实物档案管理办法
实物档案管理规定
实物档案管理规定本校实物档案是在教学、科研、外事和学校管理等各项活动中产生的具有保存价值的物品，是我校全部档案的组成部分，是我校各项活动真实、形象、直观的记录。
它的保存与展示，为学校教育和历史研究提供了珍贵的史料，也是对广大师生员工进行爱校教育和对外交流的窗口之一。
为将具有保存价值的实物能够完整、系统地归档保存，更好地提供利用，特对实物档案的管理作如下规定：一、实物档案的归档范围及保管期限1、上级领导来校视察、指导工作时的题词、赠言手迹。
2、出席在我校召开的各种重要国际、国内学术会议的有关领导及国内外友人的题词、赠言手迹、重要会议签到册等。
3、我校团体和师生员工在校内外获得的各级各类奖杯、奖状、奖章等奖品及荣誉证书。
4、友好单位或个人赠送给我校的反映重要活动的锦旗、赠匾等纪念品。
5、境内外友好单位和友好人士及校友赠送给我校的礼品、纪念品。
6、我校各个历史时期的证件和徽章样品，如工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、纪念章、纪念册及其他证书等。
7、我校师生员工创造发明、勤工俭学制作的实物及模型等。
实物档案的保管期限分三种，重要的定为永久保管，一般的定为长期或短期保管。
二、实物档案的归档实物档案的归档必须完整、系统、准确，各有关单位或个人应及时反映学校重要活动和对国家重要贡献的实物档案移交给学校档案室统一管理。
移交时要附有说明词，包括：活动的主题、时间、地点（地区）、人物等。
1、凡属上级领导来校视察、指导活动产生的实物档案，归口由校长办公室或有关职能部门向学校档案室归档。
2、反映学校及校际间各项活动的实物档案，归口由有关职能部门向学校档案室归档。
3、反映学校外事活动的实物档案，归口由主管外事工作的部门或接待部门向学校档案室归档。
4、反映教学、科研、科技开发活动的实物档案，归口由有关职能部门向学校档案室归档。
5、反映个人活动的重要实物档案，由本人随时向学校档案室归档或由学校向个人征集。
三、实物档案的管理（一）分类编号1、根据实物档案的内容、特点，编制用于档号的二级类目代号简表。
实物类档案管理归档细则
实物类档案管理归档细则为了做好实物类档案的整理、归档、保管工作，依据《山西医科大学档案管理办法》制定本细则。
一、基本原则1、本细则所称的实物档案，是指学校在过去和现在从事教学、科研、医疗、管理、学术活动，以及社会交往中直接形成的对学校和社会有珍藏价值的各种形式的实际物品。
2、实物档案实行分级注册，分层管理的原则。
凡具有反映学校特色和从社会各方面收集来的具有保存价值的实物档案，集中存放在档案馆；具有各部门局部特色和保存价值的实物档案存于各部门。
3、凡属个人非公务活动中形成的能反映学校重大活动、重要人物、具有保存查考价值的实物材料，学校鼓励个人向学校档案馆捐赠，或由学校征集。
4、凡归档的实物档案必须要有相应的文字说明，材料完整齐全二、归档范围1、学校从事教学、科研、医疗等各项工作取得重大成果所获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗和证书等受奖物品。
2、各种证书，包括荣誉证书、认可证书反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书和校徽、纪念证章等（样品）等3、国内外各项活动中学校接受的纪念品，包括纪念册（杯、画、章、币、盘）、领导题词及其它馈赠礼品等。
4、历任书记、校长在工作中使用过，有保存价值的用品、社交活动纪念品及签名用章。
5、学校及各部件改用新章后替下的旧章三、整理原则和方法：1、以物件为立档单位，一件一号。
2、统一编号、装盒、上柜、集中保管，实物不能装盒的，可分散存放在阅览室资料柜之内。
3、按锦旗、证书奖状、奖杯奖牌等三个属类颁发时间先后各编流水号。
4、用纸填写上档号，贴在背面右下角。
5、按中央、省、市、区、镇（街）、系统单位等分保管期限。
6、将各类分别拍成照片，按照片档案分类保管。
7、按内容划分保管价值，分别鉴定保管期限，一般为永久、长期、短期三种。
8、实物档案作专门档案单独保管。
四、归档时间与移交1、各部门应按上述归档范围将本部门或个人收到的实物在收到后一个月内移交学校档案馆保存。
2、校庆及我校各种重大活动中接收或形成的礼品由活动组织者在活动结束后一个月内交学校档案馆。
中学实物类档案管理办法
中学实物类档案管理办法
是指对中学中的实物类档案进行管理的一系列操作和规定的文件。
以下是一份可能的中学实物类档案管理办法的内容：
1. 实物类档案的定义：包括学校办公室、教室、实验室、图书馆等部门或场所中的各类实物档案，例如纸质文件、图书、实验器材、电脑等。
2. 实物档案的归档：根据档案的性质、用途和目的，将实物档案进行分类和归档，确保档案可以有序地被查阅和使用。
3. 档案的标识和编号：对实物档案进行标识和编号，包括给档案制作档案封面、标签或标示，并在档案目录中进行登记。
4. 档案的存储和保管：根据档案的特点和需求，选择合适的存储和保管方式，如有条件的情况下应设立专门的档案室，采用专门的存储设备和控制措施，确保实物档案的安全和完整。
5. 档案的借阅和归还：对实物档案的借阅和归还进行管理，设立相应的借阅手续和登记程序，确保档案的正常借阅和归还，以及档案的流转和安全。
6. 档案的更新和销毁：对实物档案进行定期的更新和清理，删除过时和无用的档案，确保档案的信息及时更新和整理，避免档案的堆积和混乱。
7. 档案的保密和安全：对涉及个人隐私和机密信息的实物档案，要采取相应的保密措施，确保档案的安全和机密不被泄露。
8. 档案的修复和整理：定期对实物档案进行修复和整理，确保档案的保存和使用价值，延长档案的寿命。
9. 确保档案的合法性：对实物档案的收集、保管和使用，要遵守相关的法律法规和规定，确保档案的合法性和真实性。
10. 统计和报表：对实物档案进行定期的统计和报表，对档案的使用情况和管理效果进行评估和分析，为档案管理的改进提供依据。
实物(荣誉)档案管理办法
XX公司实物（荣誉）档案管理办法为加强实物档案的管理工作，使实物档案管理科学化、规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，总公司《档案管理办法》的规定，结合XX公司（以下简称公司）实际，制定本办法。
第一条本办法所称实物档案，是指公司以及员工个人在其工作活动中形成的有保存价值的以物质实体为载体的物品档案，其中包含公司以及员工个人职务活动而获得各级机关、组织、社会团体颁发的有保存和利用价值的荣誉档案。
第二条实物档案的归档范围（一）公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。
（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给公司的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。
（三）公司对外交往中获赠的重要纪念品。
（四）公司组织的各种重大活动中形成的纪念品。
（五）公司成立以来使用过的牌、匾。
（六）员工职务活动中获得的奖状、证书、奖杯、奖牌等，归档员工个人所有；公司档案室留存复印件和照片。
（七）其它有保存价值的实物。
第三条实物档案的归档要求（一）对属于归档范围的实物，各部门应及时向档案室归档，集中管理。
任何部门或个人不得据为已有。
移交接收的办理参见公司《档案管理实施细则》（二）应归档的实物形成后及时归档，随办随归；由建档人向公司档案室移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案室拍照登记，再办理借用手续。
（三）归档的实物要保持完整、清洁，不得有缺损、污染。
任何部门和个人不得擅自将实物档案损坏、私存或转送他人。
（四）归档的实物应当拍照归档并建立目录。
（五）本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。
第四条实物档案的保管期限实物档案的保管期限为永久和定期两种。
永（50年以上）久、定期30年、定期10年。
第五条实物档案的整理（一）归档实物的分类归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。
归档实物分为荣誉档案类和其他纪念类两大类，荣誉档案再分为证书、奖状类，奖杯、奖牌、锦旗类，其他类型奖品类。
档案管理办法
档案管理办法
为加强档案管理，结合本公司实际情况，采取集中与分散相结合，以集中管理为主，确保各类档案的完整与安全，特制定本办法。
1、公司办公室负责公司档案的管理工作。
2、公司各部门及时将办理完毕、具有保存价值的文书、建设项目、实物、声像等文件材料，及时整理、立卷，定期归档。
归档时，应填写档案目录一式两份，经双方清点核对无误后，双方在《文件交接记录表》上签字。
3、查阅、使用档案者，应严格履行审批手续，在档案室填写借阅登记，经公司领导批准签字后方可借阅。
4、档案复制时，由档案人员进行，与使用所查内容无关的档案不准复制。
5、在对档案进行使用期间，有下列情况之一者，应立即将档案归还给档案室：
（1）工作调动者、辞职者等；
（2）请假超过一周者；
（3）档案室因工作需要需收回时。
6、使用者归还档案时，档案室应对借出档案进行清点，若借出档案发生遗失或损坏，应及时采取弥补措施。
并填写《档案归还登记表》进行记录。
7、装订成册的档案，不可随意放置，下班前一律收回档案室，不得在办公室过夜。
8、查阅或使用档案人员进出档案室应当由办公室人员陪同，不得私自查档或使用。
中国人民银行办公厅关于印发《中国人民银行实物档案管理办法》的通知
中国人民银行办公厅关于印发《中国人民银行实物档案管理办法》的通知文章属性•【制定机关】中国人民银行•【公布日期】2005.07.20•【文号】银办发[2005]182号•【施行日期】2005.07.20•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】银行业监督管理正文中国人民银行办公厅关于印发《中国人民银行实物档案管理办法》的通知（2005年7月20日银办发[2005]182号）中国人民银行各分行、营业管理部，省会(首府)城市中心支行，大连、青岛、宁波、厦门、深圳市中心支行，直属企事业单位：为加强中国人民银行实物档案管理，实现实物档案收集、整理、保管、利用的规范化，使实物档案资源服务于人民银行的各项工作，根据《中国人民银行档案管理规定》，总行办公厅制定了《中国人民银行实物档案管理办法》。
现印发你们，请遵照执行。
一、各单位要根据本办法规定的实物档案归档范围，立刻着手开展实物档案的收集工作。
二、在收集实物档案过程中，对捐赠珍贵实物档案的个人和单位，要给予表彰和鼓励。
对于一些个人收藏的或流失在社会上的确有价值的珍贵实物档案，可采取收购或征购的方式进行征集。
附件中国人民银行实物档案管理办法第一章总则第一条为加强中国人民银行实物档案史料的研究、管理，实现实物档案收集、整理、保管、利用的规范化，使实物档案信息资源服务于中国人民银行的各项工作，。
根据《中国人民银行档案管理规定》(银办发[2004]259号)规定，制定本办法。
第二条本办法所称实物档案是指中国人民银行在各个历史时期的各项工作中产生的具有特殊史料价值、需永久保存的各类物品。
实物档案是中国人民银行历史发展的见证，是进行行史研究的第一手资料，也是中国人民银行档案全宗的重要组成部分。
第三条各单位应重视和加强对实物档案管理工作的领导，保证实物档案收集齐全，归档及时，保管得当，防止实物档案散失。
第四条本办法适用于总行、各分支行及直属企事业单位(以下统称：各单位)。
声像档案 实物档案的管理办法
声像档案实物档案的管理办法1.声像档案定义声像档案，是指反映本企业在职能活动中形成的，具有保存价值的，以音像、影像等方式记录信息，以感光、磁性和激光材料为载体形式，并辅以文字说明的历史记录，主要包括磁带（录音磁带、录像磁带、数字磁带等）、硬磁盘、胶片光盘、照片（普通照片及底片、数码照片）、光盘（CD、VCD、DVD）等。
2.实物档案定义实物档案，是指除传统纸质档案、现代化新型载体档案之外，记载本单位各项重要活动的具有保存价值的实体形态档案及与之相关的文字说明材料。
各单位在工作中都会形成一些具有保存价值的实物，包括证书、锦旗、奖章、奖状、奖牌、奖杯，失效的印章，著名人物的题词、书画、外单位或个人的赠品等。
这些实物具有形体直观、形式多样，保存价值高的特点。
要使这些实物发挥更大的作用，就必须对其进行科学的整理。
3.声像档案、实物档案的内容与范围（1）反映本企业各项工作的重要会议及企业主要领导重要讲话的声像档案。
（2）反映各级领导及外国贵宾视察本企业工作的声像档案。
（3）本企业领导参加重大公务活动、外事活动、深入现场调查研究的重要活动的声像档案。
（4）记录本企业重大事件、重大案件的声像档案。
（5）反映本企业重大工程项目原始地、开工典礼、施工质量、竣工及评优（国优、部优、鲁班奖等）的照片、音视频及相关文字材料。
（6）本企业接受的国际、省际间的重要礼品、标志物品、纪念品、字画、实物等。
（7）本企业在各项活动中被授予的奖杯、奖旗、奖牌、证书等实物。
（8）本企业历史沿革中失效的印鉴及其它有保存价值的特殊载体档案。
（9）其它有保存价值的声像材料和实物档案。
4.声像档案、实物档案归档及保管要求（1）声像档案应先由承办部室进行整理并编写说明，详细记载时间、地点、人物、活动内容、背景、摄录人等六要素，用以揭示声像材料所反映的全部信息。
于形成年度的次年上半年前向档案管理部门移交，归档上架或归入声像档案专柜。
（2）各单位、各部室及个人应在获得实物档案一个月内，在本单位展出或向领导展示后，按“类别·年度-保管期限-机构-件号”进行编号，整理登记，及时向档案室移交。
实物档案管理办法
实物档案管理办法1主要工作依据1.1《中华人民共和国档案法》1.2《企业档案工作规范》DA/T 42-20091.3《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第10号) 2管理职责2.1档案部门是实物档案归口管理部门。
负责本单位实物档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本单位相关业务部门实物档案的形成、积累和移交工作。
2.2相关业务部门应负责本部门实物档案的形成、积累和管理，并在档案部门的指导下，完成实物档案的整理和移交。
3归档要求3.1归档范围反映本单位重要职能活动和重要工作成果的实物档案，都在收集范围之列。
3.1.1本单位在各种公务活动中所获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、光荣册等;3.1.2公务活动中获赠的纪念品;3.1.3上级领导、知名人士的题词、字画、工艺品等;3.1.4本单位自形成以来使用过的牌匾、各种重大活动中形成的纪念品。
3.1.5其它有保存价值的实物。
3.2归档时间对具有保存价值的实物档案，应及时移交档案部门归档，一般不应跨年度。
由于特殊原因应归档的实物确实需要在有关部门保留一段时间的，应先移交档案部门，再办理借用手续。
3.3归档原则3.3.1任何部门和个人不得将应归档的实物据为己有或转赠他人。
归档的实物要保持干净、整齐、无破损。
3.3.2个人在公务活动中获得的奖杯、证书、纪念品等实物档案由个人保管。
3.3.3各业务部门归档的实物应先拍照或者扫描，电子文件对应实物一同移交档案部门。
3.4归档份数归档的实物档案一般一式一份。
3.5移交手续实物档案归档时，移交人填写《实物档案移交(接收)登记表》 (见图1)，注明实物档案的题名、颁发单位、颁发地点、获奖单位、获奖时间、类型、移交时间等相关信息，经档案人员核查后，双方才能办理签字手续。
各留存一份以备查考。
4整理4.1整理原则4.1.1实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。
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实物档案管理办法
-标准化文件发布号：（9556-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII
实物档案管理办法
1 目的
为加强公司实物档案管理，进一步理顺和规范实物档案归档程序和管理机制，更好地开发利用实物档案，制订本办法。
2 范围
本办法规定了实物档案归档、整理、保管与利用的一般要求。
本办法适用于公司各类实物档案的管理。
3 术语
实物档案
是指公司在各项工作中形成的具有保存价值的不同形式的实物，主要包括荣誉证明、公务活动礼品、物证、书画文稿等类别。
4 职责
4.1各单位负责本部门实物档案的形成、积累、整理与归档。
4.2综合部档案室（员）负责实物档案的收集、保管与开发利用。
5 管理内容与要求
5.1 实物档案的归档要求
5.1.1 归档范围
5.1.1.1 荣誉证明类：公司或职能部门获得的公司级以上的奖牌、证书、奖杯、奖状等各种荣誉证明。
5.1.1.2公务活动礼品类：公务活动中公司或职能部门接收的有纪念意义的工艺品、字画以及其它具有特色的物品。
5.1.1.3物证类：反映和佐证本单位重大活动、重大事件的有纪念和凭证作用的物品。
5.1.1.4书画文稿类：领导人和著名人物的书法、绘画、著作、题词及其他手迹。
5.1.1.5 其它有保存价值的实物。
5.1.2 归档时间
各职能部门将获得的属归档范围的实物档案随时送综合部办公室进行价值鉴定，确有保存价值的，由办公室统一于次年1月20日前归档。
5.1.3归档单位必须填写移交清单一式两份，经档案室（员）检查验收合格后，办理盖章、签字移交手续。
5.1.3 归档要求
5.1.3.1归档文件材料必须完整、准确、系统，层次分明，符合形成规律。
5.1.3.2归档文字材料在形成时，要求采用A4纸张，书写时左侧留出25mm宽的空白处（装订用），使用碳素或蓝黑墨水书写，字迹清楚整洁。
5.1.3.3图样材料依据国家规定的标准图幅，按新的绘图规则绘制。
归档的文件资料必须是原件，竣工图一定要与实物相符，各项签字手续完备，每张竣工蓝图要加盖竣工章。
归档的图纸，当实物发生改变或补充时，图纸也应同时进行修改和补充。
5.2 实物档案的整理
5.2.1 实物档案的整理遵循有利于保管和便于提供利用的原则。
5.2.2实物档案应按物品种类、年度和接收时间进行排列，以“件”为单位流水编号，并将档号标示在实物档案上。
5.2.3实物档案编号
S W·××·××××·×
件号
年度代号
二级类目号
一级类目号
类目代码：SW-实物档案；二级类目号：01-荣誉证明类、02-公务活动礼品类、03-物证类、04-其它类，书画文稿类执行新闻书稿类编号。
5.3 实物档案的保管
5.3.1 实物档案整理完毕后，要编制实物档案总目录。
5.3.2实物档案存放部房应保持清洁。
要配备必要的装具和保护设备，如铁质橱柜、温湿度测试仪、灭火器、空调、防盗门窗等，并采取防高温、防尘、防火、防潮、防盗、防水、防虫、防光、防有害气体等措施，室内温度控制在14℃～24℃之间，相对湿度控制在45%～60%之间。
5.3.3不同类别的实物档案要按档号分别上架排列存放。
5.3.4管理人员对实物档案的保管状况要定期检查，对异常情况要及时进行处理。
5.4 实物档案的利用
5.4.1实物档案原则上不外借，各单位因特殊情况需要借用实物档案的，必须经主管领导批准，办理借用手续。
5.4.2借用实物档案者要妥善保管，不得损坏或丢失。
否则，按《档案借阅制度》有关条款处罚。
5.4.3建立实物档案借阅记录，管理人员要认真填写。
6 检查与考核
本办法由综合部档案室（员）按公司管理考核办法检查考核。
7 相关文件
本办法形成以下记录：
a) 文件和资料移交清单（管理档案归档用）；
b) 实物档案总目录。
文件和资料移交清单（管理档案归档用）
编码: 第页共页
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实物档案总目录
编码：第页共页
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