外贸函电写作技巧

外贸函电写作技巧

篇一：外贸函电写作技巧论文篇

商务函电的写作技巧

——以外贸业务员

岗位为例

郑婷

(浙江工商职业技术学院国际交流学院应用英语0621)

[摘要] 随着世界经济一体化步伐的加快，国际贸易不断发展，商务函电成为了国际商务交往中必不可少的联系工具。因此，写好商务函电是作为一名外贸业务员在其工作岗位中的首要任务。为此，本文从7C’s原则中的几个要素和格式等方面来分析商务函电的写作技巧并结合自身实际岗位分析所遇到的问题,

以帮助外贸人士提高商务函电的写作技巧，建立更多的业务关系，并增加公司的销售量和利润。

[关键词]商务函电; 原则;案例

[Abstract]With the pace of economic integration of the world accelerated, the international trade has been constantly developed. Business correspondence has become the essential tool for the business

communication. Therefore, it is a primary task for the salesmen of their jobs to write business correspondence well. This article from a few elements of the 7C’s principles and format, analyzes the writing skills of business letters and problems of our own practical position to help foreign businessmen to improve their writing skills. So they can establish more business relationship and increase the company’s

sales and profits.

[Key words]Business correspondence; principles; cases

一、前言

（一）商务函电的定义及范围

商务函电是指在日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函、电讯文书。常用的商务信函主要有商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函和联系函等。在发达国家，商务

信函是传递信息，推销、宣传产品，沟通交流的重要手段，在我国也越来越受到企业的重视。

（二）商务函电的作用

在当今世界贸易蓬勃发展之际，对外贸易的各个环节大多通过函电进行。同时，它又是开展对外贸易业务往来和

有关商务活动的基础及重要沟通工具。商务信函的好坏，直接就会影响收信者对于写信者所在公司形象的好坏。如果信写得不客气，公司就显得专横简慢；如果信写得草率，公司就显得傲慢无理。

相反，一封好的信函，直接就会让一个公司大大加印象分。如果信写得清楚、简洁又有吸引力，公司就显得有组织和高效率；如果信写得礼貌又友好，公司就显得体谅又乐于助人，自然就能够建立更多的业务关系，销售量和业务也就会滚滚而来。因此，熟悉运用并正确理解商务函电的写作技巧，是顺利进行商务业

务活动的前提和条件。

二、如何写好商务英语函电

在我国，随着经济的飞速发展，国际、国内之间商务往来日益频繁，商务英语函电也越来越受到了外贸企业的重视。然而，写好一份商务英语函电，我们都应根据“7C”原则。以下是有关这些原则的解释：

商务英语函电中的“7C”原则的三个“准确、简洁、清楚”都是对语言方面的要求，“体贴、礼貌”则是针对态度和角度方面的要求。“完整”是对格式的要求，而“具体”则是对整封函电内容的整体要求，是要求避免大而无当的词句，内容不能偏离要表达的中心。“完整”和“具体”原则非常直观，属内容范围。（选自《集团

经济研究》杂志社编辑部的聂仁海的E时代中商务英语函电的特点及应用）

所以，本人就从这些方面来分析商务英语函电的写作在以下几个方面的问题：

（一）内容清楚，目的明确

商务函电的功能不在于感情上的交流，而是为了一个非常实际的经济上的目的，向对方传达有关的意向和信息。如提出建立双方贸易合作的关系；买方询问卖方某一商品的价格和其它付款条件等。这就要求我们要围绕着这些目的来展开，突出重点，并且无关的内容应一概不写。所以，商务函电的写作，一般直接切入正题来表达主要的目的，语言上力求清楚，明确，以使对方能对信中提及的信息、问题等一目了

然，并给他们留下清晰，深刻的印象。见下列例文：

Dear Sirs,

We are one of the largest importers of light industrial products in this city and shall be pleased to

establish business relations with you.

At present we are interested in your electric goods, details are in our enquiry NoteNo.1345 attached, and shall be glad to receive your

lowest quotation ASAP.

We are looking forward to your reply.

Yours faithfully,

Sales Manager

（选自檀文茹徐静珍编著的《外贸函电》）

我们有以上可以清楚地了解到，这封是进口商介绍自己的信函。它首先是自我介绍，接着明确提出了写信目的：自己的要货要求和希望。这些都显示了函电写作目的明确的，内容清楚的特点。

（二）用语简洁，准确

所谓一封简洁的商务信函，就是用最少的语言表达你想说的话，强调主要内容。例如“We hereby wish to let you know that we fully appreciate the trust you have in us.”

这其实是相当啰嗦的表达方式，这句话实际上就是要感谢你方对我方的信任，因此，我们其实可以

保留主要的信息，去掉不相关的材料，修改后的简洁表达式为：

“We appreciate your trust in us.”

在掌握了这些的同时，我们还要避免不必要的重复，以及老套的，不必要的表达方式等，用语准确。例如unexpected surprise就等于说surprise surprise,因为