会议的安排方式和座次安排
会议座次礼仪常识
会议座次礼仪常识一、座次安排原则1.主席桌：主席桌的位置最突出，通常位于会议室的前部中央，主席桌上端正中央为主席的座位，左右分别为副主席。
2.嘉宾席：位于主席桌前方，以表示对嘉宾的尊敬。
嘉宾席通常由多个座椅组成，一般是按社会地位高低或职务级别来安排位置。
3.主席席：位于主席桌两侧，通常是安排会议组织者、主持人和时常发言的人坐的位置。
4.宾客席：位于嘉宾席之后，用于安排来宾的座位。
5.参会者席：位于宾客席之后，用于安排一般参会人员的座位。
二、座次安排方法1.按职务或级别安排座位：根据参会者的职务或级别，将他们安排在主席桌、嘉宾席、主席席等区域内的座位。
通常来说，级别高的人靠近主席，级别低的人座位靠后。
2.按熟悉程度安排座位：根据参会者之间的熟悉程度，将他们安排在相对熟悉的位置。
这样可以增加交流的便利性，提高会议的效果。
3.按性别安排座位：在一些场合，可能会根据性别来安排座位。
例如，男女交替安排座位，或是单独安排男女两边。
4.根据议题安排座位：根据会议的议题或内容，将参会者安排在适当的位置。
例如，将相关方面的人员安排在一起，以便于讨论和交流。
三、座次安排的其他注意事项1.会议前应提前安排好座次，确保准确性和顺利进行。
2.座位应标明姓名或编号，以方便参会者找到自己的座位。
3.座位之间要留出适当的空间，以便于交流和活动。
4.在主席桌上，主席应坐在主席桌正中央，副主席应坐在主席左右两侧。
5.在宴会类会议上，安排座位时要注重配对，男女应隔开座位。
6.在座次安排时，应考虑到参会人员之间的关系，避免产生尴尬或不适的情况。
7.应注意不同国家和地区的座次习惯和文化差异，尊重各方参会人员的习俗。
8.会议结束时，参会人员应按次序离席，避免造成混乱。
会议会谈座次安排及其注意事项
会议会谈座次安排及其注意事项在组织和安排会议时，座次的安排是一个重要的方面。
恰当的座次安排可以促进会议的有效进行，提高会议参与者的工作效率和沟通效果。
下面是一些关于会议座次安排及其注意事项的建议。
1.分配主席和主持人：会议的主席负责指导会议的顺利进行，而主持人则负责主持会议的内容。
主席和主持人通常坐在会议桌的中央位置，以主持整个会议的进程。
2.安排行政人员坐在主席的身旁：行政人员通常需要记录会议的讨论和决策过程。
将行政人员坐在主席的身旁可以方便交流和记录注意事项。
3.重要参与者坐在主席和主持人附近：将重要参与者坐在主席和主持人附近可以提高交流和合作的效果。
重要参与者可能包括高级管理人员、关键团队成员等。
4.将相关工作人员和专家组合在一起：如果会议中有涉及特定领域的问题需要讨论，最好将相关工作人员和专家组合在一起。
这样可以更好地展开专业讨论，并减少信息传递和理解的误差。
5.考虑文化差异和权威身份：在国际会议或者跨文化的会议中，要尊重不同文化的差异和权威身份。
避免将可能产生冲突或隔阂的人坐在一起，以促进和谐的氛围。
6.将跟随者和领导放在一起：如果会议是为了提供培训或指导，需要将跟随者和领导放在一起。
这样可以更好地实施教育和辅导，并提供互动和交流的机会。
7.利用座次板和标识：为了避免混乱和不必要的麻烦，可以使用座次板和标识来指示每个人的座次。
座次板可以显示每个人的姓名和职位，以便参与者可以迅速找到自己的位置。
8.给每个人留有足够的空间和舒适度：在分配座次时应注意给每个人留有足够的空间和舒适度。
尽量避免将参与者安排在拥挤或嘈杂的地方，以确保他们能够专注于会议讨论。
9.考虑人们的个人需求：在座次安排中，应考虑到人们的个人需求。
有些人可能需要靠窗户或远离嘈杂的地方，而有些人可能需要靠近项目展示的地方。
尽量满足个人需求，以提高会议的效果。
10.灵活调整座次安排：在会议开始前，灵活调整座次安排可能是必要的。
可能会有新的参与者加入或一些人有其他的要求。
会议座次顺序小规则
会议座次顺序小规则会议座次安排是组织会议必不可少的一项工作，它直接关系到与会者之间的交流效果和会议的顺利进行。
合理的座次安排可以促进参会人员之间的合作与沟通，提高会议的议程执行效率和决策质量。
以下是一些会议座次顺序的小规则，可以帮助你更好地进行会议座次安排。
1.主席与嘉宾在会议桌的最前方设置主席台，主席应该坐在主席台的中央位置，显得高大威严，并且有助于他与会议中的每个人进行交流。
嘉宾的座次通常安排在主席台两侧，以示尊重和重视。
2.根据身份和职位参会人员的座次可以根据其身份和职位来进行安排，例如，公司高级管理层应该坐在靠近主席台的位置，而技术人员和专家可以坐在离主席台较远的位置。
这样的安排能够使每个职位的人员更容易进行交流和磋商。
3.互动和交流为了鼓励会议参与者之间的互动和交流，可以将座椅安排成一个圆形或半圆形，以便每个人都可以看到其他与会者，并且更容易进行沟通和讨论。
如果参会人数较多，可以考虑使用折叠椅或移动座位，以适应不同参与者人数的变化。
4.考虑个人偏好有些人有明确的个人偏好，比如喜欢坐在靠窗的位置或是靠近出口的位置。
尽量根据个人偏好进行座次安排，这样可以让参会者感到更加舒适和自在。
此外，对于一些特定的会议，比如人力资源会议，可以根据参会人员的部门或团队进行座次的安排，这有助于促进部门之间的交流和合作。
5.考虑语言和文化差异在国际会议中，参会人员来自不同的国家和地区，他们可能有不同的语言和文化背景。
在座次安排时，应尽量避免将讲同一种语言的人坐在一起，而是将使用不同语言的人坐在相邻位置，这有利于促进跨文化交流和理解。
6.考虑特殊需求有些参会者可能有特殊需求，比如有身体不便的人需要靠近洗手间或电源插座的位置，或是需要使用无线传输设备的人需要靠近信号源的位置。
在座次安排时，要考虑到这些特殊需求，以确保每个参会者都能够得到适当的安排和关注。
总结合理的座次安排对于会议的顺利进行和参会人员之间的有效沟通至关重要。
会议会谈座次安排及注意事项供参考
会议会谈座次安排及注意事项供参考会议和会谈的座次安排及注意事项是组织会议时必须考虑的重要因素之一、合理的座次安排可以促进会议的顺利进行，提高与会人员的参与度和讨论效果。
下面是一些关于会议和会谈座次安排及注意事项的参考建议。
一、座次安排1.主持人座位：主持人通常坐在会议桌的中央或靠近屏幕/投影仪的一侧，以便更好地掌控会议的进程。
主持人的位置应该显得威严和权威。
2.领导者座位：如果有多位领导者参加会议，他们通常会被安排坐在主持人旁边，以示尊重和重要性。
如果有高级官员参加会议，他们可能会被安排坐在主持人的对角线上。
3.技术支持人员位置：如果会议需要技术支持人员，他们应该被安排坐在靠近屏幕/投影仪的位置，以便他们能够随时处理技术问题。
4.参会人员位置：会议的参会人员应该分成两排坐在会议桌两侧，以便方便互相交流和讨论。
5.特殊嘉宾位置：如果有特殊嘉宾参加会议，他们可能会被安排坐在主持人旁边或特别的位置，以示尊重和重要性。
6.屏幕/投影仪位置：如果会议需要使用屏幕或投影仪展示材料，它们应该被放置在会议空间的中央，以便所有参会人员都能够清楚地看到。
二、注意事项1.提前通知与会人员：在会议前适当的时间内，应向所有与会人员提供座次表或座次安排的信息，以便他们能够提前了解座位安排并准备。
2.保持会议空间整洁：在会议开始之前，必须确保会议空间干净整洁，没有杂物或垃圾，以提供舒适和专业的会议环境。
3.确保设备正常工作：在会议开始之前，应测试屏幕、投影仪和音响等设备，以确保它们能够正常工作。
如果需要技术支持，要确保技术支持人员在会议期间可用。
4.注意会议桌上的饮品和食物：如果会议提供饮品和食物，应放置在会议桌或会议空间附近的特定位置，以便与会人员方便获取，但不妨碍座位和会议进行。
5.维持会议纪律：主持人在会议开始前应宣布一些基本的会议规则和注意事项，如禁止使用手机、尊重他人发言、遵守会议时间等。
6.确保所有与会人员参与到会议中：主持人应确保所有与会人员有机会参与会议讨论，鼓励提问、发表意见和分享经验。
会议座次安排及礼仪
会议座次安排及礼仪会议座次安排及礼仪 座次礼仪是指在各种宴会的座次安排中需要遵循的⼀系列礼仪规范。
接下来⼩编搜集了会议座次安排及礼仪，欢迎查看，希望对⼤家有所帮助。
会议座次安排 1、长⽅形会议桌 这种会议桌适⽤于内部会议或者双边谈判的现场。
进⾏内部会议时，职务最⾼的⼈应该位于短矩形边的⼀侧，并且应该⾯门⽽坐。
进⾏双边谈判时，双⽅可分别坐于桌⼦长边的两侧。
各⽅职位最⾼者应在⼰⽅居中的位置，职位排在第⼆位的⼈坐在他的右边，第三位者坐左边，依次排列。
2、椭圆形会议桌 适⽤于内部会议，职务最⾼的⼈应该位于椭圆形会议桌的⼀头。
3、U字形会议桌 适⽤于内部会议。
4、圆形会议桌 适⽤于回避座次概念的内部会议或者多边谈判。
圆桌会议刻意体现与会⼈员平等互利的原则，淡化了尊卑概念。
5、设有主席台的会议桌 内部⼤型会议或者对外新闻发布会⼀般采⽤这样的会议形式。
主席台座次排列为前排⾼于后排、中间⾼于两边、右边⾼于左边。
主持⼈的位置可以在前排中间也可以在最右端，发⾔席在主席台正前⽅或右前⽅。
台下与会⼈员与主席台⾯对⾯，遵循同样的座次原则。
6、特殊情况 会见：官⽅或正式会见时，可以安排宾主并排⽽坐，客⼈坐在右侧。
主客随⾏⼈员分别在两侧就坐，与宾主双⽅呈U字形。
茶话会：茶话会⼀般不针对具体的商务事宜，主要以联谊和沟通为⽬的，是商务⾊彩⾮常淡薄的⼀种会议形式。
因此，茶话会可以不讲究座次礼仪，以便于⼤家交流为主。
在室内，可以将椅⼦围成⼀圈，或者直接采⽤圆形会议桌，⼤家随意就座。
在室外，座位可以随意调整，营造舒适、⾃由的交流空间。
会议礼仪 1、会议准备 现代化的`会议离不开各种辅助器材，在召开会议之前，就应该把各种辅助器材准备妥当。
2、桌椅、名牌、茶⽔ 桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的⼈数较多，⼀般应采⽤报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的⼈⽐较少，⼀般采⽤圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会⼈员⽅便就座。
正式会议接待的座次排列
正式会议接待的座次排列会议或接待时排座次、摆名签，一是体现主次之分;二是便于领导对号入座，避免上台之后互相谦让。
会议座次排列主要分以下几种情形：1、一般大型会议主席台的座次排序根据中国人的传统习惯，一般遵循“左为上，中为上，前为上”的原则。
单排排列方法是：当领导同志人数为奇数时，1号首长居中，2号首长排在1号的左边，3号首长排在右边，其他按一左一右依次排列。
当领导同志人数为偶数时，1号、2号首长同时居中，1号首长排在居中座位的左边，2号首长排右边，其他仍按一左一右依次排列。
如果主席台设两排以上，一般遵循“前为上、后为下”的原则。
2、接待来宾时的座次排序接待领导和来宾时，一般在小型会议室，会议桌是长条形或椭圆形，主方和客方相向而坐。
如会谈桌一侧朝向正门，则主方坐背门一侧，客方坐面向门一侧。
即远离门口一方为上。
注：a为上级领导或来宾席，b为主方席;当a为外宾时，a3与b3分别为客方与主方译员。
如会谈桌一端朝向正门，即纵向摆放，则以面向门方向为准，左侧为客方，右侧为主方。
3、座谈会的座次排序召开座谈会一方是参加会议的领导，一方为参加会议的人员。
会议场所与接待来宾相似，排列也与其相仿。
如会议桌一侧朝向正门，则参加会议人员坐背门一侧，领导坐面向门一侧。
如会议桌一端朝向正门，即纵向摆放，则以面向门方向为准，左侧为参会领导，右侧为参会人员。
3、沙发室座次的排序沙发室坐席的排列，主方与客方分坐左右两侧，客方坐在左侧，主方坐在右侧。
注：a为上级领导或来宾席，b为主方席。
如果是接待外宾，则客方坐在右侧，主方坐在左侧。
如需译员、记录，则分别安排在主宾和主人的身后。
注：a为主方席，b为客方席。
4、集体合影时的座次排序集体合影的人员排序与主席台的排序相同。
[正式会议接待的座次排列]。
会议会谈座次安排及其注意事项
会议会谈座次安排及其注意事项会议和会谈座次安排及其注意事项是组织和管理会议的重要部分。
座次安排可以确保会议的高效进行，并为参与者提供更好的交流和互动机会。
以下是一份供参考的材料，涵盖了会议和会谈座次安排的内容和注意事项。
一、会议座次安排的目的和原则：1.目的：会议座次安排的主要目的是为了提高会议的效率和质量，使参与者能够更好地交流和分享意见。
2.原则：座次安排应尊重参与者的身份、权力和专业能力，鼓励互动和合作，避免冲突和偏见。
二、会议座次安排的方法和技巧：1.根据参与者身份和职位进行座次安排：根据参与者的身份和职位安排座次，例如将主持人和重要决策者坐在会议桌的中央或前排，其他参与者根据职位和重要性进行分配。
2.进行预订座位：提前预订座位，以便会议开始时参与者能够迅速找到自己的位置，避免混乱和延误。
3.安排参与者之间的空位：在参与者之间预留足够的空位，以便他们能够自由交流和互动，避免拥挤和尴尬。
4.将专业相关的人员坐在一起：将具有专业相关性的人员坐在一起，以便他们可以更好地共享信息和知识，并促进合作和讨论。
5.考虑人际关系和相互熟悉程度：尽量避免将关系紧张或相互不熟悉的人坐在一起，以免会议气氛不佳或产生冲突。
6.考虑参与者的需求和便利：根据参与者的需求和便利性进行座次安排，例如将需要使用电源和网络连接的人坐在靠近插座的位置。
三、会议座次安排的注意事项：1.提前通知参与者：提前通知参与者座次安排，以便他们能够提前做好准备，找到自己的座位。
2.留出足够的空间：确保会议桌和座椅之间有足够的空间，以便参与者可以自由移动和舒适地坐下。
3.考虑视线和听力：确保参与者的座位能够看到主持人和屏幕，并听到发言者的声音，避免座位位置对发言者造成视线和听力上的困扰。
4.提供必要的工具和材料：根据座次安排，提供必要的工具和材料，例如会议议程、文件资料和笔记本等，以方便参与者使用。
5.为特殊需求人员提供适当安排：对于身体有特殊需求的人员，如身体残疾人士或视力障碍者，提供适当的辅助设施和座位安排。
会议座次礼仪大全
会议座次礼仪大全一、正式商务会议1.主持人：坐在会议桌的中央位置，背对门，面向与会者。
2.主要发言人：坐在主持人的左侧，是会议的核心人物。
3.次要发言人：坐在主持人的右侧，负责配合主要发言人的发言。
4.客户代表：坐在主持人的旁边，以显示尊敬和重视。
5.主要来宾：坐在主持人的左右两侧，表示对他们的尊重和欢迎。
6.普通与会者：坐在离主持人较远的位置，根据与会者的身份和地位来安排座次。
7.分组讨论：安排成小组，每个小组有一个负责人，负责人坐在小组的正中央。
8.工作人员：站立在会议室的入口处，负责接待来宾和提供必要的协助。
二、圆桌会议1.座位设置：圆桌的位置尽量靠窗户，门口的位置给重要来宾。
2.主持人：坐在圆桌的中央位置，面向与会者。
3.重要来宾：坐在主持人的左右两侧，显示对他们的尊重和关注。
4.相关领域专家：分散坐在圆桌的各个位置，以便与会者能够方便地与他们交流。
5.普通与会者：按照重要性和地位来安排座次，尽量保持均衡。
6.工作人员：负责接待来宾、提供必要的协助，不参与圆桌会议的座次安排。
三、高级领导会议1.会议主持人：坐在会议桌的一端，面向与会者。
2.高级领导：坐在主持人的旁边，以显示对他们的尊重和重视。
3.其他高层管理人员：根据职位和地位来安排座次，坐在高级领导的周围位置。
4.普通与会者：按照职位和地位来安排座次，坐在靠近会议桌两侧的位置。
5.工作人员：负责接待来宾、记录会议内容和提供必要的协助。
四、团队讨论会1.座位设置：U形或V形的座位布置方式，以方便与会者进行交流和讨论。
2.主持人：在U形或V形的座位布置中，坐在前排的中央位置。
3.团队成员：按照工作任务和职责安排座次，可以让相关领域专家坐在前排。
4.记录员：坐在靠近主持人的位置，负责记录会议内容。
5.工作人员：负责接待来宾、提供必要的协助，不参与团队讨论会的座次安排。
五、外事接待会议1.座位设置：安排成宴会桌的形式，可以选择圆桌或长方形桌。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
会议的安排方式和座次安排（一)安排方式：这里有几种方法来处理会议的团体住宿，最简单的方法是由与会者自己安排宿，但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，如果不事先保留房间，会产生下列问题:1．遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使与会者住在距离会场较远的地方。
2．与会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的能力。
3．会场租金可能较高(如会场也在饭店)，通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。
(二)住宿程序：一旦预订的房间决定后，决定用哪4种基本住宿程序是你需要的：1．告诉饭店所有与会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。
2．告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。
3．经由专业会议服务公司代为处理。
4．经由主办单位的住宿组人员负责。
(三)预定会议住宿的方式：会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。
订房卡：如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡，是免费的。
主办单位随同会议通知寄上订房卡再由与会者直接向饭店订房。
这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误，通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认，另外也可以注明有任何税金或服务费。
另外还有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓励与会者尽早预订。
截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。
住宿单：住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付房间费。
将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写陪同人员名字，希望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告诉饭店收款方式，内容包括：1．注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。
2．注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。
3．房间只保留到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。
4．要求饭店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他们。
一旦房数被确定后，住宿局／观光局会提供你一份饭店资料，让你参考与选择，然后再由主办单位与饭店业务代表谈房价。
如果可能，最好实际去看一下使用饭店房间的设备，这不但有助于你房价的讲价，同时提出一些与会者可能会问的问题，请饭店人员答复，同时也可以了解饭店预订作业和前台服务情形。
特别预订：有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的人或团体，并给予特别处理，例如：总计预订400间，40间为vips(贵宾)使用，其余360间为与会代表，使用特别预订是因为有些记者和参展商都要特别小心接待。
详细与饭店业务代表讨论细节，并诉诸文字，彼此要了解：1．特别预订多少房间，什么类别和房价。
2．预订的作业程序。
3．什么时限内未使用的房间转到一般预约中。
在决定特别预订前，可能需要不同表格，对参展厂商的表格可以用不同颜色或注明特别截止日，对于贵宾(vips)则注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。
工作人员房间预订和免费房间：在一般与会者住宿安排开始前，先分派好工作人员住宿和免费房间。
一般来说工作人员及免费房间的住房表直接送给饭店业务人员，包括名字和地址、职称或注明他(她)在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是免费房间，由谁支付房间费和附带费用(如电话、洗衣等)。
工作人员所住的房价通常会提供较优惠价格，来降低主办单位的成本。
最好注明他们的身分，因为饭店经常根据你这份住房表提供贵宾(逮vips)特别礼遇(如送水果、小礼物等)，你可能也希望将确认函直接给你，由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。
(四)住宿表格的内容：住宿表格通常由会议筹办人草拟、由主办单位印制，但准备表格前先确认有关作业原则，例如截止收件日、确认回函寄给主办单位或饭店、是否接受电话询问。
虽然有些住宿表格对某一特定团体要求一些额外资料，一般标准表格包括下列内容：1．主办单位名称。
2．会议名称。
3．会议日期。
4．会议地点。
5．收件截止日期。
6．确认函回信地址。
7．各饭店的房价。
8．税金明细。
9．饭店的地理位置图。
10．注明项目：(1)选择饭店偏好。
(2)哪种类型房间。
(3)订房人名字。
(4)抵达日期时间。
(5)离开日期。
11．注明订金支付。
12．注明有关取消和更改处理方法。
13．注明什么时候由谁寄发确认函。
14．注明接受或不接受电话询问和预订。
15．如果接受信用卡注明哪种信用卡、号码、到期日和签字。
16．填写名字、地址、电话以便寄确认函。
17．为了避免误解，如果在表格中没有注明房间类型时，最好提供住宿资料。
(1)单人房：一个人住，一张床。
(2)二人房：两个人住，一张床。
(3)双人房：两个人住，二张床。
(五)作业程序：基本上住宿安排是相当复杂与耗时间的工作，记录有关各类房间的存量，回答各种问题，解决个人住宿问题以及将住房报告转给饭店与会议筹办人，所有作业程序务必尽量快速与准确。
最好去拜访饭店，熟悉他们的作业程序，例如如何处理截止日以后的住房预订。
场地视察：如果决定自行处理住宿，则工作人员一定要对于使用饭店的设备特别了解，要带领负责住宿的工作人员到饭店，由各饭店业务人员一一介绍，以便到时候回答与会者的问题。
确认：通知与会者收到他们的住宿表格和确认他们的房间，有些主办单位并不通知与会者收到他们的住宿表格，而是由饭店直接寄发确认函。
最好收到住宿资料时立即寄发收到通知，因为有些饭店比较晚才寄发确认函。
经常从会议筹办人那里听到的抱怨是为什么一段时间还没有收到确认。
这时候与会者已经打长途电话到主办单位询问或者已打电话到他第一选择的饭店去查询，也可能他第一选择的饭店没分配到，与会者会接二连三打电话询问他房间分配的情形，因此回函通知或尽快确认房间可减少长途电话的催询。
另外如果你能尽速处理也可以减少询问的电话，为了减少不必要的电话，最好注明在收到住宿表格后多少天内回复。
住宿报告：所谓住宿报告是在一段时间内各饭店订房情形的摘要，在报告中显示总计预订多少间饭店、每个饭店多少房间、多少间房间已经被订、还有多少间没有被订、多久才提供一次住宿报告。
所提供的名单可按照与会者名字、国家、单位、到达日期或地理位置排列。
大会结束后，会议筹办入应会提供一份完整的各饭店住宿报告，也可要求各饭店提供他们的住宿报告相互对照，看看有多少人临时取消和no-show以及有哪些人最后才直接向完成房间预订一旦决定了使用的饭店，饭店订房表格和住宿作业单会寄给各饭店。
饭店的合约书中详细记载了价格和房间类型，为了使作业有效率，饭店给的价格要确定，而不是在某个价格范围之间。
很多饭店不熟悉主办单位住宿委员会作业方式，因此附上详细说明给饭店，这样饭店就能知道，所有订房和取消还是要转回来。
取消订房可以重新分配，尽量使订房保持原来预订的。
只有住宿委员会有权接受订房，如果饭店也接受订房会造成重复现象，这是会议筹办人的麻烦。
(六)住宿服务：大型国际会议参加人数高达上千人甚至于有上万人的会议，预订房间是相当耗时又耗人力的工作，在国外有住宿局(housingbureau)协助，住宿局通常在会议局下面，专门提供国外与会者住宿方面协助，由于属于政府机构，因此可提供免费服务，但不是每个国家都有住宿局。
有些国家有住宿服务公司，可提供住宿服务，但要支付服务费。
如果没有以上两种服务，主办单位必须自行成立住宿委员会来处理国外与会代表住宿事宜，以下分别针对这三种服务内容做说明。
住宿局：通常大型会议才会使用住宿局的服务，有些国家没有住宿局，但是也有当地观光局可提供这项服务，而这项服务也通常免费，会议局提供这项服务的前提是至少要使用某一定数量的饭店。
例如，至少使用3间饭店和3000间房间。
而少于这个数目建议你使用住宿卡直接由饭店负责。
但是仍然有例外情况，观光局会同意负责住宿方面事项。
首先你要提供下列资料：1．过去订房数量(实际房间数与预定房间数)。
2．预期需要多少间房间。
3．抵达与离开的情形。
4．成本考虑(与会者对预算的考虑)。
5．对位置的偏好(大部分饭店与会场彼此在步行范围内)。
6．如果现在的与会者有不同于以前的偏好时，告诉观光局。
注：台湾没有住宿局，而观光局也因为人力有限，无法提供上项服务。
住宿服务公司：在国外有一些公司提供住宿服务，大部分是旅行业者，他们将机票、饭店住宿变成一个travelpecdage；但是也有一些公司专门提供住宿服务并不牵涉旅游。
但是这种服务公司是要收费的。
基本服务内容：处理住宿卡(表格)、确认函、报表，有些公司可安排会后住宿，这通常不包含在订房报告，并提供人员在会议现场服务，以确定住房(check-in)与退房(check-out)顺利进行。
在台湾仍由主办单位自行处理或交给会议筹办人代为与各饭店接洽。
自行成立住宿委员会：以上两种住宿服务比较适合大型国际会议，但是对中小型会议，仍然要提供国外与会者住宿服务，因此要自行成立住宿委员会。
虽然如此，有些主办单位对于大型国际会议仍然自行成立住宿委员会，为何如此?有几个因素：全盘控制住宿程序，立即掌握各饭店住房情形，立即掌握免费房间数目，最重要的还是直接服务客户，如果会员中有任何问题或特别需求可以立即处理。