三级文件编写规定
三级文件编写规定
受控状态：文件编号：JHM/C-01-001发放编号：版本：Ⅰ三级文件编写规定编制：日期：审核：日期：批准：日期：济南黄台煤气炉有限公司2012年12月01日发布 2012年12月01日实施济南黄台煤气炉有限公司三级文件编写规定 JHM/C-01-001 1.目的与范围：为了指导各部门正确编写三级文件，确保标准的规范性和统一性，特制订本标准。
本标准规定了三级文件编写方法与要求。
本标准适用于济南黄台煤气炉有限公司。
2.引用标准：JHM/CX-B-2012.1 文件控制程序JHM/CX-B-2012.2 记录控制程序3 职责3.1管理者代表负责公司管理性三级文件的批准工作3.2办公室负责公司三级文件的审核、归档、发放、回收等工作。
3.2各部门负责本部门职责范围内的三级文件的编制、审核工作及部门内部使用的三级文件的编制、审核、批准工作。
4.工作程序：4.1 三级文件的确定日常工作中具有经常性、重复性特点的管理和工作事项都必须做出明确的确定，应编制相应的三级文件。
4.2三级文件的范围4.2.1管理性文件：对特定范围内的人员、工作和事务制定共同遵守或具有约束力的规范性文件，如规章制度、管理办法、规定（程）等。
4.2.2质量体系支持性文件：规定某项工作的具体作业要求。
当没有书面文件规定又不能保证工作质量时，各部门应按照质量管理体系要求制定详细的补充性文件，以控制和保证工作质量。
4.2.3技术文件：为产品和生产提供保障和指导性的文件，如产品标准、作业指导书，验收规范（细则）等。
4.3 三级文件的内容与格式4.3.1 一般三级文件的格式见附录A.1，A.2的格式，如果按本标准无法执行时，可由文件的相关部门另行规定。
设施操作规程见A.3。
4.3.2 目的与范围：该部分应明确写出本标准编写的目的，本标准规定的内容、范围及适用的对象范围，目的一般格式为“为了×××××××，特制订本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)”，范围一般格式为“本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)规定了×××××××”，“本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)适用于×××××××”。
质量体系三级文件撰写指南
×。
中
（空一行，下同）
2 引用文件(如没有就不写)
××××（文件号） ×××××××××××（文件名称）
××××（文件号） ×××××××××××（文件名称）
3 定义(如没有就不写) ××××：×××××××××××。 ××××：×××××××××××。
4 职责 4.1×××××××××××××××。 4.2×××××××××××××××。
×××。
附录 A 记录和表格
××××××××××××（表格代号） ××××××××××××（表格代号）
××××××××（表格名称） ××××××××（表格名称）
结束符，2 磅、5 厘米，正文结束后空三行处
附加说明： ×××××××××××××××××××。 ×××××××××××××××××××××××××××××××××××
部门第三层次文件的撰写指南
部门的第三层次文件可被视为是一种特殊的程序文件，它是依据本所程序文件（第 二层）的要求对应在本部门的具体实施。 1、 第三层次文件类别 a 管理类第三层次文件
包括本部门的管理制度、工作程序或工作流程，如工作细则、岗位规范等。 a 技术类第三层次文件
包括在部门范围内通用的操作说明书，工艺文件、技术规范等。 2、第三层次文件编制原则 a 协调性：作为体系文件要协调好各级文件之间的关系，第三层次文件的编写要以所
4、第三层次文件的编号 请参照所质字【2008】04 号文执行。 5、第三层次文件格式按照本次会议发放的部门第三层次文件编写格式执行。
表一：各部门必须编制的第三层次文件清单
序号 文件编号
文件名称
依据的程序文件
*1 ×—××—001 本部门文件管理程序
a Q/KDZ 4-01-2008《文件管理程序》 a Q/KDZ 4-02-2008《质量管理体系
有限公司三级文件编写规定
三级文件编写规定Q／AM-QD002-20101 目的与范围为了指导各部门正确编写三级文件，确保标准的规范性和统一性，特制订本标准。
本标准规定了三级文件编写方法与要求。
本标准适用于无锡爱玛车业有限公司。
2 引用标准GB/T1.1—2000 标准化工作导则第1部份，标准的结构和编写规则。
PD/AM-QD01-2010 文件控制程序3 职责3.1 品管部职责3.1.1 负责组织三级文件的起草。
3.1.2 负责组织三级文件规范化审核。
3.2 各部门负责本部门三级文件的编写。
4 规范性一般要素4.1 三级文件的确定日常工作中具有经常性、重复性特点的管理和工作事项都必须做出明确的确定，应编制相应的三级文件。
4.2三级文件的范围4.2. 1管理性文件：对特定范围内的人员、工作和事务制定共同遵守或具有约束力的规范性文件，如规章制度、管理办法、规定（程）等。
4.2.2质量体系支持性文件：规定某项工作的具体作业要求。
当没有书面文件规定又不能保证工作质量时，各部门应按照质量管理体系要求制定详细的补充性文件，以控制和保证工作质量。
4.2.3技术文件：为产品和生产提供保障和指导性的文件，如产品标准、产品图样、工艺卡片、作业指导书，验收规范（细则）等。
4.3 三级文件的内容与格式4.3.1 一般三级文件的格式见附录A.1，A.2。
产品图样和设计文件、工艺文件等三级文件1Q／AM-QD002-2010的格式如果按本标准无法执行时，可由文件的相关部门另行规定。
设施操作规程见A.3。
4.3.2 目的与范围：该部分应明确写出本标准编写的目的，本标准规定的内容、范围及适用的对象范围，目的一般格式为“为了×××××××，特制订本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)”，范围一般格式为“本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)规定了×××××××”，“本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)适用于×××××××”。
三级文件编写说明
一.需要编写的三级文件清单
序号
文件名称
文件编号
参照文件/编写内容
编制部门
备注
1.
投标管理作业指导书
P 2.1 W-1
例文
销售/技术/财务
2.
特殊特性控制作业指导书
P 3.1 W-1
例文
技术
3.
每一道工序的操作作业指导书
P 3.1 W-3、4、5…
自编
技术
4.
产品试制作业指导书
P 3.1 W-2
自编
生产
10.
工序能力验证工作指导书
P 4.1.1 W-4
例文
质量/技术
11.
产品返工、检验作业指导书
P 4.4 W-1
例文
质量/技术
12.
偏倚作业指导书
P 4.8.1 W-1
例文
质量
13.
线性作业指导书
P 4.8.1 W-2
例文
质量
14.
稳定性作业指导书
P 4.8.1 W-3
例文
质量
15.
重复性再现性业指导书
烽火波纹管
题目:
发放编号：
共页第页
编号:
版本B/0
2.正文
1.目的
2.范围
3.职责
4.定义
5.程序
6.相关文件
7.质量记录
8.作业流程
3.页脚
所有人:
职务:
批准:
职务:部门部长
批准：
职务:管理者代表日期：
例文
人事
27.
关键数据作业指导书
P 14.2 W-1
例文
人事
28.
三级文件编写说明-iso／ts16949-2002质量体系文件结构
❖ 1.7各部门推进委员/责任者将初稿交品证科复审， 品证科将复审意见反馈给各部门推进委员/责任者后， 由各部门推进委员/责任者组织部门人员或相关人员 再次完善定稿。
三级文件编写要领
1.8由其部门最高管理者进行定稿审核承认后，交品证 科受控发放。
三级文件编写说明-iso／ts16949-2002 质量体系文件结构
ISO/TS16949：2002质量体系文件结构
国际标准ISO9000 规定国际质量体系要求
ISO/TS 16949要求 零件和过程批准程序
国际汽车质量体系要求
顾客特定要求
顾客相关质量体系要求
第二层次:确 定谁、做什 么、何时做
质量手冊 程序文件 指导书等 质量记录
( 4.2.4 )
* 培训教育
( 6.2.2.2 )
* 内部审核
( 8.2.2 )
* 不合格品的控制 ( 8.3 )
* 纠正措施
( 8.5.2 )
* 预防措施
( 8.5.3 )
三级文件编写要领
各部门推进委员/责任者注意： ❖ 1.1熟悉与本部门有关的一级、二级文件章节和内
容。 ❖ 1.2了解本部门的主要过程和相关过程，以及本部
第一层次: 确定 途径和职责
第三层次 回答如何做
顾客支持的相关文件 Advanced
Quality planning Control plan
Tools and Techniques
二级文件（程序文件）基本要求
ISO/TS16949：2002 所必需的7个基本程序：
* 文件控制
( 4.2.3 )
质量管理体系三级文件的编写培训课件
三级文件格式-----文件编号格式
实例
文件编写注意事项
编写文件的五忌
忌简单草率，未将所有的工作要求都纳入体系。 忌过于弹性化，失去可操作性。 忌理想主义化，导致无法实施。 忌部门主义化，导致其他部门无法配合。 忌咬文嚼字，理解困难。
文件编写中常见的问题
➢ 长篇论述管理的必要性和管理对象的背景， 特别是作业文件中描述。 ➢ 原文转发或机械转发上级公司的文件。 ➢ 文件原则性太强，不具备操作性。 ➢ 将组织管理作为职责描述。 ➢ 在职责中描述具体工作内容。 ➢ 缺少对检查方法和记录的要求。
件
作 用
有利于对公司职员开展培训，提高职员素质
注：三级文件是对怎样工作或作业的科学描述。对工作细节的 正确描述，保证现场工作环节准确无误地进行，使现场处于受 控状态。即工作人员在现场工作过程中，如果确实按照工作文 件的要求去操作，就可以避免出现差错。
质量管理体系三级文件类型及作用
讨论
我们在日常的工作中会接触到哪些三级文件？
质量手册
件
程序文件
针对各职能部门，质量手册的支持性 文件
作业指导书、检验规定、技术 图纸、技术规定、管理规定/制 度、外来文件等
表格记录
质量管理体系的基础 文件
为质量管理活动提供客观证 据
质量管理体系三级文件类型及作用
管理规范
管理性文件
管理规定/制 度
三
岗位作职业责指导书（
级
检验SO指P导）书（SIP）：各工序检验规定、来料检验规定
2、适宜性原则
6、符合性
3、指导性原则
5、可读性
4、可操作性原则
三级文件格式-----技术型三级文件
1、目的
7、相关的文件与记录
《三级文件编写要求》
1.目的：有效管理公司内部文件及记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转。
2.适用范围：适用于股份公司及下属各子公司的所有文件及表单记录文件的管理
3.管理职责：
3.1 一阶文件和二阶文件的制订/修订/废止由品管部负责，管控权限归品保部；
3.2三阶文件和四阶文件的制订/修订/废止由相关部门负责，管控权限归品保部，其中部门管理制度归综合管理部管控；
3.3通知公告类文件的制订/修订/废止统一由综合管理部负责，管控权限归综合管理部。
行政发文统一用“综管行【****指年代号如2016】***指流水号如001”，人事任免统一用“综管人【****指年代号如2016】***指流水号如001”；
3.3.1
3.3.2
3.3.3
4.正文：
4.1所有三级文件必须包含目的、适用范围、管理职责、制度正文、相关文件和相关表单六个部分；
4.2用数字表示每一个部分即1.目的、2.适用范围.....宋体，10号，加粗，间距为1.5倍；
4.3每个部分下面还有小项，则用1.1、1.2、1.3.......开头缩进0.5个字符；若1.3下面还有小项则用
1.3.1、1.3.
2.....开头再缩进0.5个字符；
4.4每个部分下面的正文部分用宋体，字号为10号，间距为1.5倍；
4.5相关文件是指所拟文件中需要引用的其他文件；
4.6相关表单指所拟文件中提到的表单清单，同时附上表单电子版;
4.7页面的页边距要求上下15毫米，左右20毫米。
5.相关文件：
无
6.相关表单：
《文件制度审批表》。
三级文件格式要求
三级文件要求
一、本公司第三级文件为工作标准（岗位职责和任职要求等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范、记录等）。
三级文件由各部门自行编制。
由部门负责人审核。
报分管经理批准发布、实施。
二、分管经理负责三级文件编写、更改和发放的审批。
三、三级文件编号：QEOP/部门名称缩拼后加顺序号。
四、三级文件发放时要填写“文件收/发记录表”，由文件主管部门负责登记、发放。
五、三级文件的更改由各相应部门填写“文件更改记录表”，经分管经理批准后更改发放。
三级文件由各部门自行发放，归档保存。
六、内容格式：
1、封面由企管办统一制作。
（由各部门具办到企管办到办理）。
2、名称（用2号宋体加粗）
1.0目的（用四号宋体加粗）
2.0适用范围、
3.0定义、
4.0职责、
5.0工作、
6.0记录）。
具体内容用四号宋体。
3、每页要有页码。
4、行间距单倍行距，页边距左右为23.8毫米。
上下为15毫米。
5、编写三级文件时要认真、仔细，不得出现错别字、标点符号运用要正确，与生产实际应用要相互符合。
管理部三级文件与质量记录编号规定
慈溪威德米勒电子科技有限公司
管理部三级文件与质量记录编号规定
一、三级文件编号规定
WDML-XX-XX-XXX：WDML表示企业代号；XX表示编制部门代号；XX表示类目；ххх表示文件流水号；
一级类目：公司所有资产证据类（用字母A表示）
A1：合同、协议
A2：公司章程、账号、授权书、许可证等
二级类目：公文类（用字母B表示）
B1：人事规章制度：适用于编制人事类规章制度
B2：行政规章制度：适用于编制行政类规章制度
B3：后勤规章制度：适用于编制后勤类规章制度
B4：会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项
B5：决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，如：各级人民政府下发的强制性行政措施、本公司总经理决议等
B6：通告、公告：适用于宣布或公布重要事项或应当遵守或者周知的事项，如：禁止吸烟、表彰先进、批评错误等
B7：通知：传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，如：放假通知、作息时间调整通知等
二、质量记录
DZ-XX-XX-XXX-XXX：DZ表示企业代号；XX表示编制部门代号；XX表示类目；ххх表示文件流水号、XXX表示记录流水号
2015年4月12日。
管理部三级文件与质量记录编号规定
慈溪威德米勒电子科技有限公司
管理部三级文件与质量记录编号规定
一、三级文件编号规定
WDML-XX-XX-XXX：WDML表示企业代号；XX表示编制部门代号；XX表示类目；ххх表示文件流水号；
一级类目：公司所有资产证据类（用字母A表示）
A1：合同、协议
A2：公司章程、账号、授权书、许可证等
二级类目：公文类（用字母B表示）
B1：人事规章制度：适用于编制人事类规章制度
B2：行政规章制度：适用于编制行政类规章制度
B3：后勤规章制度：适用于编制后勤类规章制度
B4：会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项
B5：决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，如：各级人民政府下发的强制性行政措施、本公司总经理决议等
B6：通告、公告：适用于宣布或公布重要事项或应当遵守或者周知的事项，如：禁止吸烟、表彰先进、批评错误等
B7：通知：传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，如：放假通知、作息时间调整通知等
二、质量记录
DZ-XX-XX-XXX-XXX：DZ表示企业代号；XX表示编制部门代号；XX表示类目；ххх表示文件流水号、XXX表示记录流水号
2015年4月12日。
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受控状态：文件编号：JHM/C-01-001发放编号：版本：Ⅰ
三级文件编写规定
编制：日期：审核：日期：批准：日期：
济南黄台煤气炉有限公司
2012年12月01日发布 2012年12月01日实施
济南黄台煤气炉有限公司
三级文件编写规定 JHM/C-01-001 1.目的与范围：
为了指导各部门正确编写三级文件，确保标准的规范性和统一性，特制订本标准。
本标准规定了三级文件编写方法与要求。
本标准适用于济南黄台煤气炉有限公司。
2.引用标准：
JHM/CX-B-2012.1 文件控制程序
JHM/CX-B-2012.2 记录控制程序
3 职责
3.1管理者代表负责公司管理性三级文件的批准工作
3.2办公室负责公司三级文件的审核、归档、发放、回收等工作。
3.2各部门负责本部门职责范围内的三级文件的编制、审核工作及部门内部使用
的三级文件的编制、审核、批准工作。
4.工作程序：
4.1 三级文件的确定
日常工作中具有经常性、重复性特点的管理和工作事项都必须做出明确的确定，应编制相应的三级文件。
4.2三级文件的范围
4.2.1管理性文件：对特定范围内的人员、工作和事务制定共同遵守或具有约束
力的规范性文件，如规章制度、管理办法、规定（程）等。
4.2.2质量体系支持性文件：规定某项工作的具体作业要求。
当没有书面文件规
定又不能保证工作质量时，各部门应按照质量管理体系要求制定详细的补充性文件，以控制和保证工作质量。
4.2.3技术文件：为产品和生产提供保障和指导性的文件，如产品标准、作业指
导书，验收规范（细则）等。
4.3 三级文件的内容与格式
4.3.1 一般三级文件的格式见附录A.1，A.2的格式，如果按本标准无法执行时，
可由文件的相关部门另行规定。
设施操作规程见A.3。
4.3.2 目的与范围：该部分应明确写出本标准编写的目的，本标准规定的内容、范围及适用的对象范围，目的一般格式为“为了×××××××，特制订本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)”，范围一般格式为“本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)规定了×××××××”，“本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)适用于×××××××”。
4.3.3 引用标准
该部分应列出正文中引用的所有标准文件，包括标准编写（代号、顺序号、发布年号）和名称，引用的标准必须是有效，没有引用的标准可以省略。
4.4三级文件编写注意事项
4.4.1详细描述责任人工作范围内的职责。
4.4.2详细规定管理活动所涉及的全部内容、应达到的要求、采取的措施和方法，列出开展活动的各项细节，明确输入转换的各环节，输出的内容和相关部门的分工、配合、衔接。
4.4.3明确每个环节，转换过程中各种因素，由谁干、何时何地干、干什么、怎么干、干到什么程度，如何控制及所达到的要求。
4.4.4注明需要注意的任何例外或特殊情况，必要时辅以流程图，如涉及技术问题可引用技术标准。
4.4.5内容复杂的管理标准，为避免条目的层次太多，各章方案不均衡，可以以“管理内容与方法作为章的标题，而根据管理活动的特点类别列出若干章，再分别进行叙述。
4.4.6明确该项活动所形成的报告，记录格式，签发手续，传递路线和保存期限。
4.4.7记录表格在设计时，除国家推行的统一表格外，新表格要求实用，具有对表格的作用应在管理标准中注明。
表格页面一般控制在A4页面上。
4.5 标准终结线
标准条文结束后，间隔三行，在附加说明与版面之间画一条粗条线，作为终结线，其长度为版面长度的三分之一。
4.6 附加说明
在标准终结线下面，以“附加说明”四字为标题（标题前不加顺序号）分段写出
以下内容。
本标准由××××部门提出
本标准由××××部门归口
本标准主要起草人××××
如标准内容与以往发布的标准文件有冲突，应增加本标准从生效之日起，同时代替×××××××。
4.7 标准书眉线
除附录外的标准正文每页应加书眉线，书眉线上方居中处书写标准编号。
5.标准层次的描述和编号（下列文件中的条款5.2至5.5通过引用标准化、工作导则而成为本标准的条款）
5.1 三级文件编号
三级文件编号、部门编号规定见《文件控制程序》4.3内容。
5.2 章
章是标准内容划分的基本单元。
在每项标准或每个部分中，应使用阿拉伯数字从1开始对章编号。
编号应从“范围”一章开始，一直连续到附录之前。
每一章均应有标题。
标题应置于编号之后，并与其后的条文分行。
5.3条
条是章的细节，应使用阿拉伯数字对条编号。
同一层次中的有两个以上（含两个）的条时才可设条，例如：第4章的条文中，如果没有4.2条，就不应设4.1条。
第一层次的条宜给出标题，标题应置于编号之后，并与其后的条文分行，第二层次的条可同样处理，在某一章或条中，同一层次的条，有无标题应统一。
例如：10.1有标题，
则10.2也应有标题。
5.4段
段是章或条的细分，段不编号。
5.5其他
5.6.1 三级文件的编写用纸原则上采用标准A4型纸, 纵向编写。
特殊情况除外。
5.6.2各部门在编写本部门内部实施的支持性文件时尽量采用公司三级文件的编写格式，做到规范统一；格式、字号和字体、内容层次等规范参见附录A.1，A.2、A.3、B、C、D、E。
附加说明：
本标准由办公室提出并起草
本标准由办公室归口管理
受控状态：文件编号：
发放编号：版本：
三号宋体（加粗）
XXXXXXXX
一号宋体（加粗），字数多的可适当调整
四号宋体（加粗）
编制：日期：审核：日期：批准：日期：
济南黄台煤气炉有限公司二号宋体（加粗）XXXX年XX月XX日发布 XXXX年XX月XX日实施
四号宋体（加粗）
济南黄台煤气炉有限公司三号宋体（加粗）XXXXXXXXXX 四号宋体加粗 XXXXXXXXXXX 1 目的与范围：四号宋体（加粗）
为了×××××××，特制订本标准（管理办法、规定、制度、规程、基准书等）。
本标准（管理办法、规定、制度、基准书等）规定了×××××××。
本标准（管理办法、规定、制度、基准书等）适用于济南黄台煤气炉有限公司。
小四宋体段落间距：（固定值23磅）
2 引用标准
×××××××
3 职责
4 管理内容与要求
5 检查与考核
附加说明
本标准由×××提出并起草
本标准由×××归口管理
本标准主要起草人××××
小四宋体，其中“附加说明”字体加粗
附录A.3
编制/日期: 审核/日期: 批准/日期:
附录B
标准中的字号和字体
附录C
××××操作规程标准中的字号和字体
附录D
记录表格中的字号和字体（四号宋体加粗）
附录E
通知
（宋体三号加粗）
XXXXX:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXX
（四号宋体）年月日。