计划部工作流程

计划部工作流程

1.目的：

规范商品采购计划编制、监督执行和质量管控等作业，提高商品采购过程效率，确保商品在既定的计划时间内保质保量完成，避免因商品延误和岗位职责不清给公司造成经济损失。

2.适用范围：

适用于公司商品采购中心职能涉及的各项工作领域。

3.职责分工：

3.1.运营部经理负责运营计划编制、代销货品退货通知和代售货品截止时间确定；

3.2.计划部负责采购计划编制与输出、商品入库计划编制与输出、采购执行进度跟踪与管控、供应商资料整理、商品编号与编码、《商品采购单》、《商品采购进度计划》、《报名表》编制与输出、《核价单》编制与输出、照片拍摄、样衣管理、订单进出库与退货监控和吊牌三件套（主唛、吊牌、价格牌）打印与发放；

3.3.品质部负责样衣质检与封样、大货质量检验、商品质量代销或退货判定、退货商品质量判定、回修责任判定、《产品质量标准》编制与输出、《工艺单》编制与输出和《商品尺寸表》编制与输出；

3.4.采购部负责商品供应商样品收集、《商品款式数量明细表》编制与输出、不合格商品退货、代售商品退货；

3.5.董事长或总经理和采购总监负责设计师平台新品和库存商品评审；

3.6.董事长或总经理负责审核商品最终采购价格、确定供应商合作条款和商品销售价格审核；

3.7.物流部负责将款式资料导入到ERP；

3.8.第三方工厂负责商品翻理、换标、检验、整烫、包装、返修和实体店商品发货；

3.9.第三方顺丰仓库负责商品接收仓储、发货和商品退货接收与处理；

3.10.财务部负责返修费用管控和款项结算；

4.工作流程：

4.1.1设计师平台采购计划编制、执行与跟进管控：

①采购经理或采购总监或董事长收集各类商品供应设计师，并将合作设计师的商品样品收集到公司交给计划部样衣管理员（或设计师本人送至公司计

划部样衣管理员）；

②设计师提供所供应商品的《商品报价单》给到计划部经理；（《商品报价单》内容详见附件）

③董事长、总经理、采购总监和计划部经理评审设计师供商品的样品，并根据《商品报价单》最终由董事长确定各商品的定制颜色、尺码、数量、价

格；

④计划部经理按照董事长确定的各商品采购数量制作《商品采购单》给到采购部经理或采购员；

⑤采购部经理或采购员接收到《商品采购单》后3天内同供应商签订《采购合同》后将所采购的商品交期和价格反馈给计划部经；并跟踪商品进度直

到供应商将货品送至第三方工厂/顺丰仓库；（《商品采购单》、《采购合同》内容详见附件）

⑥计划部经理将采购部经理或采购员回复的商品交期和价格完善到《商品采购单》生成《商品采购进度计划》后分别提供给质检部经理、计划部计划

专员和计划部商品资料编辑员；（《商品采购进度计划》内容详见附件）

⑦质检部经理根据《商品采购进度计划》交货期限安排QC跟单人员跟踪货品质量和进度；

⑧计划部商品资料编辑员提取《商品采购进度计划》的相关内容，做商品《报名表》的相关准备。（《报名表》内容详见附件）

⑨计划部计划专员根据《商品采购进度计划》交货期限每天跟踪采购执行进度，若实际进度落后于计划进度，需同采购执行人员和驻厂QC跟单员沟通

拖延原因并及时反馈计划部经理协调处理；若造成拖延的原因超出计划部经理可解决的极限，需立即将问题反馈给采购总监或总经理或董事长协调处理；

⑩计划部计划专员根据《商品采购进度计划》时间节点实际进展，实时同第三方工厂/顺丰仓库共享进度信息，以便其随时变更人力与资源配置策略；

⑪计划部计划专员根据采购人员反馈的到货信息，跟踪第三方工厂/顺丰仓库作业进度，每天制作进度报表共享给计划部经理；计划部经理需每天关注各作业进度，及时处理各瓶颈环节可能产生的负面效应；

⑫计划部计划专员按月统计采购计划达成率和为达成原因分析，以便针对突出问题逐步改善；

4.1.2.库存商品采购计划编制、执行与跟进管控：

①运营部经理负责在规定时间前编制输出《运营计划》输出给计划部经理；(《运营计划》内容详见附件)

②计划部经理接收运营部输入的《运营计划》，计划部经理分解商品需求量，编制《需求采购计划》输出给采购部经理、第三方工厂和顺丰仓库；(《需

求采购计划》内容详见附件)

③采购部经理接收《需求采购计划》根据《需求采购计划》要求，运用各方资源收集相关信息锁定目标供应商；

④第三方工厂/顺丰仓库接收《需求采购计划》，做好人力与资源需求计划；

⑤采购部经理或采购员同目标供应商初步洽谈商品供应事宜。双方洽谈后若达成初步合作意向，则采购经理或采购员需要求供应商提供商品样品、《商

品款式数量明细报价表》；（《商品款式数量明细报价表》内容详见附件）

⑥采购经理或采购员将商品样品带回公司将商品样衣按数量（单款商品≤100件和＞100件）区分挂杆，然后将商品款式数量明细表和商品供应报价提

交董事长或总经理和采购总监评审样品确定采购价格、供应方式和款项结算方式；

⑦采购部经理或采购员按照董事长或总经理和采购总监确定的各项合作条件同对应的商品供应商洽谈合同事宜（内容包括：质量要求、成分检测、价

格、货期、延误或质量问题处理方式等），双方达成一致后签订《采购合同》（注：若供应商对董事长或总经理和采购总监确定的各项合作条件有异议，采购经理或采购员需同董事长或总经理或采购总监沟通是否修改合同条款再签订《采购合同》）；

⑧采购经理或采购员同供应商签订好《采购合同》后，将商品样品移交计划部样衣管理员，将《商品款式数量明细报价表》交计划部经理，计划部经

理将《商品款式数量明细报价表》提交给品质部经理一份，以便做后续商品质量检验人员安排；

⑨采购经理或采购员根据同供应商签订的合同交期，跟踪货品交付进度，直到商品交付第三方工厂/顺丰仓库；

⑩计划部计划专员根据《需求采购计划》时间节点要求，每天跟踪采购执行进度，若实际进度落后于计划进度，需同采购执行人员沟通拖延原因并及时反馈计划部经理协调处理；若造成拖延的原因超出计划部经理可解决的极限，需立即将问题反馈给采购总监或总经理或董事长协调处理；

⑪计划部计划专员根据《需求采购计划》时间节点实际进展，实时同第三方工厂/顺丰仓库共享进度信息，以便其随时变更人力与资源配置策略；

⑫计划部计划专员根据采购人员反馈的到货信息，跟踪第三方工厂/顺丰仓库作业进度，每天制作进度报表共享给计划部经理；计划部经理需每天关注各作业进度，及时处理各瓶颈环节可能产生的负面效应；

⑬计划部计划专员按月统计采购计划达成率和未达成原因分析，以便针对突出问题逐步改善；