全国计算机等级考试二级教程Access数据库-报表

全国计算机等级考试二级教程 Access数据库程序设计

第5章报表

目录 Contents

5.1 报表概述

5.2 创建报表

5.3 编辑与使用报表

5.4 计算报表

5.5 上机指导

3对数据进行分组汇总

以格式化形式输出数据输出标签、发票、订单和信封等不同样式的信息

显示包含子报表及图表

的数据可以嵌入图像或图片等数据

进行计数、求平均、求和等

统计计算5.1.1 报表的功能

4

显示效果与报表视图相

似，但在此视图中可以

调整控件布局。布局视图

可以设计和修改报表内容。

设计视图显示创建的报表内容报表视图

显示报表内容打印到纸

张后的效果

打印预览视图5.1.2 报表的视图

Access 2010 共包含4 种报表视图，分别是报表视图、打印预览视图、布局视图和设计视图。

5.1.3 报表的组成

5在报表的设计视图中可以看到报表由图所示的几个区域组成，各区域的作用分别如下。

l报表页眉：用于显示报表的标题、图形或其他说明性文字。

l页面页眉：显示报表的字段名称或其他需要在每一页都显示的内容。

l主体：报表的主要的数据输出区域。

l页面页脚：显示本页的汇总说明或其他需要在每一页都显示的内容，如页码等。

l报表页脚：显示整份报表的汇总信息或其他说明信息。

目录 Contents

5.1 报表概述

5.2 创建报表

5.3 编辑与使用报表

5.4 计算报表

5.5 上机指导

5.2.1 快速创建报表

7快速创建报表可以利用已有的数据表轻松完成报表的创建工作。快速创建报表的方法：打开作为报表数据源的数据表，在【创建】→【报表】组中单击“报表”按钮即可，如图所示。创建报表后可单击快速访问工具栏中的“保存”按钮或按【Ctrl+S】组合键将报表保存到数据库中。

5.2.2 添加字段创建报表

8如果需要自行决定报表中显示的字段，则可利用“空报表”按钮来创建报表，具体操作方法：在【创建】→【报表】组中单击“空报表”按钮，然后在显示的界面的“字段列表”任务窗格中双击需添加到报表中的字段选项即可，如图所示。

通过向导创建报表可以在向导的引导下，选择报表字段，指定分组和排序字段，并能设置报表布局，这是一种高效的创建专业报表的方法。例如，在“samp3.accdb”数据库中创建一个报表，报表字段为表“tTeacher”中的所有字段，其中“学历”字段为分组字段，按“出生日期”字段降序排列报表数据。报表布局方式为“递阶”，报表名称为“rTeach”。具体操作如下。

1添加字段2指定分组字段

3 指定排序字段和排序方式

4 设置布局方式

5.2.3 通过向导创建报表

11

5 设置报表标题

6 创建的报表效果

前面介绍的几种方法虽然简单快捷，但有时无法满足实际工作中对报表内容的需要，此时可以在设计视图中自主设计报表，使报表符合需求。例如，在“samp3.accdb”数据库中存在一个报表对象“rStud”，在报表的报表页眉区域添加一个标签控件，名称为“bTitle”，标题为“团员基本信息表”。具体操作如下。

1创建标签控件 2设置标签名称

在“samp3.accdb”数据库中存在一个报表对象“rStud”，在报表的主体区域添加一个文本框控件，显示“性别”字段值。将该控件放在距上边0.1cm、距左边5.2cm 处，并命名为“tSex”。具体操作如下。

1创建文本框控件

并设

置名称 2设置控件位置

3 设置控件的数据来源

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5.1 报表概述

5.2 创建报表

5.4 计算报表5.5 上机指导

5.3 编辑与使用报表

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5.3.1 在报表中添加时间和日期

报表可以提供准确的日期和时间信息，以供使用者筛选数据。在“samp3.accdb”数据库中存在一个报表对象“rPrice”，请在报表页眉区域显示系统当前的日期和时间。其中，日期格式为“×× 年×× 月×× 日”，时间格式为“××:×× 上午”。具体操作如下。

1设置日期和时间格式 2

插入

的日期和时间函数

l通过单击“页码”按钮在报表中添加页码：在【报表

设计工具 设计】→【页眉/ 页脚】组中单击“页码”

按钮，打开“页码”对话框，在其中设置页码的格式、

位置和对齐方式，单击按钮即可，如图所示。

l通过在文本框控件的控件来源中设置表达式，以添加页码。常用的页码表达式如表所示。

在“samp3.accdb”数据库中存在一个报表对象“rEmp”，使报表页面页脚区域内名为“tPage”的文本框控件以“页码/总页数”的形式显示页码。具体操作如下。

利用表达式插入页码

默认情况下，报表会在每一页充分显示数据后，才会继续在下一页显示剩余内容。但分页符可以强制报表在指定的位置分页显示，即从该位置起，剩余内容必须从下一页开始显示。在报表中添加分页符的方法：在报表的设计视图中单击【报表设计工具 设计】→【控件】组中的“插入分页符”按钮，然后在目标位置单击鼠标左键，插入分页符。插入的分页符将以5 个黑色小点的形式显示在视图左侧。选择该符号后按【Delete】键可以将其删除。

5.3.4 排序报表记录

20排序报表记录是设置报表数据以某个字段为标准，按照一定的方式进行排列显示的操作。在“samp3.accdb”数据库中存在一个报表对象“rEmp”，将该报表按照“性别”字段降序( 先女后男) 排列输出。其具体操作如下。

设置报表记录的排列顺序