复印打印传真管理制度
传真管理制度范文
传真管理制度范文传真管理制度一、总则为了规范公司内部的传真管理，提高工作效率，保证信息的准确和安全传递，特制定本传真管理制度。
二、传真资源的分配和使用1. 公司内部传真机的分配应根据部门和岗位的需要来进行合理安排，并向使用者提供必要的培训和操作指南。
2. 传真机的使用者应根据工作需要使用传真机，避免闲置传真机资源的浪费。
如有需要转租传真机给其他部门或个人使用，需经过相关部门和领导的批准。
3. 传真资源的使用应坚持节约原则，避免浪费现象的发生。
传真纸应按需使用，并在使用过程中避免出现过多的空白页。
三、传真文件的发送和接收1. 文件发送前，发送方应核实接收方的传真号码和传真机是否正常工作。
特别是对于重要文件的传真，应事先联系接收方确认传真号码，以免传真发送失败或发送到错误的传真机上。
2. 文件发送时，应注意传真的保密性，避免将重要机密文件发送给不相关的人员。
如有需要，可以将传真设定为“保密发送”，以确保传真内容不被他人查看。
3. 文件接收方在接收到传真文件后，应及时处理并妥善保存。
如有需要，应将传真文件转发给相关部门或人员，并在传真上标明接收时间和接收人。
4. 对于重要传真文件，接收方应妥善保存，并根据公司的文件管理要求进行归档。
如有需要，可将传真文件进行复制或打印，以确保信息的安全和可靠保存。
四、传真文件的备份和销毁1. 传真文件的备份应定期进行，确保文件的安全和可靠性。
备份文件应存放在安全可靠的地方，如专门的文件保管室或保险柜中，并定期进行检查和更新。
2. 传真文件的销毁应遵循公司的文件管理要求。
一般情况下，传真文件的保留期限为一年，超过保留期限的传真文件应进行销毁。
销毁时应采取彻底的措施，如撕碎或焚烧，以确保文件信息的安全性。
五、传真使用的注意事项1. 传真机的使用者应熟悉传真机的使用方法和操作步骤，并遵守传真机的使用规则。
不得进行无关操作和设置，以免造成传真机的损坏或信息的泄露。
2. 传真文件内容应真实准确，不得编造、散布虚假信息。
传真管理制度5篇
传真管理制度5篇【第1篇】物业公司传真机复印机计算机电脑管理制度物业公司传真机、复印机、计算机管理制度一、为确保办公设备的正常运行和使用,必需指定专人保管、操作使用。
二、非操作人员,未经许可不得私自操作使用。
三、为节省纸张和能源,严格控制复印和传真数量,非须要不予复印和传真。
四、普通不承接外单位及私人托付的打印、复印、传真,特别状况须经领导同意,并办理付款手续后,方可操作使用。
五、严格控制计算机外部软件流入管理,严禁安装嬉戏软件和使用,以防电脑病毒感染。
六、计算机内存资料注重保密,凡涉及机要文件资料须加密码保存,未经批准,任何人不得提取电脑内存信息、数据资料。
七、凡内部常用业务资料、数据,必需举行备份处理,以免走失。
八、下班工作结束后,应做好办公设备的日常保养和清洁工作,并准时处理废弃稿件,切断电源。
【第2篇】装点公司电话及传真管理制度装点工程公司电话及传真管理制度1、原则上不准许拨打长途电话,如有特别状况并经过总经办或部门经理准许后,方可拨打,需记下通话时光,并从每月工资中扣除;2、严禁用公司电话打信息台、私话、或联系私人业务;3、接听电话时,应使用一般话:“您好,祥和园装点工程公司!”如当事人不在,应告诉对方,“请问有什么事,需要我协助或转告吗”如对方有事需转告,应做好相关记录,以便查询;4、在接听内部和外部电话时,如当事人不在,应做好电话记录并准时转告,以免影响正常工作;5、原则上公司传真由专人指定接收及发送,涉及到机密内容应妥当保管;6、在接发传真时,应做好记下工作,并准时把传真内容交由当事人,如当事人不在,应保存好传真文件。
7、各部门及分公司对本部的电话和传真机应保持畅通、完好,有问题准时修理,以免影响工作。
【第3篇】公司电话传真管理制度-5公司电话、传真管理制度5为规范各部门电话与传真的使用,保证业务的正常开展,特制订本制度。
第一章需求申报第一条各部门电话与传真的需求申报由该部门经理负责。
办公室打印机使用管理规定
公司打印复印一体机使用管理制度一、制定目的:为有效对公司复印传真打印扫描一体机进行规范管理，同时防止内部商业机密泄露，合理正确的使用设备，合理节约办公经费，特制定本制度。
二、适用范围:本公司所有需要使用办公设备进行打印、复印、传真、扫描、装订的员工.位置挪动、大规模复印打印(份数超过20份，单份页数超过50张),需要经过批准，方可使用。
三、管理办法：1、打印机的使用必须坚持“按需、合理、节约”的原则.打印机属公司财产,使用打印机必须按规定操作,禁止暴力锤击或锐物刻划。
因个人使用不当而造成打印机损坏的，其维修费用由损坏者承担。
2、设备原则上只对公司内部开放使用，外部人员不得随意操作打印机。
3、打印机具体负责管理人员的主要职责：⑴负责打印机的打印、复印等操作；⑵打印机使用登记工作；⑶打印机的日常保养和清洁。
4、复印完毕后,无他人继续使用时,请按节能键进入节电模式。
5、为防止机器卡纸、禁止使用非复印纸、已褶皱复印纸、带订书针纸张。
6、注意保持机器周围清洁卫生，在每次使用后，请使用者自行清理产生的废纸、脏纸。
商业机密相关的废页、残页需要用碎纸机粉碎销毁,不得随意丢弃。
7、大量打印复印时,需要先打印复印一份，检查无误后,方可继续进行后续份数的操作，以避免大量纸张和耗材的浪费。
8、厉行节约,反对浪费.打印机耗材成本高，为避免浪费，尽量双面打印,并一次性打印完毕，避免打印错误造成浪费。
下班后须切断打印机电源,注意定期维护，如损坏应请专业人员维修，禁止非专业人员随意拆卸。
四、维护和保养：1、打印复印一体机日常清洁工作,保持机器外观清洁。
2、定期（每月一次）请专业公司进行内部清洁、维护、耗材添加等工作，日常使用出现问题，第一时间联系信息中心系统管理员诊断故障原因，避免将小故障扩大化，影响使用。
上海环宇机械有限公司2014年07月01日。
复印保密管理制度
复印保密管理制度一、为了加强对企业重要信息的保护，防止信息泄露，维护企业的核心竞争力，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于企业内部所有人员在进行文件、资料、合同等重要信息的复印、打印、扫描、传真等活动中。
三、保密责任1. 全体员工在复印、打印、扫描、传真等活动中应做到严格遵守国家有关保密法律法规，认真履行保密责任。
2. 保密责任人员应当签署《保密承诺书》，承诺严格遵守保密制度和管理要求，确保不泄露任何机密信息。
3. 保密责任人员发现信息泄露行为时应立即报告上级，协助调查并配合处理。
四、复印保密管理流程1. 申请复印（1）申请人员凭借文件、资料等重要信息及复印授权书向拥有复印权限的人员提出申请。
（2）复印权限人员核实文件、资料的重要性，并审核申请人员的复印授权书。
（3）复印权限人员使用专用复印机进行复印操作。
2. 复印管理（1）复印权限人员在复印过程中应当保持警惕，确保没有旁人窥视。
（2）复印完成后要及时将原件和复印件进行核对，保证信息的完整性。
（3）将复印件存放到专用的文件柜中，并加好保密标识。
3. 信息传输（1）复印后的信息若需要传输，则必须通过安全的方式进行，如加密传输、专用网络传输等。
（2）传输过程中要确保信息的完整和安全性，防止泄露。
五、安全管理1. 复印设备安全（1）复印机要设置在安全的地方，禁止未经许可的人员使用。
（2）设备定期进行巡检维护，确保设备的正常运行。
2. 信息存储安全（1）复印件存放在专用文件柜中，并设有密码锁或指纹识别系统，防止未经授权人员访问。
（2）文件柜定期进行安全检查，确保文件的安全。
3. 操作安全（1）复印权限人员在进行复印操作时，要防止外部人员进入复印室，确保信息不被窥视。
（2）复印权限人员每天下班前要对复印室进行检查，确认文件、资料等重要信息都放回文件柜中并加好保密标识。
六、处罚措施对于违反保密制度的行为，将严格按照企业保密管理规定给予相应的处理，包括但不限于口头警告、书面警告、停职、开除等处罚。
复印打印机规章制度
复印打印机规章制度第一章总则第一条为规范和管理复印打印机的使用，提高设备的使用效率，保障设备的正常运转，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于公司内所有复印打印机的使用和管理。
第三条复印打印机的使用人员应按照本规章制度的要求使用设备，不得私自调整设备参数和修改设备设置。
第四条公司设备管理部门应加强对复印打印机的维护和保养工作，确保设备处于良好状态。
第五条使用本规章制度，公司制度执行委员会负责对本规章制度的解释和调整。
第六条本规章制度内容应当得到员工的知晓和遵守，并定期组织培训。
第二章设备使用第七条使用复印打印机的员工应当按照设备使用说明进行操作，不得随意操作设备。
第八条使用复印打印机时应选择合适的纸张规格和类型，并注意调整设备参数。
第九条使用复印打印机时应遵守打印顺序和页面设置，确保文档打印顺利。
第十条不得私自更换耗材和维修设备，出现故障应及时报修。
第三章设备管理第十一条公司设备管理部门应制定设备巡检制度，定期检查复印打印机的运行情况。
第十二条设备管理部门应制定设备维护计划，确保设备的正常运转。
第十三条公司财务部门应对复印打印机进行费用核算，及时更换耗材。
第十四条设备管理部门应建立设备档案，记录设备的购置、使用情况和维修记录。
第四章违规处罚第十五条违反本规章制度的员工，根据违规情节轻重，给予相应的处罚。
第十六条严重违规者，公司有权取消其使用复印打印机的权限。
第十七条对于故意破坏设备的员工，公司有权追究其法律责任。
第五章附则第十八条本规章制度自颁布之日起施行。
第十九条本规章制度解释权归公司制度执行委员会所有。
以上为本公司复印打印机规章制度，如有变动将另行通知。
望各位员工严格遵守，共同维护公司设备的正常运转和高效使用。
制定单位：XX公司日期：20XX年XX月XX日。
公司员工复印打印管理制度
公司员工复印打印管理制度制度应明确复印打印的基本准则。
所有员工在进行复印或打印时，必须遵循“必要性原则”，即只有在确实需要的情况下才允许使用相关设备。
例如，对于内部流通的文件，鼓励采用电子版形式传递，减少纸质文件的产生。
非机密文件应尽可能使用双面打印，以节约纸张。
为了有效监管复印打印行为，制度中应包含登记备案的要求。
每名员工在使用复印或打印服务时，需在专门的记录本上注明日期、时间、份数以及相关的项目或部门名称。
这不仅有助于追踪消耗情况，也为后续的成本分配提供依据。
进一步地，制度应当规定定期对复印机和打印机进行维护与检修，确保设备的正常运转，并延长使用寿命。
同时，指定专人负责监督检查设备的使用状态，避免因设备故障导致的不必要的资源浪费。
针对耗材管理，制度中需要明确指出如何合理采购和使用纸张、墨盒等物资。
建议根据过往的使用数据预测未来的耗材需求，并采取批量采购的方式降低成本。
同时，鼓励员工在不影响阅读的前提下，尽量调整字体大小和边距设置，以减少墨水和纸张的使用量。
除此之外，为了提高员工的成本意识，制度中还应该包括相应的激励措施。
比如，对于节约资源做出突出贡献的个人或团队，可以给予一定的物质奖励或者公开表彰。
为了加强执行力，该管理制度应得到公司高层的支持，并通过定期培训、会议等方式传达给每位员工。
同时，设立一个反馈机制，鼓励员工提出改进建议，不断完善管理制度。
通过上述措施的实施，公司不仅能够有效控制复印打印成本，还能促进环保意识的提升，为构建绿色办公环境作出贡献。
而这一切的实现，都始于一份细致周全的复印打印管理制度。
打印复印传真机使用管理制度
打印复印传真机使用管理制度一、引言打印复印传真机已经成为现代办公室不可或缺的设备，对于办公室的日常工作具有重要的作用。
但是，如果不加以管制，就可能出现滥用、浪费和保密泄露等问题。
因此，为了更好地管理这些设备，提高工作效率和信息安全性，制定一套科学的使用管理制度是非常必要的。
二、制度目的本制度的制定，旨在规范打印复印传真机的管理，确保设备的正常使用，防止滥用和浪费，保护信息安全，提高工作效率。
三、适用范围本制度适用于公司内所有打印复印传真机的使用管理。
四、设备的使用规定1、设备的用途：打印复印传真机仅用于与公司业务相关的文件打印、复印和传真。
2、使用场所：打印复印传真机只能安放在内部工作区域，员工需要在工作区域内操作设备，禁止私自带出公司使用。
3、使用时间：本着节能环保原则，凡是不必要的打印、复印和传真均应避免，必须使用时应集中操作，减少杂乱操作，避免浪费时间和资源。
4、设备保护：使用者必须爱护打印复印传真机，确保安全性和良好状态，禁止损坏设备，否则需要承担相应的赔偿责任。
5、设备维修：如发现设备存在故障，应及时上报维修部门维护，禁止私自擅自维修设备。
6、设备清洁：定期对设备外壳和内部部件进行清洁，确保设备正常运行。
7、使用顺序：如有多人同时要求使用设备，需遵守先到先用的原则，确保公平使用。
8、设备用品：打印复印传真机的用品，如纸张、墨盒等应按照规定的标准去购买，不能私自购买或拆除设备内部零部件。
9、设备关闭：使用者应该养成使用完设备之后及时关闭电源的习惯，减少浪费和安全隐患。
五、岗位职责1、设备管理员：设备管理员是专门管理打印复印传真机的工作人员，管理者需要负责设备的安装、调试、运营维护和服务支持。
同时，也需要对设备的流程和操作进行规范和监管，确保每个员工都能够按照规定的方式使用设备。
2、普通员工：普通员工应当按照规定的使用方式使用打印复印传真机，同时也需要对使用过程中产生的纸张，墨盒等物品做好回收和妥善处理工作，保证卫生环境和物资资源的合理使用。
办公通讯设备管理制度（3篇）
办公通讯设备管理制度一、设备分类管理1. 办公通讯设备主要包括手机、电话、传真机、复印机、打印机、扫描仪等。
根据使用性质和部门划分，可分为个人设备和部门设备。
2. 个人设备：指由员工个人使用的办公通讯设备，包括手机、电话等。
个人设备由员工个人负责保管和维护。
3. 部门设备：指由部门共享使用的办公通讯设备，包括传真机、复印机、打印机、扫描仪等。
部门设备由设备管理员负责管理、保管和维护。
二、设备申请和调配1. 个人设备申请：员工需要使用个人设备时，应向直属主管提出书面申请，并说明使用理由和期限。
主管审核后，可向设备管理员申请设备，并按照规定的流程领取设备。
2. 部门设备调配：部门需要调配设备时，由设备管理员负责统一管理和调配。
部门主管或设备管理员根据需要，向设备管理员提出调配申请，并说明使用理由和期限。
设备管理员审核后，根据实际情况进行设备调配。
三、设备使用和保管1. 个人设备使用：员工使用个人设备时，应严格按照设备使用手册中的操作规范进行操作。
禁止将个人设备借给他人使用，禁止私自更改设备设置和软件安装，禁止将个人设备带离办公场所。
2. 部门设备使用：部门使用设备时，由设备管理员负责提供操作指导和技术支持。
部门员工应按照设备使用手册中的操作规范进行操作，禁止将部门设备借给他人使用，禁止私自更改设备设置和软件安装，禁止将部门设备带离办公场所。
3. 设备保管：个人设备和部门设备在不使用时应妥善保管。
个人设备由员工个人负责保管，部门设备由设备管理员负责保管。
禁止擅自调换设备使用人员，禁止私自拆分和组装设备。
四、设备维护和报废1. 设备维护：个人设备和部门设备的日常维护由设备使用人员负责。
应定期清洁设备外观和内部，保持设备正常运行。
如发现设备故障或异常情况，应及时向设备管理员报告，由设备管理员处理或协调维修。
2. 设备报废：个人设备和部门设备报废时，由设备管理员负责做好相关手续。
设备管理员应核实设备情况，并在报废申请审批通过后，将设备进行安全处理或按规定进行报废处理。
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复印、打印、传真管理制度
一、总则
（一）为加强公司复印、打印、传真的规范管理，特制订本制度。
（二）本制度适用于苏州工业园区蓝天燃气热电有限公司复印、打印、传真管理。
二、管理内容与要求
（一）公司机要室的打字、复印、传真岗位属公司的机密重地，严禁无关人员进入；严禁随意翻阅、查看或复制、匿藏各类文件
材料；操作人员严禁向他人泄露重要文件材料的内容。
（二）公司各部门需打印文件材料时，原则上：部门有电脑的，尽量自行打印；部门无电脑的，交机要室打印。
以公司名义的打
印件均交机要室打印，交机要室打印前，应认真填写申请
单，注明完成日期，并经部门经理、人事行政部签字后交付
机要员打印。
重要文件材料包括公司各类正式发文的打印件，
必须经总经理批准，并严格发放标准。
（三）机要员应检查打印文稿是否符合打印要求，如发现文稿字迹潦草难辨等情况，机要员有权要求退回文稿以进行修改。
（四）来稿部门应在申请单上明确文件的发放标准（发放单位范围），注明文件发放份数。
原则上文件打印份数为一份，
其余份数通过复印完成。
（五）机要员应做好打印文件的登记，定期作好电脑中文件的备份，搞好备份磁盘的保养。
六）为维护电脑系统，保护电脑硬盘中的文件，无关人员末经许可严禁操作机要室电脑。
七）公司各部门各类文件材料的复印都须填写申请单，申请单应注明复印文件材料的名称、复印份数、复印件的用途及去
向，并经所需部门经理签字后方可复印。
复印前必须将该申
请单交人事行政部机要室，如发现未交申请单而擅自复印
者，将对当事人处于100 元的罚款。
八）对复印件要严格控制，严禁复印与工作无关的材料。
涉及公司重大利益或形象、重要图纸或资料等的材料复印，必须经
总经理批准。
否则，其后果由申请复印部门承担。
九）为控制各部门复印用量，达到节约用纸的目的，复印、打印用纸统一由人事行政部机要员按办公用品领用程序领用，并
做好领用登记手续。
各部门需用纸时，到机要室领取。
人事
行政部文员每月统计各部门复印情况，计入部门办公费用。
同时将随机抽查部门的用纸情况，对部门复印纸的领用数、
使用数与存量进行核对，如发现使用数、存量与领用数存在
较大差别（合理损耗除外），将对该部门进行考核
十）使用人员应按使用方法正确操作复印机，如有疑问或出现卡纸、不能操作等现象，一律停止复印，并立即请人事行政部
文员前来处理，严禁私自打开机器或乱按按键，如出现因人
为操作不当或擅自处理故障而产生的复印机问题，将追究具
体操作人的责任。
十一）公司各部门所有对外传真都必须填写申请单，并经部门经理
及总经理批准后交机要室操作发送。
末经许可，非机要室人员不得自行操作传真。
所有传真件原件须交机要室存档。
（十二）严禁使用公司传真机发送与公司工作无关的材料。
（十三）所有收到的传真件都由机要室以传真复印件形式存档，传真原件交收件人。
（十四）外来业务人员或来客使用公司打印、复印、传真设备，必须经由公司相关部门按公司内部程序申请并报人事行政部经理
批准后实施。
（十五）各部门应配合机要室严格执行本制度。
如有末按程序或违反本制度的情节发生，机要室应拒绝执行打印、复印、传真操
作。
如因机要室管理不力，影响本制度的实施，将视形成后
果的轻重程度，参照公司有关制度对有关责任人进行处罚。
（十六）机要室必须认真做好电脑、复印机、传真机的日常维护保养工作，发现问题应及时报有关领导及时组织维修。
（十七）凡不符合上述规定的打印、复印和传真材料，机要员有权拒绝。
（十八）要加强对复印纸张的管理，节约用纸，每份复印材料一般不超过30 份，对大数量的复印，经人事行政部经理批准后方
可外委复印。
（十九）对于工程图纸复印、晒图，由使用部门经理审核，报人事行政部经理批准。
三、检查与考核
（一）本制度解释权属人事行政部。
（二）本制度之公布之日起执行。