XX集团公司干部人事档案管理规定

关于印发《XX集团公司人事档案管理规定》的通知各单位、总部各部门：为进一步加强和规范人事档案管理工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用人事档案，更好地为人力资源管理工作服务，为国家积累档案史料，根据国家及上级单位的有关规定，结合公司实际，特制定《XX集团公司人事档案管理规定》。

现予以印发，请组织学习，遵照执行。

特此通知二○一五年十月八日XX集团公司干部人事档案管理规定文件状态第一章总则第一条为加强人事档案管理工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用人事档案，根据《中华人民共和国档案法》，中共中央组织部、国家档案局《干部档案工作条例》及上级单位的有关规定，结合XX集团公司（以下简称公司）人事档案工作实际，特制定本规定。

第二条本规定适用于公司（含各分公司）和下属控股子公司（以下简称各单位）。

第三条人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是人力资源开发工作的主要信息源，是国家档案的重要组成部分。

第四条人事档案工作是干部人事工作的重要组成部分，是贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能，知人善任，为公司发展服务的重要途径。

第五条人事档案工作是公司人力资源管理工作中不可缺少的一个重要组成部分，按照中组部《人事档案工作目标管理暂行办法》、《人事档案工作目标管理考评标准》及《人事档案审核工作检查验收评分表》，实行目标化和规范化管理。

第六条在人事档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保人事档案的完整与安全。

第二章机构与职责第七条公司人力资源部是公司人事档案工作归口管理部门。

主要职责：（一）负责制定公司人事档案管理的规章制度；（二）负责公司总部全体干部员工及各单位经营班子成员的人事档案管理；（三）负责对各单位人事档案业务指导、监督和检查。

第八条公司总部各部门负责对形成或收到的人事档案材料，按要求及时送总部人力资源部归档并履行移交手续。

第九条各单位人力资源部门是本单位人事档案管理的业务部门，主要职责：（一）保管人事档案，为国家积累档案史料；（二）收集、鉴别和整理人事档案材料；（三）办理人事档案的查阅、借阅和转递；（四）及时报送各经营班子成员的人事档案材料；（五）为有关部门提供人事信息；（六）做好人事档案工作的安全、保密、保护工作；（七）推广、应用人事档案现代化管理技术；（八）定期向档案馆（室）移交死亡人员的档案；（九）办理其他有关事项。

第三章人事档案管理要求第十条人事档案的管理范围，原则上与干部管理权限相一致。

不具备保管条件或档案很少的单位，其人事档案由上一级单位管理，或由主管单位指定的人才交流中心代管。

第十一条各单位应对人事档案工作实行集中统一管理。

其主要任务是：（一）不断加强人事档案工作的组织领导，加强教育，提高全员档案意识，不断提高人事档案工作的科学管理水平；（二）了解掌握人事档案工作中的问题，根据上级的有关要求制定相应的管理办法；（三）注意总结和交流人事档案工作经验；（四）派送人事档案管理工作人员进行业务培训。

第十二条各级干部人力资源部门均应建立本单位人事档案。

各级领导干部的人事档案正本由干部主管部门单位管理，副本由干部协管单位管理，一般干部的人事档案可不建副本。

第十三条人事档案工作人员及其在本单位工作的直系亲属的档案，由其所在单位指定专人保管。

第十四条员工辞职、退职、自动离职、被辞退、被开除公职、出国不归、失踪、逃亡以及受刑事处分和劳动教养的，其人事档案按有关规定管理。

第十五条干部退（离）休后（含异地安置），其人事档案由其人事关系所在单位管理。

第十六条干部死亡后，其人事档案按以下办法分级管理。

（一）隶属上级单位管理的干部、全国著名科学家、两院院士和有特殊贡献的英雄、模范人物、知名人士、政府特殊津贴获得者、省部级单位表彰奖励的有突出贡献的科学家及其他全国性奖项获得者，其人事档案由原管理单位保存五年后，按上级单位有关规定移交相关档案馆永久保存。

（二）上述范围以外的其他人事档案，由原管理单位保存五年后，移交本单位综合档案部门或文书档案部门永久保存。

第十七条人事档案管理工作机构及其人员，应按照下列标准配置：（一）管理人事档案的单位应建立档案室；（二）每管理1000卷人事档案的单位应配备1名专职档案管理人员，有业务指导职能的单位应配备相应的业务指导人员；管理200至1000卷人事档案的单位，应配备1名以档案管理工作为主的兼职人员；管理200卷以下人事档案的单位，应明确专人兼管。

第十八条各级干部人力资源部门应注意加强人事档案工作队伍建设，选录政治可靠、作风正派、责任心强、具有大专以上学历的中共党员从事人事档案管理工作并将专兼职管档员纳入本单位人力资源管理体系，原则上其岗位薪酬待遇应与本部门其他员工相当，明确职责、加强考核、兑现奖惩。

人事档案管理人员工作调动时，必须做好档案、档案材料、各类台帐及业务文件等的交接工作，办理相应手续。

第十九条在人事档案管理工作中，各单位应建立十项制度：（一）人事档案的查（借）阅制度；（二）人事档案材料的收集制度；（三）人事档案材料的鉴别、归档制度；（四）人事档案及其档案材料的转递制度；（五）人事档案及其材料的登记与检查核对制度；（六）人事档案保管保密制度；（七）人事档案工作管理人员职责；（八）人事档案送交材料归档制度；（九）人事档案定期盘点核对制度；（十）人事档案信息库数据维护制度。

第二十条在人事档案管理工作中，应建立健全各类人事档案名册，以及档案、档案材料接收登记表，档案、档案材料转出登记表，查（借）阅档案、档案材料审批表及登记表，销毁档案材料审批登记表；“六防”措施检查登记表；温湿度检查记录表；档案检查核对登记表等表册。

各种台帐应管理规范，填写准确，手续完备，登记及时，并与《转递干部档案材料通知单存根》等有关材料一起，长期保存。

第二十一条为持续做好人事档案管理工作，形成长效机制，实行人事档案接收通报工作机制，并纳入对各单位领导班子和领导干部年度考核内容。

航天人力资源部每年根据《公司人事档案接收标准》，向各单位至少通报一次报送档案情况，并提出指导意见。

第四章收集、鉴别与归档第二十二条人事档案正本的内容和分类，按照中组部《人事档案材料收集归档规定》和《公司人事档案分类目录》（见附件）的规定执行。

人事档案副本是由人事档案正本主要材料的重复件或复制件构成，包括：第一类的近期履历材料，其中《干部履历表》一般每3至5年填写一次；第三类的主要鉴定、干部考核材料；第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料；第五类的政治历史情况的审查结论材料；第六类的入党志愿书；第七类的重大奖励材料；第八类的处分及取消处分材料；第九类的任免审批表和工资、待遇、出国审批材料。

第二十三条各级人力资源部门应建立本单位人事档案材料的收集网络，并保持其有效运转，相关规定如下：（一）员工履历表、自传、鉴定、考核、考察、学历、学位、职称、培训、调资审批、转正定级、干部任免、出国审批等材料，由人力资源部负责收集，其他各部门配合。

（二）入党、入团材料、离退党、团和取消预备党员等材料由党工（团）部门负责收集，各支部或总支配合。

（三）应归档的各类政审材料由人力资源部和党工部门负责收集，各支部或总支配合。

（四）受到各种刑事处分的判决书、党纪、政纪、团纪处分的决定、批复等分别由人力资源部、党工部、纪检监察部和团委负责收集，其他部门及支部、总支配合。

（五）各种奖励、荣誉称号、发明创造、生产技术上的功绩等材料，含先进工作者、三八红旗手、优秀党员、新长征突击手等各类审批材料，由各相关职能部门负责收集，各支部或总支配合。

第二十四条形成人事档案材料的有关单位和部门，应根据人事档案材料收集归档的工作制度，在档案材料形成之日起15日内按要求送交人事档案管理部门归档并履行移交手续。

第二十五条各级干部人力资源部门应根据人事档案的内容，及时收集工作中新形成的人事档案材料，充实档案内容，一般应在档案材料收集后的一个月内，将其归入人事档案。

第二十六条人事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备，符合永久保存的要求；不属于规定归档范围的材料不得擅自归档，可视情况分别予以处置。

第二十七条归档材料一般为原件，特殊情况下使用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织（人事）部门公章。

第二十八条经鉴别需销毁的档案材料，必须详细登记，并报经本单位主管负责人审查批准。

第二十九条凡属于应归入人事档案的材料，应按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理并归档立卷。

第五章保管与保护第三十条各管档单位应根据安全保密、利于工作的原则，对人事档案进行严密、科学地保护。

（一）各管档单位应建立坚固的人事档案专用库房，库房面积每千卷不少于20平方米，并做到档案库房、阅档室、办公室“三室分开”；管理1000卷以下档案，做到档案库房、办公室“两室分开”。

（二）保管档案必须配置铁质档案柜以及符合防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温要求的必要设施。

应保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度（要求：温度14℃—24℃，相对湿度45-65%）。

（三）在职人员档案一律使用人事档案专用夹具，其它档案用品也应采用档案专用品，确保质量，不得采用替代品。

（四）各管档单位应不断地改进档案的保管方法和保护技术，认真执行有关制度、规定和办法，确保档案、档案材料以及档案信息的安全。

第三十一条严禁任何个人私自保存他人的档案。

对利用档案及档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。

对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

第六章利用与转递第三十二条各单位应充分发挥人事档案的作用，利用计算机等现代化手段，依据人事档案所提供的信息，建立并不断完善本单位人员信息库，全面、及时、高效、准确地为干部人事工作提供服务。

第三十三条各管档单位应本着严格管理、安全保密、规范程序、方便利用的原则，根据有关规定制订查阅和借阅人事档案的有关制度。

查（借）阅人事档案，需遵守下列规定：（一）办理查（借）阅人事档案的审批手续，监管查（借）阅全过程；（二）查阅单位派出的查阅人员必须是中共党员和查阅单位的正式员工，并到保管单位档案查阅室查阅；（三）人事档案一般不外借。

如必须借出使用时，应严格办理借阅和转递手续，采取限期归还和定期催要等措施加以控制，外借使用期限一般掌握在15天内，档案不得擅自转借他人；（四）任何人员不得查阅本人的档案，也不能查阅其亲属的档案。

公司领导班子成员的档案副本一般不得提供查阅。

查阅院管领导干部的档案，须经本单位主要负责人签字，盖党委印章，由公司人力资源部主要领导审批；（五）查（借）阅人事档案，必须遵守保密制度和阅档规定；严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料；未经批准，不得擅自拍摄复制档案内容；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。