可靠的网络连接。
企业可选择像Polycom、Cisco等知名品牌的视频会议设备，以确保设备的质量和性能。
1.2 会议室摆设会议室的摆设也需要仔细考虑。
摄像头和麦克风应放置在适当的位置，以确保与会者的面部和声音能够清晰传输。
会议室的环境应舒适，有利于与会者的参与和专注。
1.3 网络支持视频会议需要稳定的网络支持，以保证流畅的视频和音频传输。
企业需确保网络带宽充足，并进行网络测试和优化，以减少视频卡顿和延迟等不稳定因素。
2. 会议组织及准备2.1 会议预约和通知在视频会议方案中，提前进行会议预约和通知是必要的。
通过电子邮件或企业内部通讯工具，将会议时间、地点和会议链接等信息发送给与会者，并提醒参会者提前测试设备以确保顺利参加会议。
2.2 会议议程制定详细的会议议程有助于会议的高效进行。
议程应包括会议主题、时间分配和讨论内容等，并发送给与会者，以便大家提前准备和了解会议的目的和流程。
3. 会议操作流程3.1 登录与设备测试会议开始前，与会者应提前登录视频会议系统进行设备测试。
测试包括摄像头和麦克风的功能性检查，以及网络连接的稳定性测试。
3.2 会议开场与导入在视频会议开始时，主持人应欢迎与会者，并简要介绍会议议程和目的。
主持人还应导入会议话题，并保证参与者都能积极参与讨论。
3.3 会议记录与分发会议过程中，应有专人负责记录会议要点、决策和行动项等重要内容。
会议结束后，记录应及时整理并分发给参会者，以确保大家对会议内容有清晰的理解和回顾。
视频会议详细实施方案
视频会议详细实施方案一、引言。
随着信息技术的不断发展，视频会议已经成为了现代商务活动中不可或缺的一部分。
视频会议可以帮助企业节约时间和成本，提高工作效率，促进远程合作和沟通。
因此，制定一个详细的视频会议实施方案对于企业来说显得尤为重要。
二、会议前准备。
1. 确定会议时间和地点，提前确定好会议的时间和地点，确保参会人员的时间安排和会议设施的准备。
2. 确定参会人员和议程，明确参会人员的身份和数量，确定会议的议程和主题，以便会议进行的有条不紊。
3. 测试设备和网络，提前测试视频会议设备和网络连接，确保设备正常运行并且网络畅通。
三、会议进行中。
1. 开始会议，按照预定时间开始会议，主持人首先致辞并介绍会议议程和规则。
2. 讲解议题，依次按照议程进行讲解和讨论，确保每个议题都有充分的时间和空间进行讨论和解决。
3. 保持会议秩序，在会议进行中，要确保参会人员的发言秩序，避免互相打断和冲突，保持良好的会议氛围。
4. 记录会议内容，安排专人记录会议内容和讨论结果，以便后续整理和总结。
四、会议后整理。
1. 汇总会议内容，整理会议记录和讨论结果，形成会议纪要，并及时发送给参会人员。
2. 跟进行动计划，根据会议讨论结果，制定行动计划和时间表，跟进会议中确定的各项事务。
3. 反馈和总结，邀请参会人员对会议进行反馈，总结会议的优点和不足，为下次会议做好准备。
五、会议安全保障。
1. 确保网络安全，采取必要的措施确保视频会议的网络安全，防止信息泄露和黑客攻击。
2. 保护隐私权，在会议进行中，尊重参会人员的隐私权，不得擅自录制和传播会议内容。
3. 应急预案，制定视频会议的应急预案，以防万一发生设备故障或其他意外情况。
六、结语。
视频会议作为一种高效的沟通工具，在现代商务活动中扮演着越来越重要的角色。
通过制定详细的视频会议实施方案，可以有效地提高会议效率，促进合作和沟通，为企业的发展提供有力支持。
希望以上方案能够为您的视频会议实施提供一定的参考和帮助。
企业年会视频方案
企业年会视频方案在现今的时代，视频已经成为企业年会中必不可少的一环。
通过视频的演示和播放，可以增加活动的趣味性和互动性，提升观众的体验，同时也是一个展示企业形象的好机会。
企业年会视频方案应该如何制定呢？下面我将从以下几个方面进行阐述：1. 视频内容企业年会视频的内容要紧密联系企业的主题和宣传点，既要有创新而又有趣味的元素，给观众留下深刻的印象。
可以选择以下几种类型的视频来制作：品牌宣传片、企业文化视频、年度总结视频、员工风采视频、互动游戏视频等。
选取视频类型时，需要考虑观众受众的特点以及企业的实际情况。
2. 制作团队制作一部高质量的企业年会视频需要专业的制作团队。
具体要根据业务需求，选择拍摄团队、剪辑团队、特效制作团队等。
相关人员需要具备娴熟的技能和丰富的经验，在拍摄、后期制作等方面有对应的能力。
3. 设备选用选用高品质的电视、音响和投影设备可以显著增加观众体验，因此在设备选择时一定要谨慎。
个人的手机和相机不适合这种场合下的使用，因此要考虑租用专业设备。
同时，还要考虑设备的兼容性和易用性，方便制作团队进行操作和维护。
4. 视频播放环节在播放环节中，必须确保视频的流畅播放和优质体验。
这需要设置一个完善的投影系统和音响系统。
在选择播放路线、程序设计和实际操作过程中，必须考虑环节和观众的安全问题，以保证事件进程的无缝衔接，从而使整个活动方案都能够达到预想的效果。
5. 时间策划时间的策划对于企业年会的直播和录播来说都是非常重要的一环。
时间的安排要根据主题和活动环节的顺序，控制好活动整体进度。
另外，时间的策划也要根据活动的不同环节来调整视频播放的时长和顺序，确保观众所看到的节目内容超过他们所期望的，达到超值的效果。
6. 安全保障企业年会视频方案的安全性是非常重要的，漏洞的出现容易导致企业的知识产权遭到侵害和泄漏的风险，也会对企业的形象造成严重损失。
因此，事件的管理和安全保障要非常严格，也要对制作团队进行相应的安全宣传和培训，以便他们能够遵守各项规章制度和得心应手地完成任务，确保企业的信息安全。
视频会议流程方案范文
视频会议流程方案范文1. 引言随着全球化的发展，跨地域、跨企业的业务合作变得越来越普遍。
在这种情况下，传统的面对面会议已经无法满足业务发展的需要。
视频会议作为一种高效便捷的远程协作方式，逐渐受到企业的青睐。
本文将介绍一个视频会议流程方案，以帮助企业高效进行远程协作。
2. 流程概述视频会议流程方案主要包括以下几个步骤：1.准备阶段：确定会议目的、参会人员和时间安排。
2.技术准备：确保设备正常运行，并完成网络连接和软件安装。
3.会议召开：根据事先制定的议程进行会议，确保参会人员有机会发言和交流。
4.会议记录和总结：记录会议内容，汇总讨论结果，并将相关文件归档。
下面将详细介绍每个步骤的具体操作。
3. 流程详述3.1 准备阶段这是视频会议的第一步，它包括确定会议目的、参会人员和时间安排。
在这个阶段，主持人与参会人员一起明确会议的目标，确保会议的目标明确、参会人员到位，并确定会议的时间和地点。
3.2 技术准备在视频会议之前，参会人员需要确保设备正常运行，并完成网络连接和软件安装。
他们需要测试视频会议软件的音频和视频功能，确保能够正常连接到会议，并确保网络连接稳定。
如果有人在准备阶段遇到技术问题，应立即寻求技术支持。
3.3 会议召开在会议召开之前，主持人应提前发送会议邀请函给参会人员，并确保所有人收到并确认出席。
会议开始前，主持人应准备会议议程，并确保每个议程项目都有足够的时间安排。
在会议期间，主持人应引导讨论，确保每个参与者都有机会发言和交流。
同时，主持人应留足时间让参与者提问和发表观点。
3.4 会议记录和总结会议记录和总结是保留会议讨论内容和结果的重要步骤。
会议记录应包括会议的日期、时间、参与人员和会议议程。
记录员应详细记录每个议程项目的讨论要点和决策结果。
会议结束后，主持人应将会议记录发送给所有参会人员，并确保记录的准确性。
此外，主持人还应归档会议记录和相关文件，以备将来查询。
4. 结束语视频会议流程方案可以帮助企业高效进行远程协作。
视频会议流程
视频会议流程视频会议已经成为现代商务沟通的重要方式，它可以帮助企业节省时间和成本，提高工作效率，促进团队合作。
在进行视频会议之前，需要提前做好充分的准备工作，以确保会议顺利进行。
下面将介绍视频会议的流程，希望能对大家有所帮助。
1. 确定会议主题和议程。
在召开视频会议之前，首先需要确定会议的主题和议程。
主题应该明确，议程内容应该详细列出，包括会议开始和结束时间、讨论的具体内容、参与人员等。
这样可以让参会人员提前做好准备，并且会议内容更加有针对性。
2. 选择合适的会议工具。
选择合适的视频会议工具也是非常重要的一步。
目前市面上有很多视频会议软件，如Zoom、Teams、Skype等，选择适合自己企业需求的工具非常重要。
在选择视频会议工具的时候，需要考虑到参会人员的数量、会议功能、安全性等因素。
3. 发送会议邀请。
确定了会议主题、议程和会议工具之后，就需要发送会议邀请给参会人员。
在会议邀请中需要包括会议的时间、链接、密码（如果有的话）、议程等信息，以便参会人员能够提前做好准备。
4. 测试会议工具。
在会议开始之前，建议提前测试一下会议工具，确保音视频质量良好，同时也可以熟悉一下会议工具的操作流程，避免在会议中出现意外情况。
5. 准时开始会议。
在确定好会议时间之后，需要准时开始会议。
作为会议组织者，应该提前进入会议室，等待其他参会人员的加入。
准时开始会议可以提高会议的效率，也能够体现出组织者的专业素养。
6. 控制会议进程。
在会议进行中，需要控制好会议的进程，按照预定的议程逐一进行讨论。
避免在会议中偏离主题，确保会议的高效进行。
7. 记录会议内容。
在会议进行中，可以适当记录一些重要的讨论内容和决策结果，以便后续参考和总结。
这对于参会人员来说也是一种交代，能够让他们更加专注于会议的内容。
8. 结束会议并总结。
当会议讨论完毕之后，需要对会议内容进行总结，并确定下一步的行动计划和责任人。
这样可以确保会议的效果得到最大的发挥，也能够让参会人员明确自己的任务。
企业视频会议方案
企业视频会议方案如今，随着信息技术和互联网的迅猛发展，企业视频会议方案已经成为了现代企业沟通和协作的重要工具。
它不仅可以节省时间和成本，也可以提高工作效率和团队合作能力。
下面，我将详细介绍企业视频会议方案的重要性、实施步骤和优势。
一、企业视频会议方案的重要性随着全球化的发展，越来越多的企业需要与分布在不同地区的员工、合作伙伴和供应商进行实时沟通。
传统的商务旅行已经不能满足快速、高效的沟通需求。
而企业视频会议方案的出现填补了这一空白。
首先，企业视频会议方案可以打破地理限制，实现远程、跨国沟通。
无论是位于不同城市还是不同国家的团队成员，都可以通过视频会议系统方便地进行沟通和协作。
这不仅节省了大量的时间和成本，还提高了沟通的效率。
此外，企业视频会议方案还提供了更直观、真实的沟通体验。
相比于电话或电子邮件，通过视频会议可以实时看到对方的面部表情、手势和肢体语言，增强了沟通的准确性和互动性。
团队成员可以更好地理解对方的意图，减少误解和沟通障碍。
第三，企业视频会议方案能够加强团队的合作能力。
无论是临时项目小组还是长期合作伙伴，通过视频会议可以实时共享屏幕、文档和其他资源，方便大家共同编辑和讨论。
这种实时的协作模式可以促进团队成员之间的交流和合作，提高工作效率和质量。
二、企业视频会议方案的实施步骤要实施一套高效的企业视频会议方案，需要经过以下几个步骤：1.需求分析：首先需要明确企业的沟通需求和目标。
这包括企业规模、分布情况、沟通频率和对接口和功能的要求等。
通过需求分析，可以明确选择合适的视频会议解决方案和设备。
2.选择供应商：根据需求分析得出的结果，选择合适的供应商。
这需要综合考虑供应商的技术实力、产品质量、售后服务和价格等因素。
可以向现有用户咨询他们的使用体验，或者进行供应商的试用和评估。
3.系统设计与搭建：根据需求分析和供应商的建议，进行系统设计和搭建。
这包括选定服务器、网络设备、摄像头、麦克风和显示设备等，配置防火墙和视频编码器，搭建管理平台等。
企业年会视频策划方案
企业年会视频策划方案企业年会是一年一度的盛大活动，以展示企业文化、凝聚员工凝聚团队的力量，增强员工的归属感和荣誉感。
为了成功举办一场精彩的企业年会，需要制定一个完整的视频策划方案。
本文将从确定目标、策划内容、节目排列、制作流程以及注意事项等方面进行详细阐述。
一、确定目标1. 提升员工凝聚力：通过企业年会视频，营造积极向上的氛围，增强员工对企业的认同感，加强员工之间的沟通与合作。
展示企业的成就，鼓励员工继续努力，激发他们的工作热情。
2. 传递企业文化：通过视频展示企业的核心价值观、发展历程、未来规划等，让员工深入了解企业的文化内涵，增强对企业的认同感和归属感。
3. 提升品牌形象：通过精心策划的视频节目，展示企业的创新能力、团队协作和服务客户的能力，向外界展示企业的强大实力，提升品牌形象。
二、策划内容1. 开场：精彩短片或企业宣传片开场，引起观众的注意和兴趣，营造热烈的氛围。
2. 领导讲话：企业高层领导通过演讲表达对员工的感谢和鼓励，启发员工思考未来发展。
3. 回顾过去：展示企业的发展历程，回顾一年来的重要事件和成就，强调团队的努力和付出。
4. 展望未来：展示企业未来的发展规划和目标，激发员工的斗志和工作热情。
5. 表彰优秀员工：通过视频展示优秀员工的事迹和成就，以及对企业的贡献，表彰他们的努力和奉献。
6. 员工互动：设计一些有趣的互动环节，让员工参与其中，增强员工之间的联系和凝聚力。
7. 节目助兴：邀请一些有才艺的员工或外部嘉宾表演节目，增加娱乐性和互动性。
8. 印象深刻的特别环节：创新设计一些特别的环节，例如“最佳团队合作奖”，颁发给在团队工作中表现出色的小组。
9. 结尾：高潮迭起的结尾，通过短片等形式再次强调企业的核心价值观和发展目标，激励员工为企业的未来努力奋斗。
三、节目排列根据策划内容，将各个节目合理排列，使整个活动节奏紧凑且有张有驰，同时使内容丰富多样，能够吸引和打动观众。
四、制作流程1. 策划和预览：确定目标、制定框架，进行初步脚本和节目的策划，并进行内部审核和预览。
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六大步骤——确定企业最合适的视频会议方案
随着市场经济的快速发展，企业规模不断扩大，分支机构日益增多，企业内外部沟通互动日益频繁，企业对视频会议系统的需求越来越大。
根据IDC《中国视频会议市场半年度跟踪报告》报告显示，2013年上半年中国视频会议市场规模有所下滑，为172.1百万美元。
同时，4G网络建设的有效支持下，中国网络环境进一步改善，视频会议的整体部署成本进一步下降，视频会议的业务体验得到提升，越来越多的企业选择视频会议以提升企业沟通效率、增强协作能力、降低业务成本。
目前市面上的视频会议产品和提供商层出不穷，华为、宝利通、索尼、中兴、思科、威视、全时、好视通、视高、263等多家品牌商竞争趋于炙热化，企业选择多了反而陷入了迷茫，多家对比举棋不定，如何选择合适的视频会议从而使投入产出比达到最高，赛速科技公司副总张先生总结了自己多年的视频会议产品销售经验认为，企业在选择视频会议时可以通过以下六个步骤，从而确定性价比最优的方案：第一，了解企业沟通需求，确定会议规模和配置；第二，根据企业IT设施现状，确定软件视频会议或硬件视频会议；第三，根据企业业务等实际情况，选择自建或者租用方式；第四，收集各个品牌信息进行评估，确定3-5家综合对比分析；第五，通过免费试用充分了解产品优劣势，确定最终方案；第六，购买产品，与销售进一步沟通，售后跟踪。
第一，了解企业沟通需求，确定会议规模和配置
为了购买到最能满足企业当下会议需求的产品和品牌，企业在选购视频会议之前，必先进行自我需求分析，只有这样才能购买到最合适企业沟通需求的视频会议产品，最合适的才是最好的。
具体可以通过以下几个方面进行自我需求分析：
很多企业在决定购买视频会议的时候，第一不了解视频会议的衡量标准；第二不了解自身的沟通需求，导致花了大的代价购买了产品，浪费企业的资源不说，还不能顺利地投入使用。
比如，某家以销售为导向的企业，在全国各地拥有很多销售网点以及销售人员，那么在选择购买视频会议产品的时候，需要选择简单易用、安全保密、支持各种设备和终端使用的产品，这样才能有效解决跨地域销售信息沟通的问题，确保销售工作顺利推进，不泄露公司机密，销售人员随时随地全终端参与会议沟通。
再比如，用户在决定采用视频会议系统前，需仔细考虑它的用途。
例如，如果商品销售人员和客户处在不同的国家，这些客户相距很远而且分散，为满足不同客户需求和维持商业沟通，采用视频会议显然不经济。
通过以上问题的自问自答自我需求分析后，可以根据企业会议规模和预算确定会议配置方案。
最后，在设置会议室配备的时候，还需要考虑到公司会议室的面积大小，会议室设备配置尽可能简单实用，利用吊挂的电视和投影机作为视频输出设备，同时为了保证会议效果，要配备音视频输出效果较好的设备，布局方面要采用反光白色和黑色，音响效果要采用隔音设备，做好防止共振、回声现象。
大型会议除了音视频设备效果要求更高外，还需要做好会场颜色灯光的协调。
第二，根据企业IT设施现状，确定软件视频会议或硬件视频会议
在企业搭建视频会议系统前，需要根据企业总部和各个分公司的网络情况和网络环境，以及对是否具备维护和会议保障的IT人力等实际情况进行分析，选择软件视频会议、硬件视频会议或者“软硬兼施”的方式。
相对而言，软件视频会议和硬件视频会议各有特点，公司选择硬件主要是考虑系统的专业性和稳定性，而软件主要是为了满足企业对硬件应用的补充延展功能。
目前，在视频会议硬件方面做得比较强的厂商有宝利通、思科、科达、华为、中兴等等；主要的软件视频会议厂商有赛速IOMeeting、视高、WebEx、Skype、科达摩云视讯、全时、威速等。
具体来讲，硬件视频会议和软件视频会议区别主要表现在以下各个方面：
目前很多大型的企业要求高清、虚拟真实的会议效果同时还希望随时随地地接入会议，会选择软硬兼施的方式。
这样当企业需要开一个非常重要的正式会议时，分公司和机构可以通过会议室的硬件视频会议终端参加会议，而出差人员可以通过PC、移动设备终端或者web客户端远程接入。
不仅如此，随着软硬件的融合技术提升，企业可以通过搭建多媒体平台，实现音频、视频、文本和数据的统一部署与能力共享，从而实现各类终端与服务器中心共享音视频，提升会议用户体验和复用能力。
第三，根据企业业务等实际情况，选择自建或者租用方式
在确定选择硬件还是软件视频会议之后，那么是租用好还是自建好呢？其实，自建视频会议系统和租用视频会议都各有各的好处，关键是要看是否适合自己公司的实际使用和业务情况。
从而合理地分配资源，以免造成资源不足或者资源浪费。
不管是自建硬件视频会议还是软件会议，前期都需要一次性投入比较大的资金购置各类硬件设备，自建硬件视频是基于嵌入式架构的视频通信方式，需要购买包括嵌入式MCU、会议室终端、桌面终端等设备；自建软件视频会议主要通过购买远程会议软件，并配备好服务器并寻找机房托管以及租用宽带资源实现数据会议的效果，用户只要PC机、麦克风、摄像头就可以轻松通过互联网上召开会议。
除此之外，还需要IT 人力成本以及维护保障方面的费用，后期投入较大，自建方式适合对成本不敏感、经济实力雄厚的政府机构及大型公司，保密性要求高的军工单位。
如果选择租用视频会议无需购买任何设备，租用运营商已经架构好的平台，则可以省掉一次性购买硬件设施时的大笔费用，按实际使用月或年付费给服务商，日常维护、系统安全和运行保障等问题全部交由
服务商负责，对企业来说比较省心省事。
用赛速IOMting视频会议软件云服务，企业在几分钟内开始使用IOMeeting视频会议，而且价格优惠，按月付每个并发人数人民币49元，按年付每个并发人数人民币490元，节省20%。
对于会议比较多，会议时间不确定的公司非常适用，好的运营商是没有月租和年租的，不开会就不会消费。
如果公司不认为预算足够的话可以采用自建硬件和远程软件视频会议结合的方式，避免开重要会议硬件出现问题的时候会议不能进行，影响决策，非重要领导参加或是会议比较频繁的时候也可以使用，还可以减少IT的维护成本。
第四，收集各个品牌信息进行评估，确定3-5家综合对比分析
视频会议在国内发展近十几年内，市场不断地扩大，各种品牌层出不穷，产品质量也良莠不齐，企业需要通过各个渠道如广告信息、官方网站、口碑传播、个人经验等了解品牌信息，最后根据企业的实际需求确定3-5家进行综合对比分析。
在产品分类众多，且功能又各有差异的情况下，企业可以从以下方面判断产品是否符合自身需求：
第五，通过免费试用充分了解产品优劣势，确定最终方案
对于硬件视频会议系统，企业采购人员需要通过对产品进行全方位的了解，如产品质量，功用，系统稳定，配件以及品牌口碑等等，对于大宗采购需要跟销售人员进行详细了解反复沟通做决定。
一般的视频会议厂商的官方网站都会有免费试用的功能，在咨询厂商销售的时候，销售也会通过远程方式指导用户如何使用。
因此，在确定供应商之前，可以在公司内部测试性地部署该视频会议系统，比如赛速科技提供的视频会议软硬件的免费试用服务，企业可以通过产品系统试用充分检测视频会议系统的功能，通过试用更好地判断该视频会议系统是否是合适的产品以及是否能满足企业的实际需求，大大降低和避免实际使用时
可能存在的风险。
第六，购买产品，与销售进一步沟通，售后跟踪
视频会议做为企业信息化管理的长期投资，需要企业在采购和维护进行很好的控制和管理，企业通过以上五个步骤可以防止在购买产品时对自身业务需求定位不够精准，对视频会议系统不够了解，导致投资行为非理性，浪费财力物力人力。
在购买了产品后，使用过程中还需注意视频会议产品系统功能是否完整；音视频传输是否稳定；多点连结是否需要追加资金购买新的设备以及目前购买的设备是否与其他的品牌产品兼容；视频会议厂商对与未来系统和技术的开发能力等问题，当然还有厂商的售后服务保障是否全面。
在全球化信息化的浪潮下，企业需要打造适合企业本身的信息化建设流程，视频会议系统的建设是一个长期和复杂的过程，不管是大型企业还是中小企业，都需要慎重选择可靠的视频会议产品和服务。
选择拥有简单快捷，功能强大，用户体验好的视频会议系统可以有效降低企业沟通和运营成本，助力企业提升经营综合效益，获得更加广阔的发展空间和更加敏捷的市场竞争力。