组织内部管理沟通问题及对策研究

组织内部管理沟通问题及对策研究1 引言随着市场经济不断发展，企业管理也发生着越来越深入的变化。

管理的过程是一个通过发挥管理功能，充分调动人的积极性，提高组织的绩效，从而实现企业共同目标的过程。

所谓沟通，是人与人之间的思想和信息的交换，是将信息由一个人传达给另一个人，逐渐广泛传播的过程。

著名组织管理学家巴纳德认为：沟通是把一个组织中的成员联系在一起，以实现共同目标的手段。

管理离不开沟通，沟通渗透管理的各个方面。

企业管理的兴衰，与管理者之间、管理者和员工之间的良好沟通有着十分密切的关系。

加强组织沟通管理，有助于畅通组织内部的信息传递和交流，有助于领导者的科学决策，也有助于快速在领导者和员工之间统一思想，形成一致的目标和认识。

但是，机制缺陷或者人为因素的影响往往造成组织内部的沟通障碍，导致信息传递不畅，组织凝聚力不强，工作效率不高，组织发展受到影响。

认识并克服组织沟通中的问题，对于凝心聚力促进组织发展意义重大。

2 内部沟通的必要性管理沟通是现代企业管理的一个重要内容，其主体为人。

人是一种极为特殊和重要的资源，是决定企业核心竞争力最根本的要素。

在企业每天的生产经营中, 员工之间必然会发生交流和沟通，包括相互在感情上的交流、沟通，物质上的帮助、支持和工作上的商讨等。

沟通是把企业共同目的和企业间协作相互联系的桥梁，如果没有沟通，企业的共同目的就难以被所有成员了解，也不能使协作的愿望变成协作的行动。

所以，在所有的素质和技能中，沟通技能显得格外重要，GM总经理应飞曾说过：“根据我国四十多年的管理工作经验，我发现所有的问题归结到最后都是沟通问题。

”由此可见，企业的内部沟通是十分有必要的。

沟通是指信息从发送者到接受者的传递过程，它是人们进行的思想或情况交流，以此取得彼此的了解、信任及良好的人际关系。

此外，沟通还被解释为用语言、书信、信号、图像、电子邮件进行的交往，是在组织成员之间取得共同的理解和认识的一种方法。

将沟通应用于管理就是管理沟通，有效的管理沟通是企业获得持续发展所必不可少的，尤其在企业内外部环境的变化日益复杂和加快的今天，无论是计划的制定、工作的组织、人事的管理、部门间的协调、与外界的交流，都离不开管理沟通，因此企业的内部沟通是十分有必要的。

3 组织内部沟通存在问题及其危害在任何一个组织内部，正式沟通和非正式沟通都是同时存在的，两者相互制衡，并互为补充。

正式沟通按照信息走向又可分为横向沟通和纵向沟通。

非正式沟通没有固定的模式，带有很大的随机性和不确定性。

3.1 横向沟通存在问题及其危害组织内部横向沟通问题的存在，会不同程度地导致单位内部成员之间沟通的不畅，甚至引发内乱，引起人际关系紧张。

不同部门之间或员工之间相互推诿扯皮，会造成工作效率低下，使组织的形象受到损害，组织的发展受到限制和影响。

横向沟通问题产生的原因及表现主要有以下几个方面。

1. 不同部门或员工追求目标的差异由于工作分工的不同，部门或员工之间的工作任务、岗位、职责、方式不同，追求的工作目标也有差异，大家首先考虑的是做好分内的事，在某种程度上会出现缺乏合作的现象，再加之竞争的实质性存在，以及在对有限资源的分配和占有上客观存在的矛盾等，都会造成横向沟通上的障碍。

2. 小团体利益的影响由于工作业绩评估体系的存在，每个部门管理者为获得晋升或嘉奖的机会，往往不自觉地会维护本部门的利益，强调本部门的业绩。

员工也往往站在本部门的角度考虑问题，这样一来，就容易与其他部门形成冲突。

3. 对部门设置的偏见组织内部职能部门的设置都是行使组织工作职能的需要，每个部门都有其存在的必然要求。

但是，一些部门的领导或员工却认为本部门天生就比别的部门重要，这种偏见使得其横向沟通起来很困难，遇到事情经常扯皮甚至互相拆台。

4. 部门文化不同由于工作性质的不同，每个部门都形成了自己独特的文化，性格及思维方式、习惯等的冲突导致部门之间横向沟通的困难。

如，组织部门是保密性较强的部门，内部人员往往谨言慎行；宣传部门是“摇旗呐喊”的部门，其内人员往往活泼外向。

这两个部门之间的沟通，如果处理不好思维方式和性格特点的冲突，就容易形成沟通障碍。

3.2 纵向沟通存在问题及其危害造成纵向沟通障碍的既有客观方面的因素，也有主观方面的因素。

客观上，如果组织机构过于庞大，涉及区域过大或中间层级过多，就会造成信息在传递过程中的损失和失真，导致信息沟通不畅。

此外，由于纵向沟通往往要遵循组织规定的固定途径和模式，也会造成沟通障碍。

主观因素主要有以下几个方面。

1. 生理因素和心理因素的影响管理者和基层员工在先天素质及年龄、性别、性格、气质、形象等生理方面的差异，以及在需求、动机、态度、情绪、见解等心理方面的差别，会在沟通中使信息的传递受到制约。

2. 领导干部和基层员工在经验水平和知识结构上差距的影响管理者和员工接受的教育程度、经历的工作和生活阅历不同，从事的工作性质不一样，因而在认识问题上会有一定的差距，领导干部对问题的思考更理性一些，而长期在基层从事实践工作的员工看待问题更感性一些，这样就造成了沟通不畅。

3. 上下级对信息认知的不同也会造成沟通障碍首先，处于不同地位、职位或不同部门的人，会由于他所处地位、所担任职务不同而对同一信息表现出不同的态度。

其次，处于不同部门的人，在向上级汇报工作时往往更看重本部门的利益而对其他部门的工作信息置若罔闻。

第三，在下行沟通中员工往往是对信息的被动认知，因而有可能产生抵触心理。

4. 管理者与员工之间职权地位的不平等造成沟通障碍员工对领导干部的畏惧感，或领导干部和员工之间的相互不信任，以及下级报喜不报忧的思想等，都会影响纵向沟通的顺利进行。

在一些单位有的员工怕见领导不愿与领导干部接触，即使对某项工作有一些成熟的看法和方案，也不敢或不愿向领导干部汇报；有的员工则抱着“多一事不如少一事”的思想，发现问题也不向上反映；有的基层管理者或员工为了本部门或小集团的利益，对一些于己不利的事情故意向上级隐瞒实情。

这些都阻碍了管理层对基层信息的全面了解。

3.3 非正式沟通的危害由于非正式沟通的信息源不是来自官方权威部门，信息传递渠道也具有随意性，加之其他因素的影响，非正式沟通传递的信息容易失真，而且会迅速蔓延，造成谣言四起，影响组织的凝聚力和人心稳定，导致组织人心惶惶甚至涣散，影响工作效率，阻碍组织发展。

4 解决组织内部沟通的对策4.1 组织内部横向沟通问题的解决1. 确立共同的价值取向每个人从事任何活动，总是有他的愿望和动机。

管理者应将员工的愿望和动机引导到同一个方向，形成共同的责任权益意识，增强单位的凝聚力，并使员工的价值取向与组织发展需要相一致，使员工自觉地将个人价值实现与维护组织健康持续发展统一起来，形成自觉维护组织整体利益的强烈责任感。

2. 进行换位思考，体验对方感受横向沟通中，常常是每个部门都在描述本部门的困难和麻烦，同时指责其他部门的不配合，却很少站在对方的角度考虑问题。

如果能学会互相倾听，多进行友好的沟通与交流，对于增加相互了解、融洽横向关系将是非常有益的。

3. 建立协调机制，促进各方交流各部门或个人之间进行横向沟通时，由于没有隶属关系，不能采用行政命令的手段要求对方，所以容易相互推卸甚至扯皮。

解决这一问题，就要建立和完善协调机制，充分发挥办公室等综合管理部门的作用，强化监督和协调职能，促进各部门之间的交流、协调与合作。

组织可针对不同的任务，成立相应的指挥中心或工作领导小组，加强组织领导，保证各部门之间的协调联动，保证任务高效完成。

4.2 组织内部纵向沟通问题的解决组织纵向沟通管理的目的是建立畅通的沟通渠道，营造民主的沟通氛围，使领导干部能够及时、全面、准确地了解基层的信息，为制定决策提供有价值的依据和参考；同时，保证领导层的决策及时准确地向基层传递，使单位的发展战略或工作措施能够得到认真的贯彻和落实。

要解决纵向沟通管理的问题，管理者必须努力做到以下几个方面。

1. 制订沟通计划，明确沟通目标要建立和完善稳定双向的沟通渠道，定期召开情况通报会，将组织的目标、计划、指令及时告知员工。

2. 精简办事机构，减少沟通环节沟通的具体方式、方法设计应当尽量简单明了，沟通渠道也应简捷通畅，以提高信息传递效率。

一般情况下，组织结构的层级越多，信息的传递就会越慢，信息的损失也会越多。

所以，适当减少组织结构的层级，可以使信息传递加快，信息过滤减少，沟通效率提高。

3. 有效控制信息，减轻沟通任务无用、重复信息不仅耽误时间，也会掩盖真实信息，因此必须加强对信息的甄别和筛选，有效加强对信息流的控制。

同时要学会时间管理，按事情的轻重缓急来处理各项信息沟通事项。

要掌握好沟通的时机，在恰当的时间进行沟通，将有助于提高沟通效率。

4. 选择合适方式,保证沟通准确。

组织沟通的方式是多样的，要根据沟通任务的不同，选择不同的方式。

例如，对于一些重大紧急的工作，可以召开会议进行布置；对于紧急信息，可以用电话和传真等形式及时传递；对于时效性不强但要求严格的事项，可以用公文的形式提出相关要求。

5. 拓展反馈渠道，健全反馈机制领导干部应树立强烈的纵向沟通意识，健全组织内部的纵向沟通机制，营造良好的沟通氛围，提升沟通效率。

首先，要畅通反馈渠道，对领导热线、总经理信箱、留言板等反馈渠道收到的信息，设置专人进行收集、分析、整理，及时向管理层报告，以便对员工的疑问、意见和建议做出回应，保护员工参与反馈的热情。

其次，要在组织中建立一种激励机制，对提出有价值信息的员工进行奖励，调动员工参与沟通的积极性和主动性。

6. 平衡上下级心理差异，建立相互间的信任由于领导干部拥有一定的权力，在某种程度上决定着下属的职位升迁和利益得失，因此下级会对上级产生一种畏惧感。

领导干部应该主动地去平衡与员工之间的心理差异，营造一种民主氛围，使基层员工能够克服恐惧，积极建言献策，促进双向有效沟通。

领导干部应大度，能听取各方意见，尤其是那些不同甚至是反对的意见，使下级在汇报工作时没有顾忌，这样才能将真实的、有价值的信息传递上来。

4.3 非正式沟通危害的解决非正式沟通主要表现为私下传播小道消息，形成这种现象的主要原因有：组织的正式沟通渠道不畅通，组织的成员对领导层不信任，管理层制定的决策多变，一些重大事情或突发事件发生时管理层不能及时发出权威的声音等。

解决小道消息有以下几个办法。

1. 畅通信息沟通渠道使员工可以通过正式的沟通渠道获取官方的消息，了解组织的发展目标、发展战略以及为实现组织目标所采取的主要措施，知晓组织的中心任务，从而积极投身组织的发展事业。

2．客观评价组织的决策事项制定决策时要充分搜集信息，客观分析条件，对决策和计划在强调有益一面的同时也要指出面临的困难，充分估计可能出现的最差结局，防止一旦出现与预期相悖的情况时人心惶惶、谣言四起。