电子档案管理办法
电子档案管理办法
电子档案管理办法电子档案管理办法一、总则为规范电子档案的管理，保障信息安全，提高档案管理效率，根据国家有关法律法规，制定本办法。
二、适用范围本办法适用于各类单位的电子档案管理活动，包括电子文件管理、档案数字化、电子档案系统的建设及应用等。
三、电子档案的分类管理1. 根据性质和用途的不同，电子档案分为行政档案、业务档案、科研档案等不同类别，应根据不同档案的特点进行分类管理。
2. 电子档案需按照捕获、描述、索引、存储和检索等环节进行全生命周期管理。
3. 所有电子档案应经过身份验证、鉴别和审计等程序，确保档案信息的完整性、真实性和可信度。
四、电子档案的存储与保管1. 档案机构应制定电子档案的存储与保管方案，并建立相应的电子档案存储设施。
2. 电子档案存储设施应具备稳定的供电系统、环境温湿度控制系统等，确保档案信息的安全和完整。
3. 档案机构应制定电子档案的备份与恢复方案，定期对电子档案进行备份，并验证备份数据的完整性和可恢复性。
五、电子档案的检索与利用1. 电子档案应根据索引信息，通过电子检索系统进行准确快捷地检索。
2. 对于需要调取的电子档案，应按照权限要求和审批程序进行调取，记录调取人员、时间和原因。
3. 电子档案的利用应符合相关法律法规，并严格控制档案信息的传播和复制。
六、电子档案的保密与安全1. 档案机构应制定电子档案的保密与安全管理制度，加强对档案信息的保护。
2. 所有电子档案应设置访问权限，只有经授权的人员才能访问和修改档案信息。
3. 档案机构应建立监控和防篡改措施，确保电子档案信息的安全。
七、电子档案的鉴定与审计1. 对于重要电子档案，应进行鉴定和认证。
鉴定人员应具备相应的资质和专业知识。
2. 档案机构应定期进行电子档案的内部审计，发现问题及时进行整改。
3. 电子档案的鉴定与审计结果应记录并报告相关部门。
八、法律责任1. 对于违反本办法相关规定，造成档案信息泄露、丢失等后果的，应依法追究相应的法律责任。
国家档案局印发《电子档案管理办法》
国家档案局印发《电子档案管理办法》
文章属性
•【公布机关】国家档案局
•【公布日期】2024.11.01
•【分类】其他
正文
国家档案局印发《电子档案管理办法》
日前，国家档案局令第22号公布《电子档案管理办法》（以下简称《办法》），自2024年11月1日起施行。
《办法》就进一步加强和规范电子档案管理工作，确保电子档案真实、完整、可用、安全，对电子档案全过程管理提出规范要求。
《办法》出台是贯彻实施《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》，确保电子档案管理工作依法依规开展的重要举措，标志着我国电子档案管理工作迈入新阶段。
对推动档案事业创新发展，实现档案现代化，具有重要意义。
《办法》共七章三十八条。
明确了电子档案的定义及“来源可靠、程序规范、要素合规”的具体要求和全过程管理原则。
规定了档案主管部门、电子档案形成单位、档案馆的职责。
对电子文件整理与归档、电子档案移交与接收、电子档案保管与处置、电子档案开放与利用等方面提出明确要求。
对档案馆和形成档案的机关、团体、企业事业单位以及其他组织规范开展相关工作具有指导意义。
电子档案管理办法汇总
电子档案管理办法汇总一、总则1. 目的：确保电子档案的安全、完整、可用性和保密性，提高档案管理效率。
2. 适用范围：本办法适用于所有组织机构的电子档案管理工作。
3. 定义：电子档案是指以电子形式存储、处理和传输的各类文档资料。
二、电子档案的收集与归档1. 收集原则：确保电子档案的原始性、完整性和准确性。
2. 归档要求：电子档案应定期归档，归档时应进行分类、编号和登记。
三、电子档案的存储与管理1. 存储介质：应选择稳定可靠的存储介质，如光盘、硬盘等。
2. 存储安全：采取加密、备份等措施，防止数据丢失或泄露。
3. 定期检查：定期对存储介质进行检查和维护，确保档案的安全。
四、电子档案的利用与服务1. 利用原则：在确保档案安全的前提下，提供档案利用服务。
2. 服务方式：提供在线查询、电子阅览等服务，方便用户获取档案信息。
五、电子档案的安全与保密1. 安全措施：建立电子档案的安全管理制度，包括访问控制、病毒防护等。
2. 保密规定：对涉及国家机密、商业秘密的电子档案，应采取严格的保密措施。
六、电子档案的鉴定与销毁1. 鉴定标准：定期对电子档案进行鉴定，确定其保存价值。
2. 销毁程序：对于失去保存价值的电子档案，应按照规定程序进行销毁。
七、电子档案的法律责任1. 违规处理：对于违反电子档案管理办法的行为，应依法追究责任。
2. 法律效力：电子档案在法律上具有与传统纸质档案同等的效力。
八、附则1. 本办法自发布之日起实施。
2. 对本办法的解释权归档案管理部门所有。
3. 本办法如与国家相关法律法规冲突，以国家法律法规为准。
请注意，以上内容是一个简化的示例，实际的电子档案管理办法应根据具体组织的需求和法律法规进行详细制定。
电子档案移交和接收管理办法
电子档案移交和接收管理办法
一、总则
为规范电子档案的移交和接收管理，确保电子档案的完整性和安全性，提高档案管理工作效率，特制定本办法。
二、电子档案移交的内容和方式
1. 移交单位应提供包括但不限于以下内容的电子档案：电子文件、元数据、检索工具、文件格式说明等。
2. 移交单位应将电子档案按照规定格式整理和打包，并在移交清单中详细列明档案名称、数量、大小、存放位置等信息。
3. 移交单位应将电子档案以数据传输或移动存储设备的方式进行传递，确保数据在传递过程中的安全和完整性。
三、电子档案接收的验收和管理
1. 接收单位应在接收到电子档案后，及时进行验证，确认电子档案的完整性、准确性和安全性。
2. 接收单位应将验证的结果记录在验收报告中，并及时通知移交单位，要求移交单位对存在问题的电子档案进行整改。
3. 接收单位应建立完善的档案管理系统，确保接收到的电子档案能够得到有效的管理和利用，保障档案信息的准确性和可靠性。
四、电子档案移交和接收的监督和评估
1. 相关部门应当对电子档案的移交和接收过程进行监督和检查，确保各项管理措施得到有效落实。
2. 定期对电子档案移交和接收的工作进行评估，及时发现问题并提出改进意见，推动电子档案管理工作的持续改进。
五、附则
本办法自颁布之日起正式实施，如有需要，可根据实际情况进行调整和修改。
电子档案管理制度办法
第一章总则第一条为加强和规范电子档案的管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本办法。
第二条本办法适用于本单位所有电子档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等环节。
第三条电子档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）依法管理，规范操作；（三）安全保密，确保信息安全；（四）方便利用，提高服务效能。
第二章电子档案的收集与整理第四条电子档案的收集应遵循以下要求：（一）收集范围：收集与本单位职能、业务活动相关的电子文件，包括公文、报告、数据、图像、音频、视频等；（二）收集渠道：通过公文交换系统、电子邮件、网上办公系统、信息管理系统等渠道收集；（三）收集方式：采用电子文件收集、纸质文件扫描、数据导入等方式。
第五条电子档案的整理应遵循以下要求：（一）按照档案门类、保管期限、文件类型等标准进行分类；（二）编制档案目录，包括档案名称、形成时间、文件编号、密级等信息；（三）对电子档案进行数字化处理，确保其可读性和可利用性。
第三章电子档案的保管与利用第六条电子档案的保管应遵循以下要求：（一）建立电子档案库房，配备必要的安全设施，确保档案信息安全；（二）定期对电子档案进行备份，确保档案数据不丢失；（三）对电子档案进行定期检查，确保档案完整、准确、安全。
第七条电子档案的利用应遵循以下要求：（一）明确电子档案的查阅、复制、借阅等权限；（二）提供电子档案查阅、复制、借阅等服务；（三）加强电子档案的保密工作，防止档案信息泄露。
第四章电子档案的鉴定与销毁第八条电子档案的鉴定应遵循以下要求：（一）根据档案法律法规和档案鉴定标准，对电子档案进行鉴定；（二）鉴定结果应记录在案，并报上级主管部门备案。
第九条电子档案的销毁应遵循以下要求：（一）按照档案法律法规和档案鉴定标准，对已鉴定为销毁的电子档案进行销毁；（二）销毁过程应严格保密，确保档案信息安全。
海南省人民政府办公厅关于印发《海南省政务服务电子文件归档和电子档案管理实施办法》的通知
海南省人民政府办公厅关于印发《海南省政务服务电子文件归档和电子档案管理实施办法》的通知文章属性•【制定机关】海南省人民政府办公厅•【公布日期】2024.10.26•【字号】琼府办〔2024〕36号•【施行日期】2024.12.01•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】尚未生效•【主题分类】机关工作正文海南省人民政府办公厅关于印发《海南省政务服务电子文件归档和电子档案管理实施办法》的通知琼府办〔2024〕36号各市、县、自治县人民政府，省政府直属各单位：为贯彻落实《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》（国办发〔2023〕26号），切实做好我省政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，现将《海南省政务服务电子文件归档和电子档案管理实施办法》印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。
海南省人民政府办公厅2024年10月26日海南省政务服务电子文件归档和电子档案管理实施办法第一章总则第一条为推进和规范海南省政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，确保电子文件和电子档案真实、完整、可用，助推政府数字化转型，提升政务服务效能。
根据《中华人民共和国档案法》《国务院关于在线政务服务的若干规定》《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》等有关规定，结合我省实际，制定本办法。
第二条本办法适用于海南省政务服务实施机构开展的政务服务电子文件归档和电子档案管理工作。
行政处罚、行政检查等电子文件归档和电子档案管理工作可参照执行。
法律法规另有规定或涉及国家安全、国家秘密等情况除外。
本办法所称政务服务实施机构，是指依法履行政务服务职能的党委工作部门、政府工作部门、群团组织，具有公共服务职能的企事业单位。
本办法所称政务服务，是指政务服务实施机构在办理依申请办理的行政权力事项和公共服务事项过程中提供的服务。
本办法所称政务服务办理系统，是指全省统筹建设用于办理政务服务的业务信息系统。
本办法所称的政务服务电子文件，是指政务服务实施机构在履行其法定职责过程中通过政务服务办理系统形成、办理、传输和存储的数字格式的信息记录，由内容、结构、背景等组成。
电子档案管理办法
电子档案管理办法电子档案管理办法第一章总则第一条为了规范电子档案管理工作，提高电子档案管理效率和信息安全等级，加强对电子档案的统一管理，根据国家有关法律法规，制定本办法。
第二条本办法适用于各类机关、企事业单位、社会团体和个人对电子档案管理的相关活动。
第三条电子档案是指经过数字化处理，以电子形式存储和管理的各类信息文件。
第四条电子档案管理应遵循的原则如下：1.法律依据原则：遵守和执行国家有关电子档案管理的法律法规；2.统一管理原则：建立统一电子档案管理平台，实现对各单位电子档案的集中管理；3.安全保密原则：加强电子档案的安全保护措施，防止电子档案泄露、损坏及篡改；4.便捷查询原则：建立快速、便捷的电子档案检索系统，提高档案查询效率；5.持续更新原则：根据档案管理需求，及时对电子档案进行更新和整理；6.合规使用原则：合法、规范使用电子档案，确保档案的完整性和真实性。
第二章电子档案的创建和采集第五条电子档案的创建和采集应符合以下要求：1.电子档案的创建应与相关业务活动同步进行，确保原始信息的准确性和真实性；2.采集的电子档案应当包括相应的元数据，包括文件名称、创建时间、文件大小等信息；3.采集的电子档案应标注相关的业务流程和环节，便于查询和溯源。
第六条电子档案的格式应当符合相关规范和标准，避免使用与业务无关的格式。
第七条采集的电子档案应当经过合法授权，确保合法合规。
第八条采集的电子档案应及时进行备份，确保数据可靠性和安全。
第三章电子档案的存储和归档第九条电子档案的存储应遵循以下要求：1.电子档案的存储应采用可靠、安全的存储介质，保证档案的完整性和可用性；2.电子档案的存储系统应具备防火、防水、防尘、防震等功能；3.电子档案的存储系统应定期进行维护和检查，确保系统的运行稳定。
第十条电子档案的归档应遵循以下要求：1.根据业务流程和档案保管期限，对电子档案进行归类和整理；2.电子档案的归档应标注相应的元数据和索引信息，便于查询和管理；3.电子档案的归档应定期进行备份和存储，确保档案的保存期限和安全性。
公司电子文件归档与电子档案管理办法精选3篇
公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。
第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。
其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。
部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。
（2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。
（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。
（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。
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电子档案管理办法
1 目的
为加强电子档案管理，保障电子档案的完整、准确、安全及有效开发利用，制订本办法。
2 范围
本办法规定了电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档与管理的一般要求。
本办法适用于本公司各类电子档案管理。
3 术语
3.1
电子文件
指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件。
3.2
电子档案
具有保存价值的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
3.3
逻辑归档
指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
3.4
物理归档
指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
4 职责
4.1电子文件的形成与积累、整理归档工作由各业务部门负责。
4.2 电子文件的监督、指导、保管和开发利用等工作由综合部档案室负责。
5 管理内容与要求
5.1 收集积累
公司各有关职能部门负责收集积累和整理本单位形成的管理类、科技类等电子文件，属归档范围的按归档时间向档案室归档。
5.2 归档范围
5.2.1管理档案：包括公司形成的红头文、便文，上级来文等。
5.2.2 科技档案：包括产品档案、科学技术研究档案（简称科研档案）、基本建设档案（简称基建档案）、设备档案。
5.2.3计算机程序（命令）：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支持软件和应用软件的程序。
5.2.4公司重要新闻、重大事件的音、视频等电子文件。
5.2.5公司在管理活动中形成的其它有保存价值的电子文件。
5.3 归档时间
各类电子文件于次年1月20日前完成归档。
5.4归档电子文件格式
5.4.1 文字型电子文件以DOC、XML、RTF、TXT为通用格式。
5.4.2扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
对无法转换成通用格式的电子文件，应将相关软件一并归档。
5.4.3视频或多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
5.5 归档电子文件的鉴定与检查
5.5.1 电子文件形成部门应定期对要归档的电子文件进行鉴定与检查，属归档范围的电子文件向综合部档案室移交归档。
5.5.2 鉴定：包括对电子文件的真实性、完整性、有效性鉴定。
5.5.3 检测：包括硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式，载体有无病毒、有无划痕、是否清洁等。
5.5.4 对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存
有相应的机读目录。
如果采用专用软件，要将此专用软件及相关数据一并归档。
5.6归档数量、手续
归档分物理归档和逻辑归档。
5.6.1 逻辑归档
电子文件形成部门按要求整理后，将电子文件的管理权限从网络上转移至档案室。
5.6.2 物理归档
5.6.2.1 凡在网络上予以逻辑归档的电子文件及在各管理系统中形成的电子文件，每年完成一次物理归档。
5.6.2.2 归档的电子文件至少一式二套，一套封存保管，一套供查阅利用。
必要时，复制第三套，异地保存。
归档载体采用光盘。
5.6.2.3 与电子文件相关的支持软件等归档的数量，一般以满足电子文件识别读取，转换复制的需要为原则。
5.6.2.4 归档单位将整理好的电子文件和其配套的电子文件目录等纸质文件移交档案室验收。
5.6.2.5 验收时，每套载体均应接受检验，检验内容同5.5.3条款，验收合格后，综合部档案室在电子档案移交清单上签字盖章，一式二份，一份退归档单位，一份留存备查。
5.7 电子档案的整理
存储归档电子文件的光盘，应附有标签，标签上应填写档号、光盘参数、套别、名称和软、硬件平台等内容。
5.7.1 档号
×·××××·×·×
光盘序号
电子档案类别代码
年度代号
全宗号（用X表示）
5.7.1.1电子文件类别代码用字母表示。
其中：G－图形文件；I－图像文件；D－数据文件；T－文本文件；P－程序文件；V－影像文件；A－声音文件；M－多媒体文件；O—超媒体链接文件。
如遇到一张光盘中存储一种以上类别的电子文件时，应将所包含的类别都分别填写上。
5.7.1.2光盘序号是光盘排列的顺序号，按年度在类别代码内流水编号。
5.7.2 套别：归档电子文件套号，用大写英文字母A、B、C表示。
A表示封存保管；B表示查阅利用；C表示异地保管。
5.7.3名称：归档文件名称。
5.7.4密级：盘内存储电子文件的最高密级。
5.7.5保管期限：盘内存储的电子文件的最长保存时间，分永久、长期（16～50年）和短期（15年）。
5.7.6软、硬件平台：识别或运行光盘内电子文件的软、硬件环境。
5.7.7 光盘参数：光盘类型、容量、记录时间、记录速度等。
5.7.8电子档案整理完毕应及时进行登记，并填写电子档案总目录。
5.7.9存储电子档案的光盘应放入盒中入库保存。
5.8 保管环境及检测与维护
5.8.1 归档载体应作防写处理。
不得擦、划、触摸记录涂层。
5.8.2环境温度选定范围14℃～24℃；相对湿度选定范围45%～60%。
5.8.3存放时应注意远离强磁场、热源，并与有害气体隔离。
5.8.4电子档案应每2年进行一次抽样机读检查，抽样率不低于20%，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝，并填写电子档案检查记录。
5.8.5随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写电子档案检查记录。
5.9 统计与利用
5.9.1综合部档案室应及时按年度对电子档案归档情况、管理、保护、利用等情况进行统计。
5.9.2归档的光盘不得外借。
只能以拷贝或网上传输的形式提供利用，并进行登记。
使用者未经批准不得擅自复制、拷贝、修改或转送他人。
5.9.3电子档案可在管理终端上查阅，但利用者只能查阅本人权限之内的电子档案，如需查阅超越权限的电子档案，需向主管领导申请获批后方可查阅。
5.10 鉴定与销毁
5.10.1电子档案的鉴定与销毁参照纸质档案鉴定销毁有关规定执行。
5.10.2 属于保密范围的电子档案，如存储在不可擦除的载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。
不属于保密范围的电子档案可进行逻辑删除。
6 相关文件
本过程产生的记录有：
a) 电子档案移交清单；
b) 电子档案总目录；
c) 电子档案检查记录。
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