会议流程及注意事项

会务流程

(一)拟定方案

类型（培训、座谈、评审、标委会和联盟年会、成立大会）、主题、主协办单位、时间、地点、人物、预算

(二)确定议程

会议事项、谁主持、谁讲话、先后顺序、讲多久、是否有茶歇、答疑环节（重要会议的议程安排要与负责人确认，注意：拟定领导到会前确认，议程是一个反复敲定的工作）

(三)明确分工（切忌单线联系）

(四)邀请领导、专家（特别注意有外籍专家时）确定人员行程、

订机票、订酒店、安排接送、用餐、陪同人员、PPT确认检查、往来邮件电话

(五)通知参会人员（预通知、再确认）网上报名、电话通知、

会前一天短信或电话再确认，目的是摸清人数，确定会场大小、会议材料印刷数量、用餐数量、桌椅数量

(六)准备会议材料

1.设计材料：背景PPT、证书、牌匾、LOGO、书面材料、工作证、

邀请函、背景板、易拉宝

2.各类文稿：通知、邀请函、签到表——制作技巧——顺序、要

素、主持词、新闻稿、会议须知、就餐指引、交通指引、通讯录、劳务费签收表、人员名单——领导和媒体、议程、行程安

排——接机、用车、食宿、陪同人员）

(七)准备会议用品（借款、电脑、文具、相机、投影仪、酒水、

礼品）

(八)布置会场（选场地——市局、人民大厦、山水宾馆、方位、

路线、桌椅摆放、纸巾、空调、背景板、易拉宝、投影、坐席牌、用餐安排——座位排布及注意事项、电子屏、水牌、会议资料装袋、停车位）

(九)会议现场（导引、签到——发资料水餐券停车票（或刷停

车卡）、接待——领导、专家、记者、劳务费发放、话筒投影调试、坐席牌更换、递话筒、看好会议物品、携带会议文稿、摄影、合影）

(十)会后整理（清理现场——重要文档、文具回收、结算报销、

文档扫描、媒体追踪、结题报告、工作总结）