EXCEL数据分析处理

EXCEL数据分析处理

Excel提供了强大的数据分析处理功能，利用它们可以实现对数据的排序、分类汇总、筛选及数据透视等操作。

在进行数据分析处理之前，首先必须注意以下几个问题：

（1）避免在数据清单中存在有空行和空列。

（2）避免在单元格的开头和末尾键入空格。

（3）避免在一张工作表中建立多个数据清单，每张工作表应仅使用一个数据清单。

（4）在工作表的数据清单应与其他数据之间至少留出一个空列和一个空行，以便于检测和选定数据清单。

（5）关键数据应置于数据清单的顶部或底部。

2.3.1 数据排序

2.3.1.1 数据排序的规则

Excel允许对字符、数字等数据按大小顺序进行升序或降序排列，要进行排序的数据称之为关键字。不同类型的关键字的排序规则如下：

数值：按数值的大小。

字母：按字母先后顺序。

日期：按日期的先后。

汉字：按汉语拼音的顺序或按笔画顺序。

逻辑值：升序时FALSE排在TRUE前面，降序时相反。

空格：总是排在最后。

2.3.1.2 数据排序步骤

（1）单击数据区中要进行排序的任意单元格。

（2）单击【数据】菜单，选择【排序】项，系统将弹出【排序】对话框，如图2-35所示。

图2-35 【排序】对话框

（3）在【排序】对话框中用下拉列表框选择要排序的关键字，关键字有“主要关键字”、“次要关键字”和“第三关键字”，根据需要分别选择不同的关键字；

（4）单击【确定】按钮，数据就按要求进行了排序。

当只有一个关键字时，可以单击工具栏上的升序按钮或降序按钮，进行自动排序。

2.3.1.3 自定义排序

在有些情况下，对数据的排序顺序可能非常特殊，既不是按数值大小次序、也不是按汉字的拼音顺序或笔画顺序，而是按照指定的特殊次序，如对总公司的各个分公司按照要求的顺序进行排序，按产品的种类或规格排序等等，这时就需要自定义排序。

利用自定义排序方法进行排序，首先应建立自定义序列，其方法可参阅第1章的有关内容。建立好自定义序列后，即可对数据进行排序，方法是：单击数据区中要进行排序的任意单元格，单击【数据】菜单，选择【排序】项，在弹出的【排序】对话框中单击【选项】按钮，系统弹出【排序选项】对话框，如图2-36所示，在【自定义排序次序】的下拉列表中，选择前面建立的自定义序列，然后单击【确定】按钮，即可对数据进行自定义排序。

图2-36 【排序选项】对话框

2.3.2 数据的查找与筛选

企业的管理人员经常需要在数据库或数据清单众多的数据中找出需要的数据，Excel提供了功能强大的数据查找与筛选工具。数据查找是指从原始数据中提取满足条件的数据记录，源数据不会改变，也不会被隐藏；数据筛选是指把数据库或数据清单中所有不满足条件的数据记录隐藏起来，只显示满足条件的数据记录。常用的数据查找与筛选方法有：记录单查找、自动筛选和高级筛选。

下面结合实例说明各种查找方法的具体应用。

【例2—11】图2-37为某公司的部分商品销售记录清单。

图2-37 某公司的商品销售明细清单

根据图2-37中的有关资料，可以分别采用记录单查找、自动筛选或高级筛选的方式查找或选择所需要的信息，如下所述：

2.3.2.1 记录单查找

记录单是查找和编辑数据的最简单的方法，利用记录单，不仅可以查找数据记录，还可以修改和删除记录、添加新的数据记录等。

1．查找数据记录

利用记录单查找数据记录的步骤如下：

（1）用鼠标单击数据清单或数据库中的任一非空单元格。

（2）单击【数据】菜单，选择【记录单】项，则系统弹出如图2-38所示的记录单。

图2-38 记录单

（3）单击记录单中的【条件】按钮，则弹出记录单条件对话框，如图2-39所示。

图2-39 记录单条件对话框

（4）输入条件，比如要查找“张三”的销售记录，则在【销售人员】栏中输入“张三”，然后单击【上一条】按钮或【下一条】按钮，系统就逐次显示满足条件的记录行。

还可以使用多个条件联合查找记录，此处不再叙述。

2．修改或删除记录

在图2-38所示的记录单中，即可对某一记录的各字段进行修改。若要删除显示的记录，只需单击记录单上的【删除】按钮即可。

3．添加新的记录

在图2-38所示的记录单中，单击记录单上的【新建】按钮，则出现各字段均为空白的新建记录单，在记录单中输入各字段的值，输入完毕后，单击【新建】按钮，即完成添加新记录。

2.3.2.2 自动筛选与自定义筛选

1．自动筛选

记录单检索数据每次只能显示一个数据行，当查询的数据较多，或要把查询的结果汇总成表时，就需要使用筛选工具了。自动筛选提供了快速检索数据清单或数据库的方法，通过简单的操作，就能筛选出需要的数据。利用自动筛选查找数据的步骤如下：

（1）用鼠标单击数据清单或数据库中的任一非空单元格。

（2）单击【数据】菜单，选择【筛选】项，在【筛选】子菜单中选择【自动筛选】，则系统自动在数据清单的每列数据的标题旁边添加一个下拉列标标志，如图2-40所示。

图2-40 自动筛选的下拉列表标志

（3）单击需要筛选的下拉列表，系统显示出可用的筛选条件，从中选择需要的条件，即可显示出满足条件的所有数据。例如，要查找所有彩电的销售记录，单

击“商品”右边的下拉列表，从中选择“彩电”项，则所有的彩电销售记录就显示出来，而其他的数据则被隐藏，如图2-41所示。

图2-41 彩电销售清单的筛选结果

如果有关彩电的销售记录很多，超过了10个，当需要只显示10个记录时，可单击“单价”、“数量”、“金额”等右边的下拉列表中的“前10个”项，系统弹出【自动筛选前10个】对话框，如图2-42所示。这里，在【显示】下拉列表中“最大”表示最大（最好）的前10个记录，“最小”表示最小（最差）的前10个记录。中间的编辑框中的数值表示显示的记录行数，系统默认值为10，但可以修改，根据需要输入数值即可。

图2-42 【自动筛选前10个】对话框

若要恢复所有的记录，则单击“商品”右边的下拉列表中的“全部”项。若要取消【自动筛选】状态，则单击【数据】菜单，选择【筛选】项，在【筛选】子菜单中再次选择【自动筛选】。

2．自定义筛选方式

当在图2-40所示的下拉列表中选择“自定义”项时，则会弹出【自定义自动筛选方式】对话框，如图2-43所示，用户可根据具体条件对各栏进行设置。如要查找销售金额大于或等于“150000”且小于或等于“200000”的所有记录，则单击左上角的下拉箭头，选择“大于或等于”，右上角的条件值输入“150000”，单击左下角的下拉箭头，选择“小于或等于”，右下角的条件值输入“200000”，单击【确定】按钮，并选择“与”条件，则满足这些条件的所有记录就显示出来了，如图2-44所示。