公司档案资料管理办法
(完整版)公司档案资料管理办法
公司档案资料管理办法（试行）一、目的为加强公司档案管理工作,规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定，特制定本办法。
二、适用范围本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料.三、机构设置及职责公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理,隶属于公司办公室。
各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。
四、档案归档1．归档要求归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。
合同要存正本,公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件.文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。
属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号.归档的文件和资料要求质量优良,图样清晰,字迹工整,装订整齐美观，禁用字迹不牢固的工具书写.对软盘、光盘、声像、照片等资料,归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改.凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归档。
因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。
归档文件和资料如有保密要求和查阅限制的，由归档部门与档案室拟定保密级别和限制查阅使用范围.2．归档时间工程、研发项目资料在项目完工后一个月内归档.各类管理文件、产品标准、技术文件每一年年末归档一次。
其余各类具有保存价值的文件和资料应及时归档.3．归档程序和手续各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。
归档时要作《档案移交（接收)登记》，属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》，经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。
对不完整、不准确或不符合存档要求的各类档案，档案室有权要求归档部门完善达到要求后再办理归档手续。
（完整版）公司档案管理办法及实施细则.doc
（完整版）公司档案管理办法及实施细则.doc档案管理办法及实施细则为了加强和规范公司内部档案管理⼯作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项⼯作，结合公司实际，特制定本办法。
⼀、档案管理1、主要内容1.1档案是公司在施⼯⽣产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。
包括保密制度、⾏政、经营、⽣产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和⼈事档案等，其构成以项⽬、设备和会计、经营档案为主体。
1.2公司档案⼯作是企业管理基础⼯作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实⾯貌的⼀项⼯作。
1.3公司档案管理⼯作要坚持集中统⼀的管理原则。
2、⽂件的收集与归档2.1 各部门形成的⽂件材料，由各部门专职或兼职档案管理⼈员负责收集管理，并于每年 12 ⽉ 31 ⽇之前向公司办公室办理移交。
2.2⼀项⼯作由⼏个部门参与办理的，在⼯作中形成的⽂件材料，由主办部门或⼈员收集，交⾏政部备案。
会议⽂件由⾏政部收集。
2.3 ⾏政部在接收移交的档案后，应对移交档案进⾏检查、汇总、并编制档案总⽬录。
2.4⾏政部对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专⽤的档案装具，档案排列⽅法要科学，以便查找。
2.5 定期进⾏对库房档案的清理核对⼯作，做到账务相符，对破损、载体变质的档案要及时进⾏修补或复制。
2.6收进的档案要及时⼊库，借阅档案归还后，及时放回原处。
3、公司⽂件材料归档的基本要求3.1 归档的⽂件材料必须完整。
3.2 归档的⽂件材料必须准确地反映公司⽣产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
3.3归档的⽂件材料必须层次分明，符合其形成规律。
4、公司⽂件材料的归档范围4.1保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；⼯作计划、总结等。
4.2⾏政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性⽂件；组织变⾰、变迁、⼤事记、年报等⽂件材料；发展规划、⼯作总结汇报；政府机关颁发的重要⽂件。
公司档案管理办法
档案管理办法1、目的为了加强对公司档案的科学管理，确保公司各类档案的完整、准确、系统安全和有效利用，更好服务于公司的各项生产经营管理活动，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》，结合公司工作实际，特制定本办法。
2、适用范围公司生产、经营管理过程中形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料及实物，都应按要求统一归档。
3、职责公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期向行政部移交，由档案室集中管理。
4、管理规定4.1、文件材料的归档范围4.1.1、公司档案种类为：文书档案、科技档案（工程技术类、基建类、设备类）、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案等。
4.1.2、公司应归档保存的文书档案包括以下几个方面：4.1.2.1、行政管理类1）公司筹备、成立、合并、撤销，更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；2）公司股东、董事、监事、经理、办公会等会议材料；年度工作意见、计划、总结；3）公司文秘工作、机要保密工作等文件材料；公司制定的工作条例、章程、制度；公司各类信息、简报；4）公司综合性行政事务，法律事务、安全保卫、医疗卫生、计划生育、后勤等工作形成的文件材料；5）公司员工招聘、录用、干部管理、调配工作、人员培训等工作形成的文件材料；6）公司劳动工资、劳动管理、定员、定额、劳动福利、任免、奖惩、教育、职务评聘等文件材料；7）公司接待工作与涉外活动形成的文件材料。
4.1.2.2、经营管理类1）公司改革，经营决策，发展规划，方针目标管理等文件材料；2）公司中长期计划，年（季）度计划，各项专业发展计划，全面计划管理工作等文件材料；3）公司各种统计报表，综合性统计分析工作等文件材料；4）公司设备租赁、物资供应、销售计划、市场分析，广告宣传，用户调查，售后服务工作等文件材料；5）公司经营合同、协议等文件材料；6）公司资金管理、会计管理、筹融资管理、资产帐务管理、财务审计形成的文件材料。
公司档案管理办法及实施细则
公司档案管理办法及实施细则目录：一、背景二、目的及原则三、范围四、组织体系五、档案分类及保管要求六、获取档案的权限和程序七、档案的利用和借阅八、档案的销毁和整理九、风险管理十、附则一、背景随着公司业务的发展，档案管理变得尤为重要。
为了规范公司内部档案的管理，确保文件的安全性、完整性和准确性，特制定此档案管理办法及实施细则，以便公司能够高效地管理和利用档案。
二、目的及原则目的：1.保证档案的安全和完整性；2.提高档案操作效率；3.便于档案的检索和利用。
原则：1.法律合规原则：档案的管理应符合相关法律法规和标准的要求；2.安全性原则：确保档案的安全性，防止遗失、损毁或泄露；3.应用性原则：档案管理应紧密结合公司业务，为日常工作提供支持和参考；4.效率原则：档案管理应高效、便捷。
三、范围本档案管理办法及实施细则适用于全体公司员工，在公司内部涉及档案管理的所有业务活动中均应遵守。
四、组织体系1.档案管理部门：负责制定、实施和监督档案管理办法及实施细则，管理公司各个部门的档案；3.公司员工：严格按照本办法和实施细则执行档案管理工作。
五、档案分类及保管要求1.档案分类：根据档案的性质、用途和保存期限，将档案分为核心档案、重要档案和一般档案三类，并分别采取不同的管理措施；2.档案保管要求：（1）核心档案：由档案管理部门统一保管，禁止外借、外带，确保绝对的安全性和保密性；（2）重要档案：由各部门负责人按照规定进行保管，严禁私自转借或移交；（3）一般档案：由各部门自行建立档案库，并按照规定进行分类、整理和保管。
六、获取档案的权限和程序1.获取档案的权限：（1）核心档案：只有经过核准的管理人员才能获取核心档案，并需填写档案借阅申请表；（2）重要档案：除核心档案外，授权的具有管理权限的人员也有获取重要档案的权限；（3）一般档案：部门内的工作人员可以直接获取自己部门的一般档案，无需额外申请。
2.获取档案的程序：（1）填写档案借阅申请表；（2）经过授权人员的审批；（3）到档案管理部门办理档案的借阅手续。
公司档案管理办法及实施细则范本
公司档案管理办法及实施细则范本第一章总则第一条为了规范公司档案管理工作，确保公司档案的安全、完整和有效利用，制定本办法及实施细则。
第二条公司档案的管理工作包括档案的收集、整理、保存、利用、销毁、安全保管等方面。
第三条公司档案分为纸质档案和电子档案两类，纸质档案以文件形式保存、电子档案以电子文件形式保存。
第四条公司档案应遵循透明、公正、保密、合法的原则。
第五条公司档案管理委员会负责对公司档案管理工作进行监督和指导。
第六条公司档案管理员应具备相应的专业知识和技能，按照规定进行操作和管理。
第七条公司档案管理工作应与公司其他工作相结合，加强协作与沟通。
第八条公司档案部门应制订具体的档案管理工作计划，并及时上报公司领导。
第九条公司档案部门应定期进行档案清理和整理工作，确保档案的完整性和安全性。
第十条公司档案管理工作应进行定期的档案审核，及时发现问题并采取相应的整改措施。
第二章档案收集与整理第十一条公司各部门应按照规定，及时向档案部门提交相关的档案材料。
第十二条公司档案部门应及时对收集到的档案材料进行整理和归档。
第十三条公司档案部门应按照一定的分类标准对档案进行分类归档。
第十四条公司档案部门应制定具体的档案整理规范，保证整理工作的质量。
第三章档案保存与利用第十五条公司档案部门应建立合适的档案保存环境，保证档案的安全性和完整性。
第十六条公司档案部门应定期对档案进行备份，防止档案丢失。
第十七条公司档案部门应加强档案利用的网络平台建设，方便企业内部人员进行查阅。
第十八条公司档案部门应根据需要，定期向公司领导和相关部门提供档案利用情况报告。
第四章档案销毁与安全保管第十九条公司档案部门应按照一定的规定对档案进行定期的销毁和清理。
第二十条公司档案部门应建立完善的档案销毁程序和流程，确保档案销毁的合规性。
第二十一条公司档案部门应加强对档案的安全保管，防止档案被非法获取。
第五章档案管理的法律与责任第二十二条公司档案管理工作应符合国家相关法律法规的要求。
档案管理办法(全新经典版)
档案管理办法第一章总则第一条为了加强和规范（以下简称“公司”）档案管理工作，有效地保护和利用档案，保证档案完整性和保密性，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》，结合公司实际，制定本办法。
第二章档案的管理第二条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。
第三条公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸质分类目录。
第四条公司文书档案由综合办公室集中统一管理。
项目档案、会计档案、人事档案分别由项目部、财务管理部、综合办公室确定人员负责整理、归档管理。
各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。
档案的归档、借阅、移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。
第五条综合办公室是公司档案工作的管理部门，负责档案资料的归档督促和日常管理工作，业务受上级档案管理部门的指导、监督。
其任务是：1.负责公司级档案及文书档案的收集、整理、立卷工作。
2.进行档案鉴定、统计、保管、提供利用工作。
3.编制检索工具，办理档案的借阅和利用，为公司各项工作服务。
4.认真贯彻执行国家的保密制度，确保档案的机密与安全。
第六条档案工作人员应当认真学习《中华人民共和国档案法》有关制度、理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。
第三章档案的归档第七条归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理、科学技术、企业文化及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
1.上级主管部门下发文件、公司与有关单位的来往文件、协议合同等。
2.公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司规章制度）。
3.公司制定的计划、统计、预决算、工作总结。
4.公司对外投资的项目档案（包括前期准备阶段、建设期、竣工验收期、竣工结算期、投资专项审计时形成的档案文件）。
公司(企业)档案管理制度
公司(企业)档案管理制度一、目的与原则企业档案管理制度的建立，旨在规范企业内部文件资料的归档、保管与使用，确保档案的完整性、安全性及可追溯性。
该制度遵循合法、真实、完整、保密的原则，以实现档案资源的合理开发和有效利用。
二、档案分类与归档1. 档案分类：根据内容性质和管理需要，将档案分为财务档案、人事档案、合同档案、技术档案等类别。
2. 归档要求：所有文件资料应当在活动结束后及时归档，并按照既定的分类标准进行整理。
三、档案整理与编号1. 档案应按照规定的格式进行整理，确保内容的清晰和易检索性。
2. 每份档案应有唯一的编号，便于管理和追踪。
编号规则需简单明了，易于理解和操作。
四、档案存储与保护1. 实体档案应存放在专门的档案室内，环境要求干燥、通风、防潮、防火。
2. 电子档案应备份至少两份，分别存储在不同的安全设备或地点，以防数据丢失。
五、档案借阅与使用1. 借阅档案需经过审批，非相关人员不得随意查阅档案。
2. 借阅时需填写借阅登记表，注明借阅日期、归还日期等相关信息。
3. 借阅者应爱护档案资料，不得涂改、撕毁或私自复制。
六、档案的销毁与转移1. 对于过期或不再具有保存价值的档案，应按照国家法律法规和企业规定进行销毁。
2. 重要档案如需转移至外部机构保管，应选择信誉良好的专业机构，并签订保密协议。
七、制度的执行与监督1. 各部门应指定专人负责档案管理工作，定期对档案进行检查和维护。
2. 企业应定期组织档案管理培训，提高员工的档案管理意识和能力。
3. 违反档案管理制度的行为，将视情节轻重给予相应的处理。
八、附则本档案管理制度自发布之日起生效，由企业管理部门负责解释和修订。
公司档案管理办法
公司档案管理办法一、总则为规范公司档案管理工作，保障公司档案的安全、完整和有效利用，制定本办法。
二、档案管理范围公司的档案管理范围包括但不限于以下几类档案：1.公司基本信息档案：包括公司注册资料、组织机构、人员编制等信息。
2.人事档案：包括员工档案、招聘资料、培训记录等。
3.财务档案：包括财务报表、合同协议、票据凭证等。
4.项目档案：包括项目立项文件、进度报告、成果资料等。
5.其他相关档案：包括会议记录、重要通知、业务资料等。
三、档案管理责任1.公司领导应当高度重视档案管理工作，明确档案管理的重要性，为档案管理工作提供必要的支持和资源。
2.档案管理部门负责具体的档案管理工作，确保档案的安全保存、合理利用和定期归档。
3.各部门负责人应当对本部门的档案管理工作负责，确保档案的及时整理、归档和报送。
四、档案管理流程1.档案的收集：各部门按照规定的归档标准，将相关档案及时收集整理，并报送档案管理部门。
2.档案的整理：档案管理部门对接收到的档案进行分类整理，建立档案目录，并进行编号和标注。
3.档案的归档：按照公司档案管理规范，将档案进行归档保存，确保档案的完整性和安全性。
4.档案的利用：合法申请单位可向档案管理部门提出档案利用申请，经过审核后可以查阅使用档案。
五、档案管理安全1.纸质档案安全：采取防火、防水、防盗等措施，确保纸质档案的安全保存。
2.电子档案安全：建立电子档案管理系统，定期备份和加密重要电子档案，防止信息泄露和损坏。
3.档案借阅安全：制定借阅档案管理规定，明确借阅权限，规范档案借阅流程，防止档案遗失或泄密。
六、档案管理效益1.提高工作效率：合理的档案管理可以提高信息检索的效率，避免重复劳动和信息混乱。
2.降低管理风险：规范的档案管理可以减少信息丢失、泄密等风险，保障公司的长期发展和稳定管理。
3.提高信息利用价值：有效管理的档案可以为公司决策提供决策依据和历史数据支持，提高信息利用价值。
七、档案管理监督公司领导可委托内部审计部门对公司档案管理工作进行定期检查和评估，发现问题及时整改。
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公司档案资料管理办法（试行）一、目的为加强公司档案管理工作，规公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规要求，根据《中华人民国档案法》及局机关有关档案管理工作的要求，特制定本办法。
二、适用围本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料等的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造、财务管理、销售供应等涉及企业经营各方面的，反映本公司经营管理活动和历史面貌具有具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。
三、机构设置及职责健全档案工作管理体系。
公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司综合部，负责建立健全档案管理各项制度，对全公司各类档案进行收集、整理、归档和综合的管理工作。
健全档案人员网络管理体系。
各部门负责人是本单位档案收集、编制、移交工作的第一责任人，同时要明确一名专（兼）职档案人员，具体负责对本部门归档文件资料进行初级管理。
专（兼）职档案员一旦工作岗位调整，则需要重新制定专（兼）人员并报办公室备案，以保持档案工作的完整性和延续性。
1、各项日常生产、管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务围，指定专门的部门及专人负责文件材料收集、整理后归档，然后交给公司档案管理人员统一管理、分类、存档档案。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或负责人收集、整理；会议文件由综合部收集。
4、强化业务学习，各专职及兼职档案人员要认真学习档案业务知识，熟悉掌握档案管理的相关制度和收集、整理、归档的围和标准。
四、档案归档(一）．归档要求1、必须字迹清楚工整，纸及文件格式符合要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等书写材料。
各类文件材料一般归档一式一份，重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份。
2、归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。
归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。
3、卷题名应确切反映卷文件容，并区分保管期限。
4、破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
5、文件和资料如有保密要求和查阅限制的，由归档部门与档案室拟定保密级别和限制查阅使用围。
6、文件材料的归档必须办理移交手续。
7、管理文件和资料的归档：凡正式发文的公司文件按发文序号归档，不得缺少。
公司各职能部门负责将业务围的管理文件及资料按期归档，以保证借阅人员能使用更新后的有效版本。
8、技术文件和资料的归档：突出难点，抓好技术档案的管理。
技术档案是我们公司档案的重要组成部分，也是档案管理中的薄弱环节。
但技术档案（含设备档案）利用率高，实用性强，必须下大力把技术档案收集好、整理好。
技术部和车间各部门，要对过去长期积压未整理归档的技术资料和设备档案进行梳理，强化技术和设备主管部门的职责，做到技术档案一年一收集一整理一移交，杜绝将技术资料和设备档案据为己有或存放在部门等类似现象的发生。
（1）凡公司及所属各部的工程项目、研发项目、产品生产、工艺文件、各类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档围。
（2）研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料的归档，实行项目负责人负责制，由项目（或技术）负责人主持有关文件资料的整理、归档工作。
项目（或技术）负责人和兼职档案员对归档材料的完整性、准确性和真实性负责。
各部门由部门领导和项目负责人对归档资料进行技术审查并签署意见，确定保密级别和查阅限制，经审查合格的资料送档案室归档。
9、其他资料的归档：（1）要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件。
（2）图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。
（3）光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改。
（4）SO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。
10、凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归档。
因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。
（二）、归档时间1、各归档部门每年年初，向综合部档案室移交前一年度的文书资料档案，各类管理文件、产品标准、技术文件每年年初归档一次。
其余各类具有保存价值的文件和资料应及时归档。
重要工作（创新）成果、重大事件、重要性专项工作，应予及时移交归档；年度档案的归类应予次年的三月底前整理装订移交归档；业务（专项工作）类材料应在业务审批完结后的两个月整理装订移交归档。
2、财会档案在本单位保存一年后，于第二年六月三十日以前归档。
3、基建项目档案应在项目完成验收后三个月之归档。
5、声像档案可根据实际情况提前归档。
6、如果有些案卷需要继续留在部门使用，应先办理档案交接手续，再办借阅手续，使用完毕，及时归还。
（三）．归档程序和手续各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。
归档时要作《档案移交登记》、《档案卷目录》。
属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》，经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。
对不完整、不准确或不符合存档要求的各类档案，档案室有权要求归档部门完善达到要求后，再办理归档手续。
同一项目的成套资料在归档时要有资料目录，并按要求提供《图纸资料存档清单》。
（四）．归档责任部门行政文件、管理制度、公司重要会议材料、外来文件由公司办公室负责。
各职能部发的文件、管理细则由主办部门负责。
技术文件、工程文件、研发文件、生产文件、产品标准、工艺文件由相关部门负责。
（五）．归档围（见附件一）完整移交，及时归档入库。
各类档案均要按要求及时移交综合部档案室归档。
综合部对各部门的档案整理移交情况，以季报表的形式上报领导，并利用OA办公系统进行通报，凡档案整理移交不及时、不完整不规或造成档案缺损的，将按有关规定追究相关责任人的责任。
五、档案级别的划分:（一）档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。
等级的划分：一级为绝密文件二级为秘密文件三级为机密文件四级为普通文件1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，划分等级为四级。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
此类型文书属秘密文件，划分等级为二级.3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
属公司部重要文件，为机密文件，划分等级为三级。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
属于人事方面的档案，为绝密文件，其划分级别为一级.6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
属于秘密文件，其等级为三级。
附表格如下：（二）相关规定1、各部门的档案管理必须按规定的等级分级、分类存档，其一级、二级存档的文件均为复印件及扫描件，原件交由公司档案室存档管理。
2、各部门的档案管理由各部门相应负责人进行管理，不设置专职岗位。
需各部门的档案管理自行安排。
六、制度规（一）档案管理人员岗位职责1、热爱本职工作，全面了解和掌握档案室情况。
2、对本单位档案室保管的档案科学分类、排列、编号，要排列整齐，与存放索引相一致。
3、定期检查和核对档案容和数量，以及存放的顺序和位置，做到心中有数。
4、搞好库房的清洁卫生，库房要适时投放和更换防虫药物，严禁虫、鼠害发生。
5、库房严禁烟火和存放易燃、易爆、易腐等物品，设置防火器材，定期检查防火、防水、防盗等安全设施，使设施保持完好状态。
6、根据季节变化，及时掌握档案室温湿度，及时采取防光、防尘等措施，以减少对档案的损害，定时期抽查档案保管情况，及时掌握档案的破损、褪变程度和数量及其原因。
7、严格遵守各项保密制度，非档案室人员未经许可不准入室，进入时须由管理人员陪同。
8、严格各项规章制度，坚持档案收进、移出登记，统计制度，坚持调卷、归卷的登记、查点、注销手续。
9、管理人员离开库房时，应断绝电源，关锁门窗，钥匙应妥善保管。
10、忠于职守、爱岗敬业，做到热情服务、认真负责，树立良好的职业道德，尽职尽责的做好本职工作。
（二）档案利用制度1、档案室应根据工作需要，编制必要的检索工具，编辑档案文件汇编及各种参考资料，积极主动的开展利用工作，为公司各项工作服务。
2、制定借阅制度，对档案利用者态度要热忱，做到调卷及时准确。
3、档案原件一般不得外借，如确因工作需要外借时，需经有关领导批准，归还时档案人员要认真检查、核对，发现问题应及时汇报或处理。
4、根据公司工作需要，加强研究，搞好档案的开发利用，不定期编写有关课题，提高服务水平。
5、搞好档案利用工作的信息反馈，积极宣传档案信息在各项工作中所发挥的重要作用。
（三）档案借阅制度1、凡本公司有关工作人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室查阅。
查阅利用本馆开放档案、资料者，须持部门领导批示、有效证件、借阅目的，同时填写查阅登记表，工作人员方可接待；2、查阅重要或密级档案，以及查阅本职围外的重要档案，须经办公室领导批准，一律只准在馆查阅，不准外借、不准复制；查阅珍贵档案或技术档案正本需经公司总经理以上领导批准，方可查阅，如确因工作需要，经领导批准后，由档案室提供复印件。
3、档案、资料原件一般不外借。
本公司有关人员确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人批准，并办理外借手续，填写《借阅档案登记表》，确保如期归还。
4、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。
借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，管理人员应及时反映给主管领导。
5、外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且复制声像财会档案或抄摘容也须经总经理同意审核后方能带出。
6、未经主管领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案容。
（四）档案鉴定销毁制度1、根据档案保管期限规定，对已归档的档案，每年进行一次清理鉴定；对保管期满的档案进行鉴定、销毁。
2、鉴定档案必须采用直接审阅档案原件的方法，严禁只看案卷标题的间接鉴定方法。
3、经鉴定，对已经失去保存价值，需要销毁的档案，由档案人员编造销毁清册，一式二份并写出销毁意见，经有关领导审批，方可销毁。
4、对已批准销毁档案，为弥补工作上的失误，一年后再做销毁。
销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员)；销毁时必须有两人以上监销，监销者要在档案销毁清册上签字，注明销毁的方式和日期。
5、严格遵照保密工作守则。
销毁档案要严格执行保密制度，与保卫部门联系、指定专人专车，监销人和销毁人必须在两人以上，并在销毁清册上签字。