电算化会计档案管理
会计电算化系统会计档案管理制度
会计电算化系统会计档案管理制度一、前言电子化是现代化的体现，针对之前的传统手工记账方式，在会计行业中很快的得到了推广。
会计电算化系统就是一种用于会计信息处理、记录和报告的计算机系统。
与传统的手工记账方式相比，会计电算化系统具有处理速度快、准确性高、数据安全、易于存储和查询等优点，能够提高会计工作效率和质量。
在使用电算化系统后，会计档案管理制度也需要相应的进行调整以适应新的工作环境。
二、会计档案的概念会计档案是指会计工作产生的原始凭证、帐户清册、各种会计账簿、报表及经济业务材料等主要会计资料的集合。
而会计档案管理制度则是指对会计档案的鉴定、收集、整理、保存、调取和销毁等方面的管理规程。
三、会计电算化系统会计档案管理制度的特点会计电算化系统会计档案管理制度相对于传统的手工记账方式，有以下几个特点：（一）电子化的档案管理方式随着会计电算化系统的广泛应用，纸质档案正在开始向电子档案转变。
电子档案管理有以下特点：1. 电子档案具有信息容易传输、保存期限长、易于维护等等优点。
2. 会计电算化系统可以更有效地管理业务数据，因此能够更有效地管理会计档案，提高工作效率。
3. 电子化档案具有数据安全性高、稳定性好，不会因为环境的变化导致档案的损坏和遗漏。
（二）档案管理制度的重构传统的会计档案管理制度已经无法适应会计电算化系统的需要，需要进行重构。
会计电算化系统会计档案管理制度的调整主要有以下几个方面：1. 信息采集和鉴定。
在采集和鉴定原始凭证和其他会计资料时，需要注意进行信息截取，如对凭证号、日期、金额等必要信息进行截取，方便后续处理和查询。
2. 档案分级管理。
会计电算化系统会计档案管理制度包括存储结构、存储方式和存储位置等方面的调整，涉及到档案分级管理。
让不同的人员有不同层级的权限，能够更好的保证文件的安全性。
3. 更新和审核。
更新和审核工作是保障档案的真实性和可靠性的重要步骤，需要保证及时更新和准确审核。
4. 数据备份与恢复。
会计电算化档案管理制度
会计电算化档案管理制度第一条：为了加强会计电算化档案的管理，确保会计档案的安全,提高使用效率，根据会计电算化档案管理的规定，制订本制度。
第二条：严格执行《会计档案管理办法》。
第三条：电算化会计档案内容：1、存储在磁盘（包括硬盘和软盘）上的会计文件和会计应用软件。
2、由计算机打印输出的书面会计凭证、会计帐簿和会计报表软件等其他会计核算专业材料。
3、会计电算化的操作记录资料各项规章制度，核算方法变更记录，有关硬件的使用说明书、操作规程手册。
4、管理方式视同会计档案。
第四条：磁盘形式的会计档案管理：1、备份磁盘分别存放保管，须放在清洁、干燥、防热、防火、防磁的场所，由系统维护员负责。
信息部存放期满后,应编造清册移交公司的档案部门保管。
2、根据需要定期整理硬盘数据，如不发生硬盘超容量，不准在一个会计年度清理有关硬盘内容，清理时必须确认已作磁盘备份方可进行，经由财务负责人同意，由系统维护员实施。
3、磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上，其中会计科目、总帐数据（月度、年度）必须永久保存，其他会计资料必须确认已有书面形式的档案后，根据需要两年后决定存毁。
4、磁盘档案不得外借、复制，不得进行数据修改和删除。
第五条：电算化会计资料的输出：1、记账凭证即时打印2、现金、银行日记账每月结账后打印一次。
3、银行存款余额调节表每月结账后打印一次。
4、总分类账和各种明细分类账每年度打印一次。
5、会计报表及各种计算分析表视管理需要打印输出。
第六条：电算化输出会计资料的保管1、由计算机输出的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案的保管期限按照《会计档案管理办法》执行。
2、机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，由操作人员在打印输出的页面上签字，并由电算主管签字确认。
3、财务部门必须加强会计档案的保密工作，任何人如有伪造，非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份光盘的行为，将受到严肃处理，情节严重者，将追究其法律责任。
会计电算档案管理制度
第一章总则第一条为了规范会计电算档案的管理，保障会计电算档案的完整性和安全性，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有会计电算档案的管理工作。
第三条会计电算档案管理应遵循以下原则：（一）合法性原则：遵守国家法律法规，确保会计电算档案的合法合规。
（二）真实性原则：确保会计电算档案真实、准确、完整。
（三）安全性原则：采取有效措施，确保会计电算档案的安全。
（四）完整性原则：确保会计电算档案的完整，防止丢失、损毁。
第二章档案范围第四条会计电算档案包括以下内容：（一）会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。
（二）会计账簿：包括总账、明细账、日记账、辅助账簿等。
（三）会计报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表等。
（四）其他会计资料：包括会计政策、会计估计变更说明、会计差错更正说明等。
（五）电算化会计软件：包括通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。
第三章管理职责第五条会计电算档案管理实行统一领导、分级管理、责任到人的原则。
第六条会计部门负责会计电算档案的收集、整理、归档、保管和销毁等工作。
第七条会计电算档案管理人员应具备以下条件：（一）熟悉会计电算档案管理的法律法规和制度。
（二）具备较强的责任心和保密意识。
（三）具备一定的计算机操作能力。
第四章管理措施第八条会计电算档案的收集与整理：（一）会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料，应在会计年度结束后30日内完成收集与整理。
（二）电算化会计软件的文档资料和程序，应在软件使用结束后及时收集与整理。
第九条会计电算档案的归档：（一）会计电算档案应按照规定进行立卷、归档。
（二）归档的会计电算档案应分类存放，便于查阅。
第十条会计电算档案的保管：（一）会计电算档案应妥善保管，防止丢失、损毁。
（二）会计电算档案的保管期限按照国家规定执行。
财务制度会计电算化档案管理制度
会计电算化档案管理制度第一条为加强我通辉公司会计电算化档案管理，保证会计电算化档案的安全完整，根据财政部《会计电算化工作规范》和财政部、国家档案局《会计档案管理办法》等有关规定，制定本制度。
第二条会计电算化档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据及其他与会计电算化相关的资料；会计数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。
第三条设置会计电算化档案管理岗位，负责会计电算化档案管理。
档案管理员不得担任会计电算化工作。
第四条会计电算化档案要存放在专门的档案室，做好防磁、防火、防潮、防尘工作，保证会计电算化档案的安全完整。
第五条存储会计资料的磁带、软盘或光盘等要进行编号记，清楚地标注备份数据所属期间、备份日期、次数及备份人姓名等。
第六条采用磁性介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。
第七条记帐凭证、上机日志、会计帐簿（包括总帐、明帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他帐簿）、财务报告（包括月度、季度、年度及不定期会计报表、附表）要定期打印，其中，现金日记帐和银行存款日记帐必须每日打印。
全部打印输出的各种会计资料必须按规定整理保存。
第八条会计电算化档案与手工会计档案的保管期限一致。
第九条会计电算化档案一般不得外借。
因恢复历史数据借用时，要经过单位财务负责人批准，办理借阅手续，经手人必须签字记录。
在恢复历史数据过程中，操作人员不得对会计电算化档案的内容进行非法删除和修改，归还时还应认真检查病毒，防止病毒感染。
第十条因工作岗位调整而更换会计电算化档案管理员时，要办理移交手续，编制会计电算化档案移交清册，列明应当移交的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容。
第十一条移交会计电算化档案要由单位财务负责人监交，交接双方经办人和监交人要在移交清册上签字。
会计电算化档案管理制度
会计电算化档案管理制度一、引言会计电算化档案是企业财务工作中紧要的依据和证据，对于维护企业合法权益、确保财务数据真实可靠具有紧要意义。
为了规范会计电算化档案的管理，提高档案管理效率和准确性，特订立本制度。
二、管理目标1.确保会计电算化档案的完整性和准确性；2.提高档案管理效率，降低管理本钱；3.加强档案安全管理，防止信息泄露和滥用；4.为各级管理层供应及时、准确的财务决策依据；5.符合法律法规和监管要求，承当相应的法律责任。
三、档案管理责任1.企业法务部门负责起草并监督执行会计电算化档案管理制度；2.财务部门负责实施会计电算化档案的日常管理，包含备案、归档和销毁等环节；3.IT部门负责维护和管理睬计电算化系统的安全稳定；4.各部门负责会计电算化档案的录入、整理和归档；5.全部员工有义务依照规定的程序和要求操作会计电算化档案，确保档案的真实性和准确性。
四、档案管理过程1.档案备案–在会计电算化系统上，全部原始凭证应依照时间先后次序进行编号和归档，同时应标清楚文件名称、日期、金额、摘要等信息。
–全部原始凭证必需经过审批后方可进行录入。
–全部录入的原始凭证需经过数据核对和审核，确保数据的真实有效。
2.档案整理–定期对已归档的会计电算化档案进行整理，依照会计科目和时间进行分类，确保档案的有序性和可检索性。
–档案整理时，应注意保护文件内容的机密性，避开信息泄露。
3.档案归档和查询–已整理好的会计电算化档案应存放在指定的档案室或电子存储设备中，确保档案的安全性和易查性。
–仅有授权人员可查阅和使用档案，其他人员需经过正式申请并得到许可方可查询。
–档案查询时，应严格依照程序和权限进行操作，记录查询人员、查询时间、查询内容等相关信息。
4.档案销毁–会计电算化档案的销毁应遵从相关法律法规和管理要求，确保档案的安全和保密。
–会计电算化档案的销毁要经过合规审批，并由专人进行销毁，同时记录销毁的相关信息。
五、考核标准1.档案备案工作的考核标准：–凭证备案的准确性和完整性；–备案流程的规范性和合规性；–原始凭证审批和核对的及时性和准确性。
会计电算化档案管理制度
第一章总则第一条为了规范会计电算化档案管理，确保会计档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有会计电算化档案的管理工作。
第三条会计电算化档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）安全保密，防止丢失；（三）及时归档，便于查阅；（四）定期检查，确保质量。
第二章档案范围第四条会计电算化档案包括以下内容：（一）会计凭证：包括记账凭证、原始凭证、外来原始凭证等；（二）会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片等；（三）会计报表：包括月度、季度、半年度、年度财务报告；（四）会计软件及相关资料：包括会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料；（五）其他具有保存价值的会计核算资料。
第三章归档与保管第五条会计电算化档案的归档应按照以下程序进行：（一）财务部门对会计凭证、账簿、报表等资料进行审核、整理，确保其完整、准确；（二）将审核后的资料按照规定格式进行装订、编号；（三）将装订后的档案及时归档，并填写《会计电算化档案归档登记簿》。
第六条会计电算化档案的保管应遵循以下要求：（一）会计档案应存放在专用档案柜中，并采取防潮、防尘、防火、防盗等措施；（二）重要会计档案应进行备份，并存放在两个不同的地点；（三）定期检查会计档案的保管情况，确保档案安全。
第四章查阅与利用第七条会计电算化档案的查阅应遵循以下规定：（一）查阅档案应办理查阅手续，填写《会计电算化档案查阅登记簿》；（二）查阅人应遵守档案保管规定，不得擅自复制、摘抄档案内容；（三）查阅完毕后，应将档案归还原位。
第五章备份与恢复第八条会计电算化档案的备份应按照以下要求进行：（一）定期将会计数据备份至磁性介质，并设立备查登记簿，记录备份时间、数量、保管方式等；（二）备份的会计档案应存放在专用档案柜中，并采取防潮、防尘、防火、防盗等措施。
会计电算化档案管理制度
会计电算化档案管理制度1. 概述随着信息技术的发展，会计电算化越来越得到了广泛的应用。
在会计电算化过程中，会产生大量的电子数据，如何对这些数据进行有效的管理，保证信息的真实、准确、完整，就成为了会计电算化档案管理的重要问题。
会计电算化档案管理制度，就是针对这一问题而制定的一套制度。
2. 管理体制会计电算化档案管理制度应该设立专门的电算化档案管理机构或岗位，负责会计电算化档案的管理和维护。
这个机构或岗位应该独立设置，直接向财务部门或公司管理层汇报，具有较高的管理权限。
3. 档案收集会计电算化档案的收集应该与企业业务的运转相配合，建立完善的业务流程，将会计电算化档案和业务收集有机的结合在一起。
在收集会计电算化档案时，应该注意以下几个方面：1.确定收集的范围和内容。
将会计电算化档案的收集范围以及重要性进行明确，对于重要的会计电算化档案，收集要求要比较严格，确定完整的收集内容。
2.确定收集的时间、方式和责任。
明确各个部门对于会计电算化档案收集的时间、收集方式和责任，确保业务操作的正确性。
3.良好的文化熔铸。
在公司内部建立强烈的信息安全、保密的文化氛围，员工各自承担起保护公司信息、资料的责任，加强行政责任追究，使公司文化变成实实在在的工作方式。
4. 档案保管会计电算化档案的保管是电算化档案管理制度中的核心部分，需要设置专门的档案保管制度，以确保会计电算化档案的保密性、完整性、可靠性和及时性。
为了保证档案的安全性，应该采取以下措施：1.电子数据备份。
定时备份重要数据，确保数据的稳定性。
2.数据加密。
对于重要的会计电算化档案，应当进行加密处理，防止被非法获取和篡改。
3.文件夹权限控制。
设置档案保管目录，设定不同的用户权限，保证保存的信息的安全性。
5. 档案检索和归档为了方便日后需要检索的时候，会计电算化档案的归档和检索工作也需要开展。
档案归档的目的是把归档资料安妥地保存，并且在需要时方便取用；档案检索的目的是通过相关的检索手段和方式，方便用户快速找到需要的电算化档案。
会计电算化系统会计档案管理规定
会计电算化系统会计档案管理制度单位的会计档案包括贮存在磁盘软盘和硬盘上的会计文件和会计凭证、会计帐簿、会计报表等书面形式的会计核算资料;一、数据资料管理与保密机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、帐册、报表,应按有关财会制度使用、保管;1、现金记帐凭证及日记帐的输出及保管;现金收付业务要做到当日业务当日清;现金记帐凭证一律由专职会计人员手工做记帐凭证,审核无误后当日输入计算机并打印出现金日记帐页,审核后交现金出纳人员核对现金库存,相符后出纳员及主管负责人在帐页上盖章,按月编页码装订成册加盖封印,年终将各月现金日记帐顺序装订成册,加盖封印妥为保管;2、银行记帐凭证、帐册的输出与保管;银行记帐凭证分机制凭证和手编记帐凭证两种;有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证,当日输入计算机并打印银行日记帐,以保证银行出纳当日业务当日清;银行帐页经出纳审核无误后,出纳和主管会计签字盖章,按日装订成册,年终将各月银行日记帐顺序装订成册,并加盖封印,妥为保管;现金、银行记帐凭证可采取汇总的方式,装订成册,妥为保管;3、转帐凭证的输入、输出与保管转帐凭证包括手编凭证和机制凭证两种,有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记帐凭证,输入计算机;机制凭证在输入计算机后要打印输出,并与手编凭证同样装订成册,妥为保管;4、科目汇总表、帐簿打印时间;1现金、银行日记帐每天打印;2银行余额调整表每月打印一次;3总分类帐和各种明细分类帐每月打印一次;4现金、银行存款、转帐记帐凭证的科目汇总表每本打印一次,并同该本记帐凭证一起装订;5会计报表、计算表、分析表,按管理要求和时间打印输出,经有关财会人员审核无误后签字生效;5、其他由机器打印输出的会计档案发生缺损时,必须补充打印,并要求操作人员在打印输出的帐页上签字盖章,财务主管签字盖章认可;二、数据备份管理1、由于会计核算数据的重要性,必须经常进行备份工作;2、在日常工作中,准备三套软盘循环使用,隔日进行备份,以避免意外和人为错误造成对工作的干扰;3、需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月帐务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件;4、机内凭证及总分类帐、明细分类帐、报表,应视同会计资料按月做两套软盘备份,交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管;三、会计档案管理1、会计档案存档手续：打印输出的凭证、帐册、报表,必须有会计主管的签章才能存档保管;2、为保证备份数据的安全,备份软盘必须贴上写保护标签,装入盘套,放进硬盒,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所;3、由打印输出的凭证、帐册、报表等书面形式的会计档案按会计档案管理办法规定的保管期限和管理办法管理;4、随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件,和以上软件的备份磁盘,作为会计档案保管;5、各类会计档案的出借,均必须经过会计主管审批同意并签章,如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性,应制作该备份磁盘的复制件,使用复制件进行操作;6、必须加强会计档案的保密工作,任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、备份磁盘等的行为,将受到行政处分,情节严重者,将追究其法律责任;。
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电算化会计档案管理姓名：甘露学号：20092318 专业班级：经济学091班[摘要]随着计算机技术的飞速发展，财务会计核算方式也发生了巨大变化，许多单位都已经实现了会计电算化，在大大减轻财务人员劳动强度，提高工作效率的同时也不同程度地存在着某些问题。
针对电算化会计档案管理中所存在的问题，应完善会计软硬件设施建设和会计档案管理各项制度，提高会计部门人员素质和思想重视程度。
[关键词] 会计电算化会计档案管理问题成因对策一、电算化会计档案管理概述电算化会计档案，是指存储在计算机中的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。
会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据,以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料二、电算化会计档案管理的内容电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度,并由专人负责管理。
财政部1996年6月30日颁布的《会计电算化工作规范》中规定：1.电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。
2.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。
3.采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。
4.通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料，以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。
三、电算化下会计档案管理存在的问题1.电算化会计档案本身性质带来的问题电算化会计档案需在一定的系统内才可视，因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用；《会计档案管理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案，并对保存期限作了规定，但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制度；未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失会计电算化工作是一种无纸化工作，所产生的数据均存在计算机的硬盘上，实际工作中常有以下几种不当情况发生：一是部分操作人员未养成每天备份的习惯，机器一但出现故障，则部分帐务数据将会丢失。
二是不少操作者对备份的数据盘不能做到定期检查，一旦发生问题就无法进行补救。
三是习惯性用软盘备份。
由于软盘存在着容量小、易出故障等缺陷，在数据恢复上易出现麻烦。
2.会计档案管理制度不完善准确、真实和安全是会计档案的生命所在，是对会计工作提出的最基本的要求。
由于会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述，反映经济活动的质的变化，要求极准确的资料。
然而在会计电算化条件下，由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹。
若被修改，就很难辨别出经济业务的“原貌”，会计信息的真实性就难以保证；再者，电算化条件下，会计数据的高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上，未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁一些重要的会计数据，会计信息的完整性、安全性也因此受到挑战。
可见，由于磁性材料易被遗失、污染、窜改、复制、销毁等，因此，防潮、防盗、防尘、防火、防窜改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了电算化会计档案管理的重要内容。
3.缺乏必要的计算机维护、网络安全人才众所周知，电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。
一般会计人员业务经验丰富,但计算机专业知识却很匮乏,难以胜任用计算机处理会计业务工作。
他们在使用微机处理业务的过程中往往很多是除了开机使用财务软件之外，对微机的软硬件知识了解甚少，一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时，就束手无策，即使厂家在安装会计软件时都做了系统的培训，但一些从未接触过计算机的会计人员入门还是很慢，而且在上机时经常出现误操作，一旦出错，可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流，使系统数据丢失，严重的导致系统崩溃。
四、电算化会计档案管理问题形成的原因1.对会计电算化本身理解的偏差我国电算化事业起步较晚，人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性。
多数单位电算化都是应用于代替手工核算，仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手，根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性，使现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务。
同时，在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够，更不用说建立企业内部局域网，以及注册自己的网站，根本没能利用信息技术优势来提高企业运作效率。
2.尚未引起有关部门的重视不论是档案管理部门还是档案形成部门，对归档工作重视不够，档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导，造成档案形成部门交什么、交多少都任其自然的状况，严重妨碍了电子文件、数据的归档。
3.缺乏明确的规章制度由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。
归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，而且是将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。
从而只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。
4.电算化会计软件升级快由于会计电算化软件近年来频繁更换和升级,原相关的会计软件和文档资料也容易出现不相兼容的情况,如果处理不当这部分会计资料不仅得不到有效的保管和发挥应有作用,同时也不符合内部控制制度的要求。
五、如何改善电算化下的会计档案管理1.完善电算化下会计档案管理各项制度会计电算化档案的管理是重要的会计基础工作。
计算机替代手工记账后，会计档案增加了新的内容。
因此，在电算档案管理制度中，对电算化会计档案的归档、保管、借阅、备份会计等都有相应的管理制度。
实施电算化后应加强对会计电算化档案的管理。
基本方法是：(1)建立电算化会计档案的归档制度首先应确定归档范围。
电算会计档案内容主要包括本单位各种会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划、单位预算和重要的经济合同、开发设计说明书，以及源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、报表取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等，存贮于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料。
会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。
(2)建立电算化会计档案的保管制度与手工方式一致，电算化方式生成的证、账、表等会计档案，应按规定立卷归档保管。
会计相关职能部门应紧密配合，确认合法的会计档案内容，根据国家档案局的标准做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘等，建立电算化会计档案保管制度。
一般情况下,企业每一至两年应对会计档案进行一次大的清理,发现纸质档案有损坏要进行修补,而对磁性介质档案每年应进行一次复制,以防磁盘等介质损坏造成会计数据丢失。
每年年终决算后,将会计信息记录在一次性刻写光盘上。
这样不仅光盘有效保存期限长(超过十五年),完全能够满足一般会计账薄保管的需要而且一次刻录后,光盘不再能重复擦写,可以有效防止数据被非法修改或病毒破坏。
(3)建立严格的借用手续制度要建立严格的电算化会计档案借阅手续制度和使用权限制度, 电子会计档案信息未经单位负责人同意严禁拷贝给其他单位或个人，会计数据磁盘不得带出财务(档案)室,财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。
公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。
外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。
存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染病毒。
2.提高会计部门人员素质，完善人员配臵结构由于电算化会计，不仅仅是要实现传统会计的功能，更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能，所以必须相应增加专业人才，加强对电子档案的管理，为提供更有效的会计信息打好基础；同时电算化软件维护及系统安全的要求较高，这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才，维护日常运作，开发更合理、高效的软件。
会计系统是由人来操作的,一个系统是否安全,不但取决于系统本身,更应该注意操作使用人员的素质,未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身,对系统的安全是一种威胁。
要提高会计人员计算机业务素质，必须大力加强人才培训的力度。
企业应立足于国际水准，培养或聘用一批高级技术人才，推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。
各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。
同时，要加强并制定实事求是的会计电算化人员培训计划，要注重实效，不搞一刀切。
对会计人员、系统维护人员、系统管理人员，应按不同内容、不同要求进行培训。
对系统维护人员，应尽量聘用社会上的计算机专业人员，毕竟，计算机系统维护是一项专业性很强的工作，对这些计算机专业人员只要简单的会计培训，就可以收到良好的效果。
3.重视理论研究，提高思想重视程度电算化会计档案管理的理论基本问题研究透彻了，会计软件的研制就有了明确的方向和目标，才能更符合实际工作的要求，更好地服务于会计工作，以实现会计电算化的效益原则。
实现会计电算化的企业单位，有关领导应当高度认识对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性，并督促有关制度的建立。
与此同时加大会计法规实施力度,强化企业负责人的第一负责人意识,增强法纪观念,做到有法必依,执法必严,违法必究,从而使会计违规违法行为无立足之地六、结论电算化会计档案作为会计档案的一部分，它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。