归档文件整理的方法与步骤

归档文件整理的方法与步骤

一、将文件材料收集齐全

年底或第二年三月份之前把所有需要保存的文件材料收集齐全。要保证应该保存的文件材料不残缺短少，特别是散放在股室或个人手中的要注意收集齐全集中管理。

二、分年度

将收集齐全的文件材料进行划分年度，每个年度分别放在一起，要仔细确认，避免放混。

三、按归档范围与不归档范围挑除不归档文件材料

（一）归档范围：凡是本机关在工作活动中形成的、经过办理完毕、具有查考价值的收发文件、传真、会议文件、内部文件（规章制度、统计报表等）、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿（附印本）以及编制的图册、簿册等都要归档。

(本标准适用于我区各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。

文件来源上看：

1、本级机关制发的需归档的归档文件材料包括：

①本级制发的红头文件

②本单位形成的白头文件

实际工作中存在的问题：缺会议记录、固定资产的审批、房产、机关财务预算、干部调动材料、单位职能材料等，这些材料容易分散在个人手中。

2、上级机关制发的需归档的文件材料包括：

①上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料

②上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料

③上级机关制发的本单位领导人任免、机构设置、人员编制

3、同级机关制发的需归档的文件材料包括：需要本机关贯彻

执行或需要办理的关于重要业务问题的来函与本机关的复函等文件材料。

4、下级机关制发的需归档的文件材料包括：需要本机关办理的关于重要业务问题的请示、汇报与本机关的批复等文件材料。

（二）不归档范围

一是上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，如任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，仅供工作参考的抄件等；（上级机关征求意见未定稿的文件。）

二是本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件（如：一般召开业务会议的临时通知；要求上报计划、总结、统计报表的通知（函），了解工作、接洽业务的介绍信等），一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；三是同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（如：某学校收到的有关农业生产、市场管理方面的文件。）四是下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

四、对归档文件进行分类

分类方法：

年度—问题—保管期限分类法

年度—保管期限分类法

说明：①原则上按党群、行政、业务分为三大类，文件量少的单位可不分三大类；各单位要结合本单位具体实际编制本机关单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限表。

五、分保管期限

六、暂装盒

将同一年度、同一类别、同一保管期限的文件材料装到同一

（或多）个档案盒里，用铅笔在盒的正面上端标明年度、类别、保管期限。

七、装订、编页码

1、装订。归档文件应按件装订（有行业规定的按行业规定执行）（每份文件按规定只订两颗订），以下情况要作为一件装订：（1）正本与定稿：

定稿：由领导签发的稿本。

装订：正本在前，底稿在后。

（2）正文与附件：正文在前，附件在后；

附件是薄的，一起装订，正文在前附件在后；附件是厚的，如附件一、附件二、附件三，各自装订。

（3）原件与复制件：原件在前，复制件在后；

（4）转发文与被转发文：转发文在前，被转发文在后;

（5）报表、名册、图册、会议记录一册（本）为一件。

（6）来文与复文

来文与复文作为一件时，装订顺序以“我”为主，即本单位向上级单位请示、上级批复的，请示放前，批复放后；下级单位请示、本单位批复的，则批复在前，请示在后。

2、编页码

对自身有页码的文件不再编页号，对自身无页号的文件材料要补编页码。

八、编号

（1）归档章的格式及盖章的位置。归档文件应依分类、排列次序逐件编号，给每一份文件以固定的位置（每小类从1开始）。在文件首页上端的空白位置加盖归档章，一件盖一个章，编一个件号。（盖章时应讲究的：①一般情况下，归档章要盖在右上端，右上端没有空白处的再往左寻找空白处，不要盖在有字的地方再涂改；②归档章要盖得正一点，不要歪歪斜斜的影响美观；）归档章规格是长期45mm、宽16mm分为均匀6格的长方体。

一件盖一个章，编一个件号。归档章的格式如下：

（2）归档章内容设置。

归档章设置有六项：全宗号、年度、保管期限、室编件号、问题（机构）、馆编件号。

（3）归档章的填写方法

全宗号：全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。

年度：年度是指归档文件形成的年度（以文件的生成日期为准，不再考虑针对年或生效年，正本与定稿为一件，以正本日期为准；正文与附件为一件，以正文日期为准；转发文与被转发文为一件，以转发文日期为准），以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如：1978。

保管期限：指机关文书、业务部门或档案部门按照国家档案局规定对归档文件划定的保管期限的简称或代码。（例如县委办、政府办普发文件不需贯彻执行的不用归档；县委办、政府办普发文件针对本单位的归永久；县委办、政府办普发文件需贯彻执行的归10年；党群、行政可参考，职能的要自己定；国土、环保、林业、邮政按行业分类。）

室编件号：归档文件的排列顺序号，按文件排列顺序从“1”开始标注。

问题（机构）：按问题分类，可直接填写党群、业务、行政。（党群工作类：支部、共青、妇、工会、纪检等；行政管理类：文秘、档案、人事、信访、财务、后勤管理等；业务工作类：各单位在职能工作中产生的文件材料，同一种文件材料在不同单位类别不相同。）

馆编件号：机关单位不用填