秘书常识

秘书资格考试秘书常识：秘书知识素养

于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面:基础知识、专业知识、相关知识

一、基础知识

1. 科学文化知识：基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。

2. 马列主义理论知识：哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。

3. 政策法规知识：这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。

二、专业知识

是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。

1 理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论，也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思想。分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。

2 业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。

3 行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。

三相关知识

秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。

1 新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。

2 管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。

3 社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。

4 心理学知识。

四社会知识

国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。

国内知识，国情，民情，民俗，民风等

秘书常识：秘书人员的称谓、类别、层次

【（一）秘书人员的称谓】

社会上对秘书人员的各种称谓

打字员、文秘、内勤、文书、文员、办公室主任

XX主管（培训主管、业务主管）

XX助理（人事助理、执行助理）

初级秘书、高级秘书等等

对秘书称谓的不规范带来的问题

1.秘书称谓的不统一给界定秘书职务带来了困难，不利于对秘书人员进行科学的管理

2.容易造成秘书角色认知的差异，一个单位中同时存在秘书、文书等称谓，

使得非秘书称谓的人员不能以秘书的角色规范来要求自己

3.不利于秘书学科基本术语的准确表达。

【（二）秘书的类别】

按秘书的从属和服务对象的角度，可分公务秘书和私人秘书两类

以秘书在组织内部的工作分工来分，可以分为：行政秘书、机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书

以秘书从事工作的行业特征来分，可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等

【（三）秘书的层次】

在秘书职位的纵向层次上分为：初级秘书、中级秘书和高级秘书。

包含4层含义：体现了不同级别的秘书从低到高的不同辅助层次

体现了不同层次秘书工作量及相应的秘书结构比例

体现了不同层次的秘书在知识、经验和能力上的级差

体现了不同层次的秘书人员在级别和工资待遇上的差别

秘书常识：秘书的含义

①协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员。②指秘书职务。③使馆中职位低于参赞高于随员的外交官。有一等秘书、二等秘书、三等秘书之分，在大使馆馆长领导下进行工作。享有外交特权和豁免。

【（三）秘书和秘书实务的涵义】

秘书：是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。

该定义可从3个角度来理解:

秘书服务的根本对象是领导者

秘书活动的基本方式是处理信息和事务

秘书活动的根本性质是辅助性

秘书实务:秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程。

秘书常识：自我介绍的礼仪修养

现代人要生存、发展，就需要与他人进行必要的沟通，以寻求理解、帮助和支持。介绍是人际交往中与他人进行沟通、增进了解、建立联系的一种最基本、最常规的方式，是人与人进行相互沟通的出发点。

在社交场合，如能正确地利用介绍，不仅可以扩大自己的交际圈，广交朋友，而且有助于自我展示、自我宣传，在交往中消除误会，减少麻烦。

在社交活动中，如欲结识某些人或某个人，而又无人引见，如有可能，即可向对方自报家门，自己将自己介绍给对方。如果有介绍人在场，自我介绍则被视为不礼貌的。

自我介绍时应先向对方点头致意，得到回应后再向对方介绍自己的姓名、身份、单位等。

自我介绍的注意事项：

1、注意时间：要抓住时机，在适当的场合进行自我介绍，对方有空闲，而且情绪较好，又有兴趣时，这样就不会打扰对方。自我介绍时还要简洁，尽可能地节省时间，以半分钟左右为佳。为了节省时间，作自我介绍时，还可利用名片、介绍信加以辅助。

2、讲究态度：进行自我介绍，态度一定要自然、友善、亲切、随和。应落

落大方，彬彬有礼。既不能委委懦懦，又不能虚张声势，轻浮夸张。语气要自然增长率，语速要正常，语音要清晰。

3、真实诚恳：进行自我介绍要实事求是，真实可信，不可自吹自擂，夸大其辞

秘书常识：秘书的邮件、文件处理工作

一、收文工作的程序

１、签收。

对所收文件的件数要认真清点，检查实收件数与投递清单上的件数是否符合收据。清点后，要检查文件信封上或封套上所注明的收文机关、部门、姓名是否都应是本机关收的，如有误投，应立即退回。包装和封口是否损坏；文件经清点检查无误后，收件人要在送件人的“投递回执单”和、或“送文簿”上签字，并注明收到的时间

２、拆封。

启封时，注意保持原封的完好，特别注意封内文件不能损坏。必要时，应把原封订在文件后面，一并处理，以便日后查阅。如发现有不属于本单位的文件，或内装文件与应送文件不符，应按规定处理，一般应予以退回。

３、登记。

登记是收文处理中的重要环节之一。登记时，按收文登记簿中所列内容，逐项登记，并在收进每份文件首页贴上“来文处理单”，应将“来文处理单”的有关内容，如来文单位、来文标题、来文字号、缓急程度、密级、份数、日期等填写好，然后再转入下一道处理程序。

４、对信件（文件）迅速分类，将信件（文件）分为急件、要件、例行公事件、密件、私人件五类，分别归入五个规格一致但颜色不同的专用文件夹内，分送各主管上司处理。有的也可以用数字做文件夹的标识。如上司有要求，秘书呈送文件前应先阅读后注出重点部分，如信件（文件）中的公司名称、日期、产品名称、数量、价格，应用尺和黄色笔（如需复印，黄色不会在复印件上显现）在这些内容下面画出直线，或在信件（文件）上用简练的文字作旁注，以提醒上司。重要的信件（文件），转送前最好复印一份保存，以备查考。

二、发送邮件工作的程序有：

１、首先要对发件进行查对，即检查信封上的收信人姓名、地址与信笺上的收信人姓名、地址是否一致；

２、检查附件，即检查信函的附件是否放进邮件，附件是否齐全；

３、邮件分类，将各类信件、包裹等分类，快件立即处理，大宗的信件可以捆扎；

４、邮件标记，即检查信封上应该标注的标记是否标注；

５、邮政编码，即检查信封上收信人的邮政编码是否正确；

６、签名，即检查必须由领导签名寄发的信函是否签署；

７、登记，使用一个登记册或记录本来登记重要邮件（文件）；

８、了解和适应邮政方面的规章制度和寄发（发文）时间。

秘书常识：时间安排与计划

秘书日常事务工作之一就是做好组织的时间安排，包括日程安排、约会安排和旅行安排。帮助领导安排好时间，主要内容是做好日程安排，包括每月、每周、每天的日常工作安排。

一、日程安排的内容