公司档案资料管理办法

公司档案资料管理办法

（试行）

一、目的

为加强公司档案管理工作，规公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规要求，根据《中华人民国档案法》及局机关有关档案管理工作的要求，特制定本办法。

二、适用围

本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料等的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造、财务管理、销售供应等涉及企业经营各方面的，反映本公司经营管理活动和历史面貌具有具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。

三、机构设置及职责

健全档案工作管理体系。公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司综合部，负责建立健全档案管理各项制度，对全公司各类档案进行收集、整理、归档和综合的管理工作。

健全档案人员网络管理体系。各部门负责人是本单位档案收集、编制、移交工作的第一责任人，同时要明确一名专（兼）职档案人员，具体负责对本部门归档文件资料进行初级管理。专（兼）职档案员一旦工作岗位调整，则需要重新制定专（兼）人员并报办公室备案，以保持档案工作的完整性和延续性。

1、各项日常生产、管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务围，指定专门的部门及专人负责文件材料收集、整理后归档，然后交给

公司档案管理人员统一管理、分类、存档档案。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或负责人收集、整理；会议文件由综合部收集。

4、强化业务学习，各专职及兼职档案人员要认真学习档案业务知识，熟悉掌握档案管理的相关制度和收集、整理、归档的围和标准。

四、档案归档

(一）．归档要求

1、必须字迹清楚工整，纸及文件格式符合要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等书写材料。各类文件材料一般归档一式一份，重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份。

2、归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。

3、卷题名应确切反映卷文件容，并区分保管期限。

4、破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

5、文件和资料如有保密要求和查阅限制的，由归档部门与档案室拟定保密级别和限制查阅使用围。

6、文件材料的归档必须办理移交手续。

7、管理文件和资料的归档：

凡正式发文的公司文件按发文序号归档，不得缺少。

公司各职能部门负责将业务围的管理文件及资料按期归档，以保证借阅人员能使用更新后的有效版本。

8、技术文件和资料的归档：

突出难点，抓好技术档案的管理。技术档案是我们公司档案的重要组成部分，也是档案管理中的薄弱环节。但技术档案（含设备档案）利用率高，实用性强，必须下大力把技术档案收集好、整理好。

技术部和车间各部门，要对过去长期积压未整理归档的技术资料和设备档案进行梳理，强化技术和设备主管部门的职责，做到技术档案一年一收集一整理一移交，杜绝将技术资料和设备档案据为己有或存放在部门等类似现象的发生。

（1）凡公司及所属各部的工程项目、研发项目、产品生产、工艺文件、各类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档围。

（2）研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料的归档，实行项目负责人负责制，由项目（或技术）负责人主持有关文件资料的整理、归档工作。项目（或技术）负责人和兼职档案员对归档材料的完整性、准确性和真实性负责。各部门由部门领导和项目负责人对归档资料进行技术审查并签署意见，确定保密级别和查阅限制，经审查合格的资料送档案室归档。

9、其他资料的归档：

（1）要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件。

（2）图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。

（3）光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改。

（4）SO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。

10、凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归档。因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。

（二）、归档时间

1、各归档部门每年年初，向综合部档案室移交前一年度的文书资料档案，各类管理文件、产品标准、技术文件每年年初归档一次。其余各类具有保存价值的文件和资料应及时归档。重要工作（创新）成果、重大事件、重要性专项工作，应予及时移交归档；年度档案的归类应予次年的三月底前整理装订移交归档；业务（专项工作）类材料应在业务审批完结后的两个月整理装订移交归档。

2、财会档案在本单位保存一年后，于第二年六月三十日以前归档。

3、基建项目档案应在项目完成验收后三个月之归档。

5、声像档案可根据实际情况提前归档。

6、如果有些案卷需要继续留在部门使用，应先办理档案交接手续，再办借阅手续，使用完毕，及时归还。

（三）．归档程序和手续

各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。归档时要作《档案移交登记》、《档案卷目录》。属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》，经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。

对不完整、不准确或不符合存档要求的各类档案，档案室有权要求归档部门完善达到要求后，再办理归档手续。

同一项目的成套资料在归档时要有资料目录，并按要求提供《图纸资料存档清单》。

（四）．归档责任部门

行政文件、管理制度、公司重要会议材料、外来文件由公司办公室负责。

各职能部发的文件、管理细则由主办部门负责。

技术文件、工程文件、研发文件、生产文件、产品标准、工艺文件由相关部门负责。

（五）．归档围（见附件一）

完整移交，及时归档入库。各类档案均要按要求及时移交综合部档案室归档。综合部对各部门的档案整理移交情况，以季报表的形式上报领导，并利用OA办公系统进行通报，凡档案整理移交不及时、不完整不规或造成档案缺损的，将按有关规定追究相关责任人的责任。

五、档案级别的划分:

（一）档案等级的划分标准根据

档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。

等级的划分：一级为绝密文件

二级为秘密文件

三级为机密文件

四级为普通文件

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议

记录等属于普通文件，划分等级为四级。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属秘密文件，

划分等级为二级.

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表

及简报。属公司部重要文件，为机密文件，划分等级为三级。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。属非常重要的文件，

此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案，为

绝密文件，其划分级别为一级.

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属

于秘密文件，其等级为三级。

附表格如下：

（二）相关规定

1、各部门的档案管理必须按规定的等级分级、分类存档，其一级、二级存档的文件均为复印件及扫描件，原件交由公司档案室存档管理。

2、各部门的档案管理由各部门相应负责人进行管理，不设置专职岗位。需各部门的档案管理自行安排。

六、制度规

（一）档案管理人员岗位职责

1、热爱本职工作，全面了解和掌握档案室情况。

2、对本单位档案室保管的档案科学分类、排列、编号，要排列整齐，与存放索引相一致。

3、定期检查和核对档案容和数量，以及存放的顺序和位置，做到心中有数。

4、搞好库房的清洁卫生，库房要适时投放和更换防虫药物，严禁虫、鼠害发生。

5、库房严禁烟火和存放易燃、易爆、易腐等物品，设置防火器材，定期检查防火、防水、防盗等安全设施，使设施保持完好状态。

6、根据季节变化，及时掌握档案室温湿度，及时采取防光、防尘等措施，以减少对档案的损害，定时期抽查档案保管情况，及时掌握档案的破损、褪变程度和数量及其原因。

7、严格遵守各项保密制度，非档案室人员未经许可不准入室，进入时须由管理人员陪同。

8、严格各项规章制度，坚持档案收进、移出登记，统计制度，坚持调卷、归卷的登记、查点、注销手续。

9、管理人员离开库房时，应断绝电源，关锁门窗，钥匙应妥善保管。

10、忠于职守、爱岗敬业，做到热情服务、认真负责，树立良好的职业道德，尽职尽责的做好本职工作。

（二）档案利用制度

1、档案室应根据工作需要，编制必要的检索工具，编辑档案文件汇编及各种参考资料，积极主动的开展利用工作，为公司各项工作服务。

2、制定借阅制度，对档案利用者态度要热忱，做到调卷及时准确。

3、档案原件一般不得外借，如确因工作需要外借时，需经有关领导批准，归还时档案人员要认真检查、核对，发现问题应及时汇报或处理。

4、根据公司工作需要，加强研究，搞好档案的开发利用，不定期编写有关课题，提高服务水平。

5、搞好档案利用工作的信息反馈，积极宣传档案信息在各项工作中所发挥的重要作用。

（三）档案借阅制度

1、凡本公司有关工作人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室查阅。查阅利用本馆开放档案、资料者，须持部门领导批示、有效证件、借阅目的，同时填写查阅登记表，工作人员方可接待；

2、查阅重要或密级档案，以及查阅本职围外的重要档案，须经办公室领导批准，一律只准在馆查阅，不准外借、不准复制；查阅珍贵档案或技术档案正本需经公司总经理以上领导批准，方可查阅，如确因工作需要，经领导批准后，由档案室提供复印件。

3、档案、资料原件一般不外借。本公司有关人员确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人批准，并办理外借手续，填写《借阅档案登记表》，确保如期归还。

4、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，管理人员应及时反映给主管领导。

5、外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且复制声像财会档案或抄摘容也须经总经理同意审核后方能带出。

6、未经主管领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案容。

（四）档案鉴定销毁制度

1、根据档案保管期限规定，对已归档的档案，每年进行一次清理鉴定；对保管期满的档案进行鉴定、销毁。

2、鉴定档案必须采用直接审阅档案原件的方法，严禁只看案卷标题的间接鉴定方法。

3、经鉴定，对已经失去保存价值，需要销毁的档案，由档案人员编造销毁清册，一式二份并写出销毁意见，经有关领导审批，方可销毁。

4、对已批准销毁档案，为弥补工作上的失误，一年后再做销毁。销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员)；销毁时必须有两人以上监销，监销者要在档案销毁清册上签字，注明销毁的方式和日期。

5、严格遵照保密工作守则。销毁档案要严格执行保密制度，与保卫部门联系、指定专人专车，监销人和销毁人必须在两人以上，并在销毁清册上签字。

6、销毁清册要长期保存，以便备查。

（五）档案整理制度

1、对归档的各类文件材料，要根据其形成的规律和特点，进行系统整理，妥善保管。

2、将归档文件以件位单位教学装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化，符合或行业标准。

3、对已损的文件应予修理，字迹模糊或易退变的文件应予复制，做到无金属装订物。

4、遵循文件的形成规律。保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（六）档案保密制度

1、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。经常对全体人员进行保密教育，增强保密意识，提高保密观念，严防丢失泄密事件发生。

2、查阅涉密档案或部材料，须经办公室负责人批准，必要时报请分公司领导审批。查阅时须严格履行等级手续，注明查阅目的和容。

3、未经批准，任何人不得私自将档案资料带出档案室。档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案容。

4、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生泄密问题，后果有其使用者负责。

5、档案工作人员或使用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。

6、发现丢失泄密情况后，立即向有关领导报告，并积极配合有关部门查处。（七）档案阅览室制度

1、凡本公司职工，因工作需要查阅档案时，可在阅览室查阅。

2、室严禁烟火，查阅档案时禁止抽烟，以防损坏档案。

3、阅览室要保持安静，不许大声喧哗，不准将档案转给他人查阅。

4、利用者在查阅档案时，临时因事外出，档案应交档案人员，不准随便带出或随意摆放，差毕后立即归还档案人员。

5、需要复印的档案交档案人员办理，摘录的档案材料，经档案人员核对无误后，加盖档案专用章后方可有效。

（八）安全与消防制度

1、库房重地，非本室工作人员不得擅入。

2、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。

3、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。

4、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。

5、发生火警、火灾要立即报告，并迅速采取措施，全力扑救。

附：附表一档案分类编号表