档案管理名词解释
档案知识 名词解释 50题
1、档案名词解释答案：是机关、组织或个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来的以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文字。
2、企业档案名词解释答案：是直接记述和反映企业活动，保存备查的各种企业文件材料的总称。
3、档案工作名词解释答案：包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供、利用等工作。
4、档案工作的基本原则名词解释答案：集中统一地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于党和国家各项工作。
5、档案的作用名词解释答案：一是凭证作用；二是参考作用。
6、类目名词解释答案：类目是档案分类的基本单位，是构成档案分类表的主要成份。
7、全宗名词解释答案：就是一个独立的机关或组织、个人在社会活动中形成的全部档案的总称。
8、案卷名词解释答案：由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。
9、归档名词解释答案：行文处理完毕的文件，经过整理立卷定期交给档案室集中统一保存，称为“归档”。
10、档案总目录名词解释答案：是档案的总登记。
11、卷内目录名词解释答案：案卷内登记文件及其排列次序的目录。
12、保管期限名词解释答案：根据档案的利用价值划定的档案保管期限。
13、永久档案名词解释答案：档案的保管期限为永久。
14、长期档案名词解释答案：档案的保管期限为16~50年。
15、短期档案名词解释答案：档案的保管期限为15年以下。
16、密级名词解释答案：依据保密规定对档案划定的级别。
17、编制日期名词解释答案：日期即文件形成的时间。
18、页号名词解释答案：装订文件材料的顺序号。
19、责任者名词解释答案：是指对文件内容负有责任的团体和个人，即文件的署名者。
20、文号名词解释答案：填写文件制发机关的发文字号。
21、主题词名词解释答案：是表达档案中心主题的规范化词汇。
22、卷内备考表名词解释答案：说明案卷内文件状况的表格。
23、立卷人名词解释答案：责任立卷者。
24、文件编号名词解释答案：文件的文号或图样的图号。
25、文件材料题名名词解释答案：即文件标题。
档案管理学名词解释全集
《档案管理学》名词解释汇集1、档案：档案是国家机构、社会组织和个人在一定社会实践活动中直接形成的、有一定保存价值的各种形式的记录。
2、立卷：就是把办理完毕，具有保存价值的文件，按照一定的原则和方法，组成一组有联系的案卷。
包括：组卷、拟写案卷标题、卷内文件排列与编号、填写卷内目录与备考表、封面的装订等。
3、档案收集工作：档案收集就是把分散在各机关、各单位和个人手中的档案，以及散失在外国的历史档案，按照国家规定，有计划地分别集中到务有关档案室和档案馆的过程，叫档案收集工作。
4、档号：档案编号的简称。
是以档案的类别及其相互关系编写的代号，包括全宗号、目录号、案卷号和张号，档案的编号是整理工作的一项重要内容，要求遵循科学性和稳定性的原则。
5、联合全宗：在档案整理过程中区分全宗时的补充形式。
一些档案特别少的全宗，不便于单独按全宗管理和统计，就可以把它们中性质相近的划为“全宗汇集”。
具有不稳定性。
6、档案鉴定：是档案工作的重要环节之一。
"就是判定的档案的真为和价值，在机关工作中主要指判定档案的价值，确定不同的保管期限；找出不需保存和已过期限的档案材料加以销毁7、档案保管期限表：用表册的形式标明档案的来源、内容、形式和保管期限的一种指导文件。
它是鉴定档案价值和确定保管期限的标准，是保证和提高鉴定工作的质量、加快鉴定工作速度的依据。
8、档案工作现代化：是指用现代的技术设备、服务手段的先进的科学管理方法，来加强档案工作的科学管理，提高档案工作的管理水平，、服务质量和服务效果的工作。
主要包括：档案库房设施现代化、档案工作管理科学化、标准化、档案存贮缩微化、档案复制和利用手段现代化、档案工作人员专业化等9、档案鉴定：是档案工作的重要环节之一。
"就是判定的档案的真为和价值，在机关工作中主要指判定档案的价值，确定不同的保管期限；找出不需保存和已过期限的档案材料加以销毁。
10、"档案工作的标准化：是档案工作现代化的前提条件。
文书工作与档案管理
⽂书⼯作与档案管理⽂书⼯作与档案管理题型：填空题、名词解释、简答题、阐述题1、库房管理的“⼋防”措施：1）防⽕2）防盗3）防⽔4)防潮5）防霉6）防⾍7）防尘8）防光。
2、电⼦档案的归档⽅式：（1）物理归档（2）逻辑归档（3）“双套制”归档。
3、档案：档案是机关、组织和个⼈在社会活动中直接形成的，保存备查的⽂字、图表、⾳像等及其他各种⽅式和载体的历史记录。
概括的说，档案是原始的历史记录。
4、档号：档号是档案室（馆）在整理和管理档案的过程中以字符形式赋予档案的⼀种代码。
5、全宗卷：全宗卷是档案馆（室）在管理某⼀全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的由有关⽂件材料所组成的专门案卷。
可以说，全宗卷是管理某全宗档案⼯作的原始记录，是管理全宗档案的“档案”。
6、档案标引：档案标引是在档案著录⼯作中对档案的内容进⾏分析和选择，并赋予其规范化的检索标志的过程。
7、归档制度：对国家规定的应当⽴卷归档的材料，必须按规定定期向被单位档案机构或档案⼯作⼈员移交，集中管理，任何⼈不得据为⼰有。
归档制度是党和国家明⽂规定的⼀项制度。
8、全宗：全宗即⼀个国家机构、社会组织、个⼈形成的具有有机联系的⽂件整体，是档案馆档案的第⼀层分类和管理的单位。
9、⽂书的作⽤。
答：⽂书的作⽤主要在于它可以作为传达和贯彻执⾏党和国家的各项路线、⽅针、政策，管理政务，处理事务，沟通机关单位之间的联系的⼀种⼯具。
具体表现在以下⼏个⽅⾯：（1）领导、指导作⽤。
（2）⾏为规范作⽤。
（3）公务联系和知照作⽤。
（4）凭据记载作⽤。
（5）传递信息与宣传教育的作⽤。
10、如何恰当地选⽤⽂书的种类？答：（1）在发⽂机关权限内选⽤恰当的⽂种。
（2）在发⽂机关和收⽂机关⾏⽂关系的准确定位中选⽤⽂种。
（3）在明确发⽂具体⽬的、要求后选⽤⽂种。
11、需要登记的收⽂范围。
答：需要登记的收⽂有：（1）上级机关或上级主管部门发来的指令性、指导性、需办理和参阅性的⽂件。
（2）下级单位报送来的请⽰性、报告性、建议性或批评性的⽂件。
文书与档案管理名词解释
名词解释
8、逐级行文是指某级机关向直接的上级机关或所属的下级机关行文，即按机关层次一级一级地行文。
9、传阅是指收到单份或份数较少的文件时，为了使多位领导人或有关部门阅知，而组织他们先后传递阅读文件的行为过程。
10、缮印是将校对之后的文稿印制成正式文件的行文过程。
11、编号定卷是将组合好的案卷，用编排页码的方法，将案卷固定下来的一种行为过程。
1、档案著作是指编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
2、缩微式检索工具是缩微摄影方式制作的以胶片为载体的检索工具。
3、全宗指南又名全宗介绍，以文章叙述的方式介绍和揭示档案馆收藏的某一全宗档案内容和成分及意义的一种参考材料。
4、档案证明是档案馆（室）根据机关、团体或个人的询问和申请，为了证明某种事实在本馆保存档案内有无记载和如何记载而摘抄的书面证明材料。
5、1必须准确无误，万无一失2及时3安全4简便5党政分开
6、1控制文件数量2对文件的拟写和制作进行管理3对文件传递运转过程进行管理4建立健全各项管理制度5安全保管文件
7、原则：1以仅映本机关工作的文件为主立卷2根据文件自身的特征立卷3保证文件材料的齐全完整立卷4保证文件之间的历史联系立卷5照顾文件的保存价值立卷6便于立卷的保管、检索和利用立卷。
档案管理制度名词解释
一、档案管理制度档案管理制度是指在组织、机构或单位内部，为确保档案资料的安全、完整、准确和有效利用而制定的一系列规范和措施。
它是对档案工作进行科学、规范、系统管理的总和，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计和销毁等各个环节的管理。
档案管理制度是组织、机构或单位内部管理的重要组成部分，对于维护国家安全、促进社会发展、提高工作效率具有重要意义。
二、档案档案是指在组织、机构或单位内部，以文字、图表、声像、电子等形式记录和反映各项活动的真实、原始、系统的资料。
档案是历史的见证，具有很高的保存价值。
按照档案的性质和来源，可以分为以下几类：1. 行政档案：指国家机关、企事业单位和其他组织在行政管理活动中形成的档案。
2. 科技档案：指科技、教育、文化、卫生等领域的科学研究、技术设计、生产实践、教学活动等形成的档案。
3. 会计档案：指企事业单位在财务活动中形成的会计凭证、账簿、报表等档案。
4. 个人档案：指个人在学习、工作、生活中形成的各类档案。
三、档案收集档案收集是指将具有保存价值的档案资料按照规定的时间和程序，从各个部门、单位或个人手中收集归档。
档案收集是档案管理工作的基础，主要包括以下内容：1. 制定档案收集计划：根据组织、机构或单位的工作需要，确定收集档案的种类、数量、时间和方法。
2. 制定档案收集标准：明确档案收集的范围、质量、内容和形式。
3. 建立档案收集网络：与相关部门、单位或个人建立联系，形成档案收集网络。
4. 收集档案资料：按照档案收集计划，采取多种方式收集档案资料。
四、档案整理档案整理是指对收集到的档案资料进行分类、编目、装订、排列等处理，使之系统化、规范化。
档案整理是档案管理工作的核心环节，主要包括以下内容：1. 制定档案整理方案：根据档案的性质、来源和特点，制定档案整理方案。
2. 分类编目：按照档案的分类标准，对档案资料进行分类和编目。
3. 装订排列：对档案资料进行装订和排列，使之便于保管和利用。
档案管理名词解释
国家档案全宗：指归国家所有，由国家统一管理的全部档案总和。
档案的收集工作：接收、征集档案和有关文献的活动。
归档：是办理完毕的文件经系统整理归档案室保存的过程。
全宗：是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的档案整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。
立档单位：是构成档案全宗的国家机构、社会组织、个人或生产建设、科研项目的组织者，通常称为“全宗构成者”。
个人全宗：是社会知名人士（如社会活动家、科学家、艺术家、教育家、企业家、英雄模范等）在其一生活动中形成的档案整体。
包括个人著作、手稿、日记、信件、遗嘱以及记载个人、家庭活动的全部有价值的材料。
个人全宗是国家档案全宗的组成部分。
案卷：是档案的基本保管单位，也是档案数量统计和检索的基本单位之一。
如果说全宗是组成档案馆档案的基本单位，那么案卷就是组成全宗的基本单位。
档号：是档案馆在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的代码。
通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。
档案代理卡：为了便于库房管理，工作人员掌握档案流动情况和进行安全检查，可以填写一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是代理卡或代卷（件）卡档案检索：是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展档案信息服务的必要条件，是开发档案信息资源的重要手段档案著录：是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程档案标引：在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程大事记：是按时间顺序记载一定范围内（地区、领域、系统、人物），在一定时期发生的重大事件和重要活动的参考材料开放档案：就是将已满一定保密期限的和可以公开的档案，解除封锁、禁令和不必要限制，向社会开放，允许经过一定的手续就可以通过各种方式利用人事档案：是组织、人事、劳动（或人力资源管理）部门在人事管理活动中形成的，记述和反映人员经历、德能勤绩和工作表现的，以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的历史记录。
档案管理基础知识
档案管理基础知识 Revised by Petrel at 2021档案管理基础知识机关档案的管理：明确有关机关提交相应文件整理、归档责任。
收集、整理、归档日期和移交应与立项准备，档案应完整、准确、系统性。
1、确定归档范围的原则。
2、确定档案范围的依据。
3、对所形成的科技文件材料进行相应鉴别工作。
4、对科技文件材料进行科技的分类、排列、编目和装订。
5、将科技文件材料组成案卷，并编目。
6、具备档案的要求。
文书的种类文员工作的基本职能之一就是文书处理,要做一个优秀的文员,必须熟悉各种文书的涵义,特点以及格式.今天我们主要看看企业的文书种类.在制作文书时,要根据发文对象和目的来选择文书的种类.企业文书主要包括以下几大类:一:指令性文书,包括决定,批复,意见等文书.1:决定:用于对重要事件作出安排,奖惩,变更,或者撤消不适当的事项.2:批复:用于答复下属部门的请示事项.3:意见:用于对重要问题提出见解和处理办法.二:晓喻性文书:包括通告,通知,通报等.1:通知:用于批转下属部门的公告,转发上级机关和非隶属部门的公文,传达要求个部门共同执行的事项.2:通报:用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况.三:报请性文书:包括请示,报告等文种.1:请示:用于向上级部门请求批示,批准的公文.2:报告:用于向上级部门汇报工作,反映情况,答复上级部门的询问等.四:洽商,记载性文书,包括函会议记录等文书.1:函:用于不相隶属部门间洽谈工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求,答复,审批事项的公文.2:会议纪要:用于记录,传达会议.议事情况的文种.是文员经常会用到的文书.以上是文员工作中最常见的文书种类,文员工作中需要按照具体事项来确定使用何种文书.（四）、文书处理的基本任务1、文书的收发、登记和转办；2、文件的打印和校对；3、负责各种会议的通知；4、文件材料的平时归卷、保管和提供借阅；5、文件材料的系统整理、编目和归档工作；6、为领导准备参考材料；7、领导交办的其它工作任务。
档案管理期末考试题(名词解释)
1.档案：是国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的供保存备查各种形式的原始记录2.档案分类：指根据一定的标准，按照档案在来源、内容、时间、形式等方面的异同将之分门别类3.档案室：是集中统一管理本单位档案的部门，是单位内部具有信息服务与咨询性质的机构，一般情况下不对外开放4.档案馆：是党和国家设置的科学文化事业机构，是永久保存档案的基地和对外提供档案服务的单位，是社会各方面利用档案的中心。
5.档案收集工作：是指档案室（馆）按照国家的有关规定，通过接受制度和征集办法而进行的单位档案归档、机关档案移交和社会散存档案征集等活动6.文件归档：是指各单位处理完毕且具有保存价值的文件，经文书部门或承办部门整理立卷后，定期向档案室或档案人员移交的过程7.全宗：是一个具有独立性的单位或个人在其社会活动中所形成的全部档案的总称8.立档单位：构成全宗的具有独立性的社会组织或个人就是立档单位，也称为“全宗构成者”9.联合全宗：指两个或两个以上的单位形成的、互有联系的且不易区分的档案所组成的联合体，是一种全宗的补充形式10.全宗汇集：指若干独立全宗因档案数量极少而被人为的将其中性质相近的全宗汇集起来，它是一种全宗的补充形式11.档案汇集：是由若干全宗所属不明或所属全宗已经不复存在的档案汇集而成的组合体，是一种全宗的补充形式12.全宗内档案的分类：是按照来源、内容、时间或其他形式特征将立档单位所形成的档案划分为若干类别，使之条理化的工作13.档号：是指档案室（馆）在整理和管理档案的过程中赋予档案实体的一组位置号或存址号，包括全宗号、案卷目录号、案卷号、卷内文件的页号或件号14.档案价值鉴定：是指档案室（馆）按照一定的原则、标准、方法，分析和评价档案的价值，确定其保管期限剔除丧失保存价值的档案并予以销毁的工作。
15.档案期限卡:是指以表册的形式列举档案的内容来源和形式，确定其保管期限的指导性、标准性文件；它是档案室（馆）鉴定档案价值、确定档案保管期限的依据16.档案保管工作：是指在档案入库后所进行的存放、日常维护和安全防护等管理工作17.档案存放位置索引：是以表册或卡片的形式记录档案在库房及装具中存放位置的一种引导性管理工具18.档案代理卡：是档案室（馆）在档案暂时移出库外时在档案原存放位置放置的一种替代卡片19.全宗卷：是档案室（馆）管理某一全宗的过程中形成的记录和说明该全宗历史情况的专门案卷；它是一个全宗在形成和管理活动中形成的“档案”20.档案著录：是指在编制档案目录时对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程21.档案标引：是指在档案著录中对对档案的内容进行分析、选择，并赋予其规范化检索标识的过程。
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1、什么是档案？
答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2、什么是档案工作？
答：管理档案和档案事业的活动。
3、什么是档案统计？
答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
4、什么是归档？
答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
5、什么是案卷？
答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
6、什么是档案整理？
答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
7、什么是档案立卷？
答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
8、什么是档案实体分类？
答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
9、什么是档号？
答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
10、什么是文件？
答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
11、什么是文本？
答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
12、什么是归档文件？
答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
13、什么是归档文件管理？
答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
14、什么是全宗号？
答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。
答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。
是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。
16、什么是专题指南？
答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。
17、什么是检索工具？
答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
18、什么是索引？
答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。
19、什么是编目？
答：按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。
20、什么是案卷目录？
答：案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。
21、什么是全引目录？
答：全引目录是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合，按一定次序编排而成的一种档案目
录。
22、什么是分类目录？
答：分类目录是依所分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。
23、什么是专题目录？
答：专题目录是按照特定专题以一定次序编制而成的一种档案目录。
24、什么是卷内目录？
答：登记卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。
25、什么是电子文件？
答：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
26、什么是归档电子文件？
答：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
27、什么是电子文件逻辑归档？
答：在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
28、什么是电子文件物理归档？
答：把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
29、什么是磁性载体文件？
答：磁性载体文件系指以磁性材料（如磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。
30、什么是纸质档案数字化？
答：利用扫描技术将纸质档案转化成计算机可阅读使用的数字信息的过程。
存储格式一般为：TIFF、JPEG、CEB、PDF格式。
31、什么是音像档案？
答：记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。
32、什么是照片档案？
答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式和具有保存价值的历史记录。
照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
33、什么是档案编纂?
答：按照一定的题目、体例和方法编辑档案文献的活动。
34、什么是档案编研工作？
答：以保存的档案资料为主要对象，以主动提供或报道档案信息内容为主要目的，在深入研究的基础上，围绕一定的题目范围，对档案文献进行筛选和不同性质、不同层次的加工，使之转化成为不同形式的出版物，供有关方面利用。
35、什么是组织沿革？
答：系统记述一个机构（地区、行业）体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。
36、什么是大事记？
答：按照时间顺序简要记述一定范围内所发生的重大事件和重要活动的一种档案参考资料。