文件传输管理办法

鄂州市烟草专卖局（公司）

关于规范文电办理程序、提高公文运转效率的通知

各科室（中心）、专卖稽查大队：

为进一步规范文件、领导批示件办理程序，加强文电管理，提高公文传阅速度，现参照国家有关规定，特对我局文电办理有关工作通知如下：

一、外来收文的办理。

收文流程：收文登记――办公室拟办――领导批办――分送――阅办――拟归档――办结。

外来收文包括省委、省政府、省局（公司）、市委、市政府文件和会议纪要、电传等公文。收文统一由办公室签收、登记、分发，办公室文件管理员收文、登记后，办公室负责人提出拟办意见，按程序送局长或分管局长批示。

1、收文登记。办公室文件管理员从全省烟草OA系统接收省局（公司）文件，利用电子扫描方法在电脑中存入省委、省政府或市委、市政府等纸质文件。对公文类型、来文单位、来文标题、来文文号、主题词等信息进行系统登记。

2、办公室拟办。文件管理员将文件登记后传送给办公室负责人，办公室负责人对收文如何办理提出建议性处置意见。办公室负责人根据公文的性质、重要程序、涉密程度、办理时间要求、内容所涉及的职权范围将收文送呈给市局（公司）主要领导或分管领导批示。如收文涉及到行业重大政策调整，重要人事变动，重要活动要求或收文内容涉及到多个部门、多个方面工作的或其他分管领导不能定夺的事项等，则送呈给市局（公司）主要领导批示；如收文内容涉及到单个部门、单个方面工作的，则按市局（公司）领导工作分工，送呈给相应的分管领导批示。

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拟办者要弄清来文的背景与意图，必要时还应查阅有关文件，对有关情况进行调查研究，以便使拟办的意见具有法规依据与事实依据，切实可行。

3、领导批办。市局（公司）主要领导或分管领导对来文办理提出指示性、决策性意见，对相关领导或部门提出办理要求。

4、分送。文件管理员根据领导批示意见，将收文分送给有关领导或部门、人员阅知、办理。分办公文要求分清主次缓急，优先处理紧急重要的公文。

5、阅办。有关领导或部门、人员收到文件后对公文进行阅读、贯彻执行与办理，公文只有经过传阅才能产生切实的效用，是公文处理的中心环节。做好阅办工作，要求熟悉与文件内容有关的方针政策与法律法规，熟悉有关的业务；要求深入实际，加强调查研究，以便使公文所针对的问题得到因地制宜、因时制宜的切实有效的处理；在阅办中应注意分清主次缓急，努力协调与理顺各方面的关系，提高阅办的效率。

6、拟归档。拟归档人员在打开需要拟归档的公文后对归档分类、归档期限、正文页数等信息进行归档。

7、办结。点击“办结”按钮系统提示，至此整个“外来收文”的流程就结束了。

“三秘”文件的办理按有关规定执行，不允许在OA系统中流转。

一是密件清点登记。办公室机要员对收到的“三秘”文件要认真进行清点登记，注明收文时间、文件编号、标题、密级、紧急程度、份数及每一份的编号等。

二是领导传阅或办理。机要员将收到的密件登记后送办公室负责人提出意见。需送领导传阅的，机要员用专用密级文件夹送委领导传阅(重要密件按职务从高到低传阅，一般密件可不按职务高低进行传阅)，每位领

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导传阅后要及时退回机要员继续传阅。下班后机要员要及时将密件收回放机要室保管，不能将密件存放在机要室以外的地方，以防失密、泄密事件发生。需要办理的密件，由机要员根据拟办意见办理，办理过程中要注意检查督促承办科室（中心）、专卖稽查大队按照保密法规要求管理好密件。办理完毕后承办部门要及时将密件退回机要室保管。

三是密件保管。密件传阅或办理完毕后，由机要员收回存放于机要室专用保密柜保管。如有领导或业务室需借阅密件，要按规定办理借阅手续，用后要及时退回机要室。

四是密件清退。密级文件处理完后，机要员要按照有关要求及时做好密件清退工作。清退时机要秘书要注意清点密件的份数，核对编号、标题，列好清单，做到不漏不缺。清退完后要请对方在清单上签字，以示负责。

文电传阅要做到快捷、高效。收文的分办，应在文件收到当日分办完毕，当天进入阅文程序。如遇局（公司）领导公务繁忙一时不能阅批的，应及时提示。如局领导出差或其他原因不能阅批公文时，办公室文件管理员应及时以电话等方式与领导联系，确保以最快的速度让领导知晓公文内容，并根据领导的意见对公文作出相应处理。领导当天的批件公文原则上要批完，不得留置。公文不得横传。

二、内部发文的办理。

发文流程：拟稿――部门审核――办公室审核――会签――签发－－编号――校对――排版――电子签章――分发――拟归档――办结内部各部门拟稿的发文，统一由办公室进行核稿，之后送分管局长审核会签，分管局长会签后再送局长审批签发，之后由文件管理员送拟稿人校对后方可形成正文。对不符合行文规则的发文，由办公室退回拟稿人重拟。

1、拟稿：由各部门根据工作需要进行发文拟稿，拟稿人在对公文类型、

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主送机关、文种、文件标题、主题词等确定后，再编辑底稿，输入正文内容，必要时还要添加上载附件。

2、部门审核：拟稿人拟稿保存后送达给部门负责人，部门负责人对所发文件的标题、文种、正文等进行审核修改，再送达给办公室核稿。

3、办公室审核：办公室负责人对所发文件的标题、文种、主题词、正文等进行审核修改，再送达给分管领导进行会签。

4、会签：分管领导对所发文件进行审核修改，如同意会签，则签上“同意”字样，再送达给主要领导签发。

5、签发：主要领导对所发文件进行审核，如同意签发，则签上“同意”字样，再送达给文件管理员进行编号。

6、编号：文件管理员对所发文件按下发文件顺序进行编号，再送达给拟稿人进行校对。

7、校对：拟稿人对发文进行校对、修改，再在送给文件管理员进行排版。

8、排版：文件管理员对所发文件按现行文件的标准格式进行规范排版。

9、电子签章：排版之后文件管理员对所发文件按照公文类型进行电子盖章。

10、分发：电子签章形成正式文件后，文件管理员按照文件份数，在分发范围之内将文件下发给相关人员及部门。

11、拟归档：文件分发后，文件管理员在打开需要拟归档的公文后在“允许归档”的栏目中选择“归档”或者“不归档”进行保存，把公文送到最后一个环节“办结”。

12、办结。点击“办结”按钮，至此整个“内部发文”流程结束。

三、有关要求

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