秘书实务课件——秘书机构设置原则
秘书实务之秘书机构设置
事业单位之——江苏师范大学校长办公室秘书机构设置校长办公室工作职责一、负责校长办公会、行政办公会等会议的组织、记录及会议纪要的整理发布，督促、协调会议决定及其他重要决策的贯彻落实；二、根据校领导的指示和授权，协调行政各部门、各院（系、所）的工作关系及有关事宜，做好督办督查工作；三、起草学校的重要行政文件和校长的重要讲话，负责校行政公文的收发管理及保密工作，指导校内各行政单位的公文处理工作；四、负责校行政印鉴的管理和使用，以及校内单位公章刻制、启用、回收等管理工作；五、组织、协调学校重大事项和重大活动；六、负责学校的对外联络和来宾接待工作；七、做好校领导的服务及工作条件保障工作；八、做好群众来信来访的接待、协调、处理工作、"校长信箱"的管理工作和安排校领导接待日相关工作九、负责编纂《大事记》、《信访简报》等；十、负责学校综合统计工作；十一、负责校办车辆的调度及管理工作；十二、完成上级部门和校领导布置的其他工作，配合其他部门做好相关工作。
校长办公室秘书机构设置校长办公室主任工作任务分工蔡国春主任：1．主持校长办公室全面工作；2．校党政办公会、校长办公会、行政例会有关行政工作决议的督办和反馈；3．学校规划、计划工作的参与；4．学校重大活动的联络、组织、协调；5．来文处理、印鉴管理；6．行政信访、校领导接待日的安排及相关事宜的协调处理；7．学校综合统计工作及有关专项统计工作的协调；8．教学、科研、师资、学科建设、研究生培养等事务的协调工作；9．完成校领导交办的其他工作。
联系领导：任校长、杨校长、刘校长分管人员：王璐、吴丁玲王作权副主任：1．分管对外联络和接待工作；2．车辆的日常调度和管理；3．协助主任做好学校重大活动的联络、组织与协调；4．安全保卫、后勤基建、计划生育、爱国卫生、校体委等事务的协调工作；5．完成校领导和主任交办的其他工作。
联系校领导：何校长、郑校长、方校长分管人员：郝达、姜南、马苏春钱向农副主任：1．文件、文稿的办理；2．校领导及办公室行政、内勤事务、设施设备管理；3．财务“一支笔”；4．学校信息公开、行政办公网管理及办公自动化系统；5．校园信息化、学生教育管理（包括研究生）等事务的协调工作；6．完成校领导和主任交办的其他工作。
秘书基础与实务PPT课件
二、秘书机构设置的组织模式
由于秘书工作内容任务不同，其机构设置的数量和组织形 式也不一样。
有的秘书机构——办公厅，其下设的部门齐全，层次分明， 分工细致，人员众多，如党中央、国务院办公厅，下面还 设置有秘书局、档案局、信访局、后勤管理局等；
有的机关却事无巨细，由一个秘书机构或一两个人包揽， 如乡镇政府或较小单位只设置一个办公室，总理各种综合 性服务工作。
秘书基础与实务
什么是秘书 什么是秘书工作
协助领导人处理综合情况、调查研究、联系接 待、办理文书和交办事项的人
第一章 商务秘书概论 第一节 秘书、秘书机构
一、秘书机构的含义与名称 二、秘书机构的组织形式 三、秘书机构的设置原则
一、秘书机构的含义和名称
秘书机构亦称秘书部门，是从属于各级领导机关，直接为各 级领导机关提供综合辅助性服务的办事机构。它是各级机关、 单位的重要组成部分。有广义和狭义之分。
这些差异性是由机关级别的高低，所负职责大小，工作任 务的繁简难易等因素决定的。
反映在秘书机构设置的组织模式上就有 综理制和分理制的区别：
综理制与分理制
（一）综理式：不采用分部门办公形式，而由秘书部门——办 公厅（室）统一分派人员办理机关的一切秘书事务。这适合工 作量不大的机关单位。如大多数企事业单位和市县人大、政协 办公厅。
又分工合作；既不疲劳又不空闲；能在必要的时间完成规定 的各种任务；做到纵向层次尽量少；横向幅度可适当加大。 （二）有序高效原则：根据服从并服务于领导工作需要和 外来人员办事联络需要以及秘书活动范围、工作流程顺序来 合理设计。做到各办公室的位置排列科学、房屋的面积适当、 室内空间适度、座位同向次序排列，合理有序，以免相互干 扰，以提高工作效率。 （三）分级管理原则：凡有权力独立负责某项事务的单位， 凡有一定数量的工作人员和收发文数量，都会设置秘书机构。 如人大、政协、政府、政党、军队等。秘书机构是分级管理， 即各级秘书机构只受直接的领导机构管理，形成封闭的“块 块”关系，而不会也不能形成垂直的“条条”关系。
秘书组织的设置原则和结构
（⼀）秘书组织设置的原则
1.分级管理原则
2.精⼲原则
第⼀，要根据国家的有关规定，要按需设置秘书组织，合理配置、因事（岗位）选择秘书⼈员。
第⼆，要按系统、科学的原则，对秘书组织进⾏合理分⼯，并且明确各⾃的职责。
第三，各秘书组织之间要相互协调，形成合⼒，以实现共同的⽬标。
3.效益原则
秘书组织的效益来⾃于两个⽅⾯：
⼀是组织设置和组织⼈员要精⼲（如上所述）
⼆是纵向上的层次和横向上的幅度要适当
（⼆）秘书组织的结构
秘书组织的结构，是指秘书组织中各部分排列组合的形态。
1.秘书组织的管理结构
如某市政府系统的秘书组织实⾏两层管理结构：
⼜如某省政府系统的秘书部门实⾏三层管理结构：
2.秘书组织的领导结构
3.秘书组织的业务结构
4.秘书组织的⼈员结构
其科学组合应遵从以下两个原则：
⼀是"异质结合"的原则
⼆是分⼯合作的原则。
秘书学课件——秘书机构
▪ 史料组：编写官方史料。 ▪ 主管科学的官员：负责对制定科研计划和推广发展政策提
供意见和建议。
▪ 管理和人事局：负责文官的管理、培训、录用等工作。
第二章 秘书机构
半权力化办公机构的特点：
▪ 对首脑机关负责，为首脑机关提供综合性公务服务，主要
服务对象为首脑机关群体；
▪ 其权力和影响力往往通过安排首脑机关决策性会议议程，
▪ 阿根廷总统府计划秘书处，除了参与制定各部的政策外，
还是国家在教育、文化、经济、社会、科学、技术以及劳 工方面进行国际合作的联络处，管理全国的科学技术工作。
第二章 秘书机构
这一类型秘书机构的共同特点： 1、参谋辅助活动是全面的、综合的，而管理工作是局部的
专门性的，是极为关键的，影响全局的； 2、参谋辅助活动围绕首脑和首脑机关各项施政要务展开，
▪ 协助总统处理日常事务； ▪ 负责总统与国会两院的联系； ▪ 负责协助总统与政府各部、各独立机构、及各社会团体进
行联系、磋商，拟定有关政策。
第二章 秘书机构
权力化办公机构的特点： ▪ 贴近首脑，其权力和影响力是首脑权力和影响力的延伸； ▪ 其权力和影响力一般要通过参谋咨询、辅助决策、协调控
制及办文办会办事等办公事务体现出来；
例如：
▪ 英国内阁秘书处，负责准备内阁会议议程，在具体操办内
阁办公事务中进行铺垫性参谋辅助。
▪ 德国联邦总理府秘书处负责准备内阁会议，对内阁决策进
行铺垫性参谋辅助；另有国务秘书委员会，其任务是对即 将提交内阁回已讨论的问体进行预备性磋商，或者讨论涉 及某一部门的专门性问题。
第二章 秘书机构
▪ 铺垫性参谋辅助活动的意义
第二章 秘书机构
第二节 秘书机构的任务
秘书学 课件 03秘书工作机构的职能与工作要求
4）以所属机关与专业性质同时命名的办公室： ）以所属机关与专业性质同时命名的办公室： 直属部门， 是直属部门，而非秘书机构 如：国务院台湾事务办公室 一度曾是高等分管职能部门 国务院工（工交）、 如：国务院工（工交）、 农（农林）、 农林）、 计划）、 计（计划）、 财税）、 财（财税）、 教科文卫） 教（教科文卫）字办公室 5）社会团体秘书工作机构：秘书处 秘书工作机构： ）社会团体秘书工作机构 采用分理制 有挂靠单位 6）临时性（会议等的）秘书工作机构：秘书处 ）临时性（会议等的）秘书工作机构： 采用分理制或综理制 下可设组
二
秘书工作机构的地位与性质
1.秘书工作机构的地位 1.秘书工作机构的地位 1）分类
①中央、省市党政秘书工作机构：组织严密、 中央、省市党政秘书工作机构：组织严密、 人员设施齐全、工作既分工又合作的相对独立的 人员设施齐全、 工作机构（秘书工作机关） 工作机构（秘书工作机关） ——承首脑机关之命具有一定权力 ——承首脑机关之命具有一定权力 ——规范指导秘书工作 ——规范指导秘书工作
第三章 秘书工作机构 的职能与工作要求
一
秘书工作机构的设置
1.秘书工作机构的设置原则 1.秘书工作机构的设置原则 含义： 1）含义：行政组织内的综合办事机构与参赞 性机构 设置： 2）设置：党政机关与企事业单位普遍设置 原则： 3）原则：①精简 ②纵向层次尽量少 ③横向幅度可适当加大
秘书机构的设置
02
制定工作流程
03பைடு நூலகம்
遵守工作规范
建立规范的工作流程，包括文件 传递、会议安排、信息报告等环 节，确保工作高效有序。
秘书机构成员需严格遵守工作规 范，包括保密要求、礼仪规范等， 展现专业素养。
信息沟通与保密措施
建立信息沟通机制
秘书机构应建立有效的信息沟通机制，确保与领导、 同事之间信息畅通，及时反馈工作进展。
分工协作
根据秘书工作的性质和特点，合理分工，明确各自的职责范围和工作任务，实现工作的有序进行。
人员选拔与培训
选拔方式
通过考试、面试、考察等多种方式选拔 优秀的秘书人员，确保人员的专业性和 能力。
VS
培训内容
针对秘书工作的特点和要求，开展业务培 训、技能培训、心理素质培训等，提高秘 书人员的综合素质和工作能力。同时，加 强职业道德教育，培养秘书人员良好的职 业操守和道德品质。
强化保密意识
成员需具备强烈的保密意识，对涉及机密的信息严格 保密，遵守保密规定。
采取保密措施
制定并执行保密措施，如加密传输、定期销毁机密文 件等，确保信息安全。
绩效评估与激励机制
设定绩效评估标准
明确绩效评估标准，包括工作质量、效率、创新能力等方面，确保 评估公正客观。
定期进行绩效评估
定期对秘书机构成员进行绩效评估，了解工作表现，及时发现并改 进问题。
秘书机构的人员配置
人员数量与素质要求
人员数量
根据机构规模、业务需求和工作量，合理配置秘书人员数量，确保工作的高效 运转。
素质要求
秘书人员应具备较高的政治素质、业务素质、心理素质和身体素质，能够胜任 各项秘书工作。
人员结构与分工
人员结构
第三章 秘书职能 ppt课件
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（二）接待工作
接待工作是秘书部门常见的事务工作。
接待工作的质量直接关系到组织的声誉和领导者的形象，也直接关系到 工作的效率。因此，必须加强对接待工作的规范化管理，切实把接待工 作做好。
接待工作的主体是做好对接待对象的服务工作。接待对象相当广泛，有 外宾、有内宾，有集体的、有个人的，有主动邀请的、有未经邀请而自 行到来的。对于这些不同的情况，应根据不同的要求，分别做好对他们 的接待工作。
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三、秘书机构的组织形式
（二）分理制
分理制条件下的秘书机构，是一种职能分工型模式，是为适应现 代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而形成的秘书 机构组织形式，这种形式能充分发挥职能部门专业管理的作用。
采用职能分工型模式，将领导集团的办公需要分解成若干方面， 分别交由各职能部门或有关人员办理，不仅适应了职能分工复杂 的局面，也有利于秘书个体发展专业及综合才能。
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三、秘书机构的组织形式
（二）分理制 分理制秘书机构的特点在于，将秘书工作职能化整为零，各负其
责，各司其职，以充分发挥各职能部门的作用。 分理制主要适合于管理面较宽，或驻地相对分散，且工作联系面
又广，需处理的公文又比较繁多的大中型机关组织。分理制的形 式多种多样，不同类型的社会组织可视不同的情况具体考虑。
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（四）社会团体的秘书机构
社会团体的秘书机构，通常也采用综理制，直接命名为“秘书 处”。比如“中国高等教育学会秘书学专业委员会秘书处”。
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（五）临时性秘书机构
临时性秘书机构指各级社会组织在实际工作需要时设置的非常设 性秘书机构。主要有两种情况。
秘书工作机构职能与要求PPT课件
精简原则
秘书工作机构的设置应遵 循精简、高效的原则，避 免机构臃肿、人浮于事。
统一原则
秘书工作机构的设置应统 一领导、分级管理，确保 各项工作协调一致、高效 运转。
秘书工作机构类型
办公厅（室）
各级政府及政府部门的综合性 办事机构，协助政府和政府部
门领导处理日常事务。
秘书处（科）
机关、团体、企业事业单位的综 合性办事机构，负责文书处理、 机要保密、信访接待等工作。
争取支持
积极争取上级秘书工作机构的理解、支持和帮助，为下级秘书工作机构的发展创造有利条 件。
协调好与同级秘书工作机构关系
相互尊重
尊重同级秘书工作机构的职权和 地位，不干涉其内部事务，维护 彼此之间的友好关系。
加强沟通
定期与同级秘书工作机构交流工 作情况、经验和问题，共同探讨 解决方案，促进双方工作的顺利 开展。
主动思考建议
秘书应主动思考工作中遇到的问题，提出建设性意见和建议，为领导 决策提供参考。
积极为领导分忧解难
协助处理日常事务
秘书应积极协助领导处 理日常事务，如安排会 议、接待来访者等，减 轻领导的工作负担。
主动承担责任
秘书应主动承担责任， 积极解决工作中遇到的 问题和困难，为领导排 忧解难。
提供信息和建议
进度监控与反馈
绩效评估与奖惩
对各项任务的完成质量进行评估，根 据评估结果进行奖惩，激励员工积极 完成任务。
对各项任务的完成情况进行实时监控， 及时向领导反馈进度和结果。
03 秘书工作机构人员要求
政治素质要求
坚定的政治立场
秘书人员必须具备高度的政治觉悟，始终保持正 确的政治方向。
敏锐的政治观察力
能够准确把握政治形势，对政策变化有敏锐的洞 察力。
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第三节秘书机构设置原则
秘书机构是各级各类领导机关的综合性办公机构。
它隶属于领导机关并在机关内为领导工作和单位日常事务提供公务服务。
秘书机构的设置是否妥当，它直接关系到秘书工作的效率，甚至是单位的工作效率。
秘书机构设置总的原则应是：精简、纵向层次尽量少，横向幅度适当加大。
具体来说必须遵循以下原则：
一、精简、效能原则。
所谓精简就是要避免机构膨胀，分工合理，运作程序简洁，减少层次，压缩不必要的中间环节；所谓效能，就是秘书机构要充分发挥作用，具有很强的综合辅助能力，能高效地完成各项办公业务。
二、适应需要原则
所谓适应需要，就是要适应领导和管理工作综合辅助及公务服务的需要，适应事业发展和时代发展的需要。
由于具有法人资格的独立单位需要经常对外行文，因此需设立秘书部门，一般单位的秘书机构只有两个层次，即办公厅（室）下分科，最多不超过三个层次。
秘书机构一般只对本机关直接领导负责并受其领导，不构建不同层次机关秘书机构之间的领导与被领导关系，上下级机关秘书机构之间只存在业务上的指导关系。
三、分级管理原则
秘书工作要为领导服务，这个领导主要指秘书部门所在机关的领导，而不是指上一级机关的领导。
秘书机构的直接服务对象是本单位领导，任何一个秘书部门，都只对本单位、本部门领导负责，受本机关、本部门领导指挥，并主要为本机关、本部门领导服务。
因此，秘书部门的设置就要遵循分级管理的原则，由本单位的领导根据工作需要来设置，这样能够有效地保证秘书机构行使自己的职权，为领导工作提供高效率的服务。
四、相对稳定原则
秘书机构一旦建立起来，就要在一段时间内保持相对稳定状态。
这就要求单位领导在设置秘书机构或者调整秘书机构之前，应加强调查研究，充分听取管理专家的意见，对机构的分合，编制的大小，职责的划分等进行充分的讨论，在此基础上设置的秘书机构才能做到相对稳定。