关于档案资源体系建设的几个原则
建设档案管理规章制度
建设档案管理规章制度一、总则为了规范和加强档案管理工作，提高档案管理的效率和水平，保护和利用档案资源，促进社会发展和进步，制定本规章制度。
二、档案管理的基本原则1. 法律依据原则：档案管理工作必须遵守国家有关法律法规和规定，做到依法管理档案。
2. 完整性原则：档案管理工作必须保证档案的完整性，不得随意删减、篡改或毁坏档案。
3. 决策性原则：档案管理工作必须做到积极服务于国家和地方政府的决策工作，推动科学决策的实施。
4. 国家利益原则：档案管理工作必须坚决维护国家利益，保护国家机密、商业秘密等重要档案资源。
5. 公平公正原则：档案管理工作必须做到公平公正，保护个人权益，避免滥用档案资源。
6. 保密原则：档案管理工作必须严格遵守国家保密制度，妥善保护涉密档案，确保国家安全和社会稳定。
三、档案管理的职责1. 指导和监督各单位档案管理工作，加强对档案管理工作的督导。
2. 制定档案管理工作计划和方案，协调各单位的档案管理工作。
3. 组织开展档案管理规范化培训和考核，提高档案管理人员的素质和能力。
4. 对档案管理工作中的问题和困难进行及时解决，保障档案管理工作的顺利开展。
5. 加强对档案资料的整理、保管和利用，确保档案资源的充分利用和有效保护。
6. 积极倡导和推进档案数字化管理工作，提高档案管理的科学化和现代化水平。
7. 落实档案管理相关法律法规和规定，做好档案管理工作的相关报告和汇总工作。
四、档案管理的内容1. 档案资源的收集、整理和保管工作：包括对各类档案资源的收集、整理和保管，确保档案资源的完整性和真实性。
2. 档案管理规章制度的建设工作：包括对档案管理规章制度的起草、修改和完善，确保档案管理工作规范化和科学化。
3. 档案数字化管理工作：包括对各类档案资源的数字化管理，推动档案管理的现代化和科学化进程。
4. 档案利用和服务工作：包括对各类档案资源的利用和服务，积极推广档案资源的利用价值。
5. 档案安全保密工作：包括对档案资源的安全保密工作，确保档案资源的安全性和延续性。
学校档案建设管理制度
第一章总则第一条为了加强学校档案建设，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于学校各部门、各单位及全体教职工的档案工作。
第三条学校档案建设应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面、系统、连续，全面反映学校的历史和现状。
2. 准确性原则：档案内容真实、可靠，反映学校工作的真实情况。
3. 保密性原则：严格保密制度，确保档案信息安全。
4. 利用性原则：提高档案的利用率，为学校各项工作提供有效服务。
第二章档案管理组织与职责第四条学校成立档案工作领导小组，负责全校档案工作的统筹规划、组织实施和监督检查。
第五条档案工作领导小组职责：1. 制定学校档案工作规划、制度和管理办法。
2. 组织开展档案培训、宣传和检查工作。
3. 督促各部门、各单位落实档案工作责任制。
4. 协调解决档案工作中的重大问题。
第六条学校档案室负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。
第七条档案室职责：1. 负责制定档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等具体工作制度。
2. 收集、整理、保管全校各类档案，确保档案完整、准确、系统和安全。
3. 开展档案鉴定工作，对无保存价值的档案进行销毁。
4. 为学校各项工作提供档案服务。
第三章档案收集与整理第八条档案收集范围：1. 学校党政机关、教学、科研、行政管理、后勤保障等部门的文件、资料。
2. 教职工个人档案。
3. 学生档案。
4. 学校荣誉、成果、奖状等实物档案。
5. 其他具有保存价值的档案。
第九条档案整理要求：1. 按照档案分类、编目、著录等规定进行整理。
2. 确保档案内容真实、完整、准确。
3. 对破损、褪色、霉变等档案进行修复、复制。
第四章档案保管与利用第十条档案保管要求：1. 严格执行档案保管制度，确保档案安全。
2. 档案库房应具备防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠等条件。
档案资源体系建设原则解析
１ ５ ４ ・
Байду номын сангаас
管 理科 学
档 案资源体 系建设原则解析
叶静华
（ 五常市供水公 司， 黑龙 江 五 常 １ ５ ０ ２ ０ ０ ）
摘 要： 针对如何 建立起 完善的档案资源体 系分析 了其应遵循的原则。 关键词 ： 档案馆 ； 档案资源 ； 建设 ； 原则
档案资源是关系到档案事业 可持续发展 的重要条件 ， 也是开展 工作 ， 以档案资源建设为契机 ， 将其纳入 国家档案事业体系 ， 同时还 档案工作的基础 。 加强档案资源建设 ， 建立 丰富多样 、 齐全完整的档 要有选择地将部分有特色能够反映本地区经济 、社会发展的二级 、 案资源体系 ， 是档案部门服务党和 国家 的中心工作 、 服务社会 、 服务 三级单位纳入到国家档案体系 中， 以达到档案 资源 的齐全完 整。此 公众 的根本途径 ， 也是档案事业科学发展的必然要求 。 那么 ， 如何建 外 ， 还要将涉及本地 区的重大活动和有关 民生 的档案材料 ， 列入 归 立起完善的档案资源体系 ， 笔者认为应遵循 以下原则 ： 档范 围并确定科学 的保管期限。二是流程的规范化 。流程的规范化 １ 公 共 性 原 则 是档案资源体系建设 良性发展的重要保证 。 只有将档案资源体系的 这里所说的“ 公共性” ， 一是指档案形成者 的公共性 。 党政机关 、 每一部分建设流程都纳人规范化管理 ， 才能够保证 整个 体系按照预 人 民团体 、 国有企事业单位 ， 这些机构形成和收集的档案 ， 属于 国有 定的设计轨道发展。如青 岛市档案馆在流程规范化管理 中提 出“ 让 资产 ， 具有公共档案 的特性。 二是档案服务对象的公共性 。 为人 民群 下一个环节满意 ” ， 就是要环 环相扣 ， 每一个 环节都按照流 程要求 ， 众服务是党和国家对档案工作的根本要求 ， 也是对档案资源建设 的 规范化操作 ， 以达 到整个档案工作规范化 。立档单 位要 按照制定 的 根本要求 。国家档 案馆 的服务对象不是特定 的群体 和个人 ， 而是社 归档制度 、 归档范 围、 保管期 限等 ， 要 求到期将 档案向相关档 案馆移 会公众 。从这个意义上讲 ， 只有 为国家所有并可为公众所利用 的档 交。档案馆接收档案后按照规范化 的要求进行整理 ， 同时档案数字 案， 才可 以纳入 国家综合 档案馆收集范 同， 反之则通常不 能纳人收 化等相关工作 同步跟进 ， 整理完成 的档 案转 入开发利用部 门 ， 进 行 集范 围。 开发利用或提供社会工作利用等 。 在整个流程中还要注意设立验收 ２需求导 向原则 监督机制 ， 对 整个流程进行验收监督 。 三是制定规范要具有前 瞻性 。 国家综合档案馆收集和保存档案 ， 目的是 为了满足社会对档案 前瞻性就是要求档案工作者要有 敏锐的观察力 、 判断力 ， 对今后 档 的需求 。 凡是社会需要 的档案 ， 理论上都可纳入收集 范围。 这一价值 案事业 的发展走向有一种长远 的判断 ，并对将来进馆 的档案 内容 、 准则 ， 可归纳为 “ 需求导 向原则” 。所谓 “ 需求” ， 既包 括机关 、 团体和 数量有调查 、 有 预测 ， 掌 握今 后一定时间 内可能进馆 的档案 资料 的 企事业单位的需求 ，也包括各种社会组织和个 人对 于学 习研究 、 宣 来源 、 线索 、 数量 、 门类 ， 做到 心 中有数 ， 避 免肓 目性 ， 有计划 、 有目 传教 育 、 权益维 护和休闲娱乐 的需求 ； 既包括 当前 的、 现实的需求 ， 的、 有准备地建设档案资源体系。 在制定规范性文件时 ， 充分考虑这 也包括长远的 、 潜在的需求。 在经济社会 日益多元化 的今天 ， 档案 的 方面因素 ， 超前“ 立法” ， 为档案事业的发展留出“ 余 量” 。 社会需求也 日益呈 现多元化趋势。 档案 资源越丰富 、 门类越齐全 ， 越 ６地域 化 原 则 能满足社会需求。 在 档案 资源 开发利用过程 中， 应突出地域特色 。构建档 案资源 体系除 了从源头抓起 ， 注重丰 富档案 资源外 ， 还要 在档案资源 开发 确立资源建设 战略 ， 首先取决 于对档案馆 的职能定位 。职能定 利用 过程 中， 注意 突出地域特色 。档案资源的开发利用是将 零散档 位决定着资源建设 的重点和方 向。如果将档案馆定 位为“ 为历史研 案系统化梳理 的过程 ， 经过档案工作者开发的档案信息资源能够更 究和其他学术研究 服务 的史料基地” ，那 么档案 的史料价值势必成 加清晰地体现 出本地区的地域特色 ， 方便利用者利用。档案馆可将 为资源建设 的关 注点； 如果定位为 “ 公众获取 个人信息 的中心” ， 那 馆藏档案资源开发利用的成果建立专题数据库 ， 以达到丰富馆藏的 么各 种专门档案应是个人信息 的重要 载体 ； 如果定位 为“ 政 府公开 目的 。 信息查 阅中心” ，那么就必须广 泛收集各种 已公开现行文件和政务 信息 ； 如果定位 为“ 宜传教育 和休 闲娱乐基地 ” ， 那么就必然 要有丰 富的照片档案 、 音像档案和其他有鉴赏价值的档案等 。 可见 ， 档案馆 的职能定位对其资源建设影响巨大。 我国综合档案馆职能定位虽有 相关 法律法规界 定和悠久历史 传统 ， 但也不是一成 不变 的， 不同 的 时期可 以适当地调整 ， 而职能的调整必然要求 资源建设方 向作 出相 应 的调整 。 ４突 出特色原则 般来说 ， 每个档案馆的馆 藏都有 自己的特色 ， 如地域特色 、 时 代特色 、 经济特色 、 文化特色 、 民族特 色等。本 文所要 阐明的是除 了 上述特色 以外的 “ 特色 ” ，譬如档案馆除了依法接 收应进馆 的档案 外， 可从实际情况 出发 ， 加强 自身特色建设 ， 如参照 民间收藏爱好者 的做 法 ， 集 中收藏某一类档案资料 ， 如票品 、 证章 、 信函、 字画 、 艺术 品、 商标 、 特定类型的图书资料等 ， 这些档 案资料 收集不受地域性 限 制， 每个档案馆都可收藏 。 当然 ， 各级国家档案行政管理部门适 当引 导还是必要 的。
档案管理制度的原则
一、概述档案管理制度是指在一定范围内，为保障档案的完整、准确、安全和有效利用，对档案的收集、整理、保管、鉴定、检索、提供和销毁等环节进行规范和管理的制度。
档案管理制度的原则是档案管理工作的基本准则，是确保档案工作科学、规范、高效的重要保障。
以下将从十个方面阐述档案管理制度的原则。
二、档案管理制度的原则1. 完整性原则完整性原则要求档案管理部门在收集、整理、保管档案过程中，必须确保档案的完整性。
完整性包括档案内容的完整性、档案形式的完整性和档案数量的完整性。
具体表现在：（1）档案内容的完整性：档案管理部门应全面收集各类档案，确保档案内容的完整性，不得遗漏重要档案。
（2）档案形式的完整性：档案管理部门应按照档案的原始形态进行整理，保持档案的原貌，不得随意更改档案形式。
（3）档案数量的完整性：档案管理部门应确保档案数量的完整性，不得出现档案数量不足或重复现象。
2. 准确性原则准确性原则要求档案管理部门在档案管理过程中，必须确保档案内容的准确无误。
具体表现在：（1）档案内容的准确性：档案管理部门应确保档案内容的真实、客观、全面，不得歪曲事实、篡改历史。
（2）档案信息的准确性：档案管理部门应确保档案信息的准确无误，不得出现错别字、漏字、错位等现象。
3. 安全性原则安全性原则要求档案管理部门在档案管理过程中，必须确保档案的物理安全、信息安全和管理安全。
具体表现在：（1）物理安全：档案管理部门应采取有效措施，防止档案受损、丢失或被盗。
（2）信息安全：档案管理部门应加强档案信息化建设，确保档案信息安全，防止档案数据泄露、篡改或丢失。
（3）管理安全：档案管理部门应建立健全档案管理制度，加强档案管理人员的培训，提高档案管理水平。
4. 及时性原则及时性原则要求档案管理部门在档案管理过程中，必须确保档案的及时收集、整理、保管和提供。
具体表现在：（1）及时收集：档案管理部门应建立健全档案收集制度，确保档案的及时收集。
（2）及时整理：档案管理部门应按照档案分类标准，对收集到的档案进行及时整理。
企业档案管理体系构建和规范的管理原则
企业档案管理体系构建和规范的管理原则王巍一、管理机构1.档案机构及领导关系。
《档案法》第三条和第七条的规定，指明了一切机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位具有保护档案和管理好档案的义务和责任。
《科学技术档案工作条例》规定：“大中型企业、事业单位要设立直属的科技档案机构;小型企业、事业单位可以设立单独的档案室，也可以设立文书档案和科技档案统一管理的档案室，或者配备专（兼）职人员管理。
各单位的科技档案工作，由领导生产、科研的负责人或者总工程师分工领导。
”企业、事业单位档案机构的设置。
《科学技术档案工作条例》较具体地规定了科技档案机构的设置。
1987年国家档案局、国家计委、国家经委印发的《国营企业档案管理暂行规定》明确规定：企业档案工作“应由一位副厂长（副经理）分工领导”。
1990年国家档案局、农业部印发的《乡镇企业应根据工作需要建立档案机构，或者配备专兼职档案管理人员》。
2002年国家档案局、国家经贸委、国家计委印发的《企业档案管理规定》明确规定：企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全等。
这些规定，是企业在实际工作中应该执行的。
2.档案机构的任务。
根据《档案法》及有关法规性文件的规定，可以把企业档案工作机构的任务概括地表述如下：集中统一管理本企业的档案和档案工作，为本企业的各项工作和生产建设服务，并按照规定把具有长期和永久保存价值的档案向档案馆移交，以保证档案既能为本企业现实工作和生产建设服务，又能为国家的长远需要服务。
二、档案室的管理人员1.人是管理的主体。
在管理体系中，人是主导的因素。
一切管理活动都离不开人，而一切管理都是通过对人的管理来实现对物的管理，从而达到既定的目标和完成任务。
合理地选拔人才、使用人才，科学地组织人才，发挥人的积极性和创造性，是现代管理科学的重要组成部分。
人才具有关键性的作用，没有大批热爱和献身档案事业的具有较高政治文化素质的人才，档案工作的现代化是不可能的。
档案馆馆藏资源建设
档案馆馆藏资源建设档案馆的馆藏是一定地区政治、经济、科学、文化发展水平的综合反映。
为了满足社会各方面的利用需求,应建设数量充足、结构合理、内容丰富、门类齐全、形式多样的馆藏资源体系。
此外,不同地区的档案馆应着重建设具有各自的地域特征、民族特征和时代特色的馆藏,突出馆藏特色。
因此,各个档案馆须根据各自的职责范围,通过各种途径,积极主动、广泛及时地收集档案,并通过鉴定和整理,建立科学合理的馆藏资源体系。
1、馆藏资源建设的原则一、来源原则来源原则是建立馆藏体系的基本原则。
运用来源原则,以全宗为单位组织馆藏,将同一全宗的档案集中收藏,不同全宗的档案不相混淆。
全宗和全宗之间界限分明,排列合理,保持档案之间的有机联系。
二、特色原则我国档案馆类型有：国家综合档案馆、国家专门档案馆、部门档案馆、企业档案馆、事业单位档案馆。
我国已有各级各类档案馆3816个,其中国家综合档案馆3046个,国家专门档案馆225个,部门档案馆142个,企业档案馆304个,文化事业单位档案馆40个,科技事业单位档案馆59个。
由于功能和服务对象的不同,上述各种类型档案馆在收集档案时自然而然进行了分工,具有特定的功能,并形成了不同于其他档案馆的馆藏特色。
馆藏特色应反映地方特色、专业特色、民族特色和时代特色等。
档案馆在收集和鉴选档案时,应有意识地建设特色馆藏,使这一部分馆藏在数量和质量上达到较高水平,成为本馆特藏,具有权威性和社会影响力。
特藏一般汇集了某个档案馆最珍贵、最具有特色的档案,具有重要的社会历史和文化价值,因此,特藏档案的珍贵性和独特性往往决定了一个档案馆的社会影响力的大小,特藏档案是档案馆进行社会宣传的重要内容。
此外,特藏室(库)的建设还是抢救性保护珍贵档案的有效措施,是对国家档案馆档案分级管理的有益尝试。
当前,特藏室(库)建设越来越受到各级档案馆的关注。
我国的3个中央级档案馆中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、国家档案馆都建立了特藏室(库),广东、四川、江苏、山东、湖北等省级档案馆也都建立了特藏档案室(库)。
档案管理制度建设建议
一、引言档案是记录和反映组织活动、历史和现状的重要载体，对于维护组织权益、传承文化、促进发展具有重要意义。
随着社会经济的快速发展，档案管理工作面临着新的挑战和机遇。
为了提高档案管理水平，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，现提出以下档案管理制度建设建议。
二、档案管理制度建设原则1. 完整性原则：确保档案的全面、真实、系统地反映组织的活动和发展历程。
2. 真实性原则：档案内容必须真实可靠，不得篡改、伪造。
3. 安全性原则：加强档案保护，确保档案实体和信息安全。
4. 有效性原则：提高档案利用效率，满足组织和社会的需求。
5. 法规性原则：遵循国家档案法律法规，严格执行档案管理制度。
三、档案管理制度建设内容1. 档案分类和编号制度（1）根据组织特点，科学合理地划分档案类别，如文书档案、科技档案、声像档案等。
（2）制定档案编号规则，确保档案编号的唯一性和连续性。
2. 档案收集和整理制度（1）明确档案收集范围，确保档案的完整性。
（2）规范档案收集程序，确保档案收集的准确性。
（3）加强档案整理工作，确保档案的有序性。
3. 档案保管和利用制度（1）建立健全档案保管设施，确保档案实体安全。
（2）加强档案信息化建设，提高档案利用率。
（3）规范档案查阅、复制和借阅程序，确保档案信息安全。
4. 档案鉴定和销毁制度（1）定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。
（2）按照国家档案法律法规，妥善处理档案销毁工作。
5. 档案统计和报告制度（1）建立健全档案统计制度，定期统计档案数量、种类和保管状况。
（2）及时向上级主管部门报告档案工作情况。
6. 档案人员培训和管理制度（1）加强档案人员培训，提高档案管理水平。
（2）规范档案人员管理，确保档案工作的顺利开展。
7. 档案信息化建设制度（1）制定档案信息化建设规划，明确信息化建设目标和任务。
（2）加强档案信息资源整合，提高档案信息共享水平。
四、档案管理制度实施与监督1. 组织实施：成立档案管理领导小组，负责档案管理制度的制定、实施和监督。
浅谈档案信息资源开发的五原则
浅谈档案信息资源开发的五原则【摘要】档案信息资源的开发对于组织和社会具有重要意义和作用。
全面收集信息资源、合理构建信息资源体系、加强信息资源利用与开发、保护信息资源安全与保密以及持续更新和完善信息资源是档案信息资源开发的五大原则。
通过遵循这些原则，能够确保档案信息资源的质量和价值，提高信息资源的利用效率和效果。
这些原则也有助于保护信息资源的安全和保密性，确保信息资源对组织和社会的长期发展具有重要意义。
遵循这五大原则能够有效开发和管理档案信息资源，为组织和社会创造更大的价值和影响力。
【关键词】关键词：档案信息资源开发、五原则、全面收集、构建信息资源体系、加强利用与开发、保护安全与保密、持续更新和完善。
1. 引言1.1 浅谈档案信息资源开发的五原则随着信息时代的发展，档案信息资源的重要性日益凸显。
而档案信息资源开发的五原则正是在这一背景下提出的，它们对于保障信息资源的完整性、安全性和可利用性具有重要意义。
本文将从意义和作用、全面收集信息资源、合理构建信息资源体系、加强信息资源利用与开发、保护信息资源安全与保密、以及持续更新和完善信息资源等方面逐一进行探讨，旨在探讨如何在档案信息资源开发过程中遵循这五个原则，实现信息资源的最大化利用和价值发挥。
在信息化的浪潮下，我们更应该加强对档案信息资源开发的重视，不断优化档案管理工作，提升信息资源的利用效率和效益，为信息化建设和社会发展做出更大的贡献。
为我们在实践中提供了宝贵的指导，帮助我们更好地把握信息资源开发的方向和方法，助力档案信息资源的价值挖掘和创新应用。
2. 正文2.1 意义和作用档案信息资源开发的五原则对于保障信息资源的全面利用具有重要的意义和作用。
档案信息资源是一个国家、组织或个人的宝贵财富，对于促进社会发展和提高人民生活水平起着重要的作用。
通过全面收集信息资源，可以为相关研究和决策提供可靠的数据支持。
合理构建信息资源体系可以使信息资源得到有效整合和管理，进而提高信息资源的利用效率。
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关于档案资源体系建设的几个原则
档案资源是开展档案工作的基础，也是关系到档案事业可持续发展的重要条件。
加强档案资源建设，建立齐全完整、丰富多样的档案资源体系，是档案事业科学发展的要求，也是档案部门服务党和国家的中心工作、服务社会、服务公众的根本途径。
那么，如何建立起完善的档案资源体系，笔者认为应遵循以下原则：
1.需求导向原则
国家综合档案馆收集和保存档案，目的是为了满足社会对档案的需求。
凡是社会需要的档案，理论上都可纳入收集范围。
这一价值准则，可归纳为“需求导向原则”。
所谓“需求”，既包括机关、团体和企事业单位的需求，也包括各种社会组织和个人对于学习研究、宣传教育、权益维护和休闲娱乐的需求；既包括当前的、现实的需求.也包括长远的、潜在的需求。
在经济社会日益多元化的今天，档案的社会需求也日益呈现多元化趋势。
档案资源越丰富、门类越齐全，越能满足社会需求。
2.职能决定原则
确立资源建设战略，首先取决于对档案馆的职能定位。
职能定位决定着资源建设的重点和方向。
如果将档案馆定位为“为历史研究和其他学术研究服务的史料基地”，那么档案的史料价值势必成为资源建设的关注点；如果定位为“公众获取个人信息的中心”，那么各种专门档案应是个人信息的重要载体；如果定位为“政府公开
信息查阅中心”，那么就必须广泛收集各种已公开现行文件和政务信息；如果定位为“宜传教育和休闲娱乐基地”，那么就必然要有丰富的照片档案、音像档案和其他有鉴赏价值的档案等。
可见，档案馆的职能定位对其资源建设影响巨大。
我国综合档案馆职能定位虽有相关法律法规界定和悠久历史传统，但也不是一成不变的，不同的时期可以适当地调整，而职能的调整必然要求资源建设方向作出相应的调整。
3.公共性原则
这里所说的“公共性”，一是指档案形成者的公共性。
党政机关、人民团体、国有企事业单位，这些机构形成和收集的档案，属于国有资产，具有公共档案的特性。
二是档案服务对象的公共性。
为人民群众服务是党和国家对档案工作的根本要求，也是对档案资源建设的根本要求。
国家档案馆的服务对象不是特定的群体和个人，而是社会公众。
从这个意义上讲，只有为国家所有并可为公众所利用的档案，才可以纳入国家综合档案馆收集范同，反之则通常不能纳入收集范围。
4.地域化原则
在档案资源开发利用过程中，应突出地域特色。
构建档案资源体系除了从源头抓起，注重丰富档案资源外，还要在档案资源开发利用过程中，注意突出地域特色。
档案资源的开发利用是将零散档案系统化梳理的过程，经过档案工作者开发的档案信息资源能够更加
清晰地体现出本地区的地域特色，方便利用者利用。
档案馆可将馆藏档案资源开发利用的成果建立专题数据库，以达到丰富馆藏的目的。
5.突出特色原则
一般来说，每个档案馆的馆藏都有自己的特色，如地域特色、时代特色、经济特色、文化特色、民族特色等。
本文所要阐明的是除了上述特色以外的“特色”，譬如档案馆除了依法接收应进馆的档案外，可从实际情况出发，加强自身特色建设，如参照民间收藏爱好者的做法，集中收藏某一类档案资料，如票品、证章、信函、字画、艺术品、商标、特定类型的图书资料等，这些档案资料收集不受地域性限制，每个档案馆都可收藏。
当然，各级国家档案行政管理部门适当引导还是必要的。
6.规范化原则
一是制度的规范化。
以科学发展观为指导，按照建立“两个体系”的要求，健全归档制度，完善归档范围、保管期限、到期档案移交规定等，针对目前各项规范性文件中不适合当前档案事业发展的条款，进行认真调研和修改完善。
随着经济社会的飞速发展，产生了各种新兴的经济组织、社会组织，因此，档案资源建没已经不局限于传统的立档单位，这就要求档案部门必须关注新组织、新领域的档案工作，以档案资源建设为契机，将其纳入国家档案事业体系，同时还要有选择地将部分有特色能够反映本地区经济、社会发展的
二级、三级单位纳入到国家档案体系中，以达到档案资源的齐全完整。
此外，还要将涉及本地区的重大活动和有关民生的档案材料，列入归档范围并确定科学的保管期限。
二是流程的规范化。
流程的规范化是档案资源体系建设良性发展的重要保证。
只有将档案资源体系的每一部分建设流程都纳入规范化管理，才能够保证整个体系按照预定的设计轨道发展。
如青岛市档案馆在流程规范化管理中提出“让下一个环节满意”，就是要环环相扣，每一个环节都按照流程要求，规范化操作，以达到整个档案工作规范化。
立档单位要按照制定的归档制度、归档范围、保管期限等，要求到期将档案向相关档案馆移交。
档案馆接收档案后按照规范化的要求进行整理，同时档案数字化等相关工作同步跟进，整理完成的档案转入开发利用部门，进行开发利用或提供社会工作利用等。
在整个流程中还要注意设立验收监督机制，对整个流程进行验收监督。
三是制定规范要具有前瞻性。
前瞻性就是要求档案工作者要有敏锐的观察力、判断力，对今后档案事业的发展走向有一种长远的判断，并对将来进馆的档案内容、数量有调查、有预测，掌握今后一定时间内可能进馆的档案资料的来源、线索、数量、门类，做到心中有数，避免肓目性，有计划、有目的、有准备地建设档案资源体系。
在制定规范性文件时，充分考虑这方面因素，超前“立法”，为档案事业的发展留出“余量”。