4 中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则
中华人民共和国档案行业标准DAT22-2015
（5）保管期限 — 年度分类法 永久：2012年、2013年、2014年…… 30年： 2012年、2013年、2014年…… 10年： 2012年、2013年、2014年…… 即先将归档文件按保管期限分类，再在保 管期限下按年度分类。
2019/3/29
（6）年度—保管期限分类法 2013年：永久、30年、10年 2014年：永久、30年、10年 2015年：永久、30年、10年
2019/3/29
3、件：归档文件的整理单位。
4、档号：在归档文件整理过程中赋予其的一组字符
代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
2019/3/29
整理原则：
1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文 件之间的有机联系。 2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利 用。 3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便 于计算机管理或计算机辅助管理。 4、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理 协调统一。
与2000版相比主要的不同：
参照执行。有 特殊规定的除外。 2015年10月25日发布，2016年6月1 日起实施。
基本要求
整理文书档案必须学习领会的标准
1、中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》 2、国家档案局第8号令 《机关文件材料归档范围和文书档案 保管期限规定》 3、国家档案局第10号令 《企业文件材料归档范围和档案保 管期限规定》
另外：
（1）会议记录应按照时间先后排序； （2）介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序； （3）新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排 序； （4）行政审批、处罚等材料应结论性材料在前，其 他材料依工作流程顺序排列在后。
归档文件整理规则
（四）机关文件材料归档范围的具体内容
1、应归档的上级机关的文件材料，主要有5个方面：
a.上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料； b.上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非 本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件； c.上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话和题词； d.代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本； e.上级机关转发本机关文件的文件。
件材料； ⑾内容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录、摘要单、调查处理
报告、领导批示、统计分析材料；
⑿本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位 带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料；
⒀反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；
⒁本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方 面的文件材料；
本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示、报告与本机关的批复、批示
长期 短期
永久 长期
永久 短期
方针政策性的重要问题的
永久
一般事务性问题的
短期
内
容
13 本机关工作活动的工作总结、报告
13.1 主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的
13.2 半年的、季度的、一般专题的
14 本机关计划、规划、控制数字
件材料； ⒎上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； ⒏同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、
批复等文件材料。
㈡、定期保管的文书档案
⒈本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； ⒉本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； ⒊本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； ⒋本机关一般性事务管理文件材料； ⒌本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示以及一般性的
《归档文件整理规则》
甘肃省档案干部培训系列讲座之二《归档文件整理规则》讲座第一讲《归档文件整理规则》的出台背景编制原则和我省的实施情况一、《归档文件整理规则》的出台背景《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）是中华人民共和国行业标准，代号为DA/T22-2000。
由国家档案局于2000年12月6日颁布，并自2001年1月1日起正式实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措。
《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。
我国以往采用“立卷”作为归档文件整理的方法，以“案卷”作为文书档案的基本保管单位。
这种方法50年代自苏联学习而来，沿用了近半个世纪。
在手工模式下进行档案管理和检索，“立卷”不失为一种好的文件整理方式，为实现手工检索目的，提高手工检索效率提供了便利。
但是，这种方法也有许多不足，比如：方法繁琐复杂，新手学习掌握难度大；立卷中人为因素影响大，案卷质量不好把握评价；等等。
这些问题必然在实际工作中经常地、反复地表现出来，于是理论界和广大实际工作者便不断地提出和尝试立卷改革。
与此同时，档案管理现代化的加速，也向原来的文件整理方法提出了挑战，推动了文件整理方法改革的深化。
计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索、编辑功能，为归档文件整理改革提供了技术条件和前进方向。
我们知道，对文件进行整理的目的，就是要方便查阅利用，而计算机强大的随机多途径自由检索编辑功能，可使这一目的轻松实现。
科学技术的进步既为文件整理改革提供了条件，又对原来的整理方法提出了改革的要求。
在这种形势下，简化归档文件整理方法，适应档案管理现代化需要，提高机关档案工作效率，便成了广大档案工作者的共同呼声和机关档案工作改革的迫切需要。
《规则》的出台，是国家档案行政管理部门对此做出的明确回答。
归档文件整理规则
（2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、 装订材料等应符合档案保护要求。
五、整理方法（六个部分，三十三条）。 （一）装订 （二）分类 （三）排列 （四）编号 （五）编目 （六）装盒
（一） 装订
装订是归档文件文件整理的基础环节，即采用符合档案保护要求的装订 材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。通过装订，从实体上将归档 文件整理的基本单位——“件”确定下来，为后续工作的开展提供条件。
◆《意见》第五条：没有按《工业企业档案分类试行规
则》进行实体分类的企业，其管理性的文书档案可参 照执行《规则》。根据《工业企业档案分类试行规则》 进行实体分类的企业，其党群工作、行政管理、经营 管理和生产技术管理四大类的文件材料可参照执行 《规则》的规定，按“件”进行整理。具体操作中四 大类 可以继续保留，不再设置二级类目；也可以四 大类合并为“管理类”，划断年度重新调整分类编号， 制定新的分类方案。
四、质量要求 （1）归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，
字迹模糊或易退变的文件应予复制。 归档文件应齐全完整
反映本单位职能活动全过程的文件必须齐全完整。即本单 位各部门各项工作中形成的应归档文件必须齐全，不能缺 少某个部门或某项工作的文件。 一组有密切联系的文件必须齐全完整。如召开某会议，应 有会议通知、日程安排、领导讲话、大会发言等反映这次 会议全貌的主要文件，若缺少会议通知，就视为不齐全。 文件正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与 被转发文、请示与批复、报告与批示、函与复函应齐全完 整.
（7）重要文件的正文与历次修改稿可各为一件。 （8）来文与复文是指不同单位之间就某一问题的往 来文书。从文种上看包括请示与批复、报告与批 示、函与复函、通知与报告等。 来文与复文可以作为一件，也可以分别各为一件， 故《规则》中采用“可为一件”的表述方式。 我省规定：来文与复文各为一件。
中华人民共和国档案行业标准DAT22-2015
永久、30年的文件：推荐三种装订方式 1、“三孔一线”线装（粗线、细线），页数少的 可以直角装订。 2、不锈钢订书钉 3、浆糊 10年的文件：可以用普通的订书钉装订。也可 以与永久的装订方式相同
（二）分类：年度、保管期限、机构（问题）
同一全宗保持分类方案的稳定性和一致性
1、明确分类方法 2、制定分类方案 3、具体划分归档文件
纸质归档文件的整理流程：
组件---修整---装订—分类—排列 —编号---编页—编目---装盒---排架
电子归档文件的整理环节：
组件—分类---排列—编号—编目—格式转换—元 数据收集—归档数据包组织—存储
（一）组件：
1、明确件的构成 2、件内文件排序 3、修整、装订
1、件的构成：
另外：
（1）会议记录应按照时间先后排序； （2）介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序； （3）新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排 序； （4）行政审批、处罚等材料应结论性材料在前，其 他材料依工作流程顺序排列在后。
3、件的修整与装订
文件修整：
为了保证档案能够长期保存和有效提供利用，在装 订前必须对不符合要求的文件材料进行修整，文件 修整内容包括：
有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关 文件为一件。
2、件内文件排序：
归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定 稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制 件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在 前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后； 来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件 处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正 本在前，发文稿纸和定稿在后。 1、发文：正本+发文稿纸+定稿 2、收文：文件处理单+收文
归档文件整理规则
– 全宗原则：
一个全宗是一个不可分散的有机整体， 在管理中不容分散，不同全宗的档案不 允许混淆。即同一个全宗的档案具有不 可分散性和同一性。
▲文书档案：是指反映党务、行政管理等 活动的档案。（《档案工作基本术语》 中华人民共和国档案行业标准）
★（二）归档文件整理：将归档文件以件为 单位进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。 明确了“以件为单位”的基本原则，并概 述了归档文件整理工作的基本环节。
★（六）装盒：将归档文件按室编件号顺序
装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备 考表项目。 归档文件应严格按照室编件号的顺序装入档 案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺 序相一致，以保证检索到文件条目后能对应 地找到文件实体。 装盒时，应按照分类方法的不同，将不同类 别的归档文件装入不同的档案盒中。
理、生产技术管理）档案的整理应该符 合 《归档文件整理规则》DA/T22的要求
◆科技档案（产品、科研、基本建设、 设备仪器）执行《科学技术档案案卷 构成一般要求》(GB/T11822—2008) ◆基本建设项目文件的整理应该符合或 参照执行《国家重大建设项目文件归 档要求与档案整理规范》DA/T28
改革的原则与宗旨——
（八字方针）
?
简化整理 深化检索
《规则》的特点概括为: 简化 、兼容 、灵活。
第三部分：《归档文件整理规则》解读
主要内容—— 《规则》共分5个部分， 1个附录（7个图示） 一、范围 二、定义 三、整理原则 四、质量要求 五、整理方法
一、范围
★本标准规定了归档文件整理的原则 和方法。 ★本标准适用于各级机关、团体和其 他社会组织。
《归档文件整理规则》解读
转自四川省档案局
公文写作与处理自考题-7
公文写作与处理自考题-7(总分：100.00，做题时间：90分钟)一、{{B}}单项选择题{{/B}}(总题数：20，分数：20.00)1.公文是公务活动的______∙ A.媒介∙ B.重要工具∙ C.形式∙ D.工作方式（分数：1.00）A.B. √C.D.解析：[解析] 公文也就是公务文书，它是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效力与规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。
2.下列公文属于上行文的是______∙ A.决议∙ B.会议记录∙ C.报告∙ D.通知（分数：1.00）A.B.C. √D.解析：[解析] 上行文就是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发出的公文，是自下而上的行文，故称上行文。
3.公文写作中运用最普遍的起草组织形式是______∙ A.一人单独承担∙ B.集体构思，一人执笔∙ C.多人分工执笔，一人统稿∙ D.起草小组打团体战（分数：1.00）A.B. √C.D.解析：[解析] 公文起草形式主要有三种：(1)由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。
(2)由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。
(3)由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿成文。
在公文写作的三种形式中，集体构思、一人执笔，也即上述第二种行使是运用最普遍的基本组织形式。
4.中华人民共和国国家标准GB826—89《发文稿纸格式》规定了发文稿纸的标准格式，并从______开始实施。
∙ A.1957年11月∙ B.1989年2月∙ C.1989年9月1日∙ D.1999年12月27日（分数：1.00）A.B.C. √D.解析：[解析] 国家技术监督局于1989年2月批准公布了中华人民共和国国家标准GB826—89《发文稿纸格式》，规定了发文稿纸的标准格式，其具体实施时间为1989年9月1日。
5.编制份数序号一般用6位阿拉伯数码，但最少不能少于______∙ A.1位∙ B.2位∙ C.3位∙ D.4位（分数：1.00）A.B. √C.D.解析：[解析] 根据相关规定带有密级的公文要编制份数序号。
文件材料归档方法改革方案讲义
文件材料归档方法改革方案讲义目录一、中华人民共和国档案行业标准·归档文件整理规则（DA/T22-2000）┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3（一）范围┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3 （二）定义┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3 （三）整理原则┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3 （四）质量要求┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3 （五）整理方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 4 二、广东省文件材料归档方法改革方案┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 9（一）序言┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 9 （二）依据和目的┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 9 （三）适用范围┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 9 （四）归档原则┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 10 （五）归档要求┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 10 （六）归档方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 10 （七）档案编号┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 11 （八）档案装盒┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 12 （九）编制档案检索工具┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 12 附件1：档号章格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 13 附件2：档案盒背脊式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 14 附件3：盒内备考表式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 15 附件4：《档案目录》夹式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 16 附件5：《档案目录》脊背式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 17 附件6：《档案目录》格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 18 三、文件材料归档方法改革要注意的几个问题┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 19（一）改革主要改哪些方面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 19 （二）《规则》的主要内容┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 20 （三）广东省进行文件材料归档方法改革的情况简介┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 201、广东省进行文件材料归档方法改革的主要做法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈202、实施《改革方案》需要注意的几点┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 22（四）关于文书立卷方法改革的几点业务统一口径┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 231、《关于印发〈全省档案业务工作会议纪要〉的通知》（粤档发〔2001〕27号）┈┈┈ 232、《关于若干档案业务统一口径的意见》（粤档发〔2003〕19号）有关文书档案问题┈ 233、《关于印发<二○○六年统一若干档案业务口径的意见>的通知》（粤档发〔2006〕25号）有关文书档案问题┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 24 四、关于印发《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》的通知（粤档发〔2003〕49号）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 25（一）《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 27 （二）单份文件归档整理方法操作简图（流程一）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈28 （三）单份文件归档整理方法操作简图（流程二）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈29 （四）流程（一）：各部门年终移交由档案室统一整理归档┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 30 （五）流程（二）：部门整理或实行即时归档┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 33五、关于在文件归档整理中推荐使用不锈钢订书钉的通知（粤档发〔2003〕41号）┈┈┈┈35六、归档说明例式（中国交通银行云浮市分行2001年文件材料归档说明）┈┈┈┈┈┈┈┈37七、归档文件目录样式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 41八、档号章规格样式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 42九、归档文件整理时常见的错误（摘自《中国档案》2003.12）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈43（一）在适用范围上的错误┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 43 （二）在归档文件装订上的错误┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈43 （三）归档文件分类上的错误┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 44 （四）归档文件排列中的错误┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈45 （五）在归档文件编号上的错误┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈45 （六）在归档文件编目中的错误┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈45 （七）在归档文件装盒时的错误┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈46 （八）在归档文件排架上的错误┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈47 （九）使用档案盒的错误┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈47 十、档案管理软件功能要求暂行规定 (2001年6月5日发布施行) ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈48（一）总则┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 48 （二）基本要求┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈48 （三）数据管理功能┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈49 （四）整理编目功能┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈49 （五）检索查询功能┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈50 （六）辅助实体管理功能┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈50 （七）安全保密功能┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈50 （八）系统维护功能┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈51 （九）附则┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈51 十一、关于增加推广优秀档案管理软件的通知（2001年3月12日广东省档案局印发，粤档发〔2001〕18号）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 52十二、广东省档案局关于电子文件、档案信息化及其他问题的档案业务意见┈┈┈┈┈┈┈ 54附录：常用档案信息网址┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 54一、中华人民共和国档案行业标准·归档文件整理规则（DA/T22-2000）中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则DA/T22-2000中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准2001-01-01实施1 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
中华人民共和国
档案行业标准归档文件整理规则
（国家档案局2000年12月6日发布，自2001年1月1日起施行)
1、范围
本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用各级机关、团体和其他社会组织。
2、定义
本标准采用下列定义。
2.1归档文件
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存和各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理
并归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3件
归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
3、整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4、质量要求
4.1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5、整理方法
5.1装订
归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2分类
归档文件可以采用年度－－机构（问题）－－保管期限或保管期限－－年度－机构（问题）等方法进行分类。
同一全宗保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类
将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。
5.3排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项
5.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
5.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
5.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。
5.4.4件号：文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。
室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。
馆编件号按进馆要求标注。
5.4.5机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。
5.5编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文
件目录。
5.5.1归档文件应逐件编目。
来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。
归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
5.5.1.1件号：填写室编件号。
5.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.3文号：文件的发文字号。
5.5.1.4题名：文件标题。
没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“”号。
5.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
5.5.1.6页数：每一件归档文件的页数。
文件中有图文的页面为一页。
5.5.1.7备注：注释文件需说明的情况。
5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。
5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。
归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构
（问题）等项目。
其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
5.6装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1档案盒
5.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。
档案盒的外形尺寸为310 mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。
5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。
其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5.6.1.3档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
5.6.2.1盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4日期：归档文件整理完毕的日期。