《公司档案管理制度细则》
公司档案管理制度实施细则
一、目的为了规范公司档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高档案管理水平，特制定本实施细则。
二、适用范围本实施细则适用于公司内部所有档案资料的收集、整理、保管、借阅和销毁等工作。
三、档案管理职责1. 人力资源部负责员工人事档案的管理工作；2. 行政部负责公司行政管理档案、合同档案、会议档案等的管理工作；3. 技术部负责技术档案、研发档案、项目档案等的管理工作；4. 财务部负责财务档案、审计档案、合同档案等的管理工作；5. 各部门负责人对本部门档案资料的管理工作负责。
四、档案收集与整理1. 档案收集：各部门应按照档案管理制度，及时收集本部门产生的各类档案资料，并按要求整理归档。
2. 档案整理：档案资料应按照档案类别、时间顺序进行整理，确保档案的完整性和连续性。
3. 档案编号：档案资料应进行编号，编号应具有唯一性，便于查阅和管理。
五、档案保管与安全1. 档案保管：档案资料应按照档案类别、保管期限进行分类存放，确保档案资料的安全。
2. 档案安全：档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案资料的安全。
3. 档案保密：涉及公司机密的档案资料，应严格按照国家保密规定进行管理。
六、档案借阅与利用1. 借阅手续：借阅档案资料需填写借阅单，经批准后方可借阅。
2. 借阅期限：借阅档案资料应在规定期限内归还，逾期需缴纳滞纳金。
3. 档案利用：档案资料仅限于公司内部查阅、复制和利用，不得外传。
七、档案销毁1. 档案销毁：档案资料达到保管期限或因其他原因需销毁时，需按照规定程序办理销毁手续。
2. 销毁手续：销毁档案资料需填写销毁单，经批准后方可销毁。
八、监督检查1. 公司档案管理部门负责对各部门档案管理工作进行监督检查。
2. 各部门应定期对档案管理工作进行检查，确保档案资料的安全、完整和有效利用。
九、附则1. 本实施细则自发布之日起施行。
2. 本实施细则由公司档案管理部门负责解释。
通过本实施细则的实施，公司将进一步加强档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，为公司的发展提供有力保障。
《公司档案管理制度细则》
《公司档案管理制度细则》在现代企业管理中，档案管理是不可或缺的一环。
它不仅关系到企业信息的安全、完整和可用性，还直接影响到企业的运营效率和决策质量。
因此，制定一套科学、规范的《公司档案管理制度细则》对于提升企业管理水平具有重要意义。
以下是一份《公司档案管理制度细则》的范本，供各企业参考和使用。
一、目的和原则本制度旨在规范公司档案管理工作，确保档案的完整性、安全性和可检索性，提高工作效率，保障公司的合法权益。
档案管理工作应遵循合法性、真实性、完整性和保密性的原则。
二、档案分类公司的档案应根据其性质和用途进行分类管理。
常见的档案分类包括：财务档案、人事档案、合同档案、技术档案、会议记录、法律文件等。
每一类档案都应有明确的管理规定和保管责任人。
三、档案收集与归档所有档案材料应在活动结束后及时收集并归档。
归档的材料应齐全、清晰，并按照统一的分类编号系统进行编号。
归档工作应由专人负责，确保档案的准确性和完整性。
四、档案存储与保管公司应设立专门的档案室或档案柜，用于存放各类档案。
档案室应具备防火、防潮、防尘、防虫害等基本条件，确保档案的安全。
同时，应定期对档案进行检查和维护，防止档案的损坏和丢失。
五、档案借阅与复制建立严格的档案借阅制度。
内部员工因工作需要借阅档案时，应填写借阅申请表，并由部门负责人审批。
借阅档案应按规定时间归还，并保持档案的原状。
未经允许，不得随意复制档案内容。
六、档案销毁对于过期或不再具有保存价值的档案，应按照国家相关法律法规和企业规定进行销毁。
销毁过程应有专人监督，并做好销毁记录。
七、档案管理责任明确各级管理人员和员工的档案管理责任。
档案管理员应定期接受专业培训，提升档案管理能力。
对于违反档案管理制度的行为，应依规进行处理。
八、制度的修订与更新随着企业的发展和外部环境的变化，本制度应定期进行评估和修订。
任何修订都应及时通知全体员工，并做好相应的培训工作。
九、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释。
公司技术档案管理制度细则
第一章总则第一条为规范公司技术档案管理工作，确保技术档案的完整、准确、安全，提高技术档案管理水平，特制定本细则。
第二条本细则适用于公司内部所有技术档案的管理，包括设计文件、产品资料、研发成果、技术标准、操作规程等。
第二章管理职责第三条公司技术档案管理实行归口管理，由技术部负责技术档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第四条技术部应设立技术档案管理员，负责具体的技术档案管理工作，包括：（一）制定技术档案管理制度和操作规程；（二）负责技术档案的收集、整理、归档、保管和利用；（三）对技术档案进行定期检查、维护和更新；（四）协助各部门进行技术档案的借阅、查询和利用；（五）负责技术档案的销毁和报废。
第三章技术档案的收集与整理第五条技术档案的收集应遵循以下原则：（一）全面性：收集的技术档案应涵盖公司所有技术领域，确保档案的完整性；（二）准确性：收集的技术档案应真实、准确、可靠；（三）及时性：及时收集技术档案，确保档案的时效性。
第六条技术档案的整理应遵循以下要求：（一）分类整理：根据技术档案的性质、用途和保管要求，进行分类整理；（二）编号管理：对技术档案进行编号，建立档案目录，方便查阅；（三）装订成册：对纸质技术档案进行装订，确保档案的整洁和便于保管。
第四章技术档案的保管与利用第七条技术档案的保管应遵循以下要求：（一）安全保管：确保技术档案的物理安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生；（二）保密保管：对涉及公司商业秘密的技术档案，应采取保密措施，防止泄露；（三）定期检查：定期对技术档案进行检查，确保档案的完整、准确和安全性。
第八条技术档案的利用应遵循以下规定：（一）合法利用：按照国家法律法规和公司相关规定，合法利用技术档案；（二）规范借阅：借阅技术档案应填写借阅单，经批准后方可借阅；（三）及时归还：借阅的技术档案应在规定时间内归还。
第五章技术档案的销毁与报废第九条技术档案的销毁与报废应遵循以下程序：（一）提出销毁或报废申请；（二）经技术部审核批准；（三）由技术档案管理员进行销毁或报废；（四）销毁或报废后，应进行登记备案。
公司档案管理制度实施细则
公司档案管理制度实施细则一、总则为了规范公司档案的管理和使用，确保档案的安全、完整和便于使用，特制定本细则。
二、档案责任人1.公司设立档案管理员，负责公司档案的管理和使用工作。
2.档案管理员应具备相关档案管理知识和技能，并定期接受相关培训和学习。
三、档案管理要求1.档案的收集和整理(1)公司各部门应及时将档案送交档案管理部门进行收集。
(2)档案管理部门负责对收集到的档案进行整理、归类和编号，并制作档案目录和档案索引。
(3)对于重要档案，应采取数字化管理方式进行备份和存储，确保其安全性和可访问性。
2.档案的保管和使用(1)档案管理部门应负责公司档案的保管和防火防盗工作。
(2)档案管理员应根据公司内部规定，制定档案使用申请和借阅制度。
(3)档案借阅需要填写相关申请表，并经过相关部门的审批。
(4)档案借阅期限一般不超过30天，若需要延长借阅期限，需提前申请并经过相关部门的批准。
(5)档案使用应遵守相关法律法规，不得泄露和篡改档案内容。
3.数字化管理(1)公司应建立统一的电子档案管理系统，实现档案的数字化管理。
(2)各部门应定期将需要归档的电子文档发送给档案管理部门，并保证文档的完整性和准确性。
(3)档案管理部门负责对接收到的电子文档进行整理、归类和存储，并制作档案目录和档案索引。
(4)档案管理部门应定期对电子档案进行备份和内容的安全检查。
四、档案管理的监督和评估1.公司内部设立档案管理监督小组，负责对档案管理工作的监督和评估。
2.档案管理监督小组应定期进行档案管理工作的抽查和核查，并提出改进建议和意见。
3.档案管理监督小组应定期向公司管理层汇报档案管理工作的情况和存在的问题，以及提出解决方案。
五、违规处理1.对于违反本细则的档案管理人员，依据公司内部相关规定进行相应的纪律处分。
2.对于故意篡改、删除或泄露档案内容的行为，将依法追究责任，并承担相应的法律后果。
六、附则本细则自颁布之日起生效，如有需要修订，由公司管理层决定，并向相关部门和人员进行通知和培训。
公司档案管理制度细则范文
公司档案管理制度细则范文公司档案管理制度细则第一章总则第一条为规范公司档案管理行为，确保公司档案安全、完整、准确、可靠，提高档案利用效率，保护公司合法权益，根据国家有关法律法规，制定本制度。
第二条公司档案管理遵循法律法规、规范操作、便于查找、安全可靠、既定流程的原则。
第三条公司档案管理的对象为公司内涉及日常事务、人力资源、财务、行政、业务运营等方面的各类文件、资料、图纸等。
第四条公司档案管理的责任主体为公司的档案管理部门，其主要职责是负责收集、整理、保管、利用和销毁公司档案。
第五条公司档案管理的基本要求为：规范档案的管理行为、确保档案的安全性和完整性、提高档案的利用价值和管理效能、加强档案的电子化管理。
第六条公司档案管理的基本原则为：全面、确切、准确、真实、完整、详实、规范、法定、安全、便捷。
第二章档案收集第七条公司档案需全面收集，包括公司文件、报告、计划、决策、合同、协议、图纸、资料等。
第八条档案管理部门负责组织收集档案，具体流程如下：1. 指定专人负责档案的收集工作；2. 根据公司日常业务运作情况，制定档案收集计划；3. 定期向各部门发出通知，要求各部门收集并整理档案；4. 收集到的档案需确保及时准确的登记入库。
第九条公司档案的来源包括内部产生和外部委托，档案来源必须合法合规。
第十条公司档案收集时需遵守以下要求：1. 档案必须是原件或者经过认证的副本；2. 档案应按时收集，确保信息的及时性和准确性；3. 对于外部委托收集的档案，要确保与委托方签订合同，并保证收集的档案合法合规。
第三章档案整理第十一条档案整理是指对已收集到的档案进行分类、编号、装订、归档等工作。
第十二条档案整理需遵守以下规定：1. 档案应根据内容、性质、目的进行分类；2. 档案应按照一定的编号规则进行编号；3. 档案应采取包括装订、标识、登记等手段进行归档；4. 档案应按照文件出处相应流程进行销毁。
第十三条档案整理时需记录档案的基本信息，包括：档案名称、编制单位、档案类别、编号、著录项目等。
公司档案管理制度的细则
第一章总则第一条为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，制定本细则。
第二条本细则适用于公司内部各类档案的管理，包括文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等。
第三条公司档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）分类管理原则；（三）规范化、标准化原则；（四）保密原则；（五）开发利用原则。
第四条公司档案管理部门负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用和销毁等工作。
第二章档案收集与整理第五条公司各部门、各岗位应按照档案管理的有关规定，将形成的各类档案及时、完整地移交至档案管理部门。
第六条档案收集应遵循以下要求：（一）档案内容应真实、准确、完整；（二）档案形式应规范，符合国家档案管理要求；（三）档案移交时，应附具档案目录、档案清单等资料。
第七条档案整理应遵循以下程序：（一）分类：按照档案内容、形式、用途等，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等；（二）编目：编制档案目录，包括档案编号、档案名称、档案形成时间、档案页数、档案存放位置等；（三）装订：按照档案性质和保存要求，对档案进行装订；（四）归档：将整理好的档案按照分类、编号、装订要求，归档至档案室。
第三章档案保管与维护第八条公司档案室应具备以下条件：（一）安全、通风、防潮、防虫、防霉、防火、防盗；（二）档案柜、档案架等设施符合国家档案管理要求；（三）档案室工作人员应具备一定的档案管理知识和技能。
第九条档案保管应遵循以下要求：（一）档案存放应按照分类、编号、装订要求，整齐有序；（二）档案柜、档案架等设施应定期检查、维护，确保档案安全；（三）档案室工作人员应定期检查档案保管情况，发现安全隐患及时报告并采取措施。
第十条档案维护应遵循以下要求：（一）档案柜、档案架等设施应定期擦拭，保持清洁；（二）档案室工作人员应定期检查档案，对破损、褪色的档案进行修复；（三）档案室工作人员应定期对档案进行消毒、防虫处理。
最新公司档案管理制度细则公司档案管理制度及流程
最新公司档案管理制度细则公司档案管理制度及流程公司档案管理制度及流程一、总则为了规范公司档案管理工作，确保档案的安全性、完整性和可追溯性，提高档案的利用价值和管理效率，特制定本公司档案管理制度及流程。
二、档案管理职责1.公司领导负责监督档案管理工作，并任命专人负责具体的档案管理工作。
2.档案管理人员负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作，并制定相应的管理制度，确保档案的安全和有序运营。
3.全体员工应按照公司档案管理制度的要求履行档案管理的职责，保护档案资料的安全。
三、档案管理流程1.档案收集-每个部门在收集档案资料时，应按照统一的档案登记表格进行记录，并归档存储在指定的档案柜中。
-档案管理人员定期进行档案资料的汇总整理和归档，并在档案登记表格中进行标注。
2.档案保管-档案管理人员负责对档案资料进行分类、编号和盘点，并制定详细的档案目录。
-档案资料存放在指定的档案柜中，遵循分类存放、密封包装和编号管理原则。
-档案柜应设置定期巡检制度，确保柜内档案的完整性和安全性。
3.档案利用-公司员工在需要使用档案资料时，应按照公司档案利用流程进行申请，并填写档案利用申请表。
-档案管理人员审核申请表格，确认申请人身份和使用目的，然后提供相应的档案资料。
-使用完毕后，申请人应将档案资料归还给档案管理人员，并由其负责归档存放。
4.档案销毁-档案管理人员应定期对档案进行鉴定、筛选和销毁。
-被销毁的档案应填写销毁记录，并进行签字确认，在环保的原则下进行档案资料的安全销毁。
-销毁记录应备份储存，并由公司领导进行专员监督。
四、档案管理制度的监督与评估1.公司领导定期对档案管理工作进行检查和评估，并提出改进建议和要求。
2.档案管理人员应按照公司领导的要求，进行档案管理流程和制度的调整和改进。
3.档案管理人员应定期组织全体员工进行档案管理培训，提高员工的档案管理意识和能力。
4.档案管理工作的每一次调整和改进都应及时记录下来，并形成档案管理制度修订版。
公司内部档案管理制度细则
第一章总则第一条为加强公司内部档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理效率和水平，根据国家档案法律法规和公司实际情况，特制定本细则。
第二条本细则适用于公司内部所有档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条公司档案管理工作遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和连续性。
（二）分类管理原则：按照档案的来源、内容和性质，对档案进行科学分类，便于管理和利用。
（三）保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，严格保密，防止泄露。
（四）安全原则：确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。
第二章档案收集与整理第四条公司档案收集范围：（一）公司内部各部门在业务活动中形成的各类文件、资料、报表、图纸等。
（二）公司对外交流、合作、招商引资等活动中形成的文件、资料、协议等。
（三）公司内部管理制度、规定、通知等。
（四）公司内部各类报表、统计、分析等资料。
第五条档案整理要求：（一）按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编目、整理。
（二）档案整理应保持原貌，不得随意修改、涂改。
（三）对破损、褪色的档案，应采取必要的修复和保护措施。
第三章档案归档与保管第六条档案归档：（一）归档时间：档案形成后，应及时归档。
（二）归档手续：归档前，应填写归档登记表，经部门负责人审核后，报档案管理部门审批。
（三）归档要求：档案归档应做到齐全、完整、有序。
第七条档案保管：（一）档案库房：设立专门的档案库房，配备必要的温湿度控制设备，确保档案安全。
（二）档案存放：按照档案分类和编号，将档案有序存放，方便查阅。
（三）档案维护：定期检查档案的存放环境，确保档案安全。
第四章档案利用与销毁第八条档案利用：（一）查阅档案，需填写查阅登记表，经档案管理人员审核后，方可查阅。
（二）查阅档案时，应爱护档案，不得随意折叠、涂改、损坏。
（三）查阅档案的用途和期限，由档案管理人员根据实际情况确定。
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《公司档案管理制度细则》为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。
一、总则（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。
（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。
公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。
（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。
二、档案部门设置及其职责（一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。
基本职责为：1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。
2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。
3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。
4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。
（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是：1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检查。
2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。
三、档案接收与整理(一）公司编制文件材料的归档范围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个方面：1、行政部：A、公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；B、与总部及其他单位往来发文；C、行政管理方面，包括：1）办公用品管理、采购、出车及维修记录等；2）日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复的记录等；2、人资部：人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。
3、企划部：A、公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等；B、媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；C、年度季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等；D、市场调研方案、搜集的客户资料等。
4、仓管部：仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容。
5、客服部：主要包括客户档案、工程保修、维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录。
6、装备部、工艺部、数字部：主要包括效果图、施工图、项目报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表、部门会议纪要、车间上工排班表、原材料及成品登记表、日常工作日志、新产品研发数据等。
其中数字部机房重要文件备份、集成软件开发源代码等。
7、财务部：主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面的固定资产核算、费用申请等8、市场部：有关营销促销活动方案、客户资料、市场调研资料、与客户签订的协议等。
以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知总经理办公室，以便档案管理及时作出调整。
各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。
（二）归档文件的等级划分及保管期限需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：（三）档案编号方法1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。
2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为：行政部：XZ 人资部：RZ 客服部：KF 装备部：ZB 工艺部：GY数字部：SZ 市场部：SC 财务部：CW 企划部：QH 仓管部：CG3、工程项目命名。
以上七部门（主要是装备部、工艺部、数字部、客服部四部门）凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别，以中国人民抗日战争纪念馆反法西斯胜利70周年项目为例，其项目大类编号为：201506（日期）-KZG（馆方中文缩写头字母）-FF70（项目简称头字母）-#（文件编号）。
4、非工程项目档案命名。
由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号。
无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X 页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。
以财务部为例：编制方法：201603-CW01-XXX（2014年6月份财务报表）其中201601为日期，CW为财务部编号，01为财务部制定的代表财务报表的内容（02为财务凭证等等类推），XXX为其他编号。
（四）归档方法及要求1、归档文件材料必须完整，层次分明，符合其形成规律，能够准确反映公司生产经营各项活动的真实内容和历史进程。
2、涉及项目工程的，应将档案材料归入同一案卷中；不涉及项目工程的，先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成的年度（跨年度的规划计划，可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度）。
3、按要求填写卷内目录、备考表等表格，拟写案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称。
案卷封面要用黑色签字笔或者黑色钢笔书写。
4、对破损的文件材料在装订的同时应进行加边、修补、或裱糊，对较大的纸张应折叠，并拆除文件材料上的金属物。
案卷装订要整齐。
四、归档流程（一）归档时间。
各部门不涉及工程项目的材料，应根据材料性质不同进行整理。
凡材料每月整理的（一般为行政部、人资部、企划部、市场部及装备部、工艺部、数字部、客服部日常管理的材料），应在每月底之前首先整理归档；凡材料按季度或年度整理的，应在下一季度或下一年度一周内首先进行归档。
归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。
各部门涉及项目工程的材料，应在工程全部竣工后一周内进行首先归档，各部门首先归档后应将同一项目的归档材料统一移交总经理办公室，归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。
（二）档案移交。
各部门不涉及项目工程的归档材料在部门首先归档后一周内经部门主管签字后移交总经理办公室；涉及项目工程的，各部门首先归档后，由部门主管签字并统一交客服部整理，客服部应在收到各部门材料后一周内经部门主管签字后将档案材料移交总经理办公室。
档案经总经理办公室主管人员验收合格后，填写《档案移交清单》，双方履行签字手续，办理移交。
根据公司目前的经营状况及要求，财务档案由财务部按照本实施细则自行妥善保管，暂时不移交档案室。
五、档案保管与统计（一）公司设置专用档案库，具有防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、放高温等设施。
定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或其他技术处理。
（二）建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。
及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。
六、档案借阅管理（一）总经理办公室根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇编各种参考资料，积极主动开展档案利用工作。
（二）建立档案借阅及保密制度，根据档案的重要程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。
1、借阅资料为普通文件的，借阅时间不超过一周，如遇节假日，须在节假日前归还。
借阅普通文件的，需填写调档单，经本部门主管及总经理办公室主管人员签字审批后方可借阅。
2、借阅资料为重要文件的，借阅时间不超过三个工作日，如遇节假日，须在节假日前归还。
借阅重要文件的，需填写调档单，经本部门主管及总经理办公室主管人员签字审批后方可借阅。
3、借阅资料为秘密文件的，借阅时间不得超过一个工作日，原则上不得带出总经理办公室。
借阅秘密文件的，需填写调档单，经本部门主管、总经理办公室主管人员及总经理签字审批后方可借阅。
（三）借阅档案人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全。
不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改，未经批准不得复印档案。
（四）调阅重要及秘密档案只可在总经理办公室调阅复印件或者扫描件。
借阅人员必须严格保密，不得泄漏资料内容，不得遗失。
借阅后需按时归还，如需延长借阅的，必须通知总经理办公室主管人员，并另行办理借阅手续。
七、档案鉴定、移交、销毁（一）根据不同档案材料的分级及保管期限，结合实际情况，总经理办公室统计档案库内各档案的情况表。
（二）定期对于已到期的档案进行鉴定，鉴定工作在总经理或总经理助理的统一领导和主持下，由总经理办公室和与所鉴定档案相关的业务部门组成鉴定小组，具体负责档案的鉴定工作。
（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经公司主管领导批准后销毁。
档案销毁时，必须有两人在场负责销毁，并在销毁清单上签字。
销毁清册由总经理办公室永久保存。
八、档案保密（一）总经理办公室主管人员及各部门兼职档案员应在安全的环境下进行整理装订涉密档案，妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意堆放，以免造成丢失、损坏和泄密。
（二）不准向无关人员提供或泄漏档案内容；不准通过电话、电子邮件、普通邮件等形式传递涉密档案信息和档案材料；不准在不利于保密的场合谈论涉密档案内容。
（三）档案人员不得私自打印、翻印或复制涉密档案，不准擅自带人进入档案库。
（四）集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案，不得做他用。
（五）发生泄密和档案被盗事件时要及时报告领导，当事者要及时出具书面报告。
对违反保密规定、造成泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。