电子文件档案管理规范(含表格)
电子文件归档与管理规范GBT18894-2002
电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间：2009-12-211、范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。
本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。
2、规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
DA/T18 档案著录规则DA/T22 归档文件整理规则3、术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1电子文件electronic records指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
3.2归档电子文件archival electronic records指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1）3.3背景信息context指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
3.4元数据metadata指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
3.5逻辑归档logical filing指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。
3.6物理归档physical filing指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
3.7真实性authenticity指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
(整理)电子文件归档与管理表格集0313
西安市电子文件归档与电子档案管理细则附表
20120214
201400313修改表3、6
表1
电子文件登记表（首页）
电子文件登记表（续页）
第页
电子文件移交与接收登记表
填写说明：
1.交接工作名称：按移交机构名称、移交文件年度、批次等描述
2.内容描述：按文件内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述
3.移交电子文件数量：按文件总件、卷数描述
4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位
电子档案登记表（首页）
电子档案登记表（续页）
表6
电子档案移交与接收登记表
填写说明：
1.交接工作名称：按移交单位或全宗号、移交档案年度、批次等描述
2.内容描述：按档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述
3.移交电子档案数量：按档案总件、卷数描述
4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位
表7
电子档案管理登记表
审核人（签名）年月日
单位（盖章）年月日
表8
电子档案迁移登记表
审核人（签名）年月日
单位（盖章）年月日
表9：
光盘盒封面标签图示例
注：长121mm，高121mm。
表10：
光盘盒封底标签图示例
精品文档
注：长151mm,高118mm;两边“光盘编号”栏宽各为7mm。
表11：
光盘盘面示例
精品文档
表12
电子档案机读目录
精品文档
精品文档。
电子文件归档与管理规范
电子文件归档与管理规范（GB/T 18894—2002）1 范围本规范规定了在公务活动中产生的,具有保存价值的电子文件的形成、捕获、积累、归档、保管、利用的基本方法与要求。
本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关与社会团体、企事业单位,其他社会组织可参照执行。
各级党政机关与社会团体，应依据本规范对本单位形成的具有保存价值的电子文件进行及时捕获、归档、分类、鉴定、利用、统计与科学有效的管理。
各级国家档案馆应依据本规范对接收进馆的归档电子文件，以及馆藏档案数字化资源进行备份、管理与长期保存.2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 11821－2002 照片档案管理规范GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T 19667.1—2005 基于XML的电子公文格式规范第1部分：总则（Specification for the structure of electronic official document based on XML-Part:1 General principles）GB/T 19667。
2-2005 基于XML的电子公文格式规范第2部分：公文体GB/T 20916-2007 中文办公软件文档格式规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范DB/T 380—2002 江西省归档文件整理规则中办发[1996]14号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》,2003年7月28日国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，2006年12月19日中华人民共和国电子签名法ISO 15489 Information and documentation—Records management (信息与文献——文件管理)ISO 23081—1 Information and documentation – Records Management Processes – Metadata for Records—Part 1：Principles(信息与文献—-文件管理——元数据原则）ISO 14721 Open archives information system (OAIS,开放档案信息系统)W3C Namespaces in XML XML的命名空间（Namespaces)ISO/IEC 26300 ：2006 INFORMATION TECHNOLOGY - OPEN DOCUMENT FORMAT FOR OFFICE APPLICATIONS (OPENDOCUMENT) V1.0 （信息技术—办公应用程序开放文档格式）ISO 19005—1 ：2005 DOCUMENT MANAGEMENT — ELECTRONIC DOCUMENT FILE FORMAT FOR LONG-TERM PRESERVATION - PART 1: USE OF PDF 1。
XXX公司档案电子文件整理规范
XXX公司档案电子文件整理规范第一章总则第一条为认真贯彻和落实《中华人民共和国档案法》，进一步做好本公司的电子文件整理，特制定本制度。
第二条按照国家“双轨制”的要求，电子文件的归档范围与纸质文件的归档范围是一致的。
第三条本制度对应实体整理按照“卷”方式进行，对于“一文一件”方式，只需去掉“卷”整理环节即可，不再重复。
第二章名称解释第四条关于本制度使用术语，参照《中华人民共和国档案行业标准 DA/T 1-2000档案工作基本术语》释义如下：1、“双轨制”：即纸质文件归档的同时归档其对应的电子文件，两种介质的档案同时保存并提供利用。
2、件：电子文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
3、电子文件：本制度中的电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、光盘、磁盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
3、纸质目录电子版：制作纸质目录时生成的原始WORD表格，其内容和纸质目录内容完全一样。
4、电子文件目录：即仅以电子表格形式存在并发挥作用的目录。
电子目录的本质是档案管理信息系统数据库的条目信息的表格汇总型式，每个单元格为一个字段，每个字段反映案卷（文件）的一个特征，一行字段构成一条记录，每条记录反映的是一个案卷（文件）的全部特征，这些记录最终要由档案室导入数据库。
电子目录分为案卷目录和文件目录，两个目录是相互独立的，且其中的每条记录也是相互独立的。
5、文件路径：是指文件在计算机上的存储位置，分绝对路径和相对路径。
本标准中所指的文件路径是绝对路径（简称：路径）。
第三章电子文件的制作第五条关于电子文件的生成，说明如下：1、凡是内容含手写文字或加盖公章的文件，其电子文件均要求为扫描件。
采用电子签章的电子文件，若被写保护或进行了加密的，可作为正式电子文件存档，不必扫描。
电子档案管理制度及流程规范
一、目的为加强电子档案的管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性，提高档案管理水平，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部各部门及下属单位在处理业务过程中产生的电子档案。
三、电子档案管理制度1. 电子档案的收集（1）各部门在办理业务过程中，应按照规定收集、整理相关电子文件，确保电子档案的完整性。
（2）电子档案的收集应遵循以下原则：真实、准确、完整、及时。
2. 电子档案的整理（1）电子档案的整理应按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行。
（2）电子档案的整理应遵循以下原则：分类清晰、编号规范、标题准确、日期正确。
3. 电子档案的归档（1）电子档案的归档应按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行。
（2）电子档案的归档应遵循以下原则：归档及时、归档完整、归档规范。
4. 电子档案的存储（1）电子档案的存储应选择安全、可靠的存储设备。
（2）电子档案的存储应遵循以下原则：存储设备安全、存储环境适宜、存储介质可靠。
5. 电子档案的利用（1）电子档案的利用应遵循以下原则：合法、合规、及时、高效。
（2）电子档案的利用应按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行检索。
6. 电子档案的销毁（1）电子档案的销毁应按照国家相关法律法规和公司制度要求进行。
（2）电子档案的销毁应遵循以下原则：合法、合规、安全、环保。
四、电子档案管理流程1. 收集：各部门在办理业务过程中，收集相关电子文件。
2. 整理：按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行整理。
3. 归档：按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行归档。
4. 存储：选择安全、可靠的存储设备进行存储。
5. 利用：按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行检索，提供档案利用服务。
6. 销毁：按照国家相关法律法规和公司制度要求进行销毁。
五、监督检查1. 公司内部审计部门定期对电子档案管理制度及流程的执行情况进行监督检查。
2. 对违反电子档案管理制度及流程的行为，依法依规进行处理。
CJJT 117-2017 建设电子文件与电子档案管理规范
本规范主编单位：住房和城乡建设部科技与产业化发展 中心
本规范参编单位：中国人民大学信息资源管理学院
2术 语
2. 0. 1 建设电子文件 electronic documents of construction 在城乡规划、建设及其管理活动中形成的，可依靠计算机等
数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的数字格式的信息 记录。简称电子文件。 2. 0. 2 建设业务管理电子文件 electronic documents of con
5
目次
1总则................................................. 1 2术语................................................. 2 3 基本规定.............................................6 4电子文件形成 ........................................ 8
本规范修订的主要技术内容是：1.按照电子文件生命周期 管理的要求进行了调整；2.增加了电子文件形成与归档过程中 的创建与保存、文件分类、捕获和固化；增加了电子文件归档后 的安全保护；增加了电子档案移交目录、电子档案移交与接收证 明书、保管期满档案续存清册等方面内容；3.删除了电子文件 代码标识、电子文件收集积累的程序、电子文件的汇总、电子档 案的统计、电子文件（档案）案卷（或项目）级登记表、电子文 件（档案）文件级登记表、电子文件更改记录表等内容；4.修 订了归档范围、归档文件格式、整理、归档要求、检测、移交、 接收、存储备份等方面内容，整合了电子档案的脱机保管与有效 存储。
电子文件档案管理规范
电子文件档案管理规范一、电子文件档案管理面临的主要问题（一）保管难度越来越大随着信息技术的快速发展，电子文件档案保管工作面临着新的挑战，难度也在逐渐加大。
首先，随着多媒体技术的发展，单一的文字格式已经变为了视频、图像、声音等信息的混合体，使得电子文件档案的存储结构、技术环境、管理方式更加复杂。
其次，当前许多电子文件档案的格式并没有统一的标准，word文档、pdf文档、caj文档和各类文件阅读器在使用过程中较为混乱，没有充分按照档案部门的应用程序、使用习惯等因素进行综合考量，给档案管理工作带来了一些不必要的麻烦。
最后，由于各单位的档案管理信息化发展水平不一，在硬软件的建设应用方面参差不齐，难以统一标准，也导致了一些系统的不相容，无法将整个档案系统进行有效的连接，最终致使一些信息的完整性遭到破坏。
（二）原始性、可靠性易破坏纸张是传统的文件档案的载体，也是文件的原始档案。
我们可以根据文件纸张的材质、大小和书写的字体、字迹、折痕等方面对其进行判断，最终得出文件是否真实的信息。
而电子文件是虚拟的数据化文档，其呈现的方式与效果并没有一个实质的物体来进行考量。
这就容易导致操作的失误以及一些人恶意进行删除、复制和篡改，最终我们无法分辨其真实性与准确性。
随着信息量的不断加大，电子文件档案将会愈加庞大，再加上一些硬软件系统出现的问题，更加难以保障电子文件档案的可靠性。
（三）信息安全问题严重随着网络技术的飞速发展，各种网络间的融合成为必然趋势。
当前，我国正加快推动电信网、广播电视网、互联网与宽带通信网、数字电视网、下一代互联网三网的不断融合，并取得了一定的成效。
这虽然促进了各种网络资源的交流与传播，方便了人们的学习与生活，但网络安全问题也随之浮出水面。
如果档案部门不加强信息安全管理，就很可能遭受程序员攻击，恶意篡改、窃取甚至更改传输的电子文件档案内容。
当网络设备受到病毒、木马的感染，病毒便会在内网中扩散，损害到电子文件档案，破坏其原始信息的完整性与准确性。
电子文件归档与电子档案管理规范
电子文件归档与电子档案管理规范一、范围本标准规定了在日常工作中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。
二、定义1 电子文件能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。
2 电子档案具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。
3 逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
4 物理归档指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
三、总则1 电子文件形成单位指定专门机构或人员负责对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。
2 电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作, 档案部门要进行指导与监督。
3 电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。
4 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成时就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。
5 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
6 具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。
进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。
四、电子文件的收集与积累1 收集范围电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，还应包括相关的支持软件和数据等。
2 收集积累要求1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。
2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。
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电子文件档案管理规范（ISO9001：2015）1主要工作依据1.1《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894-20021.2《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T 38-20081.3《公司音像档案管理办法》2基本术语2.1电子文件指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设各形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
2.2归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
2.3背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
2.4元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据2.5电子档案直接形成的，具有保存价值的归档电子文件及相应的元数据、背景信息和支持软件。
2.6真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
2.7完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
2.8有效性指电子文件应具各的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
3管理职责与要求3.l档案部门是电子文件的归口管理部门。
3.l.l档案部门负责本单位电子文件存储载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本企业相关业务部门归档电子文件的形成、积累和移交等工作。
3.l.2企业相关业务部门的兼职档案员，应负责本部门归档电子文件的形成、积累和管理，并在专职档案员的指导下按电子文件归档与管理规范，完成电子文件存储载体的整理与移交工作。
3.2管理要求3.2.1电子文件归档就是把符合归档条件的电子文件，按照档案管理要求的格式存储到可长期脱机保存的载体上，电子文件存储载体类型有光盘、磁盘、可移动存储设备等(以下电子文件存储载体以光盘为例)。
3.2.2档案部门应按规范，对各业务部门移交的电子文件光盘，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及电子文件光盘的安全性、有效性、完整性。
3.2.3信息部门，应对本企业应用的各种管理软件系统定期做数据备份，把经过鉴定符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式将其存储(刻录)到符合保管期限条件的光盘上，按规定填写电子文件登记表(见表1、2 )，向档案部门移交。
3.2.4电子文件归档光盘的形成部门，应填写电子文件登记表(见表1、2 )，向档案部门移交。
4归档要求4.1归档范围电子文件的归档范围参照纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
记录本单位主要职能活动和重要工作成果等内容的具有保存价值的电子文件均属归档范围。
4.1.1领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的音像资料(光盘存储方式)。
4.1.2本企业在重大事件、重大事故、重大自然灾害等事件中形成的音像资料(光盘存储方式)。
4.1.3为工程创优、企业评级等工作编辑的工程概况、企业概况介绍等专题音像资料(光盘存储方式)。
4.1.4生产管理系统形成的运行记录、设备情况等电子文件刻录的光盘。
4.1.5建设项目形成的竣工档案移交的电子文件光盘(含竣工图)等。
4.1.6厂家提供的设备或系统安装调试光盘。
4.1.7本企业所应用的各种管理软件系统的数据备份光盘。
4.1.8其他工作形成的应归档的光盘。
4.2归档时间4.2.1经过编辑整理过的电子文件光盘，应在工作结束后由责任部门（单位)及时移交归档。
4.2.2建设项目形成的电子档案，归档时间应与纸质档案移交时间相同。
4.2.3生产管理系统形成的运行记录、设备情况电子文件应与生产档案归档时间相同。
4.2.4厂家提供的设备或系统光盘，应在设备或系统安装调试完毕后，由责任部门与项目竣工纸质档案一同移交归档。
4.2.5本企业应用的各管理软件系统应由信息部门定期做数据备份光盘，及时向档案部门进行移交。
4.2.6本企业办公自动化(OA)形成的电子文件，应与档案管理系统有接口，实时进行逻辑归档，逻辑归档的电子文件随纸质档案的定期移交，整理后再行物理归档。
4.3归档份数4.3.1电子文件材料可归档2份，需异地保存时归档3份。
一份封存保管(A)，一份提供利用(B)，一份异地保存(C )。
4.3.1.1本企业信息中心有专业的存储系统时，系统数据备份光盘归档两份，一份封存保管，一份异地保存。
4.3.1.2厂家提供的设备或系统光盘按实际移交数量归档(最多三份)5质量要求5.1归档的光盘应清洁，无病毒、无划痕，归档信息填写清楚(版本、设备环境、记录格式等)。
5.2归档的电子文件以及数据备份所采用的载体，按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘等。
5.3归档载体上的文件必须是可读文件。
5.4特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
5.5归档后的电子文件载体应设置成“禁止写”操作状态。
6整理与归档6.1收集与移交6.1.1形成电子文件的业务部门应按归档范围要求，收集本部门(单位)形成的归档电子文件，在规定时间内移交到档案部门。
6.2移交手续6.2.1电子文件归档时，应由形成部门按要求填写相关表格，经档案人员检测、核查、验收后，双方办理移交签字手续，各留存一份以备查考。
6.2.2电子文件形成部门整理与归档程序第一步:电子文件登记，归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页，以件为单位填写续页(见表2的表A1和表A2)，并作为该载体机读目录存入光盘内，与电子文件一同保存。
填写电子文件登记表时应注意文件编号与相应的电子文件名称相对应。
-文件编号:载体内电子文件的序号。
-题名:电子文件题名。
-电子文件稿本代码:M-草稿性电子文件;U-非正式电子文件;F-正式电子文件;-电子文件类别代码:T-文本文件;I-图像文件;G-图形文件;V-影像文件;A-声音文件;O-超媒体链接文件;P-程序文件;D-数据文件第二步:文件形成单位应按照归档的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见表1)，并签字。
档案部门接收程序:第一步:接收时应核对《归档电子文件登记表》即表2的表Al、表A2的内容。
第二步:应对每套载体及其技术环境进行检验，并将检验结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见表1)的接收单位栏目中，应由移交和接收双方完成该表的填写并签字。
对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。
6.3核查与接收档案部门在接收电子文件光盘后，应对移交光盘的真实性、完整性、有效性进行检查，并应在光盘表面上用记号笔标明内容，并填写相应表格。
6.3.1对照移交目录核对移交的数量。
6.3.2检查机读目录是否与电子文件内容相一致，是否可读。
6.3.3归档说明及按规定填写的电子文件管理登记表的信息是否正确。
6.3.4检查提交的光盘是否有病毒、有划痕等有损坏情况，及使用的光盘是否符合归档要求。
6.4整理6.4.1归档光盘应按年度、类型、张号(排流水号)整理。
其它归档载体参照归档光盘执行。
类型代码分别用:光盘-GP、录像-LX,录音-LY,磁盘-CP来标识。
6.4.2归档的光盘应按“张”整理，装“盒”。
6.4.3归档光盘上应用记号笔标注光盘档号(注:如有对应的互见号也应标注上)。
6.4.4归档光盘禁止使用粘贴标签。
6.4.5光盘档案的保管期限应根据实际情况设定，软件系统和电子文件光盘一般保管期限设为长期。
6. 4. 4本企业各应用系统数据备份(数据累加型的)保管期限一般设为5年。
6.5编目电子文件编目采用盘和盘内文件两级编制目录。
6.5.1盘录入卡片设置有:项目代号、年度、载体类型、张号、档号、载体介质、题名、分类、保管期限、归档份数、归档日期、起止日期、存放地点、电子文件总数、设备环境、归档说明、互见号、备注等。
-档号，采用“年度(项目代号)-载体类型-张号”表示。
-类型，指载体类型，用代码表示，如光盘代码为“GP”。
-载体介质，指光盘是DVD/VCD/CD,磁盘的型号等。
-题名，揭示盘内电子文件的主要内容，参照案卷题名的拟写要求。
-分类，按企业档案0-9大类进行分类，具体分类参照照片档案5.2-起止日期，指盘内电子文件最早日期至最晚日期。
-电子文件总数，存储介质(盘中)含电子文件总个数。
-设备环境，指读取存储介质所需要运行的软硬件环境。
-归档说明，特殊载体的归档说明应概括揭示盘内的全部信息。
-互见号，指与该盘内容相同的其他载体档案号。
-项目代号，指项目建设类档案、设备仪器类档案对应的电子光盘所属项目代号(工程机组代号)。
-电子文件容量，一般以B(字节)为单位。
档案部门数字化统计年报中以GB为单位，精确到小数点后2位。
注:光盘容量的换算方法，即1TB=1024GB(吉字节)，1GB=1024MB(兆字节)，1MB=1024KB(千字节)，1KB=1024B(字节)。
为方便计算可将上面公式里的1024都换成1000, 24可以忽略不计。
5.2盘内文件录入卡片设置有:所属卷号、盘内序号、」文件档号、题名、责任者、电子文件数、日期、电子文件名、起始时间、终止时间、互见号、备注等项目。
-文件档号，由所属卷号加盘内文件序号构成。
-题名，电子文件的具体名称。
-责任者，电子文件形成的部门或单位名称（全称或规范简称）-电子文件数，指该文件档号挂接的龟子文件个数。
-起始时间，专指录音、录像盘内电子文件形成的最早时间。
-终止时间，专指录音、录像盘内电子文件形成的最晚时间。
-互见号，与特殊载体档案内容相同的其他载体归档文件档号。
7保存与管理7.1保存存储在脱机载体上的电子文件保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件:-归档载体应作防写处理。
避免擦、划、触摸记录涂层。
-单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
-存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
-环境温度选定范围:14℃～24℃，日变化幅度不超过±2℃ ;相对湿度选定范围:45%～60%，日变化幅度不超过±5%。
7.2管理7.2.1存储电子文件的磁性载体每隔(满)2年、光盘每隔(满)4年应进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
7.2.2对磁性载体上的电子文件，应每4年转存一次。
原载体同时保留，时间不少于4年。
7.2.3超过保管期限的电子文件的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行。
对确认销毁的电子文件应有销毁文件目录存档。
8入库排架电子文件整理完毕入库，库房排架可采用“年度一一载体类型”或“载体类型一年度”方式排架。
9编制检索工具检索工具分机读检索目录和手工检索目录。