机关档案管理工作培训-PPT课件
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机关单位档案业务培训课件
6
注意点
本机关的重份文件，一般文件的草稿，内部抄送的文件材料，没有 保存价值的电话记录等，这些不属归档范围，禁止擅自归档。对这 些不归档文件的处理：一是本级红头文件作发文汇集，每年将自己 的发文放办公室柜子里查阅。二是其他重要资料可以装作一本做资 料保存；三是其他不归档文件经审查销毁，任何组织和个人不得随 意处理。 一般性文件的历次修改稿、各次校对稿虽不归档，但重要的法律、 法规的历次修改稿、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示 的稿本应属机关文件材料归档范围。机关文件的最后定稿，即使没 有机关领导人的签批、审改意见，原则上亦应纳入机关文件材料归 档范围，与正本文件、文件处理单一并归档。
21
特种载体档案
1.实物类： 包括证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾、活动标志、证件、 证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章、印信（包括旧印 章、印模、徽标），以及其它有重要保存利用价值的实物
22
2.照片类： 2.1普通照片
特种载体档案
23
2.照片类： 2.2数码照片
特种载体档案
24
五是个别单位认为业务档案重要，文书档案不重要。因为业务档案主管机关抓 得紧，文书档案查得少。事实上，文书档案是最重要的。
10
档案收集的具体抓手
一是看国家档案局8号令：“收什么？什么时候收？”
类别
内容
收集时间
文书档案 文件、决议、会议记录、合同、协议、报表、计划、总结等 次年6月底前
会计档案 会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他会计材料
5.上级领导检查.视察.调研工 作形成的文件材料
6.各类汇编材料
7.年度教师宣讲专题汇总表
8.各类培训班汇总表 9.教育工作考核材料
注意点
本机关的重份文件，一般文件的草稿，内部抄送的文件材料，没有 保存价值的电话记录等，这些不属归档范围，禁止擅自归档。对这 些不归档文件的处理：一是本级红头文件作发文汇集，每年将自己 的发文放办公室柜子里查阅。二是其他重要资料可以装作一本做资 料保存；三是其他不归档文件经审查销毁，任何组织和个人不得随 意处理。 一般性文件的历次修改稿、各次校对稿虽不归档，但重要的法律、 法规的历次修改稿、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示 的稿本应属机关文件材料归档范围。机关文件的最后定稿，即使没 有机关领导人的签批、审改意见，原则上亦应纳入机关文件材料归 档范围，与正本文件、文件处理单一并归档。
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特种载体档案
1.实物类： 包括证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾、活动标志、证件、 证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章、印信（包括旧印 章、印模、徽标），以及其它有重要保存利用价值的实物
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2.照片类： 2.1普通照片
特种载体档案
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2.照片类： 2.2数码照片
特种载体档案
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五是个别单位认为业务档案重要，文书档案不重要。因为业务档案主管机关抓 得紧，文书档案查得少。事实上，文书档案是最重要的。
10
档案收集的具体抓手
一是看国家档案局8号令：“收什么？什么时候收？”
类别
内容
收集时间
文书档案 文件、决议、会议记录、合同、协议、报表、计划、总结等 次年6月底前
会计档案 会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他会计材料
5.上级领导检查.视察.调研工 作形成的文件材料
6.各类汇编材料
7.年度教师宣讲专题汇总表
8.各类培训班汇总表 9.教育工作考核材料
机关档案管理规定PPT幻灯片课件
档案库房面积应当满足机关档案法定存放年 限需要，使用面积按（档案存量 年增长量×存 放年限）×60m²/万卷（或10万件）测算。档案 数量少于2500卷（或25000件）的，档案库房面 积按15m²测算。
整理用房、展览用房、档案数字化用房、服 务器机房等用房面积应当满足业务开展需要。
2024/3/12
求的部门或个人，向机关提出处理建议。
2024/3/12
10
第二章 机构和人员
▪ 第十一条 机关通过政府购买服务方式辅助实 现档案工作基本任务的，应当严格限定社会化服 务范围，严格审核服务供方的信息安全保障能力 和业务资质，并接受档案行政管理部门监督、指 导和检查。
▪ 机关档案业务社会化服务限于档案整理、传 统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识 别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。社会 化服务应当符合《档案服务外包工作规范》 （DA/T68）规定。
文件材料形成时，应当采用耐久、可靠、满 足长期保存需求的记录载体和记录方式。
归档文件材料应当真实、准确、系统，文件 材料组件齐全、内容完整。
2024/3/12
23
第四章 管理要求
▪ 第二十七条 机关文书或业务部门应当及时收 集形成的归档文件材料，交本部门指定人员保 管。下列文件材料应当纳入收集范围。
2024/3/12ຫໍສະໝຸດ 19第三章 基础设施
求的基础设施设备。智能库房管理基础设 施设备应当满足温湿度调控、漏水监测、 消防报警、安全防范、视频监控等系统集 成管理以及其他智能管理需要。档案数字 化、电子文件及电子档案管理基础设施设 备应当符合本规定第五章要求。
县级或形成档案数量较少的机关按照本 规定第十九条至第二十二条配备基础设施 设备的，应当满足温湿度调控、消防、安 防和信息化工作的基本需求。
整理用房、展览用房、档案数字化用房、服 务器机房等用房面积应当满足业务开展需要。
2024/3/12
求的部门或个人，向机关提出处理建议。
2024/3/12
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第二章 机构和人员
▪ 第十一条 机关通过政府购买服务方式辅助实 现档案工作基本任务的，应当严格限定社会化服 务范围，严格审核服务供方的信息安全保障能力 和业务资质，并接受档案行政管理部门监督、指 导和检查。
▪ 机关档案业务社会化服务限于档案整理、传 统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识 别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。社会 化服务应当符合《档案服务外包工作规范》 （DA/T68）规定。
文件材料形成时，应当采用耐久、可靠、满 足长期保存需求的记录载体和记录方式。
归档文件材料应当真实、准确、系统，文件 材料组件齐全、内容完整。
2024/3/12
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第四章 管理要求
▪ 第二十七条 机关文书或业务部门应当及时收 集形成的归档文件材料，交本部门指定人员保 管。下列文件材料应当纳入收集范围。
2024/3/12ຫໍສະໝຸດ 19第三章 基础设施
求的基础设施设备。智能库房管理基础设 施设备应当满足温湿度调控、漏水监测、 消防报警、安全防范、视频监控等系统集 成管理以及其他智能管理需要。档案数字 化、电子文件及电子档案管理基础设施设 备应当符合本规定第五章要求。
县级或形成档案数量较少的机关按照本 规定第十九条至第二十二条配备基础设施 设备的，应当满足温湿度调控、消防、安 防和信息化工作的基本需求。
机关档案管理工作培训
那些文件需要归档？
*
3、同级机关存哪些？ 需要本机关执行的法规性文件；有关业务机关在 检查本单位活动中形成的重要文件；与本机关联 系、协商工作的重要往来文件等。 ４、下级机关存哪些？ 重要的计划、报告、总结、统计报表、财务预算、 决算文件典型材料、法规性备案文件等。
那些文件需要归档？
*
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
*
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
第二条 本规定中的机关文件材料是指机关 在其工作活动过程中形成的各种门类和载体 的历史记录。 门类：文书、人事、基建、会计等 载体：纸质、磁性、电子等
*
第三条 机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 反映本单位职能的：如工作计划、总结、工作会议、地方性法规规章、会议记录纪要、中长期发展规划等 反映本单位基本历史面貌的: 如机构演变、大事记、人事任免等文件材料。 （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 有凭证作用的：如机关房屋、土地、财产、物资和档案等交接凭证、合同和协议、职工购置福利住房的合同、协议和有关手续及国有资产管理等 文件材料。 （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
*
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 国家档案局 第8号令
划分永久时，需要注意以下问题： （原则：以我为主，以人为本） 1.突出本机关自身的文件材料 2.突出本机关主要职能的文件材料 3.突出反映本机关机构演变及人事任免的文件材料 4.机关文件材料是否永久保管，还要从机关职能活动的规模大小、规格层次、影响力、产生的文件材料是否具备法规政策性等因素来考虑
*
3、同级机关存哪些？ 需要本机关执行的法规性文件；有关业务机关在 检查本单位活动中形成的重要文件；与本机关联 系、协商工作的重要往来文件等。 ４、下级机关存哪些？ 重要的计划、报告、总结、统计报表、财务预算、 决算文件典型材料、法规性备案文件等。
那些文件需要归档？
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机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
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机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
第二条 本规定中的机关文件材料是指机关 在其工作活动过程中形成的各种门类和载体 的历史记录。 门类：文书、人事、基建、会计等 载体：纸质、磁性、电子等
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第三条 机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 反映本单位职能的：如工作计划、总结、工作会议、地方性法规规章、会议记录纪要、中长期发展规划等 反映本单位基本历史面貌的: 如机构演变、大事记、人事任免等文件材料。 （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 有凭证作用的：如机关房屋、土地、财产、物资和档案等交接凭证、合同和协议、职工购置福利住房的合同、协议和有关手续及国有资产管理等 文件材料。 （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
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机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 国家档案局 第8号令
划分永久时，需要注意以下问题： （原则：以我为主，以人为本） 1.突出本机关自身的文件材料 2.突出本机关主要职能的文件材料 3.突出反映本机关机构演变及人事任免的文件材料 4.机关文件材料是否永久保管，还要从机关职能活动的规模大小、规格层次、影响力、产生的文件材料是否具备法规政策性等因素来考虑
档案管理培训课件PPT(共-51张)全文
6、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 第四条 档案保管制度 1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
如：01-2008-02.1.3-30-03-0001 表示xxx公司行政管理类档案一级类下的行政事务类档案二级类下的会议文件三级类下的2008年保管期限为30年的归档文件（电子\纸质类型）中的第一件档案。
件号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，件号从0001开始生成。 件号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒，档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是： 档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
A B C D
1 2 3 4
类列
类系
3、分类原则 遵循文件的来源特征 保证类目体系的严整性 保证类目体系的可包容性 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。 “01.1.1”
如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001 表示XXX公司塔韩线工程项目，工程建设一级类下的技术竣工二级类下的桥涵专业三级类下的2012年保管期限为永久的立卷归档文件（纸质类型）中的第一卷档案。
案卷号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，案卷号号从001开始生成。 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序规则：按成文日期进行排序。
如：01-2008-02.1.3-30-03-0001 表示xxx公司行政管理类档案一级类下的行政事务类档案二级类下的会议文件三级类下的2008年保管期限为30年的归档文件（电子\纸质类型）中的第一件档案。
件号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，件号从0001开始生成。 件号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒，档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是： 档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
A B C D
1 2 3 4
类列
类系
3、分类原则 遵循文件的来源特征 保证类目体系的严整性 保证类目体系的可包容性 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。 “01.1.1”
如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001 表示XXX公司塔韩线工程项目，工程建设一级类下的技术竣工二级类下的桥涵专业三级类下的2012年保管期限为永久的立卷归档文件（纸质类型）中的第一卷档案。
案卷号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，案卷号号从001开始生成。 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序规则：按成文日期进行排序。
2024版档案管理基本知识PPT
03
其他相关法律法规
如《保密法》、《著作权法》等，也对档案管理工作提出了相关要求和
规定。
行业标准规范介绍
《档案著录规则》
规定了档案著录的原则、方法、项目和格式等， 是档案信息化建设的基础标准。
《档案数字化规范》
规定了纸质档案、录音录像档案等传统载体档案 数字化的技术要求和管理规范。
ABCD
《档案分类与编号规则》
对档案进行分类和编号，以便于档案的管理和检 索利用。
《档案室建设标准》
对档案室的选址、布局、设施配置等提出了具体 要求，以确保档案的安全保管和有效利用。
企业内部制度完善
建立健全档案管理制度
包括档案收集、整理、鉴定、保管、 统计、利用等各个环节的管理制度， 确保档案管理工作的规范化和高效
化。
强化档案监督检查与考核
专业技能培训
档案专业知识
掌握档案学基本理论、档案管理 法规、档案业务技能等知识，具 备独立开展档案管理工作的能力。
信息化技能
熟悉计算机操作、档案管理软件 使用、网络检索等技能，提高档
案管理效率和信息化水平。
沟通与协作能力
具备良好的沟通、协调能力，能 够与各部门顺畅合作，共同推进
档案管理工作。
职业道德素养
服务现实工作
档案为各项工作的开展提供重要参考 和凭证，是进行科学决策、制定计划、 总结经验、开展研究的重要依据。
档案管理原则
统一领导、分级管理
档案工作实行统一领导、分级管 理的原则，以维护档案的完整与 安全，便于社会各方面的利用。
完整性原则
保证档案的齐全、完整，不遗漏、 不丢失。
安全性原则
确保档案的安全，防止档案被盗 窃、破坏、涂改等。
机关单位档案业务培训PPT课件
保管一年后次年3 月底前
科技档案
基建类：建房、水利工程、镇村道路建设等； 设备、仪器的说明书等
声像——照片、视频、录音 声像实物档案
实物——奖状、证书、纪念品、印章、光盘、硬盘等
竣工验收后3月内
随收 声像、活动结束
后3个月内 随收
业务档案 根据各个单位的职能情况，进行分类（规划、许可、执法等）按业务档案规定
.
3
哪些要归？
机关文件材料归档范围包括四个方面： 一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具 有凭证价值的文件材料； 三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级 机关报送的重要文件材料； 四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
三是认为文书档案重要，其它档案不重要。实际上，文书档案固然重要，而单 位工作中产生的应归档的专门业务、会计、基建、设备、声像、电子实物等档 案同样重要，必须按国家的有关规定整理，并按时移交档案室综合管理；
四是认为正稿应归档，底稿可不归。事实上，底稿更重要，因为发文底稿有撰 写者的笔记，也有领导者的签字，是文件产生效力的原始记录。所以，各单位 在收集文件时，底稿一定要附在正稿后面，合并归档；
.
10
文书档案类（本单位形成）
定义：文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活 动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。 （1）本单位形成的文件材料归档范围有三类：
一是会议文件材料。 二是正式文件。 三是较重要的材料。
.
11
本单位形成的文件材料归档范围
一是会议文件材料。指本单位党、政、工、团召开的代表会（大会 与会议）、工作会，党组（党委）、行政领导办公会、工作会，专 业会议及外出参加针对本单位主管业务的会议文件材料； 二是正式文件。指本单位制发的（包括转发、合发、本单位上级的 批复、下级的请示等）正式文件的签发稿（定稿）、正本、重要文 件的修改稿；
档案的整理与保管基本培训PPT课件
f)所在页号：卷内每份文件起始之页的编号 。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。
档案管理机关培训课件PPT课件
《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）是中华人民共和国 行业标准，代号为DA/T22-2000。由国家档案局于2000年12月6日颁 布，并自2001年1月1日起正式实施，这是我国机关档案工作改革的 一项重大举措，也是档案基础业务建设方面的一个重大变化。《规 则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理
7
★ （三）应归档的同级机关和无隶属关系机关
的文件材料，主要有3个方面：
1、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行
的法规性文件； 2、有关业务机关检查本机关工作形成的重要文件材料； 3、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要往来
文件。
（四）应归档的下级机关的文件材料，主要有3 个方面：
“以我为主”；二是“对我有用”。
制定文书档案的归档范围，我们要明确范围包括四部分，一是本 级发文，二是上级或同级其他单位来文，三是下级上报文，四是帐 外文件材料。有的单位将上级来文或下级来文存放在相关业务处室 不归档，这种做法是错误的。在制定归档范围时还要考虑，不仅仅 红头文件需要归档，还有很多没有文头的文件也很重要，需要归档。 比如单位党组会议记录、办公会议记录，有的单位保存在个人手中， 没有归档，有的人认为是自己个人的资料还拒绝归档。人事方面的 干部职工花名册、统计年报、工资晋升表、党员统计年报、外出参 加会议带回来的会议材料、一些重要的传真件等。另外， 在判定 不归档文件材料范围，需要严格控制，不要刻意地扩大范围。
齐全、完整、准确，就必须做好收集工作，一是按归档制度进行收
集，二是平时收集。
收集的主要内容：1、自身发文的收集。2、外单位来文的收集。
3、零散文件的收集。是指分散在各部门、领导人、业务人员手中
的文件、资料；4、“帐外”文件的收集。是指未经过文书部门登
7
★ （三）应归档的同级机关和无隶属关系机关
的文件材料，主要有3个方面：
1、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行
的法规性文件； 2、有关业务机关检查本机关工作形成的重要文件材料； 3、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要往来
文件。
（四）应归档的下级机关的文件材料，主要有3 个方面：
“以我为主”；二是“对我有用”。
制定文书档案的归档范围，我们要明确范围包括四部分，一是本 级发文，二是上级或同级其他单位来文，三是下级上报文，四是帐 外文件材料。有的单位将上级来文或下级来文存放在相关业务处室 不归档，这种做法是错误的。在制定归档范围时还要考虑，不仅仅 红头文件需要归档，还有很多没有文头的文件也很重要，需要归档。 比如单位党组会议记录、办公会议记录，有的单位保存在个人手中， 没有归档，有的人认为是自己个人的资料还拒绝归档。人事方面的 干部职工花名册、统计年报、工资晋升表、党员统计年报、外出参 加会议带回来的会议材料、一些重要的传真件等。另外， 在判定 不归档文件材料范围，需要严格控制，不要刻意地扩大范围。
齐全、完整、准确，就必须做好收集工作，一是按归档制度进行收
集，二是平时收集。
收集的主要内容：1、自身发文的收集。2、外单位来文的收集。
3、零散文件的收集。是指分散在各部门、领导人、业务人员手中
的文件、资料；4、“帐外”文件的收集。是指未经过文书部门登
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和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，
3.组织开展档案鉴定工作 单位应定期对已到保管期限的档案进行鉴 定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的 档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保 存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经 单位主要负责人批准后进行监督销毁。 销毁清册永久保存。
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
档案人员的主要职责： （一）负责本机关档案材料的立卷归档和保管工 作，确保归档案文件材料收集齐全、整理规范、 科学保管； （二）负责本机关综合档案室的日常管理，确保 档案安全； （三）负责本机关室藏档案的查阅利用，迅速、 准确提供档案资料； （四）负责本系统档案业务指导工作。
机关档案管理的主要环节
机关档案管理工作培训
主要内容
第一部分
第二部分 第三部分 第四部分
什么是档案
机关档案室和档案人员的基本职责 机关档案管理的主要环节 归档范围和保管期限划分
什么是档案
一、档案的定义 二、档案的特性 三、档案与文件的区别
一、 档案 的定义 《中华人民共和国档案法》中档案的定义： 档案，是指过去和现在的国家机构、社会组 织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术 、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会 有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式 的历史记录。
国家档案局 第8号令
2019年9月国家档案局局务会议审议通过 （归档范围和保管期限划分依据）
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
第一条 为便于各级党政机关和人民团体 （以下统称机关）正确界定文件材料归 档范围，准确划分档案保管期限，使所 保存的档案既能反映机关主要职能活动 情况，维护其历史面貌，又便于保管和 利用，根据《中华人民共和国档案法》、 《中华人民共和国档案法实施办法》， 制定本规定。 适用范围：各级党政机关、人民团体 目的：确定归档范围和保管期限
第四环节 编研利用 目的： 化死材料为活信息 关键词 服务 档案的编研 档案编研工作的主要内容：编辑档案 史料和现行档案文件汇编，编辑档案文摘 汇编，编写档案参考资料。如全宗介绍、 大事记。 档案利用服务工作的含义：提供档案 信息，为机关各项工作服务。
第五环节 统计 目的：档案状况数字化 关键词 数字 档案统计工作是以表册、指标数字等 形式揭示档案和档案工作的有关情况的一 项业务工作。是定量和科学的方法搜集、 整理、研究和人提供档案统计资料的工作。 填写统计台帐
消防设备
防盗门窗（三铁：铁门、铁窗、铁柜） 档案装具（密集架、铁皮柜、防磁柜等） 防虫药物
5.档案库房管理要求 八防：防火、防水、防潮（霉）、防有害 气体、防虫、防光、防尘、防盗。 纸质档案适宜温度：14℃ ～ 24℃； 相对湿度: 45% ～ 60% 电子文件适宜温度：15℃ ～ 27℃； 相对湿度: 40% ～ 60%
三、机关档案管理主要环节 第一环节 第二环节 第三环节 第四环节 第五环节 第六环节 收集 整理 鉴定 保管 利用 统计 化分散为集中 化零散为系统 化庞杂为质优 化易损为长远 化死材料为活信息 档案状况数字化
第一环节：收集
目的：化分散为集中
关键词：齐全完整 制度约束规范收 办理完毕马上收 会议文件及时收 帐外文件催促收 人员变动提前收 责任到人督促收 发现不齐补充收
一、建立档案工作管理体制 二、建立档案管理制度 三、档案管理的具体环节
一、建立档案工作管理体制 1.明确档案工作领导 2.设置档案工作机构 3.配备档案工作人员 4. 建立档案工作网络体系
二、建立档案管理制度 1、归档制度 2、整理制度 3、统计制度 4、鉴定与销毁制度 5、保管制度 6、保密制度 7、利用制度 8、交接制度
收集环节注意事宜： 齐全完整
反映本机关职能活动全过程的文件必须齐全完整 有密切联系的同一组文件必须齐全完整 文件过程齐全完整
耐久字迹
书写材料 破损件 易退变件
声像档案
重大活动重要会议 重要职能活动和工作成果
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
第二环节 整理 目的： 化零散为系统 关键词：系统 档案的整理就是按照一定原则对档案 实体进行系统分类、组合、排列、编号和 基本编目，使之有序化的过程。 机关档案的整理工作，主要包括机关 文件的平时归卷与调整、文件组卷、排列、 目录的编制、局部案卷或保管单位的调整等 项工作内容。
载体多样：甲骨、青铜、石材、竹简 纸张、胶带、光盘 形式多样：文字、图表、声音、图像
三、档案与文件的区别
• 处理完毕的文件才成为档案
• 对日后工作有查考价值利用价值的文件 才有必要作为档案保存 • 通过立卷归档集中整理保存起来的文件 才能转化为档案
机关档案室和档案人员的工作职责
机关档案室的主要职责： （一）建立健全本单位的档案工作规章制度； （二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归 档； （三）集中统一管理本单位档案，并按照规定向 综合档案馆移交档案； （四）监督指导所属机构的档案工作。
国家档案局行业标准DA/T-2000《档案工作 基本术语》中档案的定义： 国家机关、社会组织或个人在社会活 动中直接形成的有价值的各种形式的历史 记录。
二、档案的特性 档案产生的主体：多元性
个人、党政机关、企事业单位、社会组织
档案的本质属性:原始记录性 凭证作用、参考价值 档案表现的形式:多样性
第六环节 鉴定
目的：化庞杂为质优 关键词 价值 1.成立档案鉴定工作机构 单位应成立由主管领导、职能部门和档案人 员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文 件保管期限和到期档案定。 2. 制定档案保管期限表 档案保管期限表根据《机关文件材料归档范 围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第
８号）编制，各单位应根据文件对本单位、国家
第三环节 保管 目的： 化易损为长远 关键词 安全 档案保管工作的具体任务： 防止档案的损坏, 延长档案的寿命, 维护档案的安全。 1.档案库房建设要求 2.档案用房配备与安排 3.编制存放示意图
４.档案库房基本设施设备：
去湿降温设备（去湿机、空调机） 温湿度记录仪+每日记录
白炽灯
小开窗+厚型防光窗帘
3.组织开展档案鉴定工作 单位应定期对已到保管期限的档案进行鉴 定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的 档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保 存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经 单位主要负责人批准后进行监督销毁。 销毁清册永久保存。
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
档案人员的主要职责： （一）负责本机关档案材料的立卷归档和保管工 作，确保归档案文件材料收集齐全、整理规范、 科学保管； （二）负责本机关综合档案室的日常管理，确保 档案安全； （三）负责本机关室藏档案的查阅利用，迅速、 准确提供档案资料； （四）负责本系统档案业务指导工作。
机关档案管理的主要环节
机关档案管理工作培训
主要内容
第一部分
第二部分 第三部分 第四部分
什么是档案
机关档案室和档案人员的基本职责 机关档案管理的主要环节 归档范围和保管期限划分
什么是档案
一、档案的定义 二、档案的特性 三、档案与文件的区别
一、 档案 的定义 《中华人民共和国档案法》中档案的定义： 档案，是指过去和现在的国家机构、社会组 织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术 、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会 有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式 的历史记录。
国家档案局 第8号令
2019年9月国家档案局局务会议审议通过 （归档范围和保管期限划分依据）
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
第一条 为便于各级党政机关和人民团体 （以下统称机关）正确界定文件材料归 档范围，准确划分档案保管期限，使所 保存的档案既能反映机关主要职能活动 情况，维护其历史面貌，又便于保管和 利用，根据《中华人民共和国档案法》、 《中华人民共和国档案法实施办法》， 制定本规定。 适用范围：各级党政机关、人民团体 目的：确定归档范围和保管期限
第四环节 编研利用 目的： 化死材料为活信息 关键词 服务 档案的编研 档案编研工作的主要内容：编辑档案 史料和现行档案文件汇编，编辑档案文摘 汇编，编写档案参考资料。如全宗介绍、 大事记。 档案利用服务工作的含义：提供档案 信息，为机关各项工作服务。
第五环节 统计 目的：档案状况数字化 关键词 数字 档案统计工作是以表册、指标数字等 形式揭示档案和档案工作的有关情况的一 项业务工作。是定量和科学的方法搜集、 整理、研究和人提供档案统计资料的工作。 填写统计台帐
消防设备
防盗门窗（三铁：铁门、铁窗、铁柜） 档案装具（密集架、铁皮柜、防磁柜等） 防虫药物
5.档案库房管理要求 八防：防火、防水、防潮（霉）、防有害 气体、防虫、防光、防尘、防盗。 纸质档案适宜温度：14℃ ～ 24℃； 相对湿度: 45% ～ 60% 电子文件适宜温度：15℃ ～ 27℃； 相对湿度: 40% ～ 60%
三、机关档案管理主要环节 第一环节 第二环节 第三环节 第四环节 第五环节 第六环节 收集 整理 鉴定 保管 利用 统计 化分散为集中 化零散为系统 化庞杂为质优 化易损为长远 化死材料为活信息 档案状况数字化
第一环节：收集
目的：化分散为集中
关键词：齐全完整 制度约束规范收 办理完毕马上收 会议文件及时收 帐外文件催促收 人员变动提前收 责任到人督促收 发现不齐补充收
一、建立档案工作管理体制 二、建立档案管理制度 三、档案管理的具体环节
一、建立档案工作管理体制 1.明确档案工作领导 2.设置档案工作机构 3.配备档案工作人员 4. 建立档案工作网络体系
二、建立档案管理制度 1、归档制度 2、整理制度 3、统计制度 4、鉴定与销毁制度 5、保管制度 6、保密制度 7、利用制度 8、交接制度
收集环节注意事宜： 齐全完整
反映本机关职能活动全过程的文件必须齐全完整 有密切联系的同一组文件必须齐全完整 文件过程齐全完整
耐久字迹
书写材料 破损件 易退变件
声像档案
重大活动重要会议 重要职能活动和工作成果
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
第二环节 整理 目的： 化零散为系统 关键词：系统 档案的整理就是按照一定原则对档案 实体进行系统分类、组合、排列、编号和 基本编目，使之有序化的过程。 机关档案的整理工作，主要包括机关 文件的平时归卷与调整、文件组卷、排列、 目录的编制、局部案卷或保管单位的调整等 项工作内容。
载体多样：甲骨、青铜、石材、竹简 纸张、胶带、光盘 形式多样：文字、图表、声音、图像
三、档案与文件的区别
• 处理完毕的文件才成为档案
• 对日后工作有查考价值利用价值的文件 才有必要作为档案保存 • 通过立卷归档集中整理保存起来的文件 才能转化为档案
机关档案室和档案人员的工作职责
机关档案室的主要职责： （一）建立健全本单位的档案工作规章制度； （二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归 档； （三）集中统一管理本单位档案，并按照规定向 综合档案馆移交档案； （四）监督指导所属机构的档案工作。
国家档案局行业标准DA/T-2000《档案工作 基本术语》中档案的定义： 国家机关、社会组织或个人在社会活 动中直接形成的有价值的各种形式的历史 记录。
二、档案的特性 档案产生的主体：多元性
个人、党政机关、企事业单位、社会组织
档案的本质属性:原始记录性 凭证作用、参考价值 档案表现的形式:多样性
第六环节 鉴定
目的：化庞杂为质优 关键词 价值 1.成立档案鉴定工作机构 单位应成立由主管领导、职能部门和档案人 员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文 件保管期限和到期档案定。 2. 制定档案保管期限表 档案保管期限表根据《机关文件材料归档范 围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第
８号）编制，各单位应根据文件对本单位、国家
第三环节 保管 目的： 化易损为长远 关键词 安全 档案保管工作的具体任务： 防止档案的损坏, 延长档案的寿命, 维护档案的安全。 1.档案库房建设要求 2.档案用房配备与安排 3.编制存放示意图
４.档案库房基本设施设备：
去湿降温设备（去湿机、空调机） 温湿度记录仪+每日记录
白炽灯
小开窗+厚型防光窗帘