加强档案管理规范性地开展档案工作

加强档案管理
规范性地开展档案工作
❖高速公路建设项目档案管理，是指对高速公路工程建设项目自立项到竣工验收期间的文件材料进行全程收集、整理、归档、保管和使用过程。

❖指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，对建设过程控制管理、各项建设目标实现状况及建成后工程
管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的文字、图表、声像、电子等各种形式和载体的文件材料的总称。

❖一是工程施工活动及其质量状况是否满足要求的证明和交付运营的依据。

❖二是作为工作查考、事故判断、调节纠纷的凭据。

❖三是作为工程档案资料留存，为工程的养护提供依据。

❖四是表现在科学研究、科技交流方面的资料查考作用。

常见问题：
❖1、档案意识薄弱，造成文件材料散失,收集不全；
❖2、档案制度不健全，造成归档滞后，验收前突击整理，接收审查把关不严；
❖3、责任落实不到位,造成工程结束档案不能按时交;
❖4、过程控制不到位,造成档案内容不准确,缺项,图物不符（变更、版本、数据）；
（无效文件：缺原件、签字、盖章手续不完备；
❖5、人员素质不高，造成档案载体不符合要求，图纸污损，字迹不清；
❖6、并忽视非纸质文件(电子文件、影像、实物)；
❖7、整理不规范。

❖一、执行的依据标准
❖二、项目档案的管理《河北省高速公路建设项目档案管理办法》
❖三、公路建设项目法人如何组织开展项目档案管理工作❖四、归档范围和收集中需要注意的问题
❖五、收集方法（预立卷）
❖六、档案的整理
❖组织管理：
✓《公路工程竣交工验收办法实施细则》（交公路发[2010]65号）
✓《交通档案管理办法》（交办发[2005]431号）
✓《河北省高速公路建设项目档案管理办法》（冀交办[2010]435号）
归档范围：
✓交通运输部《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》
（交公路〔2010〕65号）附录2档案归档范围
✓《河北省高速公路建设项目文件材料立卷归档整理规范》（冀交办〔2011〕41号）附件1档案归档范围和分类表
❖整理标准：
✓《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB－2008版）（不同之处，执行交通系统标准）
✓《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28－2002）
✓《河北省高速公路建设项目文件材料立卷归档整理规范》（冀交办〔2011〕41号）
✓《电子文件归档与管理规范》（GB2002）
✓《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB1999）
✓《纸质档案数字化技术规范》（DA2005）
❖验收标准：
❖《交通建设项目档案专项验收办法》（交办发[2007]436号❖《河北省重点建设项目档案验收管理办法》（冀档发[2009]40号）
❖《办法》的编制背景
我省的高速公路建设项目档案管理工作,很多项目从工程立项直至交工验收,领导只是忙着赶进度,抓质量等各方面的工作, 没有真正认识到工程档案资料的重要，因此对资料记载、积累、收集、归档提出的要求不够，致使文件资料存在很多的问题，监理、施工单位均是如此。

开始对此没有严格、具体要求，业主招标文件中无要求或要求不细，监理中间不检查，施工本身更是得过且过，因此，到工程结束不能按时提交或档案归档整理不规范，且问题突出。

❖《办法》的编制背景
❖为了进一步加强和规范我省高速公路建设项目档案管理工作，省交通运输厅、省档案局联合制定了《河北省高速公
路建设项目档案管理办法》，确保工程档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥工程档案在工程建设、管理、工程
维护和改扩建中的作用，根据国家档案局、交通运输部和
省档案局一系列的规章制度，制定出此《办法》。

❖领导重视，做到了7个明确
1、明确了项目法人、项目执行机构和各参建单位的管理职责
❖体现了公路建设项目档案管理“统一领导、分级负责”的行业管理模式。

✓省交通运输厅负责高速公路建设项目档案管理的统一部署和组织领导。

✓项目法人对所辖项目的档案具有领导、监督职能。

✓项目管理执行机构负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作；负责组织、协调和指导
各参建单位的项目文件材料的收集、整理、归档工作。

❖高速公路建设项目档案管理工作实行初、中、末登记、抽查制度：
✓（一）开工备案。

在高速公路建设项目开工六个月内，由项目法人负责进行档案人员培训，对项目的档案组织领导、人员配备、管理制度、安全保管条件等方面进行前期指导。

填写交通建设项目档案管理登记表一，报省厅档案管理部
门备案。

（二）施工中期检查。

在各合同段交工验收过程中，由项目法人对项目建设部门和项目各参建单位的档案形成情况进行检查，填写交通建设项目档案管理登记表二，报省厅备案，以保证工程建设项目文件材料的收集、整理和归档工作与工程建设同步进行。

省厅对项目进行重点抽查。

✓（三）预验收。

档案专项验收前3个月，由省交通运输厅组织项目档案预验收。

预验收成员包括：省档案局、交通
运输厅和项目法人单位有关人员。

重点对建设项目档案的
完整性、准确性、系统性进行检查，指出改进意见和建议，对正式验收的各项工作进行安排部署，做好正式验收准备。

●以上各个环节的材料不齐全，交通运输厅不予组织档案专
项验收。

2、明确了项目档案工作的业务工作纳入合同管理，实行“谁形成谁负责”的管理体制。

❖责任分工。

明确分管领导和工作人员（工程管理人员与档案人员配合）
项目法人单位：
负责立项目审批阶段、工程准备阶段及竣工验收阶段以及在工程施工管理过程中项目法人单位就工程质量、进度、费用控制方面召集有关会议、印发的有关管理性文件材料的收集和整理归档工作。

❖设计单位：
负责设计阶段（包括初步设计及施工图设计）的收集和整理归档工作；
❖施工和监理单位：
负责施工阶段各自承包范围施工过程中形成的项目文件材料的收集整理和归档工作。

3、明确了监理对施工单位文件材料收集归档工作的监管责任。

❖监理单位在保证工程建设项目监理档案资料完整、准确、规范的同时，应及时督促、检查所负责施工单位的档案资料形成、收集、整理、归档工作。

档案质量好不好，决定了以后工程的正常运行。

4、明确了各建设项目档案收集归档单位对项目档案的原始性、
完整性、真实性、和规范性的完成标准和应负的责任。

❖原始性
项目法人单位在工程竣工的时候应收集一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件，一般情况下应是原件。

❖完整性
收集齐全，记录全面，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标
❖真实性
现场记录，同步进行。

❖规范性
实验检测表格填写应按规范进行，自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚，字迹材料应能满足长期保存需要。

其它载体档案的收集要求
❖数码照片在记录光盘保存的同时，还应冲印出纸质照片，填写详细说明一并归档。

电子文件和数字化档案应使用不
可擦写光盘保存。

5、明确提出移交电子化档案
❖项目管理部门和各参建单位需配备必要的计算机、扫描仪等设备，建立和完善适合高速公路建设项目档案管理工作
的档案管理系统。

❖形成数量：纸质档案最多形成二套。

并同时形成电子档案。

❖
❖重点：有条件的单位在工程进展过程中形成电子文件；没有使用电子文件系统的单位，将档案扫描成数字化档案。

这样不仅可以提高工作效率，缩短文件材料的编制时间，而且还能节省将来文件材料大量的复印费用。

❖下面，以一个70公里的高速公路项目作个测算例：
❖如果采用纸质档案复印的办法，整理工程档案原件1套、复印件2套计算，验收时共计形成8677卷，每卷费用为（按每卷平均400张计算）400张×0.3元（一张复印费用）＋装订费10元=130元，复印费用合计8677卷×130元≈113万元，而利用扫描电子版费用，每卷费用400张×0.2元（1张扫描费用）=80元，扫描电子文档合计8677卷×80元≈69万元，仅仅使用扫描电子文档就比复印一套文件节省44万元，如果再把工程档案的硬件配套设施费用加上，预计节省费用50万元左右，再加上1套复印费用113万元，项目节省费用大约163万元左右。

6、明确了档案与工程建设同步管理制度
❖高速公路档案专项验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案专项验收或验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收。

项目档案专项验收应在项目竣工验收3个月前完成。

❖强调：立卷归档工作与工程同步进行。

各承包单位应在合同段交工验收前，完成项目档案的收集整理和归档工作。

7、明确了验收程序和移交范围
高速公路档案专项验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案专项验收或验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收。

项目档案专项验收应在项目竣工验收3个月前完成。